行政工作申请与审批操作手册

行政工作申请与审批操作手册一、适用范围与常见场景本手册适用于公司内部各项行政工作的申请与审批管理，旨在规范流程、提高效率、明确责任。常见场景包括但不限于：办公资源申领：如文具、耗材、设备等日常办公物资的申购与领用；空间使用申请：如会议室、培训室、展厅等公共区域的预约使用；差旅与外出安排：因公出差、市内外出等行程的申请与审批；费用支出申请：如办公活动、小型采购、维修维护等费用的预算与支出申请；固定资产申购：如电脑、打印机、家具等新增固定资产的采购申请；行政事项报备：如印章使用、证明开具、档案借阅等行政支持的申请。二、申请与审批全流程指引（一）申请发起明确需求：申请人根据实际工作需要，确认申请事项的类型、内容、数量及用途，保证符合公司行政管理制度。准备材料：根据事项类型准备必要附件，例如：物资申购：需填写《办公物资申购表》，注明规格、型号、预估单价及数量；会议室使用：需提供会议时间、参与人数、所需设备（投影仪、麦克风等）及会议主题；差旅申请：需填写《差旅申请表》，注明行程、目的地、天数、交通方式及预算明细。提交申请：通过公司OA系统（或指定行政管理系统）在线提交申请，填写完整信息后附件，提交至部门负责人审核。（二）部门审核审核职责：部门负责人（或指定授权人）对申请的必要性、合理性及预算合理性进行审核。审核要点：申请内容是否与部门工作计划匹配；物资数量/规格是否满足实际需求，是否存在过度申领；费用预算是否符合公司标准，是否有更优替代方案。审核结果：审核通过：流转至行政部门（或行政专员）复核；审核不通过：注明原因后退回申请人修改，重新提交。（三）行政复核复核职责：行政部门（或行政专员）对申请的合规性、资源可用性及流程完整性进行复核。复核要点：申请事项是否符合公司行政管理制度（如物资申领是否在标准范围内、会议室使用是否避开高峰时段）；资源是否可调配（如库存物资是否充足、会议室是否已被占用）；附件材料是否齐全、填写是否规范。复核结果：复核通过：根据事项类型流转至对应层级领导审批（如费用申请需转财务部门预审后报领导）；复核不通过：注明原因（如“规格不符标准”“会议室已被预约”）退回申请人调整。（四）领导审批审批层级：根据事项重要性、金额大小确定审批权限，例如：一般物资申领（金额≤500元）：由部门负责人审批；重要物资/费用（500元＜金额≤2000元）：由分管行政副总审批；大额资产/重大事项（金额＞2000元）：由总经理审批。审批内容：领导重点审核事项的战略匹配性、成本效益及风险控制。审批结果：审批通过：系统自动审批编号，反馈至申请人及执行部门；审批不通过：注明意见（如“超出年度预算”“暂不必要”）退回申请人。（五）结果反馈与执行结果通知：行政部门或系统管理员在审批完成后1个工作日内，通过OA系统、邮件或短信通知申请人审批结果。事项执行：物资申领：申请人凭审批单至行政仓库领用，登记领用信息；会议室使用：申请人按预约时间使用，提前30分钟到场调试设备；差旅安排：行政部协助预订交通/住宿（如需），申请人凭审批单报销相关费用。（六）资料归档归档范围：所有审批通过的申请表、附件、审批记录等资料需统一归档。归档要求：纸质资料：每月5日前由行政部整理，按事项类型分类存档，保存期限不少于2年；电子资料：OA系统内审批记录自动备份，申请人可自行保存审批单。三、常用申请模板示例（一）办公物资申购表申请人部门联系方式申请日期申领事由□日常补充□新增需求□损坏更换（请注明：________）明细清单物资名称规格/型号单位申领数量示例：A4纸80g包10示例：签字笔0.5mm黑色支5审批意见部门负责人：日期：行政复核：日期：领导审批：日期：备注：1.申领数量需根据实际需求填写，避免浪费；2.特殊规格物资需提前说明替代方案。（二）会议室使用申请表申请人部门会议主题参与人数申请日期使用安排会议室名称使用日期开始时间结束时间需用设备（可多选）示例：301会议室2023-10-2014:0016:00□投影仪□麦克风□白板□视频会议系统会议议程简述：审批意见部门负责人：日期：行政复核：日期：备注：1.会议室使用需提前2个工作日申请；2.使用后请清理场地，关闭设备电源。（三）差旅申请表申请人部门出差事由出差地点出差日期返程日期行程安排交通方式□飞机□高铁□汽车□其他（请注明：________）预估交通费用（元）住宿标准（元/晚）行程明细（日期、起止地点、事由）：审批意见部门负责人：日期：行政复核：日期：领导审批：日期：备注：1.出差前需提交审批单，返程后5个工作日内提交费用报销；2.住宿及交通标准需符合公司差旅管理制度。四、操作要点与常见问题提示（一）信息准确规范申请表内所有信息（申请人、部门、联系方式、物资名称等）需真实、完整，避免模糊表述（如“一批文具”“若干设备”）；金额、数量等需填写具体数字，单位（包、支、台等）需标注清晰。（二）提前规划申请物资申领：至少提前3个工作日提交，避免因库存不足影响工作；会议室使用：大型会议（参与人数＞20人）或特殊设备需求（如同声传译设备）需提前5个工作日申请；差旅安排：国际出差或跨市长途差旅需提前7个工作日申请，预留充足审批及预订时间。（三）及时沟通反馈审批流程中若被退回，需仔细核对退回原因（如“预算超标”“材料不全”），修改后重新提交；遇紧急事项（如突发设备故障需紧急维修），可先通过电话向行政部门及领导说明情况，同步提交紧急申请，事后补签书面审批。（四）遵守资源节约原则物资申领按需申领，优先使用闲置或可复用资源，避免重复申领；会议室使用结束后及时清理，爱护设备设施，延长使用寿命；差旅选择经济实惠的交通及住宿方式，控制不必要的费用支出。（五）信息安