合同管理部门组织架构合同协议

合同管理部门组织架构合同协议第一章总则本协议旨在明确合同管理部门的组织架构、职责权限、管理流程及相关要求，以规范合同管理行为，提升管理效率，防范合同风险，保障公司合法权益。本协议适用于公司合同管理部门（以下简称“管理部门”）及其全体工作人员，以及由管理部门负责管理的所有合同事项。除非本协议另有定义，否则下列词语具有以下含义：*“合同”指公司为执行业务、履行义务或达成合作而与其他方签订或拟签订的各类协议、合同、条约、备忘录等具有法律约束力的文件。*“组织架构”指管理部门内部的层级结构、岗位设置及汇报关系。*“流程”指合同管理各环节所遵循的操作步骤和规则。*“合规”指管理部门及工作人员在履行职责时，需遵守国家法律法规、公司规章制度及本协议约定的各项要求。管理部门的设立遵循合法合规、权责清晰、高效规范、风险控制的原则。第二章合同管理部门的定位与目标管理部门是公司负责合同政策制定与执行、合同风险管理与控制、合同流程监督与优化、合同档案管理及合同相关培训的核心职能部门，定位为公司经营管理的重要支撑平台和风险防线。管理部门的核心职能包括：1.制定、修订并监督执行公司合同管理制度及流程；2.对合同进行事前风险评估与论证，提供专业意见；3.组织或参与合同谈判，审核合同草案，确保合同条款的合法性、合规性、完整性和可执行性；4.监督合同履行情况，跟踪关键节点，预警和协助处理合同履行中的风险与问题；5.建立和管理公司合同档案及合同知识库，实现合同信息的有效存储、检索和共享；6.组织开展合同管理相关的培训，提升公司员工合同意识和管理能力；7.完成公司交办的其他合同管理相关工作。管理部门的目标是：1.建立健全覆盖全公司的合同管理体系；2.提高合同审核效率，缩短合同处理周期；3.有效识别、评估和控制合同风险，降低合同违约率及潜在损失；4.实现合同管理的数字化、规范化，提升管理效能；5.打造专业高效的合同管理团队。第三章组织架构管理部门实行层级管理，内部设置如下层级：管理层、中层、基层。1.管理层：包括部门负责人及可能的副职。部门负责人全面负责管理部门的各项工作，对部门工作成效向公司指定领导汇报；副职协助部门负责人开展工作。2.中层：可根据管理需要设立若干科室或团队，配备科长或团队负责人。科长/团队负责人负责本科室/团队的具体管理工作，领导基层员工执行相关工作。3.基层：包括合同专员、助理等专业岗位。专员/助理在科长/团队负责人或上级专员的指导下，承担具体的合同管理任务。具体组织架构详见本协议附件一《合同管理部门组织结构图》。各部门岗位的职责、权限及任职要求如下：1.部门负责人：*负责管理部门的全面工作，制定部门工作计划和目标；*组织制定和修订公司合同管理制度、流程，并监督执行；*审核重大、复杂合同的审核意见及关键条款；*负责管理部门的人事、培训和预算管理；*向公司领导汇报部门工作情况，协调解决重大问题；*代表公司与外部机构就合同管理事宜进行沟通。*拥有对合同审核意见的最终审批权、对部门内人员工作安排的指挥权、对合同流程的最终决定权。2.副职（如有）：*协助部门负责人开展工作，分管特定领域或科室；*参与合同管理制度和流程的制定与执行；*审核非重大、复杂的合同审核意见；*负责分管领域的工作推进和团队管理。*拥有分管范围内合同审核意见的审批权、人员管理权。3.科长/团队负责人：*负责本科室/团队日常管理工作，落实部门工作计划；*组织实施合同管理制度和流程；*指导、复核基层员工的工作成果；*参与合同审核，提出专业意见；*负责本科室/团队人员的培训和指导。*拥有对本科室/团队工作成果的审核权、对员工工作的指导权。4.合同专员/助理：*负责具体合同的接收、登记、初步筛查；*执行合同起草、整理、排版等辅助工作；*按照规定流程，执行合同审核中的具体环节，如风险点识别、条款比对等，并形成审核意见初稿；*负责合同履行过程中的信息跟踪与提醒；*参与合同档案的整理、归档工作；*完成上级交办的其他合同管理任务。*拥有对合同基础信息的录入权、对合同草案的初步处理权、在授权范围内提出审核建议权。管理部门内部各层级、各岗位之间的汇报关系和协作要求，按组织结构图及岗位职责规定执行。第四章职责与权限管理部门整体职责是确保公司所有合同活动符合法律法规及公司制度要求，实现风险可控和高效管理。各级岗位职责详见本协议第三章。管理部门及工作人员权限界定如下：1.审核建议权：管理部门及工作人员有权对所审核的合同草案从合法性、合规性、完整性、风险控制等方面提出专业审核意见或修改建议。2.流程管理权：管理部门负责监督、指导和优化公司整体的合同管理流程，确保流程的顺畅执行。3.档案管理权：管理部门负责建立和管理公司统一的合同档案体系，有权要求各部门配合档案归档工作。4.信息通报权：管理部门有权就合同管理中的普遍性风险、优秀实践等向公司内部进行通报。5.权限边界：管理部门及工作人员无权代表公司对外做出承诺性决定或签署合同，无权变更合同核心内容，无权调取公司核心机密信息超出工作必要范围。具体审批权限由公司授权规定。与其他部门的协作职责与权限：*业务部门负责合同需求的提出，提供合同背景资料，配合合同履行，并反馈履行情况。*法务部门负责提供合同法律专业支持，审核重大合同的法律风险，提供法律意见。*财务部门负责审核合同涉及的费用、付款条件等与财务制度相关的条款，管理合同款项支付。*采购部门负责与其采购业务相关的合同管理。*IT部门负责提供和管理合同管理系统及相关技术支持。管理部门在跨部门协作中，拥有组织协调权，并有权要求相关部门在规定时限内提供必要的工作支持。第五章合同管理流程1.合同草案准备与提交：合同需求部门根据业务需要准备合同草案，填写合同审批申请表，附上相关背景资料，提交至管理部门。2.接收与登记：管理部门收到合同草案及相关材料后，进行登记，录入合同管理系统，明确合同编号，并启动内部流转。3.风险识别与初审：由管理部门指定专员或根据合同金额、复杂程度指派相应层级人员进行初步审核，识别合同中的潜在风险点和疑问点，形成初审意见。4.合规性审查：初审通过后，或根据需要，由管理部门专员或科长对合同的合法性、合规性、完整性进行审查，核对必备条款，评估交易风险。5.专业审核与会签（如需）：对于重大、复杂或涉及多个部门的合同，管理部门将审核意见提交至部门负责人或更高层级审批，并可能根据需要会签法务、财务等相关部门。6.审核意见反馈与修改：管理部门将审核意见（包括修改建议）反馈给合同需求部门。需求部门根据审核意见修改合同草案，并就疑问点进行沟通。7.终审与审批：需求部门提交修改后的合同及说明，管理部门重新审核，确认无误后，按照公司授权规定，由相应层级负责人完成最终审批。8.合同签署与归档：审批通过的合同，由公司指定人员或授权代表进行签署。签署完成后，管理部门负责将合同正本（或授权代表签署件）及相关附件、审批流程单等材料整理归档，并录入合同管理系统进行电子化存储。9.合同履行监控：管理部门根据合同类型和风险等级，对合同履行情况进行定期或不定期的跟踪、提醒，及时发现并协助处理潜在问题。10.合同变更与解除管理：合同履行过程中如需变更或解除，需按本协议相关流程重新提交管理部门进行审核评估。11.合同档案管理：按照公司档案管理规定，对纸质合同及电子合同数据进行分类、保管、查阅和销毁。第六章资源保障公司承诺为管理部门提供履行职责所必需的人力、物力、财力资源支持。1.人员保障：公司根据业务发展需要，保障管理部门配备足够数量、具备相应专业素质（如法律、财务、业务知识）的合同管理工作人员。建立常态化的招聘和内部培养机制，提升团队专业能力。2.技术保障：公司投入资源建设、维护和升级合同管理系统、电子签章系统等信息化工具，提供必要的硬件设施和网络环境支持，确保合同管理工作的效率和安全性。3.预算保障：公司为管理部门的日常运作、系统维护、培训、差旅等提供必要的年度预算支持，保障工作的顺利开展。4.信息保障：公司确保管理部门在履行职责过程中，能够及时、准确地获取与合同相关的业务信息、法律信息、政策信息等。第七章沟通与协作机制管理部门建立有效的内部和外部沟通协作机制。1.内部沟通：管理部门定期召开内部工作会议，通报工作进展，讨论问题，分享经验。建立工作群组或使用协同办公平台，确保信息及时传递。2.外部协作：管理部门与公司内各业务部门、法务部、财务部等相关部门建立正式的沟通渠道。通过会议、邮件、系统对接等方式，就合同事宜进行有效沟通和协作。明确各协作环节的接口人及响应时限要求。3.问题解决：对于合同管理过程中出现的争议、分歧或重大问题，管理部门应积极与相关方沟通协商；必要时，提请公司指定领导或成立专项小组协调解决。第八章绩效考核与激励公司建立对管理部门及工作人员的绩效考核机制。1.考核指标：绩效考核指标包括但不限于：合同审核及时率、合同风险识别率、重大合同差错率、合同管理系统使用率、流程优化建议采纳率、服务满意度等。2.考核周期：绩效考核按季度或年度进行。3.考核方式：考核采取定量与定性相结合的方式，由管理部门负责人根据日常工作表现、关键事件处理情况、系统数据统计等进行综合评定，必要时可结合员工自评和相关部门反馈。4.激励措施：绩效考核结果与员工的薪酬调整、奖金发放、评优评先、职业发展等直接挂钩。对在工作中表现突出、为公司创造价值的人员给予表彰和奖励。第九章培训与发展管理部门及公司人力资源部门共同负责合同管理人员的培训与发展。1.培训需求分析：定期评估管理部门及工作人员在合同法律法规、管理制度、操作技能、风险识别等方面的培训需求。2.培训计划制定与实施：制定年度培训计划，内容包括但不限于新员工入职培训、合同法基础知识、公司合同管理制度、合同管理系统操作、典型案例分析、风险防范等。采取内部讲师、外部专家授课、线上学习、实战演练等多种形式开展培训。3.能力发展支持：鼓励和支持合同管理人员参加外部专业认证、行业交流，提升专业能力和职业素养。为员工提供职业发展规划指导。第十章制度修订与解释本协议的修订需根据公司组织架构、业务发展和管理需求的变化进行。1.修订程序：任何对本协议的修订，应由管理部门提出建议，经公司指定部门（如办公室或人力资源部）审核，报公司管理层批准后生效。修订后的协议应印发至相关部门和人员。2.解释权：本协议由公司合同管理部门负责解释。第十一章生效与终止本协议自公司管理层批准之日起生效。本协议的终止条件包括：1.公司组织架构发生重大调整，导致合同管理部门设置发生根本性变化；2.本协议的目标已完全实现；3.经公