台账记录管理考核制度

PAGE台账记录管理考核制度一、总则（一）目的为加强公司台账记录管理，确保台账记录的真实、准确、完整和及时，提高公司运营管理水平，依据相关法律法规及行业标准，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在台账记录管理工作中的考核。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准要求，规范台账记录管理。2.真实准确原则：确保台账记录内容真实反映业务实际情况，数据准确无误。3.完整及时原则：保证台账记录涵盖所有相关业务信息，且及时更新，不得遗漏和延误。4.责任明确原则：明确各部门及人员在台账记录管理中的职责，做到责任到人。二、台账记录管理职责分工（一）台账管理部门1.财务部负责财务类台账的记录与管理，包括资金收支台账、固定资产台账、成本费用台账等。确保财务数据准确记录，及时反映公司财务状况。定期对财务台账进行核对与分析，为财务决策提供依据。2.人力资源部管理员工人事档案台账、考勤台账、培训台账等。准确记录员工基本信息、工作经历、考勤情况及培训记录等。及时更新台账信息，保证员工人事资料的完整性和准确性。3.行政部负责行政事务台账的管理，如办公用品台账、车辆使用台账、会议纪要台账等。对办公用品的采购、领用进行详细记录，规范车辆使用登记，整理保存各类会议纪要。4.业务部门根据业务性质和特点，负责各自业务范围内的台账记录。如销售部门的销售台账、客户信息台账，采购部门的采购台账、供应商台账等。业务台账应详细记录业务发生的全过程，为业务分析和决策提供支持。（二）各部门职责1.台账记录人员职责负责本部门台账的日常记录工作，严格按照规定的格式和内容进行填写。及时收集、整理与台账记录相关的原始资料，确保资料真实可靠，并妥善保管。按照规定的时间和频率更新台账，保证台账信息的及时性和准确性。2.部门负责人职责对本部门台账记录管理工作负总责，确保台账记录工作符合公司要求和相关规定。定期检查本部门台账记录情况，对发现的数据不准确、记录不完整等问题及时督促整改。协调解决本部门台账记录管理工作中出现的问题，支持台账记录人员的工作。三、台账记录管理要求（一）记录内容要求1.真实性台账记录应基于实际发生的业务活动，如实反映业务内容、时间、地点、参与人员等信息，不得虚构或篡改。2.准确性数据记录要准确无误，计算结果正确，计量单位统一。对于涉及金额的数据，要确保与财务凭证一致。3.完整性涵盖业务活动的各个方面，不得遗漏重要信息。如销售台账应包括客户名称、产品名称、数量、单价、金额、销售日期等详细内容。4.规范性按照公司统一规定的格式和标准进行记录，使用规范的文字、符号和数字。字迹清晰，不得随意涂改。如需修改，应按照规定的方法进行，并注明修改原因和修改人。（二）记录方式要求1.纸质台账对于一些重要的原始记录或不便于电子记录的信息，可以采用纸质台账记录。纸质台账应分类装订成册，妥善保管，防止丢失和损坏。2.电子台账鼓励采用电子台账记录方式，提高工作效率和数据管理的便捷性。电子台账应定期备份，防止数据丢失。同时，要设置必要的权限管理，确保数据安全。3.记录频率根据业务性质和管理需要，确定合理的记录频率。如财务收支台账应每日记录，销售台账应按业务发生时间及时记录，定期汇总分析。（三）记录保管要求1.保管期限根据法律法规及公司实际情况，确定各类台账的保管期限。一般财务类台账保管期限为[X]年，人事档案台账为长期保管，业务台账根据业务特点确定合理保管期限。2.保管地点设立专门的台账保管地点，确保台账存放安全、有序。纸质台账应存放在防火、防潮、防虫的档案柜中，电子台账应存储在安全的服务器或存储设备上，并做好数据加密和备份工作。3.查阅与借阅严格规范台账的查阅与借阅流程。内部人员因工作需要查阅台账，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，在指定地点查阅。如需借阅，应办理借阅手续，注明借阅期限和归还日期，按时归还。外部单位或人员查阅、借阅台账，需经公司主管领导批准，并按照公司相关规定进行操作。四、台账记录管理考核内容与标准（一）考核内容1.记录准确性检查台账记录的数据是否与实际业务一致，有无数据错误、计算失误等情况。2.记录完整性查看台账是否涵盖了应记录的所有业务信息，有无遗漏重要事项。3.记录及时性考核台账记录是否按照规定的时间和频率及时更新，有无延误记录的情况。4.记录规范性检查台账记录的格式、文字、符号、数字等是否符合公司规定的标准。5.保管情况考核台账保管是否符合要求，包括保管期限、保管地点、查阅与借阅管理等方面。（二）考核标准1.记录准确性数据准确率达到[X]%以上为优秀，得[X]分；准确率在[X]%[X]%之间为良好，得[X]分；准确率低于[X]%为不合格，得[X]分。2.记录完整性台账记录完整无遗漏项为优秀，得[X]分；存在少量非关键信息遗漏为良好，得[X]分；有较多重要信息遗漏为不合格，得[X]分。3.记录及时性严格按照规定时间和频率更新台账，无延误情况为优秀，得[X]分；偶尔出现延误但不影响工作为良好，得[X]分；经常延误记录为不合格，得[X]分。4.记录规范性完全符合公司规定的记录规范为优秀，得[X]分；存在少量不规范情况但不影响整体为良好，得[X]分；有较多不规范行为为不合格，得[X]分。5.保管情况台账保管严格按照要求执行，无任何问题为优秀，得[X]分；存在一些小问题但及时整改为良好，得[X]分；保管不善导致台账丢失、损坏或出现违规查阅借阅情况为不合格，得[X]分。五、考核方式与周期（一）考核方式1.定期检查由公司台账管理部门定期对各部门台账记录情况进行全面检查，按照考核标准进行评分。2.不定期抽查公司管理层或相关监督部门不定期对各部门台账进行抽查，发现问题及时记录并纳入考核。3.数据比对对于涉及多个部门的数据台账，通过数据比对的方式，检查数据的一致性和准确性，作为考核依据。（二）考核周期考核周期为每季度一次，每季度末对各部门本季度的台账记录管理工作进行考核评分。年度考核综合四个季度的考核结果进行评定。六、考核结果应用（一）绩效奖金挂钩将台账记录管理考核结果与员工绩效奖金挂钩。考核优秀的部门和个人，给予适当的绩效奖金奖励；考核不合格的部门和个人，扣减相应比例的绩效奖金。（二）晋升与评优参考在员工晋升、评优等方面，将台账记录管理考核结果作为重要参考依据。连续考核优秀的员工，在同等条件下优先考虑晋升和评优。（三）问题整改跟踪对于考核中发现的问题，向相关部门下达整改通