行政采购报销管理制度

行政采购报销管理制度一、行政采购报销管理制度

第一章总则

第一条为规范行政采购行为，加强财务管理，提高资金使用效益，确保采购活动的合法合规性，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有行政采购活动，包括但不限于办公用品、设备购置、服务采购等。

第三条行政采购应遵循公开、公平、公正、竞争、择优的原则，确保采购过程透明、结果合理。

第四条行政采购应严格按照预算执行，不得超预算或无预算采购。

第五条行政采购应遵循以下程序：需求提出、预算审批、采购实施、验收结算、报销审核。

第二章采购需求管理

第六条行政采购需求应由需求部门提出，填写《行政采购需求申请表》，详细说明采购目的、数量、规格、预算等信息。

第七条需求部门提交《行政采购需求申请表》后，应进行内部审核，确保需求的合理性和必要性。

第八条财务部门对需求申请进行预算审核，确保采购需求符合预算安排。

第九条审核通过的需求申请应报单位领导审批，未经审批的需求不得进行采购。

第三章采购实施管理

第十条采购方式应根据采购金额、性质等因素确定，一般分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、直接采购等方式。

第十一条公开招标适用于金额较大、技术复杂、供应商较多的采购项目。

第十二条邀请招标适用于金额较大、技术复杂、但供应商数量有限的采购项目。

第十三条竞争性谈判适用于技术复杂、无法精确拟定技术规格的采购项目。

第十四条询价适用于金额较小、技术简单、供应商较多的采购项目。

第十五条直接采购适用于金额较小、技术简单、急需采购的项目。

第十六条采购实施应选择具有相应资质的供应商，供应商的选择应通过招标、比价、谈判等方式确定。

第十七条采购合同应明确采购内容、数量、价格、交货时间、验收标准、违约责任等信息。

第十八条采购合同签订后，应报单位领导审批，未经审批的合同不得生效。

第四章验收结算管理

第十九条采购货物到达后，需求部门应组织进行验收，填写《行政采购验收报告》，详细记录货物数量、规格、质量等信息。

第二十条验收合格后，需求部门应将《行政采购验收报告》报送财务部门。

第二十一条财务部门根据《行政采购验收报告》和采购合同进行结算，支付供应商款项。

第二十二条结算款项应通过银行转账方式支付，不得现金支付。

第五章报销审核管理

第二十三条采购完成后，需求部门应填写《行政采购报销申请表》，附上相关采购文件，报财务部门审核。

第二十四条财务部门对报销申请进行审核，确保报销内容符合采购规定、手续齐全、金额准确。

第二十五条审核通过后，报销申请应报单位领导审批，未经审批的报销不得支付。

第二十六条审批通过后，财务部门应支付报销款项，并做好相关记录。

第六章监督检查管理

第二十七条单位应设立采购管理委员会，负责监督采购活动的合法合规性。

第二十八条采购管理委员会应定期对采购活动进行监督检查，发现问题及时纠正。

第二十九条财务部门应定期对采购资金使用情况进行审计，确保资金使用合理有效。

第三十条对违反本制度的行为，应给予相应处理，包括但不限于通报批评、经济处罚、行政处分等。

第七章附则

第三十一条本制度由单位财务部门负责解释。

第三十二条本制度自发布之日起施行。

二、行政采购申请管理

第一章需求提出与审核

第一条行政采购需求应由需求部门根据实际工作需要提出，确保需求的合理性和必要性。需求部门应明确采购目的、所需物品或服务的具体内容、数量、规格、预期用途等信息，并详细说明采购的紧迫性和重要性。

第二条需求部门在提出采购需求时，应充分考虑现有资源和库存情况，避免重复采购或闲置浪费。对于可以调剂使用的物品或服务，应优先考虑内部调剂，减少不必要的采购支出。

第三条需求部门应填写《行政采购需求申请表》，该表格应包含采购需求的所有必要信息，如采购物品的名称、型号、规格、数量、预算金额、预计到货时间等。同时，需求部门应提供相关证明材料，如工作计划、使用说明、技术参数等，以支持采购需求的合理性。

第四条《行政采购需求申请表》应经过需求部门负责人签字确认，并按照单位内部审批流程进行逐级审核。审核内容包括采购需求的必要性、合理性、预算符合性等。各级审核人员应认真履行职责，确保采购需求的真实性和合规性。

第五条财务部门在收到需求申请后，应对其预算符合性进行审核。审核内容包括采购金额是否在部门预算范围内、采购项目是否与单位整体预算计划相符等。财务部门应结合单位财务状况和预算执行情况，对采购需求进行合理评估，并提出审核意见。

第六条审核通过的需求申请应报单位领导审批。单位领导应根据采购项目的性质、金额、重要性等因素进行综合判断，决定是否批准采购需求。单位领导应认真阅读需求申请及相关材料，确保采购决策的科学性和合理性。

第二章预算编制与控制

第七条行政采购应严格按照单位预算进行，任何采购活动不得超预算或无预算进行。预算编制应基于单位发展规划、工作计划及历史采购数据，确保预算的准确性和前瞻性。

第八条需求部门在提出采购需求时，应提供详细的预算依据，包括采购物品的市场价格、数量、预期使用寿命、维护成本等。财务部门应根据需求部门提供的预算依据，结合市场价格和单位实际情况，进行预算测算和审核。

第九条预算编制应采用滚动预算的方式，根据单位发展情况和市场变化，定期对预算进行调整。预算调整应经过单位领导审批，并报财务部门备案。

第十条财务部门应建立预算控制机制，对采购活动进行全过程预算监控。在采购实施阶段，财务部门应密切关注采购进度和资金使用情况，确保采购活动不偏离预算计划。

第十一条对于预算执行过程中出现的预算缺口或超支情况，需求部门应及时向单位领导报告，并提出解决方案。单位领导应根据实际情况，决定是否批准预算调整或采取其他措施。

第三章申请流程与规范

第十二条行政采购申请应遵循单位内部审批流程，确保申请的合规性和高效性。审批流程应根据采购项目的性质、金额、重要性等因素进行分类，设定不同的审批权限和流程。

第十三条一般采购项目应经过需求部门负责人、财务部门、单位领导三级审批。重大采购项目或金额较大的采购项目，可能需要经过采购管理委员会或单位领导小组审批。

第十四条审批流程应明确各级审批人员的职责和权限，确保审批工作的规范性和严肃性。各级审批人员应认真履行职责，对审批结果负责。

第十五条审批过程中，审批人员应认真阅读需求申请及相关材料，结合实际情况进行综合判断，并提出审批意见。审批意见应明确、具体，便于需求部门理解和执行。

第十六条审批通过后，需求部门应按照审批意见执行采购程序。审批未通过的采购申请，需求部门应及时根据审批意见进行修改或调整，并重新提交申请。

第十七条财务部门应建立采购申请档案管理制度，对采购申请进行统一归档和管理。档案应包括《行政采购需求申请表》、审批记录、相关证明材料等，确保采购申请的完整性和可追溯性。

第十八条财务部门应定期对采购申请进行统计分析，了解采购需求的变化趋势，为预算编制和采购管理提供参考依据。

第四章特殊情况处理

第十九条对于紧急采购需求，需求部门应提供详细情况说明，包括紧急原因、采购物品的必要性、市场供应情况等。财务部门应根据实际情况，进行预算审核和流程简化，确保紧急采购需求得到及时满足。

第二十条对于涉及保密或敏感信息的采购项目，需求部门应采取特殊保密措施，并在采购申请中详细说明保密要求。财务部门应严格按照保密规定进行采购管理，确保保密信息的安全。

第二十一条对于涉及多个部门联合采购的项目，需求部门应指定牵头部门，并协调各相关部门共同提出采购需求。财务部门应加强对联合采购项目的预算审核和流程管理，确保采购活动的协调性和高效性。

第二十二条对于采购过程中出现的意外情况，如供应商违约、货物损坏、技术问题等，需求部门应及时向单位领导报告，并提出解决方案。单位领导应根据实际情况，决定是否采取补救措施或调整采购方案。

第五章信息化管理

第二十三条单位应建立行政采购信息化管理系统，实现采购申请的在线提交、审批流程的自动化处理、采购信息的实时共享等功能。

第二十四条需求部门应通过信息化管理系统提交采购申请，系统应自动记录申请时间、审批流程、审批结果等信息，方便跟踪和管理。

第二十五条财务部门应通过信息化管理系统进行预算审核和采购监控，系统应提供预算查询、采购统计、数据分析等功能，提高管理效率和决策水平。

第二十六条单位应加强对信息化管理系统的维护和管理，确保系统的稳定运行和数据安全。同时，应定期对系统进行更新和升级，以适应不断变化的采购管理需求。

第二十七条单位应加强对采购人员的培训和管理，提高其信息化操作能力和业务水平。通过培训和学习，使采购人员能够熟练使用信息化管理系统，提高采购工作效率和质量。

三、行政采购方式与供应商管理

第一章采购方式选择

第一条行政采购应根据采购项目具体特点、预算金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、直接采购等。

第二条公开招标适用于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。公开招标应通过公开媒介发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标，通过评标确定中标供应商。

第三条邀请招标适用于金额较大、技术复杂、但供应商数量有限的采购项目。邀请招标应向三个以上具备相应资质的供应商发出投标邀请书，通过评标确定中标供应商。

第四条竞争性谈判适用于技术复杂、无法精确拟定技术规格的采购项目。竞争性谈判应邀请三个以上供应商参与谈判，通过谈判确定成交供应商。

第五条询价适用于金额较小、技术简单、市场竞争充分的采购项目。询价应向三个以上供应商发出询价通知书，通过比较价格、服务等因素确定成交供应商。

第六条直接采购适用于金额较小、技术简单、急需采购的项目。直接采购应选择具备相应资质的供应商，直接签订采购合同。

第七条采购方式的选择应经过单位内部论证，确保选择的合理性。论证应考虑采购项目的性质、金额、技术要求、市场竞争情况等因素，选择最合适的采购方式。

第二章供应商选择与管理

第八条供应商的选择应遵循公开、公平、公正、择优的原则，确保选择具备相应资质、信誉良好、价格合理的供应商。

第九条供应商的选择应通过招标、比价、谈判等方式确定，不得通过私下协议等方式选择供应商。

第十条供应商应具备相应的营业执照、生产许可证、质量体系认证等资质，确保其能够提供符合要求的物品或服务。

第十一条供应商的信誉应良好，无重大违法违规记录。单位可以通过查询企业信用信息公示系统、行业协会评价等方式，了解供应商的信誉情况。

第十二条供应商的价格应合理，不得高于市场平均水平。单位可以通过市场调查、询价等方式，了解市场价格情况，确保采购价格的合理性。

第十三条单位应建立供应商管理制度，对供应商进行分类管理。根据供应商的资质、信誉、价格等因素，将供应商分为不同等级，并在采购过程中实施差异化管理。

第十四条单位应建立供应商信息库，记录供应商的资质、信誉、价格、服务等情况。信息库应定期更新，确保信息的准确性和完整性。

第十五条单位应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、价格、服务、履约能力等。评估结果应作为供应商分类管理的重要依据。

第十六条对于表现优秀的供应商，单位应给予优先采购资格，并建立长期合作关系。对于表现不佳的供应商，单位应取消其采购资格，并列入黑名单。

第三章供应商考核与退出

第十七条单位应建立供应商考核制度，对供应商的履约情况进行考核。考核内容包括交付时间、产品质量、服务态度、售后服务等。

第十八条供应商考核应定期进行，考核结果应作为供应商分类管理的重要依据。考核结果应书面通知供应商，并要求其进行整改。

第十九条对于考核不合格的供应商，单位应取消其采购资格，并列入黑名单。对于列入黑名单的供应商，单位在一定期限内不得再次选择其进行采购。

第二十条供应商有下列情形之一的，单位应取消其采购资格，并列入黑名单：（一）提供虚假资质或信息的；（二）产品质量不合格的；（三）交付时间延迟的；（四）服务态度差的；（五）违反采购合同的。

第二十一条供应商退出应经过单位内部审批，并报财务部门备案。退出流程应明确供应商的退出原因、退出时间、善后处理等事项。

第四章供应商合作与激励

第二十二条单位应加强与供应商的合作，建立长期稳定的合作关系。通过加强沟通、协调，确保采购项目的顺利进行。

第二十三条单位应定期组织供应商进行交流，了解供应商的经营情况、技术发展、市场动态等信息。通过交流，增进双方的了解和信任。

第二十四条单位应鼓励供应商进行技术创新和服务提升，为供应商提供技术支持和培训。通过合作，共同提高采购项目的质量和效率。

第二十五条单位应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励。奖励方式包括优先采购、价格优惠、荣誉表彰等。

第二十六条供应商激励机制应公开透明，确保奖励的公平性和合理性。奖励结果应书面通知供应商，并接受社会监督。

第二十七条单位应加强与供应商的合作，共同推动行业的健康发展。通过合作，实现互利共赢，共同发展。

四、行政采购实施与验收管理

第一章采购合同管理

第一条采购合同是明确采购双方权利义务的法律文件，应严格按照单位内部审批流程进行签订。合同内容应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、验收标准、付款方式、违约责任等关键信息。

第二条采购合同的签订应由具备相应权限的人员进行，合同签订前应再次确认采购需求的合理性、预算的符合性以及供应商的资质。合同文本应经过单位法律顾问或相关部门的审核，确保合同条款的合法性和严谨性。

第三条合同签订后，需求部门和财务部门应分别留存一份合同文本，并做好合同登记工作。财务部门应建立合同台账，详细记录合同编号、签订时间、供应商信息、采购金额、合同金额、付款进度等关键信息。

第四条采购合同的履行应严格按照合同约定进行。需求部门应负责监督供应商的交付进度和质量，确保供应商按照合同约定履行义务。财务部门应负责监督付款进度，确保按照合同约定支付款项。

第五条在合同履行过程中，如遇市场变化、政策调整等不可抗力因素，导致合同无法按原约定履行时，采购双方应及时协商解决。协商不成的，可依据合同约定或相关法律法规进行处理。

第六条合同履行完毕后，需求部门和财务部门应共同对合同进行归档，并将合同履行情况报单位领导备案。财务部门应定期对合同履行情况进行统计分析，为后续采购管理提供参考依据。

第二章采购过程监控

第七条采购过程的监控应贯穿于整个采购活动，从需求提出到合同履行完毕，每个环节都应进行有效的监控。需求部门应负责监控采购需求的合理性，确保采购活动符合单位实际工作需要。

第八条财务部门应负责监控采购预算的执行情况，确保采购活动不超预算。财务部门应定期对采购资金使用情况进行检查，发现异常情况及时报告单位领导。

第九条采购管理委员会应定期对采购过程进行监督检查，确保采购活动的合法合规性。监督检查内容包括采购需求的合理性、采购方式的合规性、供应商的选择合理性、合同履行的规范性等。

第十条单位应建立采购信息公开制度，将采购公告、中标结果、合同信息等在单位内部进行公示，接受内部员工监督。财务部门应定期对采购信息公开情况进行检查，确保信息公开的及时性和准确性。

第十一条采购过程中，需求部门应加强与供应商的沟通，及时了解供应商的交付进度和质量情况。如遇问题，应及时与供应商协商解决，并报告单位领导。

第十二条财务部门应加强对付款环节的监控，确保按照合同约定支付款项。付款前应再次确认合同履行情况，避免出现付款风险。

第三章货物验收管理

第十三条货物验收是确保采购质量的关键环节，需求部门应负责组织货物验收工作。验收前应制定详细的验收标准，明确验收项目、验收方法、验收人员等。

第十四条验收过程中，应严格按照验收标准进行，确保货物数量、规格、质量等符合要求。验收人员应认真履行职责，对验收结果负责。

第十五条验收合格的货物，需求部门应填写《货物验收单》，详细记录货物数量、规格、质量等信息，并签字确认。验收单应作为支付货款的依据。

第十六条验收不合格的货物，需求部门应及时与供应商联系，要求其进行更换或维修。如供应商拒不配合，需求部门应及时报告单位领导，并采取相应措施。

第十七条对于需要安装调试的货物，需求部门应组织技术人员进行安装调试，并验收合格后方可使用。安装调试过程中，应做好相关记录，并拍照或录像留存。

第十八条货物验收完成后，需求部门应将《货物验收单》报送财务部门，财务部门根据验收单进行付款处理。

第四章服务验收管理

第十九条服务验收是确保采购服务质量的关键环节，需求部门应负责组织服务验收工作。验收前应制定详细的服务验收标准，明确验收项目、验收方法、验收人员等。

第二十条服务验收过程中，应严格按照验收标准进行，确保服务内容、服务质量、服务态度等符合要求。验收人员应认真履行职责，对验收结果负责。

第二十一条服务验收合格的，需求部门应填写《服务验收单》，详细记录服务内容、服务质量、服务态度等信息，并签字确认。验收单应作为支付服务费用的依据。

第二十二条服务验收不合格的，需求部门应及时与供应商联系，要求其进行整改。如供应商拒不配合，需求部门应及时报告单位领导，并采取相应措施。

第二十三条对于需要长期提供服务的项目，需求部门应定期对服务质量进行评估，并将评估结果报财务部门。财务部门根据评估结果进行服务费用的支付。

第二十四条服务验收完成后，需求部门应将《服务验收单》报送财务部门，财务部门根据验收单进行付款处理。

第五章验收记录与归档

第二十五条验收记录是采购活动的重要凭证，应真实、完整、准确地记录验收过程和结果。需求部门应负责验收记录的填写和保管，确保验收记录的完整性和可追溯性。

第二十六条验收记录应包括验收时间、验收地点、验收人员、验收项目、验收标准、验收结果等信息。验收记录应签字确认，并加盖单位公章。

第二十七条验收记录应与其他采购文件一起归档，并做好归档登记。财务部门应建立验收记录台账，详细记录验收时间、验收项目、验收金额等信息。

第二十八条财务部门应定期对验收记录进行抽查，确保验收记录的真实性和完整性。如发现异常情况，应及时报告单位领导，并采取相应措施。

第二十九条验收记录的归档应按照单位档案管理制度进行，确保档案的完整性和安全性。同时，应定期对验收记录进行数字化处理，方便查询和管理。

第三十条单位应加强对验收人员的培训和管理，提高其验收能力和业务水平。通过培训和学习，使验收人员能够熟练掌握验收标准和流程，提高验收工作的质量和效率。

五、行政采购报销与付款管理

第一章报销申请与审核

第一条行政采购完成后，需求部门应填写《行政采购报销申请表》，详细列明采购项目、数量、单价、总价、验收情况等信息。申请表应附上相关的采购文件，如采购合同、货物验收单或服务验收单、发票等，确保报销依据的充分性和合规性。

第二条需求部门在提交报销申请前，应进行内部审核，确保报销内容的真实性、准确性和合规性。内部审核应由需求部门负责人进行，审核内容包括采购项目的必要性、采购程序的合规性、报销金额的准确性等。

第三条财务部门在收到报销申请后，应进行严格的审核。审核内容包括报销手续的完整性、报销金额的准确性、发票的合规性等。财务部门应核对发票与采购合同、验收单等信息的一致性，确保报销内容的真实性和合规性。

第四条财务部门审核通过后，应报单位领导审批。单位领导应根据采购项目的性质、金额、重要性等因素进行综合判断，决定是否批准报销申请。单位领导应认真阅读报销申请及相关材料，确保审批决策的科学性和合理性。

第五条审批通过后，需求部门应将报销申请及相关材料报送财务部门，财务部门进行最终确认并办理报销手续。

第二章付款流程与方式

第六条付款流程应遵循单位内部审批流程，确保付款的合规性和高效性。审批流程应根据采购项目的性质、金额、重要性等因素进行分类，设定不同的审批权限和流程。

第七条一般采购项目的付款应经过需求部门、财务部门、单位领导三级审批。重大采购项目或金额较大的采购项目，可能需要经过采购管理委员会或单位领导小组审批。

第八条审批过程中，审批人员应认真履行职责，对审批结果负责。审批意见应明确、具体，便于需求部门理解和执行。

第九条审批通过后，财务部门应根据采购合同或协议约定的付款方式和期限，及时支付供应商款项。付款方式应优先采用银行转账方式，不得现金支付。

第十条财务部门应建立付款台账，详细记录付款时间、付款金额、付款方式、收款人信息等关键信息，确保付款记录的完整性和可追溯性。

第十一条对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的时间节点进行付款，并做好付款记录。

第十二条付款过程中，如遇市场变化、政策调整等不可抗力因素，导致付款无法按原约定进行时，财务部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可依据合同约定或相关法律法规进行处理。

第三章发票管理与验真

第十三条发票是付款的重要依据，应确保发票的真实性、合规性。财务部门应严格审核发票的合规性，包括发票的抬头、内容、金额、税率等信息是否准确无误。

第十四条发票的验真应通过国家税务总局全国增值税发票查验平台进行，确保发票的真实性。财务部门应定期对发票进行验真，发现异常情况及时报告单位领导。

第十五条发票的保管应按照单位档案管理制度进行，确保发票的完整性和安全性。同时，应定期对发票进行数字化处理，方便查询和管理。

第十六条对于不符合规定的发票，财务部门应拒绝付款，并要求需求部门联系供应商进行更换。

第四章付款风险控制

第十七条付款风险控制是确保资金安全的重要环节，财务部门应加强对付款环节的监控，确保按照合同约定支付款项。

第十八条付款前应再次确认合同履行情况，避免出现付款风险。如遇问题，应及时与供应商协商解决，并报告单位领导。

第十九条单位应建立付款风险评估机制，对付款风险进行评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、履约能力等。评估结果应作为付款决策的重要依据。

第二十条对于存在较大付款风险的供应商，单位应采取相应措施，如要求其提供担保、分期付款等，降低付款风险。

第二十一条付款过程中，如遇供应商破产、倒闭等不可抗力因素，导致付款无法进行时，财务部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可依据合同约定或相关法律法规进行处理。

第五章付款记录与归档

第二十二条付款记录是采购活动的重要凭证，应真实、完整、准确地记录付款过程和结果。财务部门应负责付款记录的填写和保管，确保付款记录的完整性和可追溯性。

第二十三条付款记录应包括付款时间、付款地点、付款人员、付款金额、收款人信息、付款方式等信息。付款记录应签字确认，并加盖单位公章。

第二十四条付款记录应与其他采购文件一起归档，并做好归档登记。财务部门应建立付款记录台账，详细记录付款时间、付款项目、付款金额等信息。

第二十五条财务部门应定期对付款记录进行抽查，确保付款记录的真实性和完整性。如发现异常情况，应及时报告单位领导，并采取相应措施。

第二十六条付款记录的归档应按照单位档案管理制度进行，确保档案的完整性和安全性。同时，应定期对付款记录进行数字化处理，方便查询和管理。

第二十七条单位应加强对付款人员的培训和管理，提高其付款能力和业务水平。通过培训和学习，使付款人员能够熟练掌握付款标准和流程，提高付款工作的质量和效率。

六、行政采购监督检查与考核

第一章内部监督检查

第一条单位应设立专门的采购监督检查机构或指定相关部门负责对行政采购活动进行全程监督。该机构或部门应独立于采购业务部门，确保监督工作的客观性和公正性。

第二条监督检查应覆盖采购活动的各个环节，包括需求提出、预算审批、采购方式选择、供应商选择、合同签订、货物验收、服务验收、报销审核、付款等。通过全方位的监督，及时发现和纠正采购活动中的问题。

第三条监督检查可采用定期检查与不定期检查相结合的方式。定期检查应按照年度计划进行，覆盖所有采购活动。不定期检查应根据实际情况进行，重点关注重大采购项目或存在潜在风险的采购活动。

第四条监督检查应采用多种方法，包括查阅文件资料、现