2026年服务机器人公司应付账款结算管理制度

2026年服务机器人公司应付账款结算管理制度第一章总则第一条制定目的与依据为规范公司应付账款结算全流程管理，保障资金使用效率，维护与供应商的合作关系，防范结算风险，结合服务机器人行业核心零部件采购、研发物料采购、外协加工等业务的应付账款特性，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《支付结算办法》及公司《财务管理总则》《采购管理办法》等相关规定，特制定本制度。本制度旨在明确应付账款结算的职责分工、操作流程、风险管控及责任追究要求，建立“单据齐全、审核严格、付款及时、账实相符”的应付账款结算管理体系。第二条适用范围本制度适用于公司所有应付账款的结算管理工作，涵盖核心零部件（传感器、控制器、执行机构等）供应商、研发物料供应商、外协加工服务商、设备采购商、日常办公物资供应商等所有合作方的应付账款对账、审核、付款全流程。涉及的部门包括财务部、采购部、研发中心、生产部、仓储部等，所有参与应付账款结算的岗位人员均需遵守本制度。第三条核心管理原则1.合规性原则：应付账款结算严格遵守国家财经法规、支付结算制度及公司内部管理规定，结算依据真实、合法、完整，杜绝虚假结算、违规付款行为；2.账实相符原则：应付账款账面记录需与实际采购业务、收货情况、发票信息一致，确保账款金额、结算期限、付款方式等关键信息准确无误；3.权责明确原则：明确各部门、各岗位在应付账款结算中的职责，实行“谁采购、谁负责单据核对，谁审核、谁负责合规性，谁付款、谁负责准确性”的责任机制；4.效率与风险平衡原则：在保障资金安全、结算合规的前提下，按合同约定及时完成付款，维护供应商合作关系，同时严控超期付款、重复付款、错误付款等风险；5.全程可追溯原则：应付账款结算的单据流转、审核审批、付款操作等环节均需留痕，形成完整的管理台账，确保每一笔账款结算可追溯、可核查。第四条管理职责分工1.财务部：作为应付账款结算的主责部门，负责应付账款的账务核算、单据审核、付款执行、对账管理，建立应付账款台账，定期与供应商、业务部门核对账款，监督结算流程合规性；2.采购部：负责提供采购合同、订单、收货确认单等结算基础单据，与供应商对接对账事宜，核实账款金额、结算期限，提交结算申请，对提供单据的真实性、完整性负责；3.研发中心：负责研发物料采购的收货确认、单据核对，配合采购部完成研发专用物料应付账款的对账及结算申请，确保研发物料采购结算与研发项目进度匹配；4.生产部：负责生产用核心零部件、外协加工产品的收货验收，出具验收合格证明，配合采购部核对生产类应付账款的基础信息；5.仓储部：负责物料入库登记，出具入库单，确保入库信息与采购订单、收货验收单一致，为应付账款结算提供准确的收货依据；6.财务部负责人：审核应付账款结算申请，审批大额款项支付，协调解决结算过程中的重大问题，监督应付账款结算管理制度的执行。第二章应付账款基础管理第五条应付账款信息建档1.供应商信息管理：采购部需为所有合作供应商建立信息档案，包括供应商名称、统一社会信用代码、开户行及账号、联系方式、结算周期、付款方式等信息，财务部对供应商信息进行审核备案，信息变更时需及时更新并同步至财务部；2.账款台账建立：财务部按供应商分类建立应付账款台账，逐笔记录采购订单编号、物料名称（如服务机器人核心传感器、控制器）、采购金额、收货日期、发票开具日期、发票号码、应付金额、已付金额、未付金额、结算期限等信息，确保台账信息与账务系统一致；3.档案保管：采购合同、订单、入库单、验收单、发票等结算单据由采购部和财务部分别归档保管，电子单据备份至公司专用服务器，纸质单据装订成册，保管期限不少于10年。第六条结算单据管理1.单据要求：应付账款结算需提供完整的单据链，包括采购合同（或框架协议）、正式采购订单、入库单、验收合格证明、合规有效的增值税发票，缺少任一单据不得发起结算申请；2.单据审核：采购部先核对单据的一致性，确保采购订单金额、物料规格与合同一致，入库单、验收单与实际收货情况一致，发票信息（品名、金额、税率、供应商信息）与采购业务一致；财务部复核单据的合规性，重点审核发票真伪、税率适用、票据完整性；3.单据传递：结算单据由采购部统一整理后提交财务部，传递过程中需填写《单据交接记录表》，注明单据名称、份数、传递日期、经办人等信息，确保单据传递可追溯。第七条日常对账管理1.内部对账：财务部每月与采购部、研发中心、生产部核对应付账款台账，重点核对未结算账款的金额、结算期限、物料匹配情况，发现差异及时核实调整，确保内部账账相符；2.外部对账：财务部每季度与核心供应商（核心零部件、研发物料供应商）进行书面对账，每年与所有供应商完成至少一次全面对账，对账结果需双方签字盖章确认，对账差异需在10个工作日内查明原因并处理；3.对账记录留存：内部对账记录、外部对账函、差异处理说明等资料由财务部归档留存，作为应付账款管理的重要依据。第三章应付账款结算流程第八条结算申请发起1.申请条件：满足以下条件方可发起结算申请：采购物料已验收合格入库、供应商已开具合规发票、发票信息与采购业务一致、结算期限符合合同约定；2.申请提交：采购部填写《应付账款结算申请表》，注明供应商名称、结算金额、采购订单编号、发票号码、付款方式、付款日期等信息，附齐采购合同、入库单、验收单、发票等单据，经采购部负责人审核签字后提交财务部；3.特殊情况申请：提前付款、超额付款、变更付款方式的，需在申请表中说明原因，附相关审批文件，按特殊付款流程审批。第九条结算审核审批1.财务部初审：财务核算岗审核结算申请表及附件单据的完整性、一致性、合规性，核对应付账款台账信息，确认账款金额、结算期限无误后，签署初审意见；2.分级审批：结算金额在规定小额范围内的，由财务部负责人审批；超过小额范围的，需报公司分管财务领导审批；大额应付账款（如核心零部件批量采购款）需报公司总经理审批；3.审批时限：初审需在1个工作日内完成，分级审批需在2个工作日内完成，审核审批未通过的，需向采购部说明原因，退回补充完善后重新提交。第十条付款执行管理1.资金安排：财务部出纳岗根据审批通过的结算申请表，结合公司资金计划，预留付款资金，确保付款日账户有足额资金；2.付款操作：优先通过公司网银系统完成转账付款，付款时核对供应商名称、开户行、账号、付款金额等信息，确保与结算申请表一致；禁止向个人账户支付公司应付账款（特殊约定除外）；3.付款确认：付款完成后，出纳岗及时获取银行付款回单，核对付款成功状态，在应付账款台账中记录付款日期、付款金额、银行回单编号等信息；4.异常处理：付款失败（如账号错误、开户行不符）的，出纳岗需在1个工作日内联系银行及供应商核实信息，重新办理付款，同时向财务部负责人汇报；重复付款、错误付款的，需立即启动追款流程，追究相关人员责任。第十一条结算凭证归档1.凭证整理：财务部将审批通过的结算申请表、采购合同复印件、入库单、验收单、发票、银行付款回单等资料整理成册，作为记账凭证附件；2.账务处理：财务核算岗根据付款凭证及时进行账务处理，冲减应付账款科目，确保账务记录与付款操作同步完成；3.档案保管：结算凭证按会计档案管理要求保管，电子凭证备份至服务器，纸质凭证装订后存入档案柜，指定专人负责保管。第四章特殊场景应付账款结算管理第十二条核心零部件采购结算1.结算匹配：核心零部件（传感器、控制器、执行机构）采购结算需与生产计划、入库验收进度匹配，按合同约定的“验收合格后付款”“分期付款”等条款执行，禁止提前支付全额货款；2.质量保证金：涉及质量保证金的，需在结算申请表中注明保证金金额、返还期限，保证金返还前需由生产部出具质量验收合格证明，经采购部、财务部审核后支付；3.价格调整结算：核心零部件采购价格因市场波动调整的，需提供双方签字确认的价格调整协议，财务部按调整后价格结算，确保结算金额与协议一致。第十三条研发物料采购结算1.专款专用：研发物料应付账款结算需与研发项目预算匹配，确保款项用于指定研发项目，结算时附研发项目立项书、物料领用记录等佐证资料；2.试制品结算：研发试制品采购结算需由研发中心出具试制品验收报告，确认试制品符合研发要求后，方可发起结算申请；3.尾款支付：研发物料采购尾款支付需在研发项目阶段性验收完成后，经研发负责人签字确认，财务部审核后支付。第十四条外协加工费结算1.结算依据：外协加工费结算需以加工合同、加工成品验收单、工时/物料耗用确认单为依据，确保加工费金额与加工量、加工标准一致；2.质量扣款：外协加工成品存在质量问题的，采购部需与外协服务商确认扣款金额，出具质量扣款说明，财务部按扣款后金额结算；3.周期结算：按月/按季度结算的外协加工费，采购部需每月/每季度核对加工量及费用，经生产部验收确认后，统一提交结算申请。第十五条逾期应付账款处理1.逾期预警：财务部在应付账款到期前5个工作日向采购部发送逾期预警通知，提醒采购部确认付款安排，避免逾期；2.逾期核实：应付账款逾期的，采购部需在3个工作日内与供应商核实逾期原因，区分合同约定延期、资金安排不足、单据不全等情况，形成《逾期账款说明》提交财务部；3.逾期处理：因资金安排不足导致逾期的，财务部制定付款计划，经公司管理层审批后反馈供应商；因单据不全导致逾期的，采购部限期补充单据，完成结算；因供应商原因导致逾期的，及时沟通调整结算期限；4.坏账处理：确认无法支付的应付账款（如供应商注销、失联），财务部按会计准则进行账务处理，附相关证明材料，报公司管理层审批后核销。第五章监督考核与责任追究第十六条日常监督检查1.财务部自查：财务部每月对应付账款结算情况进行自查，重点核查单据完整性、审核审批合规性、付款准确性、台账一致性，填写《应付账款结算自查表》；2.专项检查：合规审计部每半年开展一次应付账款结算专项检查，核查结算流程执行情况、是否存在违规付款、账实不符等问题，出具专项检查报告；3.整改落实：针对自查和专项检查发现的问题，责任部门需在15个工作日内完成整改，财务部跟踪整改效果，确保问题闭环处理。第十七条考核管理1.考核指标：将应付账款结算及时率、单据审核准确率、付款准确率、逾期账款占比等纳入财务部相关岗位绩效考核；将结算单据提交及时性、准确性纳入采购部、研发中心、生产部相关岗位绩效考核；2.考核应用：考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩，对结算管理工作表现优秀的人员给予奖励，对存在违规操作、工作失误的人员扣减绩效。第十八条责任追究1.轻微违规：未按时提交结算单据但未造成逾期付款、单据笔误但及时更正的，给予相关人员口头警告，责令限期整改；2.一般违规：结算单据审核不严导致小额付款错误、逾期账款未及时处理但未造成重大损失的，给予相关人员书面警告，扣减当月绩效10%-30%，承担因错误付款产生的追款成本；3.严重违规：故意提供虚假单据、重复付款、大额付款错误造成重大经济损失，或泄露供应商结算信息、与供应商串通违规结算的，给予相关人员记过至解除劳动合同处分，扣减当月绩效50%-100%，赔偿公司经济损失，涉嫌违法的移交司法机关处理；4.管理责任：部门负责人未履行审核监督职责导致应付账款结算违规的，视情节给予警告、降职、扣减绩效等处罚。第六章附则第十九条制度解释权本制度由公司财务部负责解释，未尽事宜由财务部结合公司经营情况、行业特性提出补充