新会计法报销凭证制度

新会计法报销凭证制度一、总则

新会计法报销凭证制度旨在规范企业内部费用报销流程，确保报销凭证的真实性、合规性与完整性，符合国家相关法律法规及企业内部控制要求。制度适用于企业所有员工因公产生的费用报销行为，涵盖费用类型、凭证要求、审批流程、报销时限及异常处理等方面。企业财务部门负责制度的制定、解释与监督执行，各部门负责人对本部门员工报销行为的合规性承担管理责任。

报销凭证的规范化管理有助于提升财务工作效率，防范财务风险，保障企业资产安全。制度强调凭证的合法性，要求所有报销凭证必须符合税法及会计准则规定，不得使用虚假、伪造或涂改的票据。企业应建立统一的凭证管理平台，实现电子化报销与纸质凭证的同步记录，确保信息可追溯、可核查。

本制度所称报销凭证包括但不限于发票、收据、费用明细表、付款凭证等，具体分类及要求在后续章节详细规定。企业应根据自身经营特点，结合本制度制定具体实施细则，明确各类费用的报销标准与审批权限。制度实施后，原有相关制度与本制度不符的，以本制度为准。

企业应定期组织员工进行制度培训，确保员工了解报销流程及凭证要求，提升合规意识。财务部门需建立凭证审核责任制，对报销凭证进行严格把关，对不符合规定的凭证予以退回，并要求员工补充或更正。制度执行过程中，财务部门应收集反馈意见，适时修订完善，以适应企业经营发展需要。

二、费用类型与凭证要求

（本章节内容将在后续撰写中详细展开）

二、费用类型与凭证要求

1.费用分类

企业员工产生的费用报销分为日常办公费用、差旅费用、业务招待费用、采购费用及其他费用五大类。日常办公费用包括办公用品购置、通讯费、交通费等；差旅费用涵盖员工因公出差的交通、住宿、伙食补助等；业务招待费用指因业务需要发生的宴请、礼品费用；采购费用涉及原材料、设备等的购买支出；其他费用包括但不限于培训费、咨询费、罚款赔偿等。

各类费用报销需符合企业内部费用标准，超出标准部分需提交专项申请，经部门负责人及财务部门共同审核后方可报销。例如，日常办公用品购置单次报销上限为人民币五千元，超过部分需分次报销或提供上级批准文件。差旅住宿费根据地区不同设定每日限额，员工需选择协议酒店或符合标准的住宿，并提供酒店发票及预订记录。业务招待费用需控制在合理范围内，并附上参与人员名单及招待事由说明。

2.凭证种类与要求

2.1发票管理

发票是费用报销的主要凭证，需满足以下要求：发票必须是税务局监制的正规发票，内容与报销事项一致，不得涂改、挖补或撕毁。发票抬头应为企业全称，金额大写与小写一致，税号准确无误。电子发票需通过官方渠道验证真伪，并确保二维码可扫描，信息完整。

员工报销时需提供发票原件及复印件，财务部门核对原件后存档复印件。如发票遗失，需在发票管理系统中报备，并联系开票方重新开具。对于分拆开具的发票，需合并计算后提供合并凭证，或提供各分票明细及合计证明。例如，某项支出分三次开具发票，员工需将三张发票合并附在报销单后，或提供银行流水证明实际支付金额。

2.2收据管理

收据适用于无发票情况下的费用报销，如小额零星支出、非经营性活动费用等。收据需由收款方单位盖章或签字确认，明确收款事由、金额及日期。员工需在收据上注明用途，并附上相关说明，如现金支付记录、实物领用清单等。

企业应指定专人负责收据的开具与审核，确保收据格式规范，内容真实。财务部门在审核收据时，需重点核查收款方资质，判断其是否具备合法收款能力。例如，某员工报销修理费，提供非正规店铺开具的收据，财务部门需要求其补充正规发票或权威机构出具的维修证明。

2.3费用明细表

对于无单据但需说明用途的费用，如培训费、咨询费等，员工需填写费用明细表，详细列明支出项目、数量、单价及合计金额。明细表需经部门负责人签字确认，并附上合同、协议或相关证明材料。财务部门审核时，需核对明细表与附件是否一致，确保无虚报行为。

2.4付款凭证

付款凭证用于记录现金或非税支付的费用报销，包括银行转账回单、支付平台记录等。员工需提供付款凭证原件及复印件，财务部门核对金额及支付对象后存档。对于大额支付，需附上支付说明，如采购合同、服务协议等。例如，某员工报销设备采购款，需提供银行转账回单及供应商发票，财务部门需核对合同金额与实际支付是否一致。

3.特殊费用处理

3.1大额费用

单笔报销金额超过人民币十万元的费用，需经财务部门初审、分管领导复审、总经理最终审批后方可报销。大额费用报销需提供详细预算说明、合同协议、市场询价记录等附件，确保支出合理合规。例如，某部门采购大型设备，需附上三家供应商报价对比、采购申请报告及预算审批文件。

3.2非标准费用

非标准费用如员工垫付款项、罚款赔偿等，需提供专项申请，说明事由、金额及支付依据。垫付款项报销时需附上还款记录，财务部门核实后办理报销。罚款赔偿需经部门负责人及人力资源部门共同确认，方可报销。例如，某员工因失误导致物料损坏，需提供赔偿协议及部门审批意见，财务部门审核后按流程报销。

3.3借款与报销结合

员工因公借款需填写借款单，经审批后领取现金，并在规定期限内报销。报销时需提供借款收据及费用凭证，财务部门核对后冲减借款记录。借款未及时报销的，需定期提醒员工补办手续，逾期未报销的款项将暂停新的借款权限。例如，某员工出差借款人民币五千元，出差后二十日内报销，财务部门核销借款；逾期未报销的，需重新提交借款申请。

4.凭证保管与传递

员工报销时需按顺序整理凭证，确保附件齐全、内容清晰。财务部门审核通过后，将凭证原件归档，复印件交还给员工。企业应建立电子凭证管理系统，实现扫描上传、电子存档，方便员工查询及财务部门管理。凭证保管期限为五年，到期后经审批可销毁，重要凭证需永久保存。

凭证传递过程中，需明确各环节责任人，确保凭证安全。例如，员工提交报销单后，需经部门负责人签字、财务初审、分管领导复审，最终交财务部门付款。任何环节缺失签字的，财务部门有权退回要求补齐。通过制度规范凭证管理，保障企业财务信息安全。

三、审批流程与权限设定

1.审批层级与权限

企业费用报销审批遵循分级管理原则，根据费用金额、费用类型及员工职级设定不同审批层级。基础费用报销如日常办公用品购置等，金额在人民币一千元及以下，由部门负责人直接审批；金额超过一千元至人民币五千元，需经部门负责人初审、财务部门复审后报分管领导审批；金额超过人民币五千元的费用，需经部门负责人、财务部门、分管领导三级审批。差旅费用、大额采购等特殊费用，即使金额未达上限，也需按更高层级审批。

审批权限与员工职级挂钩，部门副职及以下员工报销需经直接上级审批，部门正职及以下报销需经分管领导审批，总经理及相关高层管理人员报销需经财务总监或总经理本人审批。企业可制定审批权限表，明确各级人员审批范围，防止越权审批。例如，某部门主管报销日常费用，金额两千元，由其直接上级经理审批；若金额五千元，需加急财务复审及分管领导签字。

2.审批时限与流程

员工提交报销单后，各审批环节应在三个工作日内完成审批，特殊情况需说明原因。审批流程依次为：员工提交报销单及附件→部门负责人初审→财务部门复审→分管领导审批（如需）→财务部门付款。任何环节超时未审批的，财务部门可暂缓付款，并通知员工及审批人跟进。例如，某员工报销单于周一提交，部门负责人周二未签字，财务部门在周三电话提醒，若周四仍未签字，财务部门将退回报销单要求补充。

审批过程中，审批人需认真核对费用合规性、附件完整性，对不符合规定的报销单应退回并注明原因，要求员工补充材料或调整费用。财务部门在复审时，需重点关注发票真伪、费用合理性，对存在疑问的报销单应与员工沟通，必要时可要求提供额外证明。例如，某员工报销招待费，金额较大，财务部门要求其补充参会人员名单及照片，确认后办理报销。

3.电子审批与特殊审批

企业逐步推行电子审批系统，员工通过系统提交报销申请，审批人在线签字确认。电子审批可缩短审批时间，提高效率，同时实现审批记录可查。系统需设置权限，确保审批流程规范。对于无法通过电子系统审批的情况，如外出人员报销，可采用电话确认、传真签字或后续补录方式。例如，某员工出差期间报销差旅费，通过邮件提交申请，部门负责人及分管领导电话确认后，后续补录系统完成审批。

特殊审批如大额费用、政策性报销等，即使系统支持，也需额外加急处理或由高层领导直接审批。企业可设立加急审批通道，员工需提供合理事由及证明材料，经审批后优先处理。例如，某部门因紧急项目需采购设备，虽金额超限，但提供项目计划及预算批复，经总经理特批后快速完成报销。

4.审批责任与监督

每个审批环节的责任人需对审批结果负责，确保审批过程合规、高效。部门负责人对部门内费用报销的真实性、合理性承担首要责任，财务部门对报销单的合规性、附件的完整性承担审核责任，分管领导对审批结果承担管理责任。企业定期抽查审批记录，对审批不严、效率低下的审批人进行约谈或处罚。例如，某季度抽查发现某部门负责人审批流程拖延，导致员工报销周期过长，对其进行通报批评并要求改进。

财务部门需建立审批监督机制，对审批过程中的异常情况及时预警。例如，连续多次出现同一员工或同一费用类型的超规报销，财务部门应重点关注，必要时进行访谈核实。同时，企业可设立内部举报渠道，鼓励员工举报违规报销行为，对查实者给予奖励，对违规者严肃处理。例如，某员工举报同事虚报交通费，经调查属实，违规者被扣除当月奖金，并通报全公司。

四、报销时限与付款流程

1.报销时限规定

员工因公费用应在发生后及时报销，原则上费用发生后十五个工作日内完成报销手续。例如，员工出差返回后，应在一周内整理差旅费用票据并提交报销单。对于特殊情况如票据遗失、跨地区报销等，可适当延长报销时限，但需提前向部门负责人说明原因并报备财务部门。企业可制定特殊情况审批流程，明确延长时限的申请与审批要求。

超过报销时限的，财务部门将按规定处理。对于小额费用，可酌情允许补报，但超出一定期限（如一个月）的，财务部门将拒绝报销，除非有特殊情况并经公司领导特批。例如，某员工因项目资料遗失未能及时报销办公用品费，在说明情况并提供项目进度证明后，申请补报，经部门负责人及财务部门同意后完成报销。

企业应定期提醒员工关注报销时限，可通过邮件、公告等方式通知。财务部门在每月终了前，需对未报销费用进行统计，主动联系相关员工，督促其尽快完成报销。通过制度约束，确保费用及时入账，避免资金占用。

2.报销流程与步骤

2.1报销单填写

员工报销前需填写《费用报销单》，详细列明报销事由、费用明细、金额合计及附件张数。报销单需按公司模板填写，不得涂改，如有错误需重新填写。员工需在报销单上签字确认，注明报销日期，部门负责人需在签字栏注明审批意见及日期。例如，某员工报销差旅费，需填写日期、出差地点、天数、费用项目（交通、住宿等）及对应金额，部门负责人签字确认后提交财务。

2.2附件整理与提交

报销单提交时需附上所有相关凭证，包括发票、收据、费用明细表等。附件需按顺序整理，并在封面注明报销人、部门、报销日期及附件张数。财务部门在审核时，会逐一核对附件与报销单是否一致，确保无遗漏。例如，某员工报销招待费，需附上发票、菜单、参会人员名单，财务部门核对无误后签字。

2.3审批环节

报销单按流程提交后，依次经过部门负责人、财务部门、分管领导（如需）审批。每个审批环节需在签字栏注明审批意见，如“同意”“不同意”或“转交XX审批”。财务部门在收到审批完成的报销单后，会再次核对附件，确认无误后办理付款。例如，某员工报销单经部门负责人同意、财务复审通过，但因金额超限需分管领导签字，分管领导批准后，财务部门才安排付款。

2.4付款方式与通知

财务部门在完成所有审批后，根据员工选择的方式支付款项。员工可选择现金支付或银行转账，并在报销单上注明支付方式。现金支付需当面点清，银行转账需提供正确的收款账户信息。财务部门在付款后，会通知员工款项已到账，并保留付款凭证。例如，某员工选择银行转账，财务部门将款项转入其工资卡，并通过短信通知其查收。

3.付款时限与记录

财务部门在收到完整审批的报销单后，应在五个工作日内完成付款。对于紧急情况如员工垫付款项，财务部门需优先处理，并在规定时限内完成付款。例如，某员工因公车维修垫付现金，财务部门在收到报销单后立即支付，确保员工资金周转。

付款后，财务部门需将报销单及附件存档，电子报销单则录入系统归档。员工可随时查询报销记录，如对付款金额有疑问，可联系财务部门核对。企业可建立报销查询系统，方便员工实时了解报销进度及金额。例如，某员工通过系统查询发现报销款未到账，发现发票信息有误，财务部门及时更正并重新支付。

4.异常处理与调整

报销过程中如出现异常，如发票重复报销、附件缺失等，财务部门有权退回报销单，要求员工补充材料或更正信息。员工需在规定时限内完成补充，逾期未处理的，财务部门将视为放弃报销。例如，某员工提交报销单时发现发票遗漏，财务部门退回报销单并注明补充要求，员工在三天内补齐后完成报销。

对于已支付的报销款，如发现错误需进行调整的，财务部门需制定调整流程。金额调整可通过冲红或补发方式处理，需经原审批流程再次审批。例如，某员工报销招待费时多填金额，财务部门在确认后开具冲红凭证，并要求员工重新提交报销单。

企业应建立报销纠错机制，对频繁出现问题的员工进行提醒或培训，提升报销规范性。财务部门定期整理报销异常案例，通报全公司，以案说法，避免同类问题再次发生。通过制度约束与引导，确保报销流程顺畅、准确。

五、费用标准与控制管理

1.费用预算与标准设定

企业实行费用预算管理，各部门需在年初根据业务计划编制费用预算，经财务部门审核、总经理批准后执行。预算包括日常办公费、差旅费、招待费等主要费用项目，明确各项目的预算金额及使用范围。员工报销时，需在预算范围内，超出预算部分需提交专项申请，说明原因及必要性，经审批后方可报销。例如，某部门年度预算中差旅费为五十万元，员工因公出差需在预算内报销，超出部分需部门负责人及分管领导共同审批。

费用标准根据行业惯例及企业实际情况设定，并定期更新。日常办公用品购置单次不超过五千元，差旅住宿费根据地区设定每日限额，如一线城市不超过六百元，二线城市不超过四百元。业务招待费按实际发生额控制，但单次招待金额不得超过五千元，且需符合公司业务需求。企业可制定费用标准表，明确各类费用的报销上限及审批权限，方便员工查询。例如，某员工出差住标间，一线城市按标准六百元报销，超出部分需说明理由并加急审批。

各部门负责人需对本部门费用预算的执行情况负责，定期向财务部门及管理层汇报预算使用情况。财务部门需对预算执行进行监控，对超预算支出及时预警，并与部门负责人沟通调整方案。例如，某季度发现销售部门招待费超预算，财务部门要求其压缩非必要招待，并调整后续预算分配。

2.特殊费用与例外管理

特殊费用如大型采购、设备租赁等，需单独制定预算及审批流程。此类费用金额较大，影响企业成本控制，需经过更严格的审批程序。例如，某部门采购新设备，需提供市场调研报告、设备清单、价格对比及使用计划，经部门负责人、技术部门、财务部门、分管领导及总经理多级审批后，方可报销。

例外管理适用于预算外或标准外的费用支出。员工需在报销单中注明例外事由，并提供充分理由及证明材料，如紧急项目需求、政策性调整等。例外费用需经分管领导及总经理审批，必要时可召开专题会议讨论。例如，某项目因突发状况需额外采购材料，虽超出预算，但在说明情况并提供项目进度证明后，经总经理特批完成报销。

企业应建立例外费用台账，记录每次例外情况及审批结果，定期分析原因，优化预算编制及标准设定。通过制度约束与灵活管理相结合，确保费用控制既严格又合理。例如，某季度分析发现多次例外采购均因前期调研不足导致，企业后续加强采购流程管理，减少例外情况发生。

3.成本控制与绩效考核

费用控制与企业绩效考核挂钩，各部门费用使用效率纳入年度考核指标。财务部门每月出具费用分析报告，对比预算与实际支出，识别超支或节约原因，并通报各部门。例如，某部门本月办公费节约百分之十，财务部门通报表扬，并分享其节约经验；某部门招待费超支百分之十五，要求其在下月控制支出。

企业可设立费用控制奖励机制，对节约明显的部门或个人给予奖励。例如，某员工通过集中采购降低办公用品成本，企业给予其奖金表彰；某部门通过优化差旅安排减少住宿费用，部门负责人及员工获得年度成本控制奖。通过正向激励，提升全员费用控制意识。例如，某年企业因费用控制出色，获得外部评选的“成本管理先进单位”称号，进一步激发员工积极性。

财务部门需定期培训员工费用控制知识，分享行业最佳实践，提升员工成本意识。例如，通过内部讲座、操作手册等方式，指导员工如何选择性价比高的供应商、如何合理安排差旅等，从源头上减少不必要支出。通过制度与文化引导，形成全员参与成本控制的良好氛围。例如，某次培训后，员工开始主动比较供应商报价，选择更经济的方案，企业整体费用水平得到改善。

4.内部审计与监督

企业定期开展费用内部审计，检查报销凭证合规性、审批流程完整性及费用标准执行情况。审计由财务部门或第三方机构执行，对发现的问题进行记录，并要求相关部门整改。例如，某次审计发现部分员工报销招待费时提供虚假菜单，财务部门通报批评，并要求相关员工退回款项。

内部审计结果与企业绩效考核及员工奖惩挂钩，对审计发现的问题，部门负责人需承担管理责任，相关员工需承担直接责任。企业可设立举报渠道，鼓励员工举报违规报销行为，对查实者给予奖励，对违规者严肃处理。例如，某员工举报同事虚报交通费，经调查属实，违规者被扣除当月奖金，并通报全公司。

通过制度约束与监督机制，确保费用报销合规、合理，防范财务风险。企业需持续优化费用控制体系，适应市场变化及企业经营需求，实现成本效益最大化。例如，某年因市场环境变化，企业调整费用标准，并优化报销流程，有效降低了运营成本，提升了企业竞争力。

六、制度执行与监督改进

1.监督机制与责任追究

企业成立费用报销监督小组，由财务部门、内审部门及各主要部门代表组成，负责监督制度的执行情况。监督小组定期召开会议，审查报销数据，分析费用趋势，识别异常模式，并提出改进建议。例如，某季度监督小组发现差旅住宿费异常集中某几家酒店，经调查发现存在利益输送风险，随后加强了对供应商的管理。

制度执行中，各部门负责人对本科室员工的报销行为承担首要管理责任，需确保员工理解并遵守制度规定。财务部门承担审核把关责任，对报销单的合规性、合理性进行严格审查。对于违反制度的行为，企业将根据情节严重程度，对相关员工及部门负责人进行处罚。例如，员工提供虚假发票报销，除追回款项外，还将扣除当月绩效工资，并通报批评；部门负责人管理不力，将影响其年度考核评级。

企业制定处罚标准，明确不同违规行为的处理方式，确保处罚公平、公正。处罚方式包括但不限于：警告、罚款、扣除绩效工资、降职降级，情节严重者