办公室人员出差管理制度

办公室人员出差管理制度一、总则

第一条为规范公司办公室人员出差管理，提高出差效率，控制出差成本，确保出差工作顺利开展，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有办公室人员，包括但不限于行政、财务、人力资源等部门的员工。

第三条出差管理应遵循“合理、节约、高效”的原则，确保出差目的明确、行程合理、费用可控。

第四条公司各部门负责人负责本部门出差人员的审批工作，行政部负责出差管理的整体协调和监督。

第五条出差人员应严格按照本制度执行，如有违反，将根据公司相关规定进行处理。

第六条本制度由公司行政部负责解释，自发布之日起施行。

第七条出差申请

第七条之一出差人员因工作需要需离开公司所在地时，应提前提交出差申请，填写《出差申请表》，并提交部门负责人审核。

第七条之二《出差申请表》应包含出差事由、出差时间、出差地点、出差人数、交通方式、住宿标准、预计费用等内容。

第七条之三部门负责人应结合工作计划和出差必要性，对出差申请进行审核，并在《出差申请表》上签署意见。

第七条之四审核通过的《出差申请表》应提交行政部备案，行政部根据公司出差预算进行统筹安排。

第七条之五出差时间超过3天的，出差人员应至少提前一周提交出差申请，以便行政部进行充分的准备工作。

第八条出差审批

第八条之一出差申请经部门负责人审核后，应根据出差天数和费用金额，分别提交至相应层级的管理者审批。

第八条之二出差费用在5000元以下的，由部门负责人审批；超出5000元的，由分管副总经理审批；超出10000元的，由总经理审批。

第八条之三审批过程中，审批人应重点审查出差事由的必要性、出差时间的合理性以及费用预算的准确性。

第八条之四审批结果应在《出差申请表》上明确注明，并退回出差人员执行。

第八条之五如出差计划发生变化，出差人员应及时更新《出差申请表》，并重新提交审批。

第九条出差准备

第九条之一行政部应根据审批通过的《出差申请表》，提前预订机票、火车票、酒店等，并通知出差人员相关安排。

第九条之二出差人员应提前了解出差地点的天气情况、当地政策法规以及安全注意事项，做好充分准备。

第九条之三出差人员应携带公司统一配发的出差证件，包括名片、工作证等，以便开展工作。

第九条之四出差人员应准备好必要的办公设备，如笔记本电脑、移动电源、投影仪等，确保出差工作顺利进行。

第九条之五如出差涉及重要会议或谈判，出差人员应提前准备好相关资料和方案，确保出差效果。

第十条出差费用管理

第十条之一出差人员应严格按照公司规定的住宿标准、交通标准和餐饮标准执行，不得超标准报销。

第十条之二出差期间产生的费用，应如实记录在《出差费用报销单》上，并附上相应的票据。

第十条之三《出差费用报销单》应包含出差事由、出差时间、出差地点、费用明细、票据附件等内容。

第十条之四出差费用报销单需经部门负责人和行政部审核后，提交至财务部进行报销。

第十条之五财务部应根据公司财务制度，对出差费用进行审核和报销，确保费用的合理性和合规性。

第十条之六如出差人员发现费用报销过程中存在问题，应及时与财务部沟通，确保问题得到及时解决。

第十一条出差报告

第十一条之一出差结束后，出差人员应提交《出差报告》，总结出差期间的工作情况、遇到的问题以及改进建议。

第十一条之二《出差报告》应包含出差目的、出差过程、工作成果、费用结算、问题分析等内容。

第十一条之三部门负责人应认真审阅《出差报告》，并提出改进意见，以便公司其他部门借鉴。

第十一条之四行政部应收集整理《出差报告》，形成出差管理档案，为公司后续出差管理提供参考。

第十一条之五如出差涉及重要项目或合作，出差人员应及时向公司汇报，确保公司利益得到保障。

第十二条出差纪律

第十二条之一出差人员应遵守国家法律法规和公司规章制度，维护公司形象和利益。

第十二条之二出差期间应注意个人安全，避免发生意外事故。

第十二条之三出差人员应节约公司资源，不得浪费公司财物。

第十二条之四出差人员应与公司保持密切联系，及时汇报工作进展。

第十二条之五如出差人员违反出差纪律，公司将根据情节严重程度进行处理，包括但不限于批评教育、经济处罚、降职降级等。

第十三条附则

第十三条之一本制度未尽事宜，由公司行政部根据实际情况进行补充说明。

第十三条之二本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

第十三条之三公司行政部应定期对本制度进行评估和修订，以适应公司发展需要。

二、出差申请与审批流程

第一条出差申请的提交与初步审核

第一条之一出差人员因工作需要确需离开公司所在地时，应提前提交出差申请。出差时间的长短根据工作性质和紧急程度有所不同，一般性工作出差建议提前一周申请，紧急出差可适当缩短提前期，但至少应提前三天。出差申请需通过公司内部OA系统或纸质表格提交，确保信息完整、准确。

第一条之二出差申请应包含出差事由、出行日期、预计返回日期、目的地、同行人员（如有）、交通方式偏好、住宿要求、大致费用预算等关键信息。出差事由需具体说明，避免使用模糊表述，如“市场调研”、“客户拜访”等，应进一步明确调研内容或拜访对象。

第一条之三部门负责人在收到出差申请后，应结合部门工作计划进行初步审核。审核重点包括出差是否必要、时间安排是否合理、预算是否在部门可控范围内等。部门负责人应在申请表上签署明确意见，注明批准或驳回原因，如批准需注明“同意出差，请按公司规定执行”，驳回需具体说明理由，如“当前部门工作繁忙，建议调整出差时间”或“出差目的不明确，需进一步沟通”。

第一条之四对于部门负责人直接下属的出差申请，部门负责人需承担主要审核责任；对于其他人员的出差申请，部门负责人需结合实际情况进行综合判断，必要时可向上级主管咨询意见。

第二条出差申请的逐级审批与备案

第二条之一部门负责人审核通过后的出差申请，将根据出差预算金额和出差天数，进入下一级审批流程。一般而言，出差预算在3000元及以下的，由部门负责人直接审批；预算在3001元至10000元的，需提交至分管副总经理审批；预算超过10000元的，需提交至总经理审批。出差天数在3天及以下的，审批流程可适当简化；超过3天的，需重点审查出差必要性和时间安排的合理性。

第二条之二审批人需认真阅读出差申请及相关材料，重点关注以下方面：出差事由是否与公司战略或部门目标一致、出差时间是否经过合理规划、交通和住宿安排是否符合公司标准、费用预算是否基于实际需求并留有合理余地。审批过程中，审批人可通过与出差人员沟通，了解出差细节，确保审批决策的科学性。

第二条之三审批结果将在OA系统或纸质申请表上明确注明，包括“批准”、“批准但需调整”、“驳回”等，并附带审批意见。批准的申请将进入行政部备案，行政部根据公司整体出差计划进行资源协调，如机票、酒店预订等。驳回的申请需退回出差人员，并说明具体原因，出差人员可根据反馈重新调整申请或与部门负责人沟通解决方案。

第二条之四出差申请在审批过程中如遇特殊情况，如出差人员突然提出变更申请或审批人临时出差，行政部可先与出差人员及部门负责人沟通，确保出差工作不受影响，审批完成后补办相关手续。

第三条出差方案的确认与调整

第三条之一审批通过的出差申请，行政部将根据出差人员需求及公司资源情况，制定具体的出差方案，包括机票/火车票预订、酒店安排、当地交通接驳等。行政部在制定方案时，需与出差人员充分沟通，确保方案符合其工作需求，并在预算范围内。如出差人员对初步方案有异议，可提出调整建议，行政部将结合实际情况进行优化。

第三条之二出差期间如遇特殊情况，如航班取消、酒店满房等，行政部需及时与出差人员沟通，提供备选方案或调整建议，确保出差工作不受太大影响。同时，行政部需将调整情况记录在案，并通知相关部门及人员。

第三条之三出差人员在出差前，应仔细核对行政部提供的出差方案，确认无误后签字确认。如对方案有疑问，需在出差前与行政部沟通，避免因信息不对称导致出差延误或问题。

第四条出差申请的变更与取消

第四条之一出差过程中如遇突发情况，需变更出差时间、地点或预算的，出差人员应立即向部门负责人和行政部报告，并提交书面变更申请。变更申请需说明变更原因、变更内容及对工作的影响，部门负责人和行政部将根据实际情况进行审核。如变更涉及较大费用调整或时间变化，需重新进入审批流程。

第四条之二出差结束后，如出差任务已完成但未使用完所有时间或预算，出差人员应向部门负责人和行政部说明情况，并提交取消部分行程或预算的申请。部门负责人和行政部将根据实际情况进行审核，确保公司资源得到合理利用。

第四条之三如出差因故取消，出差人员需及时通知行政部，以便公司调整资源安排。同时，出差人员应将取消情况记录在出差报告中，以便后续总结和改进。

三、出差中的行为规范与安全要求

第一条出差期间的职责履行

第一条之一出差人员应明确出差目的，围绕工作职责展开活动，确保出差任务的顺利完成。在出差过程中，应积极与当地业务部门或客户沟通，了解最新情况，收集必要信息，推动工作进展。如遇重要事项或突发状况，应及时向部门负责人汇报，并根据指示采取相应措施。

第一条之二出差人员应妥善保管公司资料和财物，避免遗失或泄露。涉及公司机密或重要信息的文件，应妥善保管，不得随意放置或外传。如需携带公司设备，如笔记本电脑、手机等，应确保设备安全，并在使用完毕后及时充电，保持良好状态。

第一条之三出差人员应注重维护公司形象，言行举止应符合公司文化，不得有损害公司声誉的行为。与当地人员交往时，应遵守当地风俗习惯，展现良好风貌。如参与商务活动，应着装得体，遵守商务礼仪。

第一条之四出差人员应合理安排工作与休息时间，避免因过度劳累影响工作效率。在保证工作质量的前提下，应尽量控制出差时间，提高出差效率。如出差地点有公司合作伙伴，可积极寻求协作机会，减少不必要的重复工作。

第二条出差期间的费用控制

第二条之一出差人员应严格按照公司规定的标准执行，合理控制各项费用支出。交通费用方面，应根据出差预算选择经济、便捷的交通工具，避免不必要的浪费。住宿费用应选择符合公司标准的酒店，不得超标准报销。餐饮费用应本着节俭原则，避免奢侈消费。

第二条之二出差人员应妥善保管好所有票据，并在出差结束后及时提交费用报销单。报销单上需详细列出各项费用明细，并附上相应票据，确保报销流程的合规性。如遇特殊情况，无法取得正规票据的，需向部门负责人和行政部说明情况，并寻求解决方案。

第二条之三出差人员应尽量避免个人费用与公司费用的混淆，如确需使用个人资金垫付公司费用，需在出差结束后及时报销，并说明具体情况。行政部和财务部将根据报销单和票据进行审核，确保费用的真实性和合理性。

第三条出差期间的安全保障

第三条之一出差人员应关注目的地安全形势，了解当地治安状况和潜在风险。如遇恶劣天气、自然灾害等不可抗力因素，应及时调整行程，并确保自身安全。如遇紧急情况，应及时向公司报告，并采取必要措施应对。

第三条之二出差人员应加强个人防范意识，避免前往治安较差的区域，注意保管好个人财物。如携带贵重物品，应妥善保管，避免遗失或被盗。在公共场所，应提高警惕，防止被盗窃或诈骗。

第三条之三出差人员应了解当地紧急联系方式，如警察、医院等，以便在紧急情况下及时获得帮助。同时，应确保手机畅通，并告知家人或朋友出差行程和联系方式，以便在必要时联系。

第三条之四出差人员应注意饮食安全，避免食用不洁食品，预防食物中毒。如遇身体不适，应及时就医，并告知公司情况。同时，应随身携带常用药品，如感冒药、止痛药等，以备不时之需。

第四条出差期间的沟通与汇报

第四条之一出差人员应定期与部门负责人保持沟通，汇报出差进展和遇到的问题。如遇重要事项或突发状况，应及时汇报，并根据指示采取行动。沟通方式可采取电话、邮件、即时通讯工具等多种形式，确保信息传递的及时性和准确性。

第四条之二出差人员应与行政部保持联系，及时反馈当地情况，如天气变化、交通状况等，以便公司做好相应安排。同时，应将出差过程中收集到的信息及时整理，并提交给部门负责人，供后续工作参考。

第四条之三出差结束后，出差人员应向部门负责人提交出差报告，总结出差期间的工作情况、费用使用情况以及遇到的问题和建议。部门负责人将根据出差报告进行工作总结，并提交行政部备案，以便公司后续改进和优化出差管理。

四、出差报告的提交与工作交接

第一条出差报告的内容与格式

第一条之一出差报告是出差人员对出差期间工作情况、费用使用情况以及心得体会的系统性总结，是公司评估出差效果、改进管理的重要依据。出差报告应包含以下几个核心部分：出差目的、出差时间与行程安排、工作内容与成果、费用支出情况、遇到的问题与解决方法、以及对后续工作的建议。

第一条之二出差报告的格式应规范统一，包括标题、正文和附件等部分。标题应明确注明出差人员姓名、出差时间、出差地点等信息，如“张三2023年10月1日至10月5日上海出差报告”。正文部分应按照上述核心内容进行组织，语言表达应清晰、简洁、准确，避免使用模糊或歧义的表述。附件部分应包括与出差相关的证明材料，如会议照片、签收单、发票等，以便后续查阅和核对。

第一条之三出差报告的提交时间应在出差结束后三个工作日内完成，确保信息的及时性和有效性。出差人员应将电子版和纸质版出差报告分别提交给部门负责人和行政部，以便存档和查阅。如遇特殊情况，无法按时提交的，需提前向部门负责人和行政部说明情况，并寻求延期提交。

第二条出差报告的审核与反馈

第二条之一出差报告提交后，部门负责人将首先进行审核，重点审查报告内容是否完整、格式是否规范、数据是否准确等。部门负责人在审核过程中，如发现报告内容有遗漏或错误，将及时与出差人员进行沟通，要求其补充或修正。

第二条之二部门负责人审核通过后的出差报告，将提交至行政部进行进一步审核。行政部将重点审查出差报告是否符合公司制度要求、出差效果是否达到预期、费用使用是否合理等。行政部在审核过程中，如发现报告存在问题，将及时与出差人员及部门负责人沟通，提出改进意见，并要求其进行修改。

第二条之三审核通过的出差报告将存入公司档案，作为后续工作参考和绩效考核的依据。如出差报告内容具有参考价值，行政部将整理汇总，形成出差管理经验库，供其他部门学习和借鉴。

第三条出差工作交接的程序与要求

第三条之一出差工作交接是确保出差期间未完成工作能够顺利衔接的重要环节，也是保持工作连续性和稳定性的关键。出差人员在出差前，应与部门内其他同事进行沟通，明确出差期间的工作安排和交接事项，确保工作不会因出差而中断。

第三条之二出差人员在出差结束后，应将出差期间处理的工作事项、未完成的工作任务、以及需要跟进的事项，详细记录在出差报告中，并提交给部门负责人和相关同事。同时，应与相关同事进行面对面或电话沟通，进行工作交接，确保对方能够清楚了解工作内容和进展情况。

第三条之三出差工作交接应注重细节，确保所有事项都得到妥善处理。如涉及重要文件、资料或设备，应亲自交接或通过可靠方式传递，并要求对方签收确认。如遇特殊情况，无法亲自交接的，应委托其他同事代为交接，并事先与对方沟通好交接事宜。

第四条出差费用的结算与报销

第四条之一出差费用的结算与报销是出差管理的重要环节，也是公司控制成本、提高效率的重要手段。出差人员在出差结束后，应根据出差报告和费用报销单，整理好所有相关票据，并提交给财务部进行结算和报销。

第四条之二财务部将根据出差报告和费用报销单，对出差费用进行审核，重点审查费用是否符合公司规定标准、票据是否齐全、报销流程是否规范等。财务部在审核过程中，如发现存在问题，将及时与出差人员及部门负责人沟通，要求其进行修正或补充。

第四条之三审核通过的费用报销单将提交给公司领导审批，审批通过后，财务部将及时将费用支付给出差人员。如遇特殊情况，无法及时报销的，需提前向财务部说明情况，并寻求解决方案。

第四条之四出差人员应妥善保管好所有费用票据，并在报销完毕后及时销毁或归档，确保公司财务安全和信息安全。同时，应积极配合财务部的工作，提供必要的证明材料和解释说明，确保费用报销的顺利进行。

第五条出差管理的持续改进

第五条之一出差管理是一个持续改进的过程，需要公司各部门和人员的共同努力。行政部将定期收集和分析出差报告，总结出差管理中的经验和问题，并提出改进建议。同时，将根据公司发展需要和实际情况，不断完善出差管理制度，提高出差管理效率和效果。

第五条之二部门负责人应积极反馈出差管理中的问题和建议，行政部将根据反馈意见进行制度优化和流程改进。同时，将组织出差人员进行培训和交流，提高出差人员的出差技能和管理水平。

第五条之三公司将定期组织出差管理经验分享会，邀请优秀出差人员分享出差经验和心得，促进公司内部出差管理水平的提升。同时，将根据出差管理效果，对优秀出差人员进行表彰和奖励，激励其他出差人员学习和进步。

五、出差费用的管理与报销规范

第一条费用预算的制定与执行

第一条之一出差人员在进行出差申请时，应根据出差目的、行程安排以及公司规定的标准，合理制定费用预算。预算应包含交通费、住宿费、餐饮费、市内交通费、杂费等主要项目，并力求详细、准确。制定预算时，应充分考虑目的地物价水平、公司政策以及个人实际情况，避免预算过高或过低。预算的制定不仅是后续费用报销的依据，也是公司控制成本、提高效率的重要环节。

第一条之二行政部在审核出差申请时，将对费用预算进行重点审查，确保预算的合理性和可行性。如发现预算存在明显不合理或过高的情况，将要求出差人员进行调整或说明理由。调整后的预算仍需满足公司规定标准，并经部门负责人和相应层级的管理者审批后方可执行。

第一条之三出差人员在出差过程中，应严格按照预算执行，合理控制各项费用支出。如遇特殊情况需调整预算，应及时向部门负责人和行政部报告，并说明原因。调整后的费用支出仍需符合公司规定标准，并经审批后方可执行。

第二条交通费用的报销标准与流程

第二条之一交通费用是出差费用的重要组成部分，包括往返目的地的机票、火车票、汽车票等。公司根据不同职级和出差距离制定了相应的交通费用标准，出差人员在制定预算和实际支出时，应参照这些标准执行。一般而言，长途出差优先选择经济舱机票或高铁票，短途出差可选择火车硬卧或普通汽车票。特殊情况下，如出差时间紧迫或目的地交通不便，可适当选择更高等级的交通工具，但需提前报批。

第二条之二出差人员在选择交通工具时，应综合考虑时间、成本和舒适度等因素，选择最合适的方案。同时，应妥善保管好往返票证，作为报销凭证。在报销时，需提供完整的票证，并填写清楚出发地、目的地、日期、车次/航班号等信息。如遇特殊情况，无法取得原票的，需提供相关证明材料，如改签记录、行程单等。

第二条之三超标交通费用的报销，需提供详细说明和审批手续。出差人员应说明超标原因，如出差时间紧迫、目的地交通不便等，并附上相关证明材料。部门负责人和相应层级的管理者将根据实际情况进行审核，决定是否批准超标报销。

第三条住宿费用的报销标准与流程

第三条之一住宿费用是出差费用中的另一重要组成部分。公司根据不同职级制定了相应的住宿费用标准，一般分为经济型、舒适型和豪华型三个等级。出差人员在制定预算和实际支出时，应参照这些标准执行。经济型住宿通常指三星级或同级酒店，舒适型住宿通常指四星级或同级酒店，豪华型住宿通常指五星级或同级酒店。特殊情况下，如出差地点住宿条件有限或出差任务需要，可适当选择更高等级的住宿，但需提前报批。

第三条之二出差人员在选择住宿时，应综合考虑地理位置、安全性、舒适度和成本等因素，选择最合适的方案。同时，应妥善保管好住宿发票，作为报销凭证。在报销时，需提供完整的发票，并填写清楚酒店名称、地址、入住日期、退房日期、房间号等信息。如遇特殊情况，无法取得原票的，需提供相关证明材料，如酒店预订确认单等。

第三条之三超标住宿费用的报销，需提供详细说明和审批手续。出差人员应说明超标原因，如出差地点住宿条件有限、出差任务需要等，并附上相关证明材料。部门负责人和相应层级的管理者将根据实际情况进行审核，决定是否批准超标报销。

第四条餐饮费用的报销标准与流程

第四条之一餐饮费用是出差费用中的另一项重要支出，包括出差期间的早餐、午餐和晚餐。公司根据不同职级制定了相应的餐饮费用标准，一般按每天150元、200元、250元等不同标准执行。出差人员在制定预算和实际支出时，应参照这些标准执行。同时，应尽量在公司规定的标准内用餐，避免超标准报销。

第四条之二出差人员在出差过程中，应合理安排用餐，尽量选择经济实惠的餐馆，避免浪费和奢侈消费。同时，应妥善保管好餐饮发票，作为报销凭证。在报销时，需提供完整的发票，并填写清楚用餐时间、地点、菜品等信息。如遇特殊情况，无法取得原票的，需提供相关证明材料，如会议通知、接待单等。

第四条之三超标餐饮费用的报销，需提供详细说明和审批手续。出差人员应说明超标原因，如出差任务需要、当地物价水平高等，并附上相关证明材料。部门负责人和相应层级的管理者将根据实际情况进行审核，决定是否批准超标报销。

第五条市内交通费用的报销标准与流程

第五条之一市内交通费用是出差费用中的另一项重要支出，包括出差期间在目的地市内的交通费用，如出租车、公交车、地铁等。公司根据不同职级制定了相应的市内交通费用标准，一般按每天50元、80元、100元等不同标准执行。出差人员在制定预算和实际支出时，应参照这些标准执行。同时，应尽量选择经济实惠的交通工具，避免浪费和奢侈消费。

第五条之二出差人员在出差过程中，应合理安排市内交通，尽量选择公共交通工具，如出租车、公交车、地铁等。同时，应妥善保管好市内交通票证，作为报销凭证。在报销时，需提供完整的票证，并填写清楚乘车时间、地点、车次等信息。如遇特殊情况，无法取得原票的，需提供相关证明材料，如会议通知、接待单等。

第五条之三超标市内交通费用的报销，需提供详细说明和审批手续。出差人员应说明超标原因，如出差任务需要、当地交通不便等，并附上相关证明材料。部门负责人和相应层级的管理者将根据实际情况进行审核，决定是否批准超标报销。

第六条杂费及其他费用的报销标准与流程

第六条之一杂费及其他费用是出差费用中的另一项重要支出，包括出差期间的电话费、复印费、资料费等。公司对杂费及其他费用的报销制定了相应的标准，一般按实际发生额报销，但需控制在合理范围内。出差人员在制定预算和实际支出时，应尽量节约，避免不必要的浪费。

第六条之二出差人员在出差过程中，应合理安排杂费及其他费用的支出，尽量选择经济实惠的方案。同时，应妥善保管好相关发票或收据，作为报销凭证。在报销时，需提供完整的票据，并填写清楚费用名称、金额、用途等信息。如遇特殊情况，无法取得原票的，需提供相关证明材料，如会议通知、接待单等。

第六条之三超标杂费及其他费用的报销，需提供详细说明和审批手续。出差人员应说明超标原因，如出差任务需要、当地物价水平高等，并附上相关证明材料。部门负责人和相应层级的管理者将根据实际情况进行审核，决定是否批准超标报销。

第七条费用报销的时限与流程

第七条之一出差人员在出差结束后，应尽快整理好相关票据，并填写清楚费用报销单。费用报销单应包含出差人员姓名、出差时间、出差地点、费用明细、票据附件等信息。出差人员应在出差结束后五个工作日内提交费用报销单，以便财务部及时进行审核和报销。如遇特殊情况，无法按时提交的，需提前向财务部说明情况，并寻求延期提交。

第七条之二财务部在收到费用报销单后，将首先进行票据审核，确保票据的完整性、合规性和合理性。财务部在审核过程中，如发现票据存在问题，将及时与出差人员沟通，要求其补充或修正。

第七条之三审核通过的费用报销单将提交给公司领导审批，审批通过后，财务部将及时将费用支付给出差人员。如遇特殊情况，无法及时报销的，需提前向财务部说明情况，并寻求解决方案。

第七条之四出差人员应妥善保管好所有费用票据，并在报销完毕后及时销毁或归档，确保公司财务安全和信息安全。同时，应积极配合财务部的工作，提供必要的证明材料和解释说明，确保费用报销的顺利进行。

六、制度监督与违规处理

第一条内部监督与检查机制

第一条之一公司行政部负责对本制度执行情况进行日常监督和检查，确保各项规定得到有效落实。行政部可通过定期抽查出差记录、费用报销单据等方式，了解出差管理制度执行情况，发现问题及时纠正。同时，行政部应建立出差管理台账，详细记录每次出差的申请、审批、执行和报销情况，作为后续监督和评估的依据。

第一条之二公司财务部负责对出差费用的合规性和合理性进行审核，确保费用报销符合公司财务制度和相关法规要求。财务部在审核过程中，如发现异常情况，将及时与出差人员及部门负责人沟通，要求其提供合理解释和证明材料。必要时，财务部可进行现场核查，确保费用的真实性和合法性。

第一条之三公司各部门负责人对本部门出差管理制度执行情况负首要责任，应定期组织部门内部学习，确保每位员工了解并遵守相关规定。部门负责人应密切关注本部门出差动态，及时发现和解决存在问题，确保出差工作顺利开展。同时，部门负责人应积极配合行政部和财务部的监督检查工作，提供必要支持和协助。

第二条违规行为的界定与处理

第二条之一出差人员违反本制度规定，将根据情节严重程度进行处理。轻微违规行为，如未按规定提交出差申请、费用报销单据不完整等，公司将给予口头警告