会议服务管理制度

会议服务管理制度一、总则为规范公司各类会议的组织与服务流程，提升会议质量与效率，确保信息传递准确、决策高效执行，营造专业、有序的会议环境，特制定本制度。本制度适用于公司内部及以公司名义组织的各类正式会议、研讨会、培训会及外部交流会议等活动的服务管理工作。会议服务工作应遵循“周密筹备、规范服务、注重细节、保障高效”的原则，力求为参会人员提供优质、便捷的会议体验。二、会议筹备与前期准备（一）会议申请与审批会议组织部门需提前根据会议性质、规模及重要程度，填写《会议申请单》，明确会议主题、时间、地点、参会人员范围、预计人数、会议议程、所需设备及服务要求等信息，并按公司规定的审批流程报请相关领导审批。审批通过后方可启动后续筹备工作。（二）场地与设备预订1.场地安排：根据会议规模和性质，由会议组织部门或行政部门负责预订合适的会议室。预订时需考虑会议室容量、布局、采光、通风及周边环境等因素，确保满足会议需求。如涉及外部场地，需提前进行实地考察与洽谈。2.设备保障：根据会议议程要求，提前确认并准备所需的会议设备，如投影仪、幕布、音响设备、麦克风（有线、无线）、激光笔、视频会议系统、表决器、同声传译设备等。对于特殊设备，需提前与技术部门或外部供应商沟通，确保设备到位、性能良好，并安排专人进行调试和操作培训。（三）会议物料准备1.文件资料：提前准备会议议程、参会人员名单、签到表、会议背景材料、发言稿、笔记本、笔等。文件资料应确保内容准确、排版规范、印制清晰，并根据参会人数预留适当余量。2.signage与指示：制作并摆放必要的会议指示牌、桌牌、会场背景板、横幅等，确保参会人员能够清晰识别会场位置及相关信息。3.茶歇与餐饮：如需安排茶歇或工作餐，应提前统计人数，确定餐饮标准与种类（考虑素食、清真等特殊需求），选择合格的供应商，并明确供应时间与方式。4.其他用品：根据会议需要，准备饮用水、纸巾、鲜花、绿植、垃圾桶等物品，并确保数量充足、摆放合理。（四）会场布置与检查1.座位安排：根据会议形式（如剧院式、课桌式、圆桌式等）进行座位排布，确保参会人员进出方便，视线良好。重要嘉宾的座位应予以特别安排。2.环境整理：确保会场干净整洁，空气流通，温度适宜（夏季一般控制在24-26℃，冬季一般控制在18-22℃），灯光柔和，无噪音干扰。3.设备安装与调试：提前将会议所需设备安装到位，并进行全面调试，包括音视频信号、网络连接、演示文稿播放等，确保一切正常运行。安排专人负责会议期间的设备技术支持。4.最终检查：会议开始前至少一个小时，会议组织人员或行政服务人员应对会场布置、设备状况、物料准备等进行最终检查，发现问题及时整改。三、会议期间服务规范（一）签到与引导服务1.签到管理：在会场入口处设置签到台，安排专人负责参会人员签到、资料发放、身份核实等工作。可根据需要采用纸质签到、电子签到等方式，确保签到过程有序高效。2.引导入座：安排引导人员，主动热情地引导参会人员进入会场，协助其找到指定座位。对重要嘉宾应提供专人引导服务。（二）会议现场服务1.设备运行保障：技术支持人员需全程在场，密切关注音视频设备、网络等运行状况，确保会议期间设备稳定，出现故障能及时排除。2.茶水服务：根据会议安排，适时为参会人员添加饮用水或提供茶歇服务。服务时应动作轻柔，避免干扰会议进行。3.秩序维护：维护会场秩序，提醒迟到人员轻声入场，劝阻会场内的喧哗、随意走动及使用手机等影响会议秩序的行为。4.记录与摄影：如需会议记录或摄影摄像，应安排专人负责，确保准确记录会议内容或捕捉重要瞬间。拍摄时注意位置，避免干扰会议。5.信息传递：负责会议期间内外信息的传递工作，确保会议组织方与参会人员之间、会场与外界之间的沟通顺畅。6.应急处理：对会议期间可能发生的突发情况（如设备故障、停电、参会人员身体不适等），应迅速启动应急预案，妥善处置。（三）茶歇与餐饮服务1.茶歇服务：按照预定时间摆放茶歇食品与饮品，确保食物新鲜、卫生，供应充足。安排专人负责茶歇区域的秩序维护与清洁工作。2.餐饮服务：如提供工作餐，应确保用餐环境整洁，餐饮质量符合标准，并引导参会人员有序用餐。四、会议后续工作（一）会场清理与恢复1.物料回收：会议结束后，及时回收可重复使用的会议物料（如桌牌、指示牌、未分发完的资料等），清理一次性用品。2.设备拆除与归还：拆除会议所用的临时设备，并将其整理、清洁后归还至指定位置妥善保管。3.场地清洁：清理会场垃圾，擦拭桌椅，确保会场恢复原状，保持整洁。（二）资料整理与归档1.会议记录整理：及时整理会议纪要、录音、录像、照片等资料，经审核后按公司档案管理规定进行归档保存。2.费用核算：整理会议过程中产生的各项费用单据（场地租赁费、设备使用费、餐饮费、物料制作费等），按财务制度规定进行核算与报销。（三）总结与反馈1.会议总结：会议结束后，组织相关人员对本次会议服务工作进行总结，分析经验与不足，提出改进措施。2.意见收集：可通过问卷调查、个别访谈等方式，收集参会人员对会议服务质量的意见与建议，作为今后改进工作的参考。五、保障与支持（一）人员职责1.会议组织部门：负责会议的策划、审批、议程安排、参会人员邀请等核心工作，并对会议服务提出具体要求。2.行政服务部门/会议服务团队：负责会议场地预订、设备租赁、物料准备、会场布置、现场服务、后期清理等具体执行工作，确保会议服务的质量与效率。3.技术支持部门：负责会议所需音视频设备、网络、演示系统等的技术支持与保障工作。4.财务部门：负责会议相关费用的审核与报销。（二）培训与提升定期组织会议服务人员进行专业技能培训，包括服务礼仪、沟通技巧、设备操作、应急处理等方面，不断提升服务水平与综合素质。（三）应急预案针对会议过程中可能出现的各类突发状况（如设备故障、电力中断、网络故障、恶劣天气、突发事件等），制定详细的应急预案，并组织相关人员进行演练，确保突发事件发生时能够迅速、有效地处置。六、监督与改进1.服务质量监督：公司行政部门或指定人员负责对会议服务全过程进行监督检查，确保各项制度规定得到有效落实。2.持续改进机制：定期对会议服务工作进行评估，结合参会人员的反馈意见及