市场部门信息系统管理流程与规范

市场部门信息系统管理流程与规范一、总则（一）目的与意义为规范市场部门信息系统的规划、建设、运维及应用，确保系统安全、稳定、高效运行，提升部门工作效率与数据驱动决策能力，保障部门信息资产的完整性、保密性与可用性，特制定本流程与规范。本规范旨在为市场部门信息系统管理提供清晰指引，明确各相关角色的职责与行为边界，促进部门信息化建设与业务发展深度融合。（二）适用范围本规范适用于市场部门所有在用及待建的信息系统，包括但不限于客户关系管理系统（CRM）、营销自动化平台（MAP）、内容管理系统（CMS）、数据分析与商业智能工具（BI）、社交媒体管理平台、邮件营销系统等。市场部门所有员工（含正式、非正式及临时参与市场工作的人员）在使用和管理上述信息系统时，均须遵守本规范。（三）基本原则1.业务驱动原则：信息系统的建设与管理应紧密围绕市场部门核心业务需求，服务于业务目标的达成。2.安全优先原则：将信息安全置于首位，严格落实各项安全管理措施，防范信息泄露、丢失或损坏风险。3.规范有序原则：建立并严格执行标准化的管理流程，确保系统从引入、使用到淘汰的全生命周期管理有序可控。4.高效便捷原则：在确保安全与规范的前提下，力求系统操作简便，提升工作效率，降低管理成本。5.权责对等原则：明确各岗位在信息系统管理中的权利与责任，确保“谁使用、谁负责，谁管理、谁担责”。二、组织与职责（一）部门负责人市场部门负责人是本部门信息系统管理的第一责任人，对部门信息系统的整体规划、资源投入、安全策略及合规性负总责。其主要职责包括：*审批部门信息系统的年度规划、重大投入及关键变更；*审批重要信息系统的引入、停用及权限分配方案；*确保本规范在部门内的有效推行与严格遵守；*协调解决信息系统管理中出现的重大问题。（二）系统管理员/信息专员（或指定岗位）市场部门应指定一名或多名系统管理员/信息专员（可由相关岗位人员兼任），负责日常信息系统的具体管理与技术支持工作。其主要职责包括：*协助制定和完善部门信息系统相关的管理细则；*负责部门各类信息系统的账号开通、权限配置、密码重置及账号注销等日常运维工作；*监控系统运行状态，及时发现并初步处理系统故障，重大问题及时上报；*组织或协调进行系统使用培训，编写或整理系统操作手册等资料；*负责部门信息数据的备份策略执行与管理，确保数据安全；*收集用户反馈，向上级或系统供应商提出系统优化建议。（三）系统用户市场部门所有员工作为系统用户，在使用信息系统时应履行以下职责：*严格遵守本规范及相关信息系统的具体使用要求；*妥善保管个人账号信息，对个人账号下的操作行为负责；*规范录入和维护系统数据，确保数据的真实性、准确性和完整性；*积极参加系统培训，熟练掌握所使用系统的操作技能；*发现系统异常、安全漏洞或可疑行为时，立即向系统管理员/信息专员或部门负责人报告。三、管理流程（一）系统引入与选型管理1.需求提出：由业务需求部门或个人根据工作需要，填写《信息系统引入/升级需求表》，详细说明需求背景、功能要求、预期效益、预算估算及推荐方案（如有）。2.可行性评估：部门负责人组织相关人员（包括系统管理员、核心用户代表等）对需求进行技术可行性、经济合理性、安全合规性及与现有系统兼容性评估。3.选型与审批：对于需要采购或引入的商业系统，应进行充分的市场调研和比较，必要时组织演示和试用。选型结果及评估报告报部门负责人审批，重大投入需按公司规定报请更高层级审批。4.采购与部署：审批通过后，按照公司采购流程执行采购。系统部署与初始化配置由系统管理员配合供应商或IT部门完成，并进行功能验证。5.验收与上线：系统部署完成后，由需求提出人、系统管理员及相关用户共同进行验收测试，确认满足需求后，方可正式上线使用。（二）账号与权限管理1.账号申请：用户需使用信息系统时，应填写《信息系统账号申请表》，注明所需系统名称、申请理由、所需权限级别等，经直属上级审批后，提交系统管理员/信息专员办理。2.账号开通与分配：系统管理员/信息专员根据审批通过的申请表，在规定时限内为用户开通账号，并依据“最小权限”原则分配初始权限。初始密码应通过安全方式告知用户，用户首次登录后须立即修改。3.权限变更：因工作变动或业务需要调整权限时，用户应填写《信息系统权限变更申请表》，经直属上级审批后，由系统管理员/信息专员办理权限调整手续。4.账号停用与注销：员工离职、调岗或不再需要使用特定系统时，本人或其直属上级应及时通知系统管理员/信息专员，办理账号停用或注销手续。系统管理员/信息专员接到通知后，应在一个工作日内完成处理。5.账号定期审查：系统管理员/信息专员应每季度对各系统用户账号及权限进行一次审查，清理无效账号，调整不合理权限，并将审查结果报部门负责人备案。（三）日常操作与数据管理1.数据录入与维护：用户在录入数据时，应严格遵守数据录入规范，确保信息真实、准确、完整、及时。对系统内分管的数据负有维护责任，发现错误应及时更正。3.数据备份与恢复：系统管理员/信息专员应根据系统重要性和数据更新频率，制定并执行数据备份计划，定期检查备份数据的有效性。发生数据丢失或损坏时，应协助进行数据恢复。4.操作日志管理：鼓励使用具备操作日志功能的系统。系统管理员/信息专员应关注重要操作日志，以便追溯异常行为和排查问题。（四）信息安全管理1.密码安全：用户账号密码应符合复杂度要求（如包含大小写字母、数字和特殊符号），长度不低于规定标准，并定期更换（建议每季度至少一次）。严禁使用简单密码或与账号名相同的密码，严禁将个人账号密码转借他人或告知无关人员。2.设备安全：用户应确保个人办公设备（电脑、手机等）的安全，安装必要的防病毒软件并及时更新病毒库。离开工作岗位时，应锁定计算机或退出系统。3.网络安全：严禁使用未经授权的外部网络接入公司内部信息系统。在外部网络环境下访问公司信息系统，必须通过公司指定的安全接入方式。4.软件使用：严禁在办公设备上安装未经授权的软件或盗版软件。确因工作需要安装特定软件，须按公司规定报批。5.信息传递：通过信息系统传递敏感信息时，应使用系统内置的加密或安全传输功能。严禁通过非公司认可的公共通讯工具（如个人邮箱、非官方即时通讯软件）传输公司敏感数据。6.安全事件报告：任何用户发现信息系统安全事件（如账号被盗、数据泄露、病毒感染等），应立即停止相关操作，保护现场，并第一时间向系统管理员/信息专员和部门负责人报告。（五）系统维护与问题支持1.日常巡检：系统管理员/信息专员应定期对所负责的信息系统进行运行状态检查，包括服务器状态、数据库状态、关键功能模块等。2.故障处理：建立系统故障报告与处理机制。用户遇到系统问题时，可向系统管理员/信息专员提交《信息系统故障/问题报告单》。系统管理员/信息专员接到报告后，应及时响应并进行处理，无法独立解决的问题，应及时联系供应商或公司IT部门协助，并跟踪处理进度。3.系统升级与优化：对于系统供应商发布的更新补丁或升级版本，系统管理员/信息专员应评估其必要性和风险，按规定流程报批后进行更新。根据业务发展和用户反馈，适时提出系统功能优化建议。（六）系统停用与下线1.评估与申请：当信息系统因功能落后、不再满足业务需求或存在重大安全隐患且无法修复时，由系统管理员/信息专员或业务主管部门提出系统停用申请，说明停用理由、数据处置方案等，报部门负责人审批。2.数据迁移与备份：系统停用前，必须确保系统内所有重要数据已完成迁移至新系统或进行完整备份，并妥善保管备份介质。3.账号清理与资源回收：系统正式停用后，系统管理员/信息专员应及时清理所有用户账号，回收相关硬件设备和软件许可。4.系统下线：完成上述步骤后，按规定流程办理系统正式下线手续，并做好记录存档。四、使用规范与行为准则1.合规使用：严格遵守国家法律法规及公司各项规章制度，不得利用信息系统从事任何违法违规活动。2.禁止越权操作：用户不得擅自尝试获取或使用超出自身权限的系统功能和数据。3.保护知识产权：尊重并保护信息系统及其中数据所涉及的知识产权，不得盗用、篡改或非法传播。4.文明使用：不得利用系统发布、传播与工作无关的信息，如谣言、色情、暴力等不良内容。5.禁止私接外设：未经允许，不得擅自将外部存储设备、移动终端等接入已接入公司信息系统的计算机。6.离职交接：员工离职时，必须按规定办理信息系统账号注销、数据交接及相关资料归还手续。五、监督与考核1.部门负责人及系统管理员/信息专员将定期或不定期对本规范的执行情况进行监督检查。2.对于严格遵守本规范、在信息系统安全管理中表现突出或及时报告重大安全隐患的个人，将予以表扬或适当奖励。3.对于违反本规范，造成系统故障、数据损坏或泄露、信息安全事件等不良后果的，将视情节轻重，按照公司相关规定追究当事人责任，包括但不限于批评教育、经济处罚、岗位调整等；构成犯罪的，依法追究法律责任。六、附则1.