学生学业成绩档案归档规范

学生学业成绩档案归档规范一、总则（一）目的与依据为规范我校学生学业成绩档案的管理工作，确保档案材料的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关教育法规及档案管理规定，结合我校实际情况，特制定本规范。本规范旨在为学生学业成绩档案的收集、整理、保管、利用及销毁等环节提供统一标准和操作指引，以充分发挥学业成绩档案在教学评估、学生发展指导及学校管理决策中的基础性作用。（二）适用范围本规范适用于我校所有在籍学生（含全日制、非全日制等各类学习形式）的学业成绩档案管理工作。涵盖从学生入学注册至毕业（或结业、肄业）整个学习过程中形成的各类学业成绩相关材料。学校各级教学管理部门、院系及相关档案管理人员均须遵照执行。（三）基本原则学生学业成绩档案归档工作应遵循以下原则：1.真实性原则：归档材料必须真实反映学生学业情况，严禁伪造、篡改。2.完整性原则：确保学生在校期间所有重要学业成绩及相关材料均得到完整收集和归档。3.规范性原则：档案的收集、整理、装订、保管等环节均需符合本规范及学校档案管理的统一要求，做到有序可循、有据可查。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案遗失、损坏或信息泄露。5.可利用性原则：在符合保密规定的前提下，优化档案管理流程，便于教学管理、学生查询及相关部门的合理利用。二、归档范围与材料要求（一）归档范围学生学业成绩档案归档材料主要包括以下类别：1.学生基本信息材料：包含学生姓名、学号、院系、专业、年级、入学年月、毕业年月、学籍状态等基本信息的登记表或学籍卡片。2.课程成绩材料：*每学期（或每学年）各门课程的考核成绩单（含期中、期末、平时成绩、实验报告成绩、课程论文成绩等构成课程总成绩的各组成部分记录）。*课程重修、补考成绩单。*课程免修、免考审批表及相关证明材料。*转学、转专业、休学、复学、留级等学籍变动后，已修课程成绩的认定材料及成绩单。3.综合考评与奖惩材料：*学年（或学期）综合测评表（若包含学业成绩相关评价）。*各类奖学金、荣誉称号评定中涉及学业成绩的审批表及佐证材料。*因学业成绩原因受到的警告、记过等纪律处分决定及撤销处分决定（若与学业直接相关）。4.毕业与学位相关材料：*毕业资格审查表。*学位授予资格审查表。*毕业论文（设计）成绩评定表及答辩决议书。*毕业成绩单（经学校教务部门审核盖章的正式版本）。*学位证书复印件、毕业证书复印件（或电子注册备案表）。5.其他学业相关材料：*大学英语等级考试、计算机等级考试等重要公共性考试成绩单或证书复印件。*学生参加学科竞赛、创新创业项目等活动中，获得的与学业成绩认定相关的证明材料。*其他经学校教务部门认定需要归档的学业成绩相关材料。（二）材料要求1.真实性：所有归档材料必须是办理完毕的正式材料，内容真实可靠，不得虚构、涂改。复印件须注明原件保管单位或经相关负责人签字（或盖章）确认与原件一致。2.规范性：材料格式应符合学校统一要求，项目填写完整、字迹清晰、签名盖章齐全。手写材料应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用铅笔、圆珠笔或易褪色的墨水。3.完整性：各项材料应齐全，手续完备，避免缺页、漏项。成套材料应按顺序整理。4.严肃性：对已归档的材料，原则上不得随意抽取、增删或修改。确需修改的，须按规定程序报批，并将修改依据和过程记录一并归档。三、归档流程与整理规范（一）材料收集与移交1.日常收集：各教学单位及相关部门应指定专人负责学生学业成绩材料的日常收集工作。课程成绩由任课教师或教学秘书在考核结束后规定时间内录入教务管理系统，并打印纸质成绩单，经负责人审核签字后，及时移交档案管理部门或指定保管人。2.定期移交：每学期（或每学年）结束后一个月内，各相关部门应将本阶段形成的学生学业成绩档案材料整理、核对无误后，统一向学校档案管理部门（或学生档案管理中心）办理移交手续，并填写《档案材料移交清单》，双方签字确认，一式两份，各执一份。3.毕业归档：学生毕业前，由教务部门统一组织对毕业生的学业成绩档案进行全面整理、审核、汇总，形成完整的毕业生学业成绩档案，在学生离校后规定时间内完成归档。（二）材料整理与排序1.分类：按照本规范“归档范围”所列类别对材料进行分类。2.排序：同一学生的档案材料，应按照材料形成的时间顺序或逻辑关系进行排列。一般顺序为：学生基本信息材料在前，然后依次为课程成绩材料（按学年、学期顺序）、综合考评与奖惩材料、毕业与学位相关材料，最后是其他学业相关材料。3.编号与编目：*每个学生的学业成绩档案应独立成卷（或成册、盒），并赋予唯一的档案编号。档案编号可包含学号等关键信息，便于识别和检索。*卷内材料应编写页号。页号编写在有文字的页面正面的右上角、背面的左上角。*填写《卷内文件目录》，列明材料序号、材料名称、页号、形成日期、备注等信息。（三）装订与装盒1.装订：*纸质材料一般采用左侧装订或左上角装订。装订前应去除金属物，对破损或不符合规格的材料应进行修补、裱糊或折叠。*复印件、打印件应保证清晰，与原件尺寸基本一致。2.装盒：*装订好的档案材料应装入符合标准的档案盒（或档案袋）。档案盒（袋）应坚固耐用，便于长期保存。*档案盒（袋）封面应填写学生姓名、学号、院系、专业、年级、档案起止日期、档案编号等信息。*盒内放置《卷内文件目录》和《备考表》。《备考表》用于注明卷内材料的件数、页数，以及在材料收集、整理、保管过程中需要说明的问题。（四）电子档案管理1.数字化：鼓励对纸质学业成绩档案进行数字化扫描，形成电子档案。扫描图像应清晰、完整，符合国家及行业相关数字化标准。2.格式要求：电子档案应采用通用、稳定的文件格式（如PDF格式），并确保其可读性和长期保存性。3.元数据著录：电子档案应著录必要的元数据，如文件名（可包含学号、材料类型、日期等信息）、文件大小、创建日期、扫描分辨率、责任人等。4.存储与备份：电子档案应存储在学校指定的、安全可靠的服务器或存储介质中，并建立定期备份机制，防止数据丢失或损坏。5.关联管理：电子档案应与纸质档案建立明确的对应关系，便于相互印证和查阅。四、档案保管与利用（一）档案保管1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.存放管理：档案应按照档案编号顺序或学号顺序整齐排列于档案柜中。不同学年、不同院系、不同学籍状态的学生档案应分区存放，并有明显标识。3.定期检查：档案管理部门应定期对库存档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。重点检查档案是否完好、有无虫蛀、霉变等现象。（二）档案查阅与利用1.查阅权限：*学校教学管理部门因工作需要查阅学生学业成绩档案，须由部门负责人批准，方可查阅。*学生本人查阅本人档案，须凭有效身份证件（学生证或身份证），经档案管理人员核实身份后，可查阅本人成绩。如需复制，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理人员负责复制，加盖档案证明章。*公检法等机关因办案需要查阅相关学生档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经学校档案管理部门负责人批准后，方可查阅。*其他单位或个人一般不得查阅学生学业成绩档案。因特殊情况确需查阅的，须经学校分管档案工作的校领导批准。2.查阅手续：查阅档案时，必须填写《档案查阅登记表》，注明查阅人、单位、查阅事由、查阅日期、查阅档案编号、查阅内容等信息。3.查阅要求：*查阅档案时，应在指定的阅档室进行。*查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录。*查阅档案原则上不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出的，须经档案管理部门主要负责人批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。*归还档案时，档案管理人员应仔细核对，确认无误后方可注销借阅记录。五、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定对于结业、肄业学生以及退学、开除学籍学生的学业成绩档案，档案管理部门应定期组织鉴定。鉴定工作由档案管理部门会同教务部门及相关院系组成鉴定小组进行，主要鉴定档案的保存价值和保存期限。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的学生学业成绩档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报学校档案管理部门负责人及分管校领导批准后，方可销毁。2.档案销毁应指定两人以上负责监销，确保档案材料彻底销毁，防止泄密。监销人应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。3.《档案销毁清册》应永久保存。六、附则（一）责任追究对于在学生学业成绩档案归档管理工作中，因玩忽职守、弄虚作