广东高校存货管理制度

广东高校存货管理制度一、总则

第一条为规范广东高校存货管理，保障高校教学、科研及行政活动的正常开展，提高资产使用效率，降低管理成本，根据国家相关法律法规及高校内部管理要求，制定本制度。

第二条本制度适用于广东高校所有部门及单位，包括但不限于教务处、科研院、后勤保障部、图书馆、财务处等。所有存货的采购、入库、领用、盘点、处置等环节均须遵循本制度规定。

第三条存货管理应遵循“统一领导、归口管理、分级负责、规范操作”的原则，确保存货管理的科学化、制度化、信息化。高校应设立专门的资产管理机构或指定部门负责存货的日常管理工作，并配备专职或兼职管理人员。

第四条高校各部门在存货管理中应履行以下职责：

（一）按照实际需求制定存货采购计划，并经资产管理机构审核后执行；

（二）严格执行存货入库、领用、盘点等流程，确保账实相符；

（三）定期向资产管理机构汇报存货使用情况，及时处置闲置或报废存货；

（四）配合资产管理机构开展存货清查、审计等工作。

第五条存货管理应与高校财务管理制度、政府采购制度等相衔接，确保存货全生命周期管理的规范性。高校应建立存货管理信息系统，实现存货数据的实时监控与共享，提高管理效率。

第六条本制度由高校资产管理机构负责解释，并根据实际情况进行修订。高校各部门应严格遵守本制度，如有违反，将按照高校内部管理规定追究相关责任人的责任。

二、存货分类与价值标准

第一条为便于存货管理，高校应根据存货的性质、用途及管理要求，将其划分为不同的类别。存货分类应兼顾管理需要与会计核算要求，确保分类的科学性与合理性。

第二条高校存货主要分为以下三类：

（一）教学科研用品。包括图书馆采购的图书资料、实验室使用的仪器设备、教学用的教具模型、科研活动所需的材料消耗品等。此类存货直接服务于高校的教学与科研活动，具有专业性强、使用周期较长的特点。

（二）行政办公物资。包括各部门日常使用的办公用品、办公设备、消耗性物料等。此类存货主要用于保障高校行政工作的正常运转，如纸张、笔、电脑耗材、打印机墨盒等，通常价值相对较低，使用周期较短。

（三）后勤保障物资。包括食堂采购的食材、宿舍使用的床上用品、维修维护所需的工具材料、绿化养护的药剂肥料等。此类存货服务于师生生活及校园环境维护，具有品种多、需求量大的特点，部分物资如食材还具有较强的时效性。

第三条高校应根据存货的性质及管理要求，制定相应的价值标准，以区分低值易耗品与固定资产。一般而言，单价低于规定标准且使用期限不超过一年的存货，划归为低值易耗品；反之，则按固定资产管理。具体价值标准由高校根据上级主管部门及自身实际情况确定，并定期评估调整。例如，某高校可规定单件价值低于500元的存货为低值易耗品，而图书资料等虽单价不高但数量庞大、需长期保存的，可单独列账管理。

第四条高校各部门在采购存货时，应首先确认其分类归属，并根据分类标准选择合适的采购方式。教学科研用品及部分高价值行政物资，通常需通过政府采购渠道采购；而低值易耗品及后勤保障物资，可根据实际情况选择集中采购或分散采购。采购部门应与资产管理机构协同，确保采购计划与库存情况相匹配，避免重复采购或物资闲置。

第五条高校应建立存货编码体系，为每一类存货赋予唯一的编码。存货编码应包含分类信息、规格型号、计量单位等关键要素，便于信息化管理。例如，编码“TG-01-0001”可表示“教学科研类-电子天平-台式-1”。编码体系的设计需兼顾易用性与扩展性，以适应未来存货管理需求的变化。

第六条高校各部门应定期对存货进行盘点，核对存货数量、规格、存放地点等信息，确保账实相符。盘点结果需及时汇总至资产管理机构，并作为存货调拨、报损、报废等处理的依据。对于盘盈、盘亏的存货，应查明原因，并按相关规定进行账务处理。例如，因管理不善导致的盘亏，相关责任人需承担相应损失；而因自然灾害等不可抗力因素造成的盘亏，则可按规定程序进行核销。

第七条高校应建立存货信息档案，记录存货的采购、入库、领用、盘点、处置等全生命周期信息。档案管理应确保信息的完整性、准确性，并便于查阅与追溯。信息化管理手段的应用可提高档案管理效率，减少人工操作误差。例如，通过条形码或二维码技术，可实现对存货的快速识别与数据采集，进一步优化管理流程。

三、存货采购与验收管理

第一条高校各部门所需存货，原则上应通过学校指定的采购部门统一组织采购，以规范采购行为，降低采购成本，提高采购效率。特殊情况需自行采购的，应事先报资产管理机构备案，并遵循同等采购标准和程序。

第二条采购部门应根据各部门提交的年度存货需求计划，结合库存情况，制定详细的采购计划。采购计划应明确存货名称、规格型号、数量、预算金额、拟采购时间等信息，并提交学校相关决策机构审批。审批通过的采购计划方可执行。

第三条高校应建立健全采购制度，根据存货类别和金额，选择合适的采购方式。例如，金额较大、技术要求较高的教学科研设备，可采取公开招标或邀请招标方式采购；而办公用品等低值易耗品，可考虑采用集中采购或协议供货方式。采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保采购质量与性价比。

第四条供应商的选择应基于公平竞争、择优选择的原则。采购部门应建立合格供应商名录，通过公开征集、资质审查、业绩评估等方式，筛选出信誉良好、质量可靠、价格合理的供应商。供应商名录应定期更新，以引入竞争，优化供应链。

第五条存货到货后，使用部门或指定验收人员应立即进行验收。验收内容主要包括存货的数量、规格型号、外观质量、随附文件等是否与采购订单一致。验收过程中发现问题的，应及时与供应商沟通解决，并形成书面记录。验收合格的存货，方可办理入库手续；验收不合格的，应拒绝接收，并要求供应商退货或更换。

第六条验收合格的存货，需填写入库单，并经相关部门签字确认。入库单应包含存货名称、规格型号、数量、单价、总金额、供应商信息、验收人员等信息。入库单需一式多联，分别由采购部门、使用部门、财务部门留存。财务部门凭入库单进行付款结算。

第七条采购部门应建立采购台账，记录每笔采购的详细信息，包括采购时间、存货名称、规格型号、数量、单价、金额、供应商、验收情况等。采购台账需定期整理归档，并作为财务审计和资产管理的重要依据。信息化系统的应用可简化台账管理，提高数据准确性。

第八条高校应加强对采购人员的培训和管理，提高其业务能力和职业道德水平。采购人员应熟悉采购政策法规，掌握采购流程，并严格遵守廉洁自律规定，防止利益输送和暗箱操作。学校应建立采购监督机制，定期对采购活动进行审计，确保采购过程的合规性。

四、存货保管与领用管理

第一条高校各部门领用的存货，应遵循“按需领用、节约使用”的原则。使用部门应根据实际工作需要，制定合理的领用计划，避免浪费。领用计划应明确所需存货的名称、规格、数量等信息，并提前报备资产管理机构或指定部门审批。

第二条领用存货时，使用部门需填写领用单，详细列明领用存货的名称、规格、数量、领用人、领用日期等信息。领用单需经部门负责人签字确认，并交由保管部门审核。保管部门审核无误后，方可发放存货。领用单应一式两联，一联由保管部门留存，另一联由领用人持存备查。

第三条保管部门应指定专人负责存货的日常保管工作，并建立健全存货保管责任制。保管人员应熟悉所保管存货的特性和存放要求，确保存货存放环境安全、整洁、有序。对于易燃、易爆、易腐蚀等特殊存货，应采取相应的安全防护措施，并设置明显标识。

第四条存货的存放应遵循“先进先出”的原则，优先使用先入库的存货，避免存货长期积压变质。保管部门应定期检查存货的存放情况，及时发现并处理积压、损坏、过期的存货。对于需要定期盘点或效期管理的存货，应建立专门的台账，并设置提醒机制。

第五条使用部门领用的存货，应妥善保管，并定期清点。使用部门负责人应督促本部门人员合理使用存货，防止丢失、损坏或被盗。对于因管理不善造成的存货损失，相关责任人应承担相应责任。

第六条存货的领用应坚持审批制度。未经审批，任何人不得擅自领用存货。审批权限应根据存货的价值和使用范围确定，一般而言，价值较高的存货或用于重要项目的存货，需经过更高级别的审批。

第七条存货的调拨应在高校内部进行。各部门因工作需要需要调拨存货的，应填写调拨单，详细列明调拨存货的名称、规格、数量、调出部门、调入部门、调拨日期等信息。调拨单需经相关部门负责人签字确认，并报资产管理机构备案。资产管理机构审核无误后，方可办理调拨手续。

第八条高校应建立存货报废制度，对于无法继续使用或不再需要的存货，应及时报废处理。报废程序应包括申请、审批、评估、处置等环节。报废申请需由使用部门提出，并填写报废申请单，详细列明报废存货的名称、规格、数量、原值、使用年限、报废原因等信息。报废申请单需经部门负责人签字确认，并报资产管理机构审批。资产管理机构应组织相关人员对报废存货进行评估，确定其残值或处置方式。报废存货的处置应遵循环保、安全的原则，可通过变卖、捐赠、回收等方式进行。处置收入应上缴学校财务部门，并按规定进行分配。

第九条存货的盘点是确保账实相符的重要手段。高校应建立定期盘点制度，每年至少进行一次全面盘点。盘点前，资产管理机构应制定盘点计划，明确盘点范围、时间安排、人员分工等工作。盘点过程中，应认真核对存货的数量、规格、存放地点等信息，并及时处理盘点差异。盘点结束后，应形成盘点报告，并报学校相关决策机构审阅。

第十条高校应加强对存货保管和领用人员的培训，提高其责任意识和业务能力。培训内容应包括存货管理制度、保管要求、领用流程、盘点方法等。通过培训，使相关人员熟悉存货管理的基本知识和技能，确保存货管理工作的规范性和有效性。

五、存货信息化管理与监督

第一条为提高存货管理效率，高校应积极应用信息化技术，建立统一的存货管理信息系统。该系统应覆盖存货的采购、入库、领用、盘点、处置等全生命周期管理环节，实现数据共享与业务协同。系统应具备用户权限管理、数据统计分析、报表生成等功能，为存货管理提供智能化支持。

第二条高校各部门应指定专人负责本部门存货信息系统的使用与维护，确保系统数据的准确性与及时性。使用部门需按照系统流程操作，及时录入存货采购、领用、盘点等信息，并定期与保管部门核对数据。系统管理员应定期对系统进行维护，确保系统稳定运行。

第三条存货管理信息系统应与高校财务管理系统、采购管理系统等相衔接，实现数据的互联互通。例如，采购系统生成的采购订单信息可自动导入存货管理系统，财务系统可依据存货管理系统生成的入库单进行付款结算。系统衔接应确保数据的一致性，避免信息孤岛。

第四条高校应建立存货统计分析制度，定期对存货数据进行分析，为管理决策提供依据。统计分析内容应包括存货采购成本、库存周转率、领用率、报废率等指标。通过数据分析，可发现存货管理中存在的问题，并采取改进措施。例如，分析发现某类存货长期积压，则需调整采购计划或加强领用管理。

第五条高校应加强对存货管理工作的监督，确保存货管理制度的有效执行。监督工作应包括日常检查、专项审计、定期评估等。日常检查由资产管理机构负责，主要核实存货管理流程的规范性；专项审计由学校内部审计部门负责，对存货管理的重点环节进行深入审计；定期评估由学校相关决策机构负责，对存货管理工作的整体效果进行评价。

第六条高校应建立健全存货管理责任追究制度，对于违反存货管理制度的行为，应严肃处理。责任追究应基于事实依据，并遵循公平、公正的原则。例如，对于因管理不善造成存货重大损失的责任人，应给予相应的经济处罚或行政处分；对于涉嫌舞弊的行为，应移交司法机关处理。通过责任追究，强化相关人员的责任意识，规范存货管理行为。

第七条高校应定期组织存货管理培训，提高相关人员的业务能力和责任意识。培训内容应包括存货管理制度、信息系统操作、数据分析方法、监督审计要求等。培训方式可采用集中授课、案例分析、现场观摩等多种形式，提高培训效果。通过培训，使相关人员熟悉存货管理的最新要求，提升存货管理水平。

第八条高校应积极引入外部监督机制，定期聘请第三方机构对存货管理工作进行评估。第三方机构应具备相应的资质和经验，能够客观、公正地评价高校存货管理的现状，并提出改进建议。外部监督可弥补内部监督的不足，促进存货管理工作的持续改进。

第九条高校应建立健全存货管理应急预案，应对突发事件对存货管理的影响。例如，自然灾害、系统故障、人员变动等事件，都可能影响存货管理的正常进行。应急预案应明确应对措施、责任分工、处置流程等内容，并定期进行演练，确保预案的有效性。通过应急预案，提高高校应对突发事件的能力，保障存货管理工作的连续性。

第十条高校应加强存货管理工作的宣传，提高师生的存货保护意识。通过校园网、宣传栏、专题讲座等多种渠道，宣传存货管理制度和注意事项，引导师生合理使用存货，共同维护高校资产安全。良好的校园资产管理氛围，有助于提升存货管理工作的整体水平。

六、附则

第一条本制度适用于广东省内所有高校，包括公立大学、民办高校及成人高校等。各高校在执行本制度时，应结合自身实际情况，制定具体的实施细则，并报上级主管部门备案。细则的制定不得与本制度相抵触，并应确保制度的可操作性。

第二条本制度由广东省高校后勤管理协会或指定机构负责解释。各高校可根据自身情况，指定相关部门负责制度的解释与落实。解释应