钉钉管理制度

钉钉平台使用管理规范一、总则为规范公司钉钉平台（以下简称"钉钉"）的日常使用与管理，充分发挥其在提升沟通效率、优化协作流程及保障信息安全方面的积极作用，确保平台运行有序、信息传递准确、数据安全可控，特制定本规范。本规范适用于公司全体员工，涵盖钉钉账号的申请与使用、各类功能模块的操作准则、信息安全与保密要求以及相应的责任与监督机制。二、账号管理（一）账号申请与开通员工入职后，应由人力资源部门统一为其申请开通钉钉账号。账号信息应真实、准确，与员工工号、姓名等身份信息保持一致。特殊岗位如需额外权限，需由所在部门负责人提出申请，经相关领导审批后，由行政部（或指定的IT管理部门，下同）进行配置。（二）账号使用规范1.员工应妥善保管个人钉钉账号及密码，严禁转借、共用或泄露给无关人员。建议定期更换密码，并启用双重验证等安全保护措施。2.账号密码应设置足够复杂度，避免使用过于简单或与个人信息相关的字符组合。3.员工登录钉钉后，应及时完善个人资料，包括真实姓名、所属部门、职位等，并上传清晰的个人头像，以便于内部识别与沟通。（三）账号停用与注销员工因离职、调动等原因离开原岗位或公司时，人力资源部门应及时通知行政部对其钉钉账号进行相应处理。对于离职员工，应在办理离职手续当日完成账号的停用或注销，并确保其不再具备访问公司内部信息的权限。账号注销前，应提醒员工妥善处理个人钉盘中的非工作相关数据。三、功能应用规范（一）组织架构与通讯录行政部负责维护钉钉平台上公司组织架构的准确性与完整性。各部门如有人员变动或架构调整，应及时将相关信息报送行政部，以便其在钉钉系统中进行更新。员工应尊重组织架构的设置，不得擅自修改或调整与自身权限不符的架构信息。公司通讯录为内部沟通工具，员工应注意保护其中的个人联系方式，非工作需要不得随意向外部泄露。（二）消息沟通1.即时消息：使用钉钉进行工作沟通时，应做到主题明确、言简意赅。对于重要事项，除即时消息沟通外，建议辅以正式的书面通知或邮件确认，以防遗漏或误解。2.消息礼仪：发送消息时应考虑接收方的工作节奏，避免在非工作时间发送非紧急事务。如需发送文件，应注明文件名称及主要内容。收到消息后，对于工作相关的合理诉求，应尽快回复；对于群内@提及的信息，应及时予以回应。3.信息发布：在公共群或部门群发布信息时，应确保信息的真实性、准确性和必要性，避免发布与工作无关的闲聊、谣言、不当言论或敏感信息。（三）群聊管理1.群的创建与解散：部门级或项目级工作群的创建，应由部门负责人或项目负责人发起。群名称应规范，能清晰反映群的用途或所属范围。群内成员应限于工作相关人员。当群的使命完成或不再需要时，群主应及时将其解散。2.群内秩序：群主及群管理员负有维护群内秩序的责任，有权对发布无关信息、扰乱群秩序的成员进行提醒，必要时可将其移出群聊。群成员应自觉遵守群规，积极参与建设性讨论。（四）日程与会议1.日程管理：员工可利用钉钉日程功能安排个人工作、会议及待办事项，并根据需要与同事共享日程，以便协调时间。2.会议组织：通过钉钉发起会议时，应提前明确会议主题、时间、参会人员及议程，并确保参会人员能够及时收到会议通知。会议过程中，鼓励开启视频或语音，保持专注。会议结束后，可根据需要发送会议纪要至相关人员。（五）审批流程公司各类审批事项（如请假、报销、出差等）原则上应通过钉钉审批流程办理。员工应根据实际情况选择正确的审批模板，如实填写相关信息，并按规定的审批路径提交。审批人应在收到审批申请后，尽快审阅并给出明确意见。对于审批不通过的，应注明原因，以便申请人修改完善。（六）钉盘使用1.文件存储与共享：钉盘用于存储和共享与工作相关的文件资料。员工应将个人工作文件分类存放在个人钉盘，并根据工作需要将共享文件上传至对应部门或项目的共享钉盘。2.文件命名与管理：上传至共享钉盘的文件应规范命名，清晰反映文件内容、版本及日期等信息，便于他人查找和使用。各部门应对本部门共享钉盘内的文件进行定期整理，删除过时或无用的文件。3.保密要求：严禁在钉盘中存储、传输涉及公司商业秘密、核心技术、敏感财务数据及个人隐私等涉密信息。确需通过钉盘传递的重要文件，应事先与接收方确认，并采取必要的加密或权限控制措施。（七）考勤打卡员工应严格遵守公司考勤制度，按照规定的上下班时间通过钉钉进行打卡。因特殊情况（如网络故障、手机故障）无法正常打卡的，应及时向部门负责人说明情况，并按公司规定补办相关手续。各部门负责人应关注本部门员工的考勤情况，确保考勤数据的真实性。四、信息安全与保密（一）信息安全意识（二）保密义务员工在使用钉钉平台过程中，接触到的公司内部信息（包括但不限于经营数据、客户信息、技术文档、会议纪要等）均负有保密义务。未经授权，不得擅自将工作信息转发给外部人员或用于非工作目的。（三）设备安全员工应确保用于登录钉钉的设备（电脑、手机等）安全可控，及时更新操作系统和安全软件。离开工作岗位时，应锁定设备或退出钉钉登录，防止信息泄露。五、责任与监督各部门负责人是本部门钉钉使用管理的第一责任人，应指导和监督本部门员工正确、规范使用钉钉平台。行政部负责对公司整体钉钉