2026年高合金属材料公司报销凭证审核管理制度

2026年高合金属材料公司报销凭证审核管理制度第一章总则第一条为规范高合金属材料公司（以下简称“公司”）报销凭证审核管理工作，强化费用支出管控，保障公司资金使用合规性、真实性和效益性，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《中华人民共和国发票管理办法》等相关法律法规，结合公司金属材料生产、销售、采购及日常运营管理实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部、各分公司、办事处及所有涉及费用报销的岗位人员，涵盖财务、销售、采购、仓储、行政、生产、技术等所有相关部门，凡以公司名义发生的各类费用支出，其报销凭证审核均须遵循本制度。第三条报销凭证审核坚持“真实合规、权责明确、流程规范、审效统一”的核心原则，所有报销凭证必须真实反映业务实质，符合国家财税法规及公司内部管理要求，严禁虚构业务、虚列费用、使用不合规凭证报销等行为。第四条公司财务中心是报销凭证审核的归口管理部门，负责制定报销凭证审核实施细则、组织审核业务培训、监督审核流程执行情况；各业务部门负责人为本部门报销凭证真实性、完整性的第一责任人，需对本部门提交的报销凭证进行初审；全体员工对本人提交报销凭证的真实性、合规性承担直接责任。第五条公司建立分级审核责任体系，明确各层级审核人员的职责权限：部门负责人负责初审，财务专员负责专业审核，财务负责人负责终审（大额费用需经公司管理层审批），确保报销凭证审核层层把关、责任可追溯。第二章报销凭证范围及基本要求第六条报销凭证界定范围1.发票类凭证：增值税专用发票、增值税普通发票、电子发票、机动车销售统一发票、通用机打发票等各类合规税务发票，涵盖原材料采购、设备采购、办公用品采购、差旅费、交通费、住宿费、业务招待费、水电费、物业费、服务费等各类费用对应的发票；2.非发票类凭证：财政票据（行政事业性收费票据、政府性基金票据等）、内部凭证（工资表、折旧表、摊销表、费用分摊表等）、外部证明凭证（合同协议、入库单、出库单、验收单、行程单、消费明细单、付款凭证等）；3.特殊业务凭证：违约金、赔偿金收据（需附相关法律文书或协议）、捐赠票据（需符合公益性捐赠规定）、境外费用凭证（需按规定完成税务备案及折算）等。第七条报销凭证基本合规要求1.发票类凭证需符合《中华人民共和国发票管理办法》规定：发票抬头必须为公司全称及统一社会信用代码，发票监制章、销售方发票专用章完整清晰，发票代码、号码、开具日期、项目名称、金额、税率、税额等信息齐全且无涂改；2.电子发票需提供原版PDF或OFD格式文件，打印件需清晰完整，且需通过国家税务总局发票查验平台验证真伪，同时避免重复报销；3.非发票类凭证需要素完整：合同协议需加盖合作方公章，入库单需有验收人、保管人签字，差旅费报销需附行程单、机票/车票/住宿发票等佐证材料，业务招待费需注明招待对象、事由、参与人员；4.所有报销凭证需在业务发生后规定时限内提交审核（原则上不超过业务发生后30个工作日），逾期未提交的，需提交《逾期报销申请单》说明原因，经部门负责人及财务负责人审批后方可受理；5.报销凭证需按“一事一单”整理，不同费用类型、不同业务事项的凭证分开装订，凭证附件需按“报销单-发票-佐证材料”的顺序整理，标注清晰页码。第八条禁止作为报销凭证的情形1.虚假发票、作废发票、已红冲发票、发票信息与实际业务不符的发票；2.无发票专用章、发票监制章缺失或模糊的发票，手工涂改、挖补的发票，项目名称为“办公用品”“耗材”等笼统名称且无消费明细的发票；3.过期失效的财政票据、非正规渠道取得的收据、白条等；4.与公司经营活动无关的个人消费凭证，如个人餐饮、个人娱乐、个人购物等非因公支出凭证；5.要素不全、无相关人员签字确认的内部凭证，伪造、变造的外部证明凭证。第三章报销凭证审核流程第九条部门初审环节1.报销人整理齐全报销凭证后，填写《费用报销单》，完整填写报销部门、报销人、报销日期、费用类型、金额、事由、附件张数等信息，签字确认后提交部门负责人初审；2.部门负责人需审核以下内容：报销事项是否真实发生、是否符合公司费用支出标准、报销金额是否准确、报销凭证是否齐全且与业务匹配、《费用报销单》填写是否规范；3.初审通过的，部门负责人在《费用报销单》上签字确认；初审不通过的，退回报销人并说明原因，要求补充完善凭证或更正信息。第十条财务专业审核环节1.经部门初审通过的报销凭证，由报销人提交至财务中心审核岗，财务专员需在3个工作日内完成专业审核；2.发票真实性审核：通过国家税务总局发票查验平台、地方税务局查验系统等渠道核验发票真伪，核对发票信息与查验结果是否一致；3.发票合规性审核：审核发票抬头、税号、项目名称、税率、税额等信息是否合规，电子发票是否重复报销，发票开具时间是否在有效期内；4.凭证完整性审核：审核报销凭证附件是否齐全，如采购费用需附采购合同、入库单，差旅费需附行程单、住宿明细，大额费用需附管理层审批意见；5.金额准确性审核：审核报销金额与发票金额、佐证材料金额是否一致，费用分摊是否合理，税费计算是否准确，是否符合公司费用报销标准（如差旅费住宿标准、交通补贴标准等）；6.审核通过的，财务专员在《费用报销单》上签字确认；审核不通过的，退回部门并出具《报销凭证审核整改通知书》，列明问题及整改要求。第十一条终审及付款环节1.常规费用（单次报销金额低于规定标准）经财务专业审核通过后，由财务负责人进行终审；大额费用（单次报销金额高于规定标准）需经财务负责人审核后，提交公司管理层审批；2.终审/审批通过的，财务中心出纳岗在2个工作日内完成付款，付款方式需符合公司资金管理规定（对公转账、公务卡支付等），严禁现金支付大额费用；3.付款完成后，财务核算岗将报销凭证整理归档，作为会计核算的依据，确保账证相符、账实相符。第十二条特殊情形审核流程1.跨部门费用报销：涉及多个部门分摊的费用，需由牵头部门填写《费用分摊表》，注明分摊依据、各部门分摊金额，经各相关部门负责人签字确认后，再按常规流程审核；2.境外费用报销：需提供境外消费凭证、外汇兑换凭证、税务备案证明等材料，财务部门按规定折算为人民币金额，审核其真实性及合规性；3.遗失凭证报销：发票等核心凭证遗失的，需提供开票方出具的加盖公章的发票存根联复印件、发票查验结果截图，经部门负责人及财务负责人审批后，方可按流程审核。第四章审核责任与违规处理第十三条审核人员责任界定1.报销人责任：对提交报销凭证的真实性、完整性、合规性承担直接责任，若因凭证不合规导致公司税务风险或经济损失，需承担相应赔偿责任；2.部门负责人责任：对本部门报销凭证的真实性、合理性承担初审责任，若未履行审核职责导致虚列费用，需承担管理责任；3.财务审核人员责任：对报销凭证的合规性、准确性承担专业审核责任，若因审核疏漏导致公司财税违规，需承担相应岗位责任；4.终审/审批人员责任：对报销凭证的最终审核结果承担决策责任，确保费用支出符合公司整体管控要求。第十四条违规行为处理标准1.轻微违规行为：报销凭证附件不全但可补充、《费用报销单》填写错误但未造成损失、超时限报销但无主观故意的，给予相关责任人口头警告，责令限期整改，整改情况纳入当月绩效考核；2.一般违规行为：使用不合规发票报销、虚构小额费用报销、重复报销电子发票、未按规定分摊费用的，追回违规报销金额，给予相关责任人书面警告，扣减当月绩效奖金10%-30%，部门负责人承担连带责任；3.严重违规行为：使用虚假发票报销、虚构大额业务套取公司资金、串通他人虚列费用、因报销凭证违规导致公司被税务机关处罚的，追回全部违规金额，给予相关责任人降职、调岗或解聘处理，扣减全部绩效奖金，情节严重触犯法律的，移交司法机关追究刑事责任；4.所有违规行为处理结果需形成《报销凭证违规处理决定书》，存入员工档案，作为绩效考核、职务调整的重要依据。第十五条容错与纠错机制1.报销人在审核流程中主动发现并更正凭证问题的，可免于处罚；审核人员发现问题后及时整改，未造成公司损失的，不予追责；2.对严格执行本制度、及时发现并制止报销凭证违规行为的人员，给予500-3000元现金奖励；对在报销凭证审核工作中表现突出的部门，纳入年度评优范围。第五章凭证归档与管理第十六条报销凭证归档要求1.审核通过并完成付款的报销凭证，由财务中心档案管理岗按“年度-月份-部门”分类整理，装订成册，标注档案编号、保管期限；2.电子发票需同步归档电子版文件，存储于专用加密硬盘，建立电子发票报销台账，记录发票代码、号码、报销人、报销金额、报销日期等信息，防止重复报销；3.报销凭证保管期限为10年，保管期满后，由财务中心提出销毁申请，编制《会计档案销毁清册》，经公司管理层审核、税务机关备案后，按规定程序销毁。第十七条凭证查阅与调阅管理1.内部人员因工作需要查阅报销凭证的，需填写《档案查阅申请单》，经财务负责人审批后，在档案管理岗监督下查阅，严禁涂改、抽取、损毁凭证；2.外部单位（税务机关、审计机构等）需调阅报销凭证的，需提供正式函件，经公司管理层审批后，由财务人员配合调阅，并做好调阅记录。第六章附则第十八条本制度未尽事宜，参照国家现行财税法