基层工会经费审查档案管理制度

基层工会经费审查档案管理制度第一章总则1.1为规范基层工会经费审查档案的收集、整理、保管、利用与销毁，确保审查过程可追溯、结果可验证、责任可追究，依据《中华人民共和国工会法》《工会会计制度》《会计档案管理办法》及中华全国总工会关于经费审查工作的相关细则，结合基层工会实际，制定本制度。1.2本制度所称“经费审查档案”是指经审会对本级及下一级工会经费、资产、专项资金、工会活动支出等实施审查、审计、专项督查过程中形成的，具有保存价值的全部纸质、电子、音像、实物及其他载体形式的原始记录与结论性材料。1.3档案管理坚持“谁审查、谁立卷”“谁签字、谁负责”“完整真实、安全保密、方便利用、定期鉴定”的原则，实行统一领导、分级管理、专人负责、全程留痕。1.4本制度适用于街道、园区、村社、企事业单位等基层工会经审会及其委托的第三方审计机构。上级工会经审办对本制度执行情况进行抽查、通报，并纳入年度考核。第二章组织与职责2.1基层工会经审会主任为档案管理第一责任人，履行下列职责：（1）审批档案分类方案、保管期限表及销毁清册；（2）保障档案用房、设施、经费及信息安全；（3）每半年听取档案管理员工作汇报，对重大缺失、损毁事件作出处理决定。2.2经审会设专职或兼职档案管理员一名，任职条件：具备会计、审计、档案专业中级以上职称或相应职业资格；熟悉工会财务制度；通过保密培训并签订保密承诺书。管理员职责：（1）起草档案管理制度、操作规程及应急预案；（2）指导审查组在审查准备、实施、报告、整改、回访五个阶段同步完成材料预立卷；（3）审核档案移交清单，验收纸质与电子文件一致性，对缺件、污损、篡改事项拒绝接收并书面报告；（4）建立档案全宗卷、索引库、借阅台账，定期备份电子数据，年度终了后30日内向上级经审办报送档案统计报表；（5）组织期满档案鉴定，提出销毁或延长保管期限建议，按程序报批后监销。2.3审查组组长为立卷直接责任人，对组员进行岗前培训，确保审查取证单、工作底稿、会谈纪要、盘点表、影像资料等同步编号、同步签字、同步归档。2.4基层工会财务负责人、被审查单位负责人对提供资料的真实性、完整性承担连带责任，拒绝提供或故意隐匿、损毁的，经审会可提请同级工会委员会给予通报或纪律处理。第三章归档范围与保管期限3.1必须归档的纸质材料（1）立项类：审查方案、立项审批表、审计通知书、廉政承诺书、回避申请及批复；（2）证明类：被审查单位承诺书、账簿报表、银行对账单、固定资产卡片、债权债务确认函、重要合同协议、会议记录、招标及验收资料；（3）工作类：现金盘点表、银行存款余额调节表、库存物资抽盘表、往来款项函证回函、会计凭证抽样表、调整分录汇总表、内控测试底稿、重要事项询问记录、现场照片及音视频光盘；（4）结论类：初审意见交换单、被审查单位反馈意见、审计报告（征求意见稿、正式稿）、整改建议书、整改台账、回访报告、移送处理建议书；（5）其他类：与审查有关的人民来信、举报材料、领导批示、媒体报道、诉讼及仲裁文书。3.2必须归档的电子文件（1）财务系统备份数据（XML、CSV、SQL格式）、报表PDF版、银行电子回单、税务申报表、电子发票OFD版；（2）审查过程形成的Word、Excel、PPT、CAD、GIS、音频、视频、邮件、即时通讯截图；（3）采用电子签名、电子印章的，须按《电子签名法》要求保存证书、日志、哈希值；（4）归档电子文件须采用不可擦写光盘或一次性写入固态硬盘，一式三套：封存保管套、查阅利用套、异地备份套。3.3保管期限（1）涉及工会资产产权、基建项目、对外投融资、对外担保的档案永久保存；（2）审计报告、整改回访材料保存30年；（3）工作底稿、盘点表、询证函保存10年；（4）一般性通知、过程性邮件、重复性附件保存5年；（5）保管期限自审计报告签发之日起算，国家法律法规另有规定的从其规定。第四章立卷与整理规则4.1立卷时间审查组应在出具正式审计报告后15个工作日内完成立卷，遇特殊情况经主任批准可延长10个工作日。4.2组卷方法（1）按“项目—年度—保管期限”三级分类，一个审查项目为一卷，跨年项目按报告签发年度归档；（2）卷内文件按“立项—证明—工作—结论—其他”五段顺序排列，编页从“001”开始，页号使用2B铅笔书写在右下角，背面写在左下角；（3）每卷厚度不超过2.5厘米，超厚度分册，分册号用“上、中、下”标识；（4）卷内目录一式两份，一份置卷首，一份交档案管理员汇总；目录字段包括序号、文号、责任者、题名、日期、页次、备注，Excel模板由档案管理员统一发布。4.3装订与装具（1）采用不锈钢钉左侧三孔一线装订，装订前剔除金属物、塑料夹；（2）图纸采用手风琴式折叠成A4幅面，图签朝外；（3）光盘、U盘使用防磁袋，贴制档号、题名、制作日期、制作人、文件格式、运行环境、校验码；（4）案卷封面使用230克无酸牛皮纸，打印项目全称、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、案卷号；（5）案卷脊背需露出案卷号、年度、期限，方便直立排放。4.4电子文件整理（1）建立“项目名称_年度_阶段_责任人_版本号”命名规则，禁止空格与特殊符号；（2）采用树形文件夹，一级目录为“01立项”“02证明”“03工作”“04结论”“05其他”，二级目录按资料类型细分；（3）每份电子文件须同步生成SHA-256校验文件，与原件同档存放；（4）上传档案管理系统前进行病毒扫描、加密压缩，密码长度不低于12位，含大小写字母、数字、特殊字符；（5）系统后台自动记录上传人、IP、时间、操作类型，日志保存期限与文件保管期限一致。第五章移交与接收5.1移交清单审查组完成立卷后，填写《经费审查档案移交清单》一式两份，列明案卷题名、件数、页数、电子文件条目、载体类型、缺件说明、移交人、移交日期。5.2接收程序（1）档案管理员在接收室当场拆卷清点，对纸质档案逐页核对页号，对电子文件逐条校验哈希值；（2）核对无误后，双方在移交清单上签字并加盖经审会公章，一份退审查组，一份存档；（3）发现缺件、涂改、污损的，管理员出具《档案拒收通知书》，限期5个工作日补正；逾期未补正的，经审会主任约谈组长并通报。5.3紧急移交如遇机构调整、办公场所搬迁、突发事件需紧急移交，经审会可启用“应急归档箱”，由两人以上加封签名，24小时内交至指定保密室，事后补办移交手续。第六章保管与库房管理6.1库房要求（1）使用钢筋混凝土结构独立房间，远离易燃、易爆、污染源，地面荷载不低于12千牛/平方米；（2）安装防火防盗门，双锁管理，钥匙分别由档案管理员和经审会副主任保管；（3）配置七氟丙烷气体灭火系统，烟感、温感、红外报警与物业消防控制室联网；（4）安装恒温恒湿系统，温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，日波动幅度温度不超过±2℃、湿度±5%；（5）窗户采用防紫外线夹层玻璃，配备遮光阻燃窗帘；（6）设置防鼠、防虫、防霉、防水、防尘、防盗、防光、防高温、防污染、防有害生物“十防”措施。6.2密集架与装具（1）采用轨道式密集架，承重层板厚度≥1.2毫米，表面经磷化、除锈、喷塑处理；（2）档案箱使用无酸纸，PH值7.5—8.5，含2%碳酸钙缓冲剂；（3）每节密集架贴制库房平面示意图，颜色区分永久、30年、10年、5年保管期限；（4）库房入口设置24小时视频监控，录像保存90天，调取需登记用途、审批人、调取人、调取时段。6.3日常维护（1）档案管理员每月进行一次虫霉检查，每季度进行一次抽样测酸，每半年进行一次库房清洁；（2）发现虫霉迹象立即隔离，使用环氧乙烷低温熏蒸，杀虫后通风72小时，重新测酸并填写处理记录；（3）电子档案每半年进行一次读取校验，出现光盘不可读、硬盘坏道立即迁移复制，并填写《电子档案迁移登记表》。第七章利用与借阅7.1利用权限（1）永久档案仅限经审会委员、上级经审办、纪检监察机关、司法机关依职权利用；（2）30年期档案可供本级工会财务人员、被审查单位负责人及其委托的注册会计师查阅，但不得复制、外借；（3）10年及以下档案可供工会内部因监督检查、专项研究需要查阅，须填写《档案利用申请表》，经管理员、经审会主任两级审批；（4）律师、媒体、职工个人申请利用的，须出具合法证明、保密承诺书，经同级工会党组集体研究决定。7.2借阅时限（1）纸质档案现场阅览，当日归还，确需延长的，一次不超过3个工作日；（2）电子档案只提供加密只读版本，通过档案管理系统水印下载，水印内容含利用人、用途、时间、IP；（3）因诉讼、仲裁需复制纸质档案的，由管理员在复制件每页加盖“与原件一致”骑缝章，注明页数、日期，并登记案号。7.3安全控制（1）阅览室禁止携带背包、水杯、移动存储设备，手机须放入屏蔽柜；（2）管理员全程陪同，禁止拍照、扫描、抄录涉密内容；（3）出现损毁、丢失、泄密事件，启动应急预案，24小时内书面报告同级工会党组及上级经审办，必要时移交公安机关处理。第八章鉴定与销毁8.1鉴定组织成立由经审会主任、纪检监察委员、财务负责人、职工代表、档案管理员共5人组成的鉴定小组，对满期档案进行逐卷鉴定，出具《档案鉴定意见书》。8.2鉴定标准（1）仍有法律纠纷、信访举报、资产纠纷未结清的，延长保管30年；（2）涉及历史沿革、工会产权、重大改革、重要人物、典型经验的，延长保管至永久；（3）确无继续保存价值的，编制《档案销毁清册》，列明案卷号、题名、年度、页数、原保管期限、销毁理由、鉴定人签字。8.3销毁程序（1）销毁清册公示5个工作日，无异议后报上级经审办、同级工会党组审批；（2）指定两人以上监销，使用碎纸机粉碎至2×2毫米颗粒，光盘、硬盘采用物理破碎、消磁、熔炼方式；（3）监销人全程录像并截取关键帧照片，录像与销毁清册一并归档永久保存；（4）销毁后出具《档案销毁报告》，10个工作日内报上级备案。第九章信息化与统计9.1系统功能（1）建立“基层工会经审档案管理信息系统”，具备收集、整理、检索、借阅、鉴定、销毁、统计、预警、日志、备份十大模块；（2）支持OCR全文识别、人脸指纹双因子登录、区块链固证、异地容灾；（3）与国家工会财务监管平台对接，自动抓取凭证、报表、银行对账单，实现审查资料一键预归档。9.2数据标准（1）采用《工会经审档案元数据方案》，核心字段25项，包括档号、题名、责任者、日期、金额、问题分类、整改状态、附件路径、哈希值；（2）金额精确到分，日期采用YYYY-MM-DD格式，问题分类使用全总经审办发布的“经费审查问题分类与代码V3.0”；（3）每年1月对上年度数据进行清洗、去重、补链，形成标准数据集，推送至上级大数据中心。9.3统计报表（1）年度档案总量、永久档案占比、电子档案占比、利用率、差错率、整改完成率、销毁数量、库房环境指标等8项核心指标自动生成；（2）支持按项目类型、行业、地域、年度、问题金额区间等维度交叉分析，为工会风险地图提供数据支撑；（3）统计报表加盖电子签章后，PDF版与可计算版同时上报，确保数据可验证、可回算。第十章安全与保密10.1密级划分（1）涉及国家秘密的，按《保密法》定密；（2）涉及工会工作秘密的，划分为内部、秘密、机密三级，由经审会主任审定；（3）密级标志在封面、系统、数据库三处同步标注，解密或变更须履行审批手续。10.2保密制度（1）档案管理员、审查组成员、系统运维人员每年签署保密承诺书，离岗时进行保密审计；（2）涉密档案实行专库、专柜、专机、专网、专人“五专”管理，进出登记实行双人双锁；（3）发现微信、QQ、邮箱、网盘、社交平台传输涉密档案，立即断网保护现场，启动问责。10.3应急预案（1）火灾：启动气体灭火，同步拨打119，管理员携带封存套电子档案撤离至异地备份点；（2）水灾：关闭恒温恒湿系统总阀，使用沙袋封堵门口，将底层档案转移至二楼应急架；（3）网络攻击：立即切断服务器外网，启用备用磁带库，24小时内恢复至攻击前完整状态；（4）疫情、地震、台风等不可抗力，提前将核心档案装箱密封，优先转移至政府综合档案馆或银行保管箱。第十一章监督与考核11.1日常监督上级经审办通过“双随机一公开”方式，每年对不少于30%的基层工会进行档案飞行检查，重点抽查立卷质量、库房环境、电子备份、借阅登记、销毁程序。11.2考核指标（1）立卷及时率100%，每延迟1个工作日扣0.5分；（2）归档完整率≥99%，每缺1份关键材料扣1分；（3）电子文件一致性100%，哈希值不匹配1项扣2分；（4）库房环境达标率100%，温湿度超标1次扣1分；（5）泄密事件为零，发生1起取消当年评优资格并通报；（6）考核结果与工会年度评先、经费回拨、负责