集团公司公文管理制度

集团公司公文管理制度一、集团公司公文管理制度

（一）总则

集团公司公文管理制度旨在规范集团公司内部公文的制作、流转、存储和处置，确保公文工作的制度化、规范化、科学化和高效化。本制度适用于集团公司各部门、各单位及全体员工，是集团公司公文管理工作的基本遵循。集团公司各部门、各单位及全体员工应当严格遵守本制度，认真履行职责，确保公文工作的顺利开展。

（二）公文种类

集团公司公文分为以下几种类型：

1.通知：用于发布通知、指示、要求等事项。

2.通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神等事项。

3.报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议等事项。

4.请示：用于向上级机关请求指示、批准等事项。

5.批复：用于答复下级机关请示事项。

6.会议纪要：用于记录会议主要内容和决议事项。

7.函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

8.传真：用于传输紧急、重要公文。

9.电子邮件：用于传输一般性公文。

10.其他：不属于上述类型的公文。

（三）公文格式

集团公司公文应当符合国家有关规定，采用标准公文格式。公文格式包括：

1.文头：包括集团公司名称、公文种类、发文号、密级、紧急程度等。

2.标题：包括发文机关名称、事由、文号。

3.主送机关：收文机关名称。

4.正文：公文的主体部分，包括依据、事项、要求等。

5.附件：随文附送的文件材料。

6.印发机关和印发日期：发文机关名称和发文日期。

7.保密期限：密级公文的保密期限。

8.签发人：重要公文应当由签发人签发。

（四）公文制作

集团公司公文应当由发文机关负责制作，制作过程应当符合以下要求：

1.公文草稿应当经过起草人、审核人、签发人审核和签发。

2.公文内容应当真实、准确、完整、规范。

3.公文语言应当简明、严谨、规范、流畅。

4.公文格式应当符合国家标准。

5.公文制作应当使用集团公司统一的公文模板。

（五）公文流转

集团公司公文流转应当符合以下规定：

1.公文流转应当通过集团公司内部公文管理系统进行。

2.公文流转应当遵循逐级审批、限时办结的原则。

3.公文流转过程中应当注明办理人、办理日期、办理意见等。

4.公文流转过程中应当妥善保管，防止丢失、泄密。

5.公文流转完成后应当及时归档。

（六）公文存储

集团公司公文存储应当符合以下要求：

1.公文存储应当采用纸质和电子两种形式。

2.纸质公文应当存放在集团公司档案室。

3.电子公文应当存储在集团公司内部公文管理系统中。

4.公文存储应当定期进行清理，对无保存价值的公文应当及时销毁。

5.公文存储应当做好备份和防病毒工作。

（七）公文处置

集团公司公文处置应当符合以下规定：

1.公文处置应当遵循减少、简化、规范的原则。

2.公文处置应当经过审批，由发文机关负责处置。

3.公文处置应当做好记录，注明处置时间、处置方式、处置人等。

4.公文处置应当确保安全，防止泄密。

5.公文处置完成后应当及时归档。

（八）监督与责任

集团公司各部门、各单位应当加强对公文管理工作的监督，确保本制度的有效执行。对违反本制度的行为，应当依法依规追究责任。集团公司各部门、各单位应当建立健全公文管理责任制，明确责任主体，落实责任追究制度。

二、集团公司公文处理程序

（一）公文起草

公文起草是公文制作的首要环节，要求起草人准确理解发文意图，按照规定的格式和要求撰写文稿。起草过程中，应注意内容的真实性、准确性和完整性，语言表达应简洁明了，逻辑清晰。完成后，起草人需对文稿进行自我检查，确保无误后提交审核。

（二）公文审核

公文审核是确保公文质量的重要步骤，审核人需对文稿的内容、格式、语言等进行全面审查。审核内容包括：是否符合国家法律法规和政策规定，是否准确体现发文机关的意图，是否完整表达主要内容，格式是否规范，语言是否简洁明了等。审核过程中，审核人发现问题应及时提出修改意见，并退回起草人修改。修改完成后，再次提交审核，直至审核通过。

（三）公文签发

公文签发是公文制发的最后环节，由具有签发权限的领导对审核通过的文稿进行签发。签发人需认真阅读文稿，确认无误后签字或盖章。重要公文应由集团公司主要领导签发。签发过程中，签发人如有修改意见，应退回审核人修改，修改后再进行签发。

（四）公文印制

公文印制是公文制作的重要环节，印制部门需根据签发后的文稿进行印制。印制过程中，应注意核对文稿，确保印制准确无误。印制完成后，应进行复核，确保无误后分发到相关部门。

（五）公文分发

公文分发是公文流转的第一步，分发部门需根据公文的密级和紧急程度，及时将公文分发给相关收文人。分发过程中，应注意保护公文安全，防止泄密。收文人收到公文后，应认真阅读，并按要求办理。

（六）公文传阅

公文传阅是公文流转的重要环节，传阅部门需根据公文的密级和紧急程度，及时将公文传阅给相关人员。传阅过程中，应注意保护公文安全，防止泄密。传阅人员阅读后，应按要求办理，并及时将公文传阅给下一人。

（七）公文催办

公文催办是确保公文及时办理的重要措施，催办部门需对重要公文进行催办，确保公文及时办理。催办过程中，应注意跟踪公文的办理进度，及时发现问题并督促解决。对于未按时办理的公文，应查明原因，并采取相应措施。

（八）公文反馈

公文反馈是了解公文办理情况的重要途径，收文人办理公文后，应及时将办理情况反馈给发文机关。反馈内容包括：是否办理，办理结果，存在问题等。发文机关收到反馈后，应认真审查，并对存在问题进行解决。

（九）公文归档

公文归档是公文管理的重要环节，归档部门需对办理完毕的公文进行归档。归档过程中，应注意公文的完整性和安全性，确保公文能够长期保存。归档完成后，应进行登记，并建立档案目录。

（十）公文销毁

公文销毁是公文管理的重要环节，对于无保存价值的公文，应进行销毁。销毁过程中，应注意保护公文安全，防止泄密。销毁完成后，应进行登记，并报告相关部门。

三、集团公司公文管理责任与权限

（一）总则

集团公司公文管理责任与权限的明确，是确保公文工作高效有序运行的基础。本章节旨在界定集团公司内部各部门、各单位在公文管理中的职责与权限，明确责任主体，落实责任追究制度，以促进公文管理工作的规范化和制度化。

（二）集团公司办公厅（室）的责任与权限

集团公司办公厅（室）作为集团公司公文管理的职能部门，承担着重要的责任与权限。其主要职责包括：起草、审核、签发、印制、分发、传阅、催办、反馈、归档、销毁等公文管理全流程的工作；制定和完善集团公司公文管理制度；对各部门、各单位的公文管理工作进行指导和监督；负责集团公司公文管理系统的建设、维护和更新；组织集团公司公文管理人员的培训等。办公厅（室）的权限主要体现在：对各部门、各单位的公文工作进行指导和监督，对违反公文管理制度的行为进行纠正；对重要公文进行审核和签发；对公文管理系统的使用进行管理和控制等。

（三）集团公司各部门、各单位的责任与权限

集团公司各部门、各单位是公文管理的重要主体，承担着具体的公文管理责任。其主要职责包括：按照集团公司公文管理制度的要求，做好本部门、本单位的公文管理工作；负责本部门、本单位公文的起草、审核、签发、印制、分发、传阅、催办、反馈、归档、销毁等工作；配合集团公司办公厅（室）做好公文管理工作；对本部门、本单位员工进行公文管理制度的培训等。各部门、各单位的权限主要体现在：对本部门、本单位公文的管理和使用拥有自主权；对集团公司办公厅（室）的公文管理工作提出意见和建议等。

（四）集团公司员工的职责与义务

集团公司员工是公文管理的重要参与者，承担着具体的职责与义务。其主要职责包括：按照集团公司公文管理制度的要求，做好本职工作范围内的公文管理工作；认真阅读、理解、执行集团公司下发的公文；及时反馈公文办理情况；配合集团公司办公厅（室）做好公文管理工作等。员工的义务主要体现在：遵守集团公司公文管理制度，认真履行职责，确保公文工作的顺利开展；对违反公文管理制度的行为进行监督和举报等。

（五）责任追究制度

集团公司建立了完善的责任追究制度，对违反公文管理制度的行为进行追究。责任追究的方式包括：批评教育、警告、记过、降级、撤职等。责任追究的程序包括：调查核实、提出处理意见、审批、执行等。责任追究的原则包括：实事求是、公平公正、教育与惩戒相结合等。通过责任追究制度，确保集团公司公文管理制度的严肃性和权威性，促进公文管理工作的规范化和制度化。

四、集团公司公文管理保障措施

（一）组织保障

集团公司应设立专门的公文管理机构或配备专职的公文管理人员，负责公文管理的日常事务。该机构或人员应直接隶属于集团公司办公厅（室）或其指定的部门，以确保其工作的独立性和权威性。同时，集团公司各部门、各单位也应配备相应的兼职或专职公文管理人员，负责本部门、本单位的公文管理工作。通过建立健全的组织架构，明确各级人员的职责与权限，形成上下联动、协同配合的公文管理网络，为公文管理工作的顺利开展提供坚实的组织保障。

公文管理机构或人员的主要职责包括：制定和完善集团公司公文管理制度；对各部门、各单位的公文管理工作进行指导和监督；负责集团公司公文管理系统的建设、维护和更新；组织集团公司公文管理人员的培训；定期对集团公司公文管理工作进行检查和评估等。通过这些职责的履行，确保集团公司公文管理工作规范化、制度化、信息化。

（二）制度保障

集团公司应建立健全的公文管理制度体系，为公文管理工作提供制度保障。该制度体系应包括集团公司公文管理制度、各部门、各单位的公文管理实施细则、公文管理人员的岗位职责说明等。这些制度应涵盖公文管理的各个方面，从公文的起草、审核、签发、印制、分发、传阅、催办、反馈、归档、销毁等各个环节，都应有明确的规定。通过建立健全的制度体系，规范集团公司公文管理工作，确保公文管理工作的有序进行。

集团公司应定期对公文管理制度进行修订和完善，以适应集团公司发展的需要。修订和完善的过程应广泛征求各部门、各单位的意见，确保制度的科学性和可操作性。同时，集团公司还应加强对公文管理制度的宣传教育，提高各部门、各单位的公文管理意识和能力。通过这些措施，确保集团公司公文管理制度的有效执行。

（三）技术保障

集团公司应积极推进公文管理信息化建设，为公文管理工作提供技术保障。信息化建设的目标是建立一套安全、高效、便捷的公文管理系统，实现公文的电子化起草、审核、签发、印制、分发、传阅、催办、反馈、归档、销毁等功能。通过信息化建设，可以提高公文管理的效率，降低公文管理的成本，促进公文管理的规范化。

公文管理系统应具备以下功能：公文的电子化起草、审核、签发；公文的电子化存储、检索、查询；公文的电子化传阅、催办、反馈；公文的电子化归档、销毁等。通过这些功能，可以实现公文的全程电子化管理，提高公文管理的效率和质量。

集团公司应加强对公文管理信息系统的建设、维护和更新，确保系统的安全性和稳定性。同时，集团公司还应加强对公文管理人员的计算机应用培训，提高其信息化管理能力。通过这些措施，确保集团公司公文管理信息系统的有效运行。

（四）人员保障

集团公司应加强对公文管理人员的选拔和培养，为公文管理工作提供人员保障。公文管理人员应具备较高的政治素质、业务素质和职业道德素质。政治素质要求公文管理人员拥护党的领导，坚持党的路线、方针、政策，具有良好的政治觉悟和政治敏锐性。业务素质要求公文管理人员熟悉公文管理业务，掌握公文管理的法律法规和规章制度，具备较强的公文写作能力和公文处理能力。职业道德素质要求公文管理人员具有良好的服务意识、责任意识和保密意识，能够认真履行职责，做好本职工作。

集团公司应定期对公文管理人员进行培训，提高其业务素质和职业道德素质。培训内容应包括：公文管理法律法规和规章制度；公文写作；公文处理；公文管理信息化等。通过这些培训，可以提高公文管理人员的业务素质和职业道德素质，使其能够更好地履行职责，做好本职工作。

集团公司还应建立健全的激励机制，鼓励公文管理人员不断提高自身素质，做好本职工作。激励机制可以包括：晋升机制；奖励机制；惩罚机制等。通过这些激励机制，可以激发公文管理人员的工作积极性和创造性，促进集团公司公文管理工作的顺利开展。

（五）经费保障

集团公司应保障公文管理工作的经费投入，为公文管理工作提供经费保障。经费投入应包括：公文管理信息化建设经费；公文管理设备购置经费；公文管理人员培训经费；公文管理奖励经费等。通过这些经费投入，可以保障集团公司公文管理工作的顺利开展。

集团公司应建立合理的经费管理制度，确保经费使用的规范性和有效性。经费管理制度应包括：经费预算制度；经费审批制度；经费使用制度；经费审计制度等。通过这些经费管理制度，可以确保经费使用的规范性和有效性，防止经费浪费和流失。

集团公司还应加强对经费使用的监督和管理，确保经费使用的效益最大化。监督和管理的方式可以包括：定期对经费使用情况进行检查；建立经费使用信息公开制度；接受审计部门的审计等。通过这些监督和管理方式，可以确保经费使用的效益最大化，为集团公司公文管理工作提供有力的经费保障。

五、集团公司公文管理监督与考核

（一）监督机制

集团公司应建立健全公文管理监督机制，确保公文管理制度的有效执行。监督机制应包括内部监督和外部监督两个方面。内部监督主要指集团公司办公厅（室）对各部门、各单位的公文管理工作进行监督，外部监督主要指集团公司上级主管部门对集团公司公文管理工作的监督。

集团公司办公厅（室）应定期对各部门、各单位的公文管理工作进行监督检查，检查内容包括：公文管理制度的建设和执行情况；公文管理人员的职责履行情况；公文处理的规范性、及时性、安全性等。通过监督检查，及时发现并纠正各部门、各单位在公文管理中存在的问题，确保公文管理制度的有效执行。

集团公司上级主管部门应定期对集团公司的公文管理工作进行监督检查，检查内容包括：集团公司公文管理制度的建设和执行情况；集团公司公文管理人员的职责履行情况；集团公司公文处理的规范性、及时性、安全性等。通过监督检查，及时发现并纠正集团公司在公文管理中存在的问题，促进集团公司公文管理工作的规范化和制度化。

集团公司应建立举报制度，鼓励员工对违反公文管理制度的行为进行举报。举报制度应包括举报渠道、举报方式、举报处理等。通过举报制度，可以及时发现并纠正违反公文管理制度的行为，维护公文管理制度的严肃性和权威性。

（二）考核机制

集团公司应建立健全公文管理考核机制，将公文管理工作纳入集团公司绩效考核体系，定期对各部门、各单位的公文管理工作进行考核。考核机制应包括考核指标、考核方法、考核结果运用等。

考核指标应包括：公文管理制度的建设和执行情况；公文管理人员的职责履行情况；公文处理的规范性、及时性、安全性等。考核指标应量化、可操作，能够客观反映各部门、各单位的公文管理工作水平。

考核方法应包括：定期检查；随机抽查；员工评议等。通过多种考核方法，可以全面、客观地评价各部门、各单位的公文管理工作。

考核结果应与各部门、各单位的绩效考核挂钩，作为评优评先、干部选拔任用的重要依据。对于考核优秀的部门、单位和个人，应给予表彰和奖励；对于考核不合格的部门、单位和个人，应进行批评教育和处理。通过考核结果运用，可以激励各部门、各单位加强公文管理工作，提高公文管理水平。

（三）持续改进

集团公司应建立公文管理持续改进机制，不断优化公文管理制度，提高公文管理水平。持续改进机制应包括定期评估、反馈改进、持续优化等。

集团公司应定期对公文管理制度进行评估，评估内容包括：制度的适用性；制度的可操作性；制度的有效性等。通过评估，及时发现制度中存在的问题，并进行修订和完善。

集团公司应建立反馈机制，收集各部门、各单位的意见和建议，对公文管理工作进行持续改进。反馈机制可以包括：定期召开座谈会；设立意见箱；开通电子邮箱等。通过反馈机制，可以及时了解各部门、各单位的意见和建议，并进行改进。

集团公司应建立持续优化机制，不断优化公文管理制度，提高公文管理水平。持续优化机制应包括定期修订；定期评估；持续改进等。通过持续优化机制，可以确保集团公司公文管理制度始终适应集团公司发展的需要，并不断提高公文管理水平。

六、集团公司公文管理应急处理

（一）总则

集团公司应建立公文管理应急处理机制，以应对突发事件，确保在紧急情况下公文工作的正常开展。应急处理机制旨在明确应急情况下的职责分工、处理流程和保障措施，确保公文信息能够及时、准确、安全地传递和处置。该机制应具备前瞻性、实用性和可操作性，能够有效应对各种突发情况，保障集团公司运营的连续性和稳定性。

（二）应急情况分类

集团公司应根据实际情况，对可能发生的应急情况进行分析和分类，常见的应急情况包括：

1.自然灾害：如地震、洪水、台风等，可能导致办公场所损坏、人员伤亡，影响公文工作的正常开展。

2.公共卫生事件：如传染病疫情等，可能导致人员隔离、办公场所封闭，影响公文工作的正常开展。

3.安全事故：如火灾、爆炸等，可能导致办公场所损坏、人员伤亡，影响公文工作的正常开展。

4.计算机网络故障：如系统瘫痪、网络中断等，可能导致公文管理系统无法使用，影响公文工作的正常开展。

5.其他突发情况：如群体性事件、重要人员突发疾病等，可能对集团公司运营造成影响，需