机关单位财务报销操作手册

机关单位财务报销操作手册前言为进一步规范我单位财务报销行为，加强财务管理，提高资金使用效益，确保各项经济业务合法、合规、有序进行，依据国家相关财经法律法规及我单位内部财务管理制度，特制定本手册。本手册旨在为全体工作人员提供清晰、便捷的财务报销指引，明确报销流程、要求及注意事项，望大家认真学习并严格遵照执行。一、报销基本要求与原则（一）真实性原则报销的经济业务必须真实发生，严禁虚构、伪造经济事项套取资金。报销人对所提供报销凭证的真实性、合法性负直接责任。（二）合规性原则报销业务必须符合国家财经纪律、财务制度以及本单位相关管理规定。各项支出应严格控制在预算范围内，严禁无预算、超预算支出。（三）及时性原则各项经济业务发生后，报销人应尽快整理相关凭证，及时办理报销手续，一般不应跨年度报销（特殊情况除外，需提供书面说明并经批准）。（四）完整性原则报销凭证及附件应齐全、完整，内容填写清晰、规范，不得涂改、挖补。二、报销范围与凭证规范（一）报销范围本单位财务报销范围主要包括：1.差旅费：工作人员因公出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等。2.会议费：因召开或参加会议所发生的会议场地租金、住宿费、伙食费、资料费、交通费等。3.培训费：因参加培训或组织培训所发生的培训费、住宿费、伙食费、交通费等。4.办公费：日常办公用品购置、印刷、邮寄、通讯等费用。5.水电费：单位办公场所发生的水费、电费。6.租赁费：租赁办公用房、设备等发生的费用。7.交通费：公务用车运行维护费（如燃油、维修、保险等，按公务用车管理制度执行）、市内公务交通费（符合规定的）。8.招待费：因公务需要发生的必要招待支出，须严格控制标准和范围，遵循“先审批、后接待”原则。9.维修费：办公设备、房屋建筑物等维修发生的费用。10.专用材料费：开展专项工作所需的专用材料购置费用。11.劳务费：支付给单位外部个人的劳务报酬，需按规定代扣代缴个人所得税。12.其他符合规定的零星支出。（二）原始凭证规范原始凭证是报销的唯一合法依据，必须符合以下要求：1.发票：*必须是由税务部门监制的正规发票或财政部门监制的行政事业性收费票据。*发票抬头必须为本单位全称，不得使用简称或个人姓名（特殊情况如出差住宿发票等按规定执行）。*发票内容应填写齐全、真实，包括：开票日期、商品或服务名称、规格型号（如有）、单位、数量、单价、金额（大小写必须一致）、开票单位发票专用章（清晰可辨）。2.非发票类凭证：如车票、船票、机票行程单等，应具有明确的付款人、日期、金额等信息。3.附件材料：根据不同支出类型，需提供相应的附件材料，例如：*差旅费：需附经批准的《出差审批单》、会议通知或培训通知（如有）、交通票据、住宿发票等。*会议费/培训费：需附经批准的会议/培训方案、会议/培训通知、参会人员签到表、费用预算及结算明细等。*采购类支出：大额采购需附采购审批手续、采购合同、验收单等。*招待费：需附经批准的《公务接待审批单》，注明接待对象、事由、人数、标准等。*劳务费：需附劳务合同（协议）、收款人身份证明复印件、劳务成果确认证明等。4.凭证粘贴：原始凭证应分类、整齐地粘贴在《原始凭证粘贴单》上，粘贴时应从右至左、从上至下，票据边缘不得超出粘贴单范围，避免覆盖票据金额等关键信息。三、报销审批流程（一）单据填写报销人应根据经济业务性质，如实、规范填写《费用报销单》或《差旅费报销单》等（以下统称“报销单”）。填写内容包括：*报销日期、报销部门、报销人姓名及联系方式。*费用所属项目或事由（应简明扼要）。*报销金额（大小写必须一致）。*附原始凭证张数。*按报销单格式要求填写各明细项目。（二）部门审核报销人将填写完整的报销单及所附原始凭证，先交由本部门负责人进行审核。部门负责人应对经济业务的真实性、必要性以及报销金额的合理性进行审核，并在报销单相应位置签字确认。（三）财务初审经部门审核后的报销单据，由报销人提交至财务部门进行初审。财务初审主要内容包括：*原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性。*报销单填写的规范性、准确性。*费用标准是否符合规定，金额计算是否正确。*附件材料是否齐全、有效。*是否符合预算管理要求。财务初审通过后，由财务初审人员签字。对不符合要求的单据，财务部门应一次性告知报销人需补充或更正的内容。（四）领导审批根据单位《经费审批权限管理办法》，报销单据需按规定权限报请相关领导审批。审批人应对报销业务的合规性及审批权限负责。（五）财务复核与支付1.复核：经审批后的报销单据，由财务部门进行最终复核，确认无误后，由复核人员签字。2.支付：复核通过后，财务部门根据资金管理规定，通过银行转账、公务卡结算等非现金方式支付报销款项。原则上，大额支出应通过银行转账，严格控制现金支付范围。四、报销注意事项（一）预算控制各项支出必须严格控制在年度预算及相关项目预算额度内，严禁超预算、无预算支出。确需调整预算的，应按规定程序办理预算调整手续。（二）公务卡使用凡纳入公务卡强制结算目录的支出项目，应按规定使用公务卡结算，原则上不得使用现金结算。（三）票据时效性当年发生的费用应在当年内报销完毕。因特殊原因未能及时报销的，需在次年第一季度内完成，逾期财务部门将不予受理（特殊情况经单位领导批准除外）。（四）责任追究对于在报销过程中出现的弄虚作假、虚报冒领、票据不合规等行为，一经查实，财务部门有权拒绝报销，并将视情节轻重，按照有关规定追究相关人员责任。（五）咨询与沟通报销人在报销过程中遇到疑问，可随时向财务部门咨询。财务部门应提供必要的指导和帮助。五、常见问题解答（FAQ）（此处可根据单位实际情况，列举一些日常报销中经常遇到的问题及解答，例如：电子发票如何处理？丢失发票如何补救？出差补贴标准是什么？等。）1.问：电子发票如何报销？答：电子发票报销时，需提供打印清晰、完整的电子发票版式文件（PDF或图片格式），并确保未重复报销。报销人应自行留存电子发票源文件备查。2.问：原始发票不慎丢失怎么办？答：原始发票丢失，原则上不予报销。特殊情况需由报销人书面说明情况，并提供原开票单位加盖公章的发票存根联复印件或相关证明，经部门负责人、分管领导审批后，财务部门视情况处理。3.问：出差期间的伙食补助费和市内交通费如何领取？答：出差人员的伙食补助费和市内交通费一般按规定标准包干使用，