2026年服务机器人公司项目推广资料归档管理制度

2026年服务机器人公司项目推广资料归档管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司服务机器人项目推广资料的归档、存储、使用、销毁全流程管理，保障推广资料的完整性、安全性和可追溯性，提升推广资料复用效率，避免因资料管理混乱导致推广策略重复、核心信息泄露或推广效果无法复盘，结合公司服务机器人项目推广业务特性及资料管理实际，特制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家现行法律法规，以及公司《信息安全管理办法》《市场推广管理规范》《员工保密守则》等内部规章制度制定，确保推广资料归档管理全流程合法合规。第三条适用范围本制度适用于公司所有涉及项目推广资料收集、整理、归档、使用的岗位及人员，包括市场推广专员、品牌策划人员、销售支持专员、资料管理员、区域推广负责人等；覆盖公司所有服务机器人项目类型，包括工业巡检机器人、商用导览机器人、家用服务机器人等推广项目；涉及线上线下所有渠道产生的推广资料归档管理工作。第四条基本原则（一）完整归集原则。所有与服务机器人项目推广相关的资料需全部纳入归档范围，做到不遗漏、不缺失，确保推广全流程资料闭环，支撑推广效果复盘和策略优化。（二）分类管理原则。根据推广资料类型、使用场景、保密等级进行分级分类归档，不同类别资料设置不同的存储方式和使用权限，重点保障核心推广策略、未公开产品资料的安全。（三）及时归档原则。推广资料需在项目节点完成后限时归档，避免资料因人员变动、设备故障等原因丢失，确保资料归档的时效性和可用性。（四）安全保密原则。建立多层级资料安全防护机制，技术层面保障电子资料存储安全，人员层面规范资料使用权限，杜绝核心推广资料泄露、篡改、盗用等风险。（五）高效复用原则。归档资料需建立清晰的检索体系，便于相关人员快速调取使用，最大化发挥推广资料的复用价值，降低重复制作成本。第二章归档范围与分类第五条归档范围（一）推广策划类资料。包括服务机器人项目推广方案（含线上推广、线下展会、渠道合作等子方案）、推广预算表、推广目标拆解文档、推广策略调整记录、竞品分析报告、目标客户画像分析文档等。（二）推广执行类资料。包括推广物料制作合同、展会参展合同、媒体投放协议、KOL合作协议、推广活动执行台账、物料发放记录、展会签到表、线上推广投放数据报表、推广话术脚本等。（三）推广物料类资料。包括服务机器人产品宣传册、产品介绍PPT、推广视频原文件及剪辑版本、宣传海报设计稿及终稿、文案素材库、落地页设计文件、展会展板设计文件、礼品定制方案及实物照片等。（四）效果复盘类资料。包括项目推广效果数据报告（含曝光量、点击量、转化率、线索量、成交金额等）、客户反馈收集表、推广问题复盘文档、推广经验总结报告、下阶段推广优化建议等。（五）合作渠道类资料。包括渠道合作方资质文件、渠道推广政策文档、渠道销量统计报表、渠道沟通记录、渠道考核评估报告、渠道续约/终止合作协议等。第六条归档分类标准（一）按资料载体分类。分为电子资料和纸质资料，电子资料包括文档、图片、视频、音频等格式文件；纸质资料包括合同原件、纸质版报告、手写版执行记录等。（二）按保密等级分类。分为绝密级、机密级、普通级，绝密级资料包括未公开的核心推广策略、专属客户群体分析报告、推广底价政策等；机密级资料包括推广预算明细、渠道合作底价、未上线的推广物料等；普通级资料包括公开的产品宣传册、已发布的推广视频、常规推广执行记录等。（三）按项目周期分类。分为在建项目推广资料、已完成项目推广资料、储备项目推广资料，在建项目资料随推广进度实时归档，已完成项目资料统一整理归档，储备项目资料单独归集管理。第三章归档规范第七条归档准备要求（一）资料整理。归档前需对推广资料进行分类整理，电子资料按“项目名称-资料类型-创建时间”命名，纸质资料需去除订书钉、回形针等杂物，按顺序整理成册并标注页码。（二）资料审核。市场推广负责人需对拟归档资料进行审核，核查资料的完整性、准确性和合规性，确保推广数据真实、合同条款无遗漏、文案内容无违规表述，审核不合格的需退回补充修正。（三）资料备份。电子资料归档前需进行双重备份，避免归档过程中文件损坏或丢失；纸质资料需扫描生成电子版本，与原件一并归档。第八条归档流程（一）资料提交。推广人员需在项目关键节点完成后7个工作日内提交归档资料，在建项目每月提交一次阶段性资料，已完成项目需在项目结束后15个工作日内提交全部资料，提交时需填写《推广资料归档申请表》，注明资料名称、数量、载体、保密等级等信息。（二）资料验收。资料管理员收到归档资料后，需在3个工作日内完成验收，核对资料与申请表信息是否一致、资料是否完整、命名是否规范，验收通过的出具《资料归档验收单》，验收不通过的注明问题并退回整改。（三）资料入库。验收通过的电子资料需录入公司推广资料管理系统，按分类标准标注检索标签，生成唯一归档编号；纸质资料需存放至指定档案柜，标注归档编号、保密等级、存放位置，建立纸质资料归档台账。第九条归档时效要求（一）紧急资料归档。涉及展会、大型促销活动的紧急推广资料，需在活动结束后3个工作日内完成归档，确保推广效果数据及时留存。（二）常规资料归档。日常推广执行资料需在每月月底统一归档，包括月度推广数据、物料使用记录、渠道沟通记录等。（三）特殊资料归档。涉及合作协议、合同等具有法律效应的资料，需在签订生效后1个工作日内完成归档，原件单独存放并做好防潮、防损处理。第四章归档资料管理规范第十条存储管理（一）电子资料存储。绝密级、机密级电子资料需存储在公司加密服务器，仅授权设备可访问；普通级电子资料可存储在公司共享服务器，但需设置访问权限；所有电子资料每日自动增量备份，每周全量备份，备份数据存储在异地服务器。（二）纸质资料存储。绝密级、机密级纸质资料需存放于带双锁的专用档案柜，由专人保管钥匙；普通级纸质资料存放于常规带锁档案柜；档案存放环境需保持干燥、通风，温度控制在15-25℃，湿度控制在40%-60%，避免资料受潮、霉变、虫蛀。（三）存储期限。绝密级资料永久保存，机密级资料保存至少5年，普通级资料保存至少3年；已终止合作的渠道资料、已淘汰的推广物料资料保存2年后可申请销毁。第十一条更新维护（一）资料更新。推广资料内容发生变更（如推广策略调整、预算修改、物料优化）的，相关人员需在变更后3个工作日内提交更新后的资料，资料管理员审核后替换原归档资料，原资料需标注“作废”并留存备查，禁止直接删除。（二）资料核查。资料管理员每季度对归档资料进行一次全面核查，重点核查电子资料是否可正常打开、纸质资料是否完好、检索标签是否准确，发现问题及时修复或补充。（三）资料清理。每年年底对归档资料进行一次清理，对超过存储期限、无保留价值的资料，按销毁流程处理；对可复用的资料标注“推荐复用”标签，便于后续推广项目参考。第十二条销毁规范（一）销毁条件。超过存储期限且无保留价值的推广资料；内容作废且无复盘价值的推广资料；虚假、无效的推广数据资料；客户要求删除的合作相关推广资料（符合法律法规要求的）。（二）销毁流程。资料管理员提交《推广资料销毁申请表》，注明销毁资料名称、数量、载体、销毁原因，经市场部负责人审核、公司分管领导审批后，方可执行销毁；销毁前需导出资料台账留存。（三）销毁方式。电子资料需彻底删除并清理所有备份数据，确保无法恢复；纸质资料需碎纸销毁，禁止随意丢弃或变卖，销毁过程需有2人以上在场监督，销毁后签署《资料销毁确认单》。第五章归档资料使用规范第十三条使用权限管理（一）查看权限。绝密级资料仅市场部负责人、公司总经理可查看；机密级资料仅项目推广负责人、资料管理员可查看；普通级资料公司内部相关岗位人员均可查看，跨部门查看需经市场部负责人审批。（二）复制/下载权限。绝密级资料禁止复制、下载；机密级资料需经市场部负责人审批后方可复制/下载，且需标注使用用途，使用完毕后立即删除；普通级资料可直接复制/下载，但需在管理系统中登记使用记录。（三）借阅权限。纸质资料借阅需填写《推广资料借阅单》，注明借阅期限，绝密级资料借阅最长不超过3个工作日，机密级资料不超过7个工作日，普通级资料不超过15个工作日，到期未归还的，资料管理员需提醒归还，超期10个工作日的上报处理。第十四条使用流程规范（一）内部使用。因项目推广、策略制定、效果复盘等内部工作需要使用归档资料的，需在管理系统中登记使用事由、使用时间、使用人，使用完毕后标注使用状态为“已归还/已完成”。（二）外部提供。因法律法规要求、合作方审核等需向外部提供推广资料的，需经公司法务部审核、总经理审批，提供的信息仅限必要范围，优先提供脱敏后的资料，提供后记录提供对象、内容、时间，留存相关证明材料。（三）资料复用。复用归档推广资料时，需结合新推广项目的特性进行调整，禁止直接照搬，复用后需记录复用情况及调整内容，便于后续追溯。第十五条使用禁止行为禁止超出权限查看、复制、下载推广资料，禁止向外部无关人员泄露核心推广资料，禁止将归档资料用于非公司推广业务的用途，禁止篡改、伪造归档资料，禁止未经审批私自销毁归档资料。第六章安全保密要求第十六条技术防护措施（一）系统防护。推广资料管理系统需设置防火墙、入侵检测系统，定期进行安全漏洞扫描，系统登录需采用“账号+密码+动态验证码”三重验证，密码需每90天更换一次，禁止共用账号密码。（二）加密防护。绝密级、机密级电子资料存储采用AES加密算法，传输过程采用HTTPS协议，确保信息在存储和传输环节不被窃取；系统操作日志全程记录，可追溯所有访问、下载、修改行为。（三）设备防护。存储核心推广资料的服务器禁止接入外网，仅授权的办公设备可访问；员工办公电脑需安装杀毒软件和数据防泄露软件，禁止私自安装外接设备，防止资料泄露。第十七条人员保密要求（一）岗前培训。涉及推广资料管理的人员入职时需接受信息安全保密培训，学习本制度及相关法律法规，签订《推广资料保密协议》，明确保密责任和违规后果。（二）日常监管。每月对资料使用日志进行核查，重点核查异常访问、高频下载、跨权限操作等行为，发现问题立即暂停相关人员权限，开展调查；每季度开展一次保密意识宣导，强化人员保密意识。（三）离职管控。资料管理人员、推广人员离职时，需立即注销系统账号权限，收回相关办公设备，交接资料管理工作，重申保密义务，离职后2年内不得泄露任职期间接触的核心推广资料。第七章管理职责与考核第十八条部门职责（一）市场部。作为推广资料归档管理的归口部门，负责制定归档细则、搭建资料管理系统、配备专职资料管理员、组织归档培训、监督资料使用情况，定期向公司汇报资料管理工作。（二）技术部。负责推广资料管理系统的开发、维护、升级，保障系统稳定运行，落实技术防护措施，及时修复系统漏洞，配合排查资料安全事件。（三）法务部。负责审核归档资料相关合同、文案的合规性，处理资料泄露引发的法律纠纷，提供信息保护相关法律咨询，定期开展法律法规培训。（四）质检部。负责抽检资料归档、使用的合规性，每月出具资料管理质检报告，识别违规行为并督促整改，将资料管理合规性纳入相关岗位考核。第十九条考核标准（一）资料归档考核纳入相关岗位月度、年度绩效考核，考核指标包括资料归档及时率（需达到100%）、资料完整率（需达到98%以上）、资料使用合规率（需达到100%）、资料安全事件发生率（需为0）。（二）质检部每月抽检归档资料管理情况，抽检比例不低于归档资料总量的20%，重点核查资料归档是否及时、分类是否准确、使用是否规范、存储是否安全。第二十条激励与问责（一）正向激励。每月评选“资料管理标兵”，从资料归档及时率、完整率、使用合规性等维度评选，给予500-1000元现金奖励；年度资料管理工作表现优秀的团队，给予团队奖励XX元，并通报表扬。（二）违规问责。首次出现资料归档不及时、命名不规范等轻微违规的，给予口头警告并限期整改；连续2次违规的，扣发当月绩效奖金的