2026年高合金属材料公司会计账簿登记与保管管理制度

2026年高合金属材料公司会计账簿登记与保管管理制度第一章总则第一条为规范高合金属材料公司（以下简称“公司”）会计账簿登记与保管工作，保障会计信息真实、完整、准确，维护公司会计核算秩序，依据《中华人民共和国会计法》《会计基础工作规范》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合公司金属材料生产、销售、投融资等经营管理实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部及各分公司、子公司（以下统称“各单位”）所有会计账簿的登记、审核、归档、保管、查阅、销毁等全流程管理，公司财务部门全体会计人员及涉及账簿管理的相关人员均须严格遵守。第三条会计账簿登记与保管遵循“真实准确、及时完整、规范有序、安全保密、权责明确”原则，确保会计账簿能够全面反映公司经济业务活动，为经营决策、财务监督、税务申报等提供可靠依据。第四条公司财务部门是会计账簿登记与保管的责任部门，财务负责人为第一责任人，指定专人担任账簿管理专员，负责账簿的日常保管、归档、查阅登记等工作；各业务部门须配合财务部门提供账簿登记所需的原始凭证及相关资料，确保凭证真实、传递及时。第五条本制度所称会计账簿，包括总账、明细账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、备查账簿等，涵盖纸质账簿和电子账簿两类，电子账簿与纸质账簿具有同等法律效力，须满足可追溯、可核验、不可篡改的管理要求。第二章会计账簿登记管理第六条会计账簿登记以经审核无误的原始凭证和记账凭证为依据，原始凭证须具备业务发生的时间、金额、事由、经办人、审批人等完整要素，记账凭证须经制单人员、审核人员、记账人员签字确认，未经审核的凭证不得作为账簿登记依据。第七条总账登记要求：总账按会计科目设置账户，依据审核后的记账凭证汇总表（科目汇总表）逐期登记，每月末完成当月总账登记工作，确保总账科目余额与所属明细账科目余额合计数一致；总账登记内容包括会计科目名称、凭证字号、发生额（借方、贷方）、余额、登记日期、登记人签字等，字迹须清晰、工整，不得潦草、涂改；总账登记出现错误时，须采用划线更正法、红字更正法或补充登记法进行更正，更正处须由登记人签字确认，注明更正日期及原因，严禁刮擦、挖补、涂改账簿内容。第八条明细账登记要求：明细账按会计科目明细项设置账户，依据审核后的记账凭证逐笔登记，做到逐笔记录、日清月结，涉及数量金额核算的明细账（如原材料明细账、库存商品明细账），须同时登记数量、单价、金额；明细账登记内容包括明细科目名称、业务摘要、凭证字号、发生额（借方、贷方）、余额、登记日期、登记人签字等，摘要须简明扼要反映业务实质，如“采购不锈钢原材料”“支付XX客户货款”等；每月末对明细账进行结账，结出本月发生额合计数和月末余额，与总账对应科目余额核对，核对不一致的须在2个工作日内查明原因并更正，形成《明细账与总账核对差异调整表》存档。第九条日记账登记要求：现金日记账由出纳人员专人登记，依据审核后的现金收付款凭证逐笔序时登记，每日终了结算出当日现金收入合计数、现金支出合计数和结余数，与库存现金实有数核对，做到账实相符，严禁白条抵库、超限额留存现金；银行存款日记账由出纳人员专人登记，依据审核后的银行收付款凭证逐笔序时登记，每日结出银行存款余额，每月末与银行对账单核对，编制《银行存款余额调节表》，调节未达账项，确保银行存款日记账余额与银行对账单余额调节后一致；现金日记账和银行存款日记账须使用订本式账簿，不得拆页、缺页，登记人员变动时，须办理账簿交接手续，填写《会计账簿交接清单》，由交接双方、监交人签字确认。第十条备查账簿登记要求：备查账簿用于登记总账和明细账未涵盖但需备查的经济业务，如应收票据备查簿、应付票据备查簿、对外担保备查簿等，依据相关合同、协议、单据等资料逐笔登记；备查账簿登记内容包括业务发生时间、业务内容、涉及金额、到期日、责任人、变动情况等，随业务变化及时更新，确保备查信息完整、准确，便于追溯核查。第十一条电子账簿登记要求：电子账簿使用公司指定的财务核算系统登记，系统须设置操作权限，不同岗位会计人员分配不同的操作权限，严禁越权操作，操作日志须完整记录操作人员、操作时间、操作内容；电子账簿登记后自动生成操作记录，不得手动修改，确需更正的，须通过系统留痕功能进行，并注明更正原因，由财务负责人审核确认；电子账簿每月末进行数据备份，备份数据存储至专用服务器和离线存储设备，确保数据安全，备份记录须注明备份时间、备份人、存储位置。第三章会计账簿审核管理第十二条公司建立会计账簿多级审核制度，记账人员完成账簿登记后，须在2个工作日内提交审核人员审核，审核人员包括财务主管、财务负责人，审核未通过的，退回记账人员限期更正。第十三条账簿审核内容：合规性审核：核查账簿登记是否符合《会计法》《会计基础工作规范》及本制度要求，会计科目使用是否正确，记账方向是否准确，金额计算是否无误；完整性审核：核查账簿登记内容是否完整，是否遗漏业务事项，摘要是否清晰，签字手续是否齐全，明细账与总账、日记账与总账的勾稽关系是否成立；真实性审核：结合原始凭证、记账凭证核查账簿记录的业务是否真实发生，金额是否与凭证一致，杜绝虚假记账、虚增虚减账簿数据。第十四条审核人员完成审核后，须在账簿审核栏签字确认，注明审核日期，对审核发现的问题须出具《账簿审核整改通知单》，列明问题类型、整改要求、整改期限，记账人员须按要求整改，整改完成后重新提交审核。第十五条每月月末，财务部门组织账簿全面审核，由财务负责人牵头，对本月所有会计账簿进行系统性核查，形成《月度会计账簿审核报告》，报公司管理层备案，审核报告须列明审核情况、发现问题、整改结果等内容。第四章会计账簿保管管理第十六条纸质账簿保管要求：纸质账簿登记完成并审核无误后，由账簿管理专员整理装订，总账、明细账、日记账按年度装订，加装封面和封底，封面注明账簿名称、所属年度、装订日期、装订人、保管人；装订后的纸质账簿存入财务专用档案柜，档案柜须加锁管理，钥匙由账簿管理专员专人保管，档案柜存放环境须满足防潮、防虫、防火、防盗要求，温度控制在15-25℃，相对湿度控制在45%-60%；纸质账簿保管期限按国家规定执行：总账、明细账、日记账保管期限为30年，备查账簿保管期限根据业务需要确定，最低不少于10年，保管期满前不得擅自销毁。第十七条电子账簿保管要求：电子账簿数据每月备份一次，年度终了进行全量备份，备份介质包括专用U盘、移动硬盘、云存储（加密），备份介质标注账簿名称、所属年度、备份日期，由账簿管理专员专人保管，异地存放一份，防止因自然灾害、设备故障导致数据丢失；电子账簿存储系统设置访问权限和密码保护，密码定期更换（每季度至少更换一次），严禁将登录密码告知无关人员，系统日志至少保存5年，便于追溯操作记录；电子账簿的格式须符合国家档案管理要求，确保在保管期限内可读取、可打印，每年对电子账簿数据进行一次校验，核查数据是否完整、是否被篡改。第十八条会计账簿移交管理：账簿保管人员岗位变动时，须办理账簿移交手续，填写《会计账簿移交清单》，列明账簿名称、数量、所属年度、存放位置、电子账簿备份介质等，由移交人、接收人、监交人（财务负责人）签字确认，移交清单一式三份，移交人、接收人、财务部门各留存一份；公司内部机构调整或分公司、子公司撤销时，其会计账簿须移交至公司财务部门统一保管，移交前须完成账簿审核、结账、整理工作，确保账簿完整、数据准确。第十九条会计账簿查阅管理：公司内部人员因工作需要查阅会计账簿的，须填写《会计账簿查阅申请表》，注明查阅事由、账簿名称、查阅期限，经部门负责人签字、财务负责人审批后，在账簿管理专员陪同下查阅，不得带出财务办公区域；外部单位（如税务机关、审计机构、司法机关）查阅会计账簿的，须提供单位介绍信、执法证件等合法证明文件，由财务负责人审核并报公司管理层批准后，按规定范围查阅，查阅过程须有财务人员全程陪同，严禁复制、摘抄无关内容；账簿查阅后，账簿管理专员须核查账簿是否完好，在《会计账簿查阅登记簿》中记录查阅人、查阅时间、查阅内容、归还时间，由查阅人签字确认。第五章监督与责任追究第二十条财务部门每月对账簿登记与保管情况进行自查，重点核查账簿登记的准确性、完整性，保管的安全性、合规性，自查结果纳入会计人员月度绩效考核；公司审计部门每半年对会计账簿管理情况进行专项审计，形成《会计账簿管理专项审计报告》，报董事会备案。第二十一条会计人员未按规定登记账簿，出现漏记、错记、涂改账簿内容，或未按时完成账簿结账、核对工作的，责令限期整改，扣减月度绩效考核分数3-5分；情节严重导致会计信息失真的，追究直接责任人责任，给予通报批评处理。第二十二条出纳人员未按规定登记现金日记账、银行存款日记账，导致账实不符、资金损失的，由出纳人员承担赔偿责任；挪用现金、虚记日记账金额的，一经查实立即解除劳动合同，涉嫌违法犯罪的移交司法机关。第二十三条账簿保管人员未按规定保管账簿，导致纸质账簿损毁、丢失，或电子账簿数据泄露、篡改、丢失的，追究保管人员责任，赔偿由此造成的经济损失；故意损毁、隐匿会计账簿的，按公司奖惩制度从重处理，涉嫌违法犯罪的移交司法机关。第二十四条未经批准擅自查阅、复制、摘抄会计账簿，或泄露账簿中的商业秘密、财务数据的，给予通报批评、降职处理；给公司造成经济损失或声誉损害的，追