复印店财务制度

复印店财务制度一、总则

第一条为规范复印店财务行为，加强财务管理和监督，确保财务信息真实、准确、完整，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》及相关法律法规，结合复印店实际情况，制定本制度。

第二条复印店财务工作必须遵循国家财经法规，坚持权责明确、收支透明、流程规范的原则，实现财务管理的科学化、制度化、标准化。

第三条本制度适用于复印店所有财务活动，包括资金筹集、预算管理、成本控制、收入核算、费用报销、资产管理等。

第四条复印店设立财务管理部门，负责财务制度的执行、财务核算、财务监督及财务分析工作。财务部门须配备具备专业资格的财务人员，确保财务工作的专业性和合规性。

第五条财务部门须建立完善的财务档案管理制度，确保财务凭证、账簿、报表等资料的完整性、安全性和可追溯性。财务档案保存期限按照国家相关法规执行。

第六条复印店所有财务收支必须以发票或合法凭证为依据，严禁虚假报销、挪用资金、私设小金库等违法行为。财务部门须定期对财务凭证进行审核，确保凭证的真实性和合规性。

第七条财务部门须定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，并提交管理层及相关部门审阅。财务报表须真实反映复印店的财务状况和经营成果。

第八条复印店设立内部审计机制，定期对财务工作进行审计，发现违规行为须及时纠正并追究相关责任。内部审计结果须向管理层及全体员工通报。

二、会计核算

第九条复印店采用权责发生制进行会计核算，所有收入和费用须按照实际发生时间确认。

第十条财务部门须建立完善的会计科目体系，包括资产、负债、所有者权益、收入、成本、费用等，确保会计核算的准确性和完整性。

第十一条所有收入必须及时入账，包括复印服务收入、广告收入、材料销售收入等，收入确认须以服务完成或货物交付为条件。

第十二条所有费用必须按照实际发生额入账，包括材料采购成本、员工薪酬、水电费、租金、维修费等，费用报销须符合本制度规定。

第十三条财务部门须定期进行银行对账，确保银行存款余额与银行对账单一致。发现差异须及时查明原因并进行调整。

第十四条财务部门须定期进行往来款项核对，包括应收账款、应付账款等，确保往来款项清晰、准确。

第十五条财务部门须建立固定资产管理制度，对所有固定资产进行登记、核算和评估，确保固定资产的完整性和价值安全。

三、预算管理

第十六条复印店须建立年度预算管理制度，每年初编制年度预算，包括收入预算、成本预算、费用预算等，并报管理层审批。

第十七条预算编制须基于上年度实际经营情况及本年度经营目标，确保预算的合理性和可行性。

第十八条财务部门须对预算执行情况进行监控，每月编制预算执行情况报告，分析预算偏差原因并提出改进措施。

第十九条预算调整须按照规定程序进行，重大预算调整须报管理层及股东会审批。

第二十条财务部门须建立预算考核机制，将预算执行情况与相关部门及人员绩效挂钩，确保预算目标的实现。

四、成本控制

第二十一条复印店须建立成本控制制度，对各项成本进行监控和管理，包括材料成本、人工成本、运营成本等。

第二十二条财务部门须制定成本控制标准，对各项成本进行定额管理，确保成本控制在预算范围内。

第二十三条材料采购须遵循比价、招标等程序，确保采购成本最优。财务部门须对采购成本进行审核，防止采购浪费。

第二十四条员工薪酬须按照劳动合同及绩效考核结果发放，财务部门须对薪酬发放进行审核，确保薪酬发放的合规性。

第二十五条财务部门须定期进行成本分析，找出成本控制的薄弱环节，并提出改进措施。

五、费用报销

第二十六条复印店须建立费用报销制度，所有费用报销必须符合本制度规定，并附合法凭证。

第二十七条员工报销须填写费用报销单，注明报销事由、金额、日期等信息，并经部门负责人及财务部门审核签字。

第二十八条财务部门须对报销凭证进行审核，确保报销凭证的真实性、合规性及完整性。对不符合规定的报销须予以退回并说明原因。

第二十九条费用报销须按照规定流程进行，重大费用报销须报管理层审批。

第三十条财务部门须定期对费用报销进行统计，并报管理层审阅。

六、资产管理

第三十一条复印店须建立资产管理制度，对所有资产进行登记、核算和评估，确保资产的完整性和价值安全。

第三十二条财务部门须定期进行资产盘点，确保资产账实相符。发现差异须及时查明原因并进行调整。

第三十三条资产处置须按照规定程序进行，重大资产处置须报管理层及股东会审批。

第三十四条财务部门须建立资产折旧制度，对所有固定资产进行折旧核算，确保资产价值的合理分摊。

第三十五条财务部门须定期对资产使用情况进行分析，优化资产配置，提高资产使用效率。

二、会计核算

第二条财务部门须采用权责发生制进行会计核算，确保收入和费用的确认符合实际发生时间，避免提前或延后确认。所有经济业务须按照会计准则和复印店实际情况进行分类和记录，确保会计核算的准确性和完整性。

第三条财务部门须建立完善的会计科目体系，涵盖资产、负债、所有者权益、收入、成本、费用等主要类别，并根据复印店的业务特点进行细化。例如，可将复印服务收入、广告收入、材料销售收入等归入收入类科目，将材料采购成本、员工薪酬、水电费、租金、维修费等归入费用类科目。会计科目的设置须清晰、合理，便于财务核算和财务分析。

第四条所有收入必须及时入账，确保收入确认的及时性和准确性。复印店的收入来源主要包括复印服务、打印服务、扫描服务、广告收入、材料销售收入等。收入确认须以服务完成或货物交付为条件，避免提前或延后确认收入。例如，客户完成复印服务后，须及时开具发票并确认收入；客户购买复印纸、打印机墨盒等材料后，须及时确认销售收入。收入入账时须注明服务内容、客户名称、服务日期、服务金额等信息，确保收入的可追溯性。

第五条所有费用必须按照实际发生额入账，确保费用确认的及时性和准确性。复印店的主要费用包括材料采购成本、员工薪酬、水电费、租金、维修费、营销费用等。费用入账时须注明费用名称、发生日期、发生部门、发生金额等信息，确保费用的可追溯性。例如，采购复印纸、打印机墨盒等材料时，须根据采购发票确认材料成本；支付员工工资时，须根据工资表确认薪酬费用；支付水电费、租金时，须根据缴费凭证确认费用。

第六条财务部门须定期进行银行对账，确保银行存款余额与银行对账单一致。每月末，财务人员须将银行对账单与银行存款日记账进行核对，发现差异须及时查明原因并进行调整。例如，若发现银行对账单中有一笔未记录的扣款，须查明扣款原因并调整银行存款日记账；若发现银行对账单中有一笔未入账的存款，须及时入账并更新银行存款日记账。银行对账结果须形成银行对账单及余额调节表，并报管理层审阅。

第七条财务部门须定期进行往来款项核对，确保应收账款、应付账款等往来款项清晰、准确。复印店的主要往来款项包括应收客户款项、应付供应商款项、预收款项、预付款项等。应收账款须定期与客户进行核对，确保账款余额准确；应付账款须定期与供应商进行核对，确保账款余额准确；预收款项和预付款项须根据合同约定进行管理，确保款项使用的合规性。往来款项核对结果须形成往来款项明细表，并报管理层审阅。

第八条财务部门须建立固定资产管理制度，对所有固定资产进行登记、核算和评估，确保固定资产的完整性和价值安全。复印店的主要固定资产包括复印机、打印机、扫描仪、电脑、办公家具等。固定资产须进行逐一登记，建立固定资产台账，并注明固定资产的名称、型号、购置日期、购置成本、使用部门、折旧年限等信息。固定资产须定期进行盘点，确保固定资产账实相符。若发现固定资产损坏或丢失，须查明原因并进行处理。固定资产的折旧须按照规定方法进行核算，确保折旧计提的准确性。例如，复印机、打印机等设备可采用年限平均法进行折旧，电脑等设备可采用年限总和法进行折旧。固定资产折旧结果须计入相关费用科目，并计入财务报表。

第九条财务部门须建立存货管理制度，对所有存货进行登记、核算和评估，确保存货的完整性和价值安全。复印店的主要存货包括复印纸、打印机墨盒、复印机toner等。存货须进行逐一登记，建立存货台账，并注明存货的名称、规格、购置日期、购置成本、库存数量等信息。存货须定期进行盘点，确保存货账实相符。若发现存货损坏或丢失，须查明原因并进行处理。存货的计价须按照规定方法进行核算，确保存货计价的准确性。例如，复印纸、打印机墨盒等存货可采用先进先出法进行计价，确保存货成本的真实性。存货成本结转结果须计入相关成本费用科目，并计入财务报表。

第十条财务部门须建立应收账款管理制度，对所有应收账款进行登记、核算和催收，确保应收账款的及时收回。复印店的主要应收账款来自客户复印服务费、打印服务费等。应收账款须建立客户应收账款台账，并注明客户名称、应收金额、应收日期、逾期情况等信息。财务部门须定期对逾期应收账款进行催收，必要时可采取法律手段进行追讨。应收账款坏账准备须按照规定方法进行计提，确保应收账款的可回收性。例如，可按照应收账款余额的一定比例计提坏账准备，或根据客户的信用状况进行个别计提。应收账款坏账准备计提结果须计入当期费用，并计入财务报表。

第十一条财务部门须建立应付账款管理制度，对所有应付账款进行登记、核算和支付，确保应付账款的及时支付。复印店的主要应付账款来自供应商提供的复印纸、打印机墨盒等材料。应付账款须建立供应商应付账款台账，并注明供应商名称、应付金额、应付日期、逾期情况等信息。财务部门须定期对逾期应付账款进行支付，避免因逾期支付而影响供应商关系。应付账款折扣须按照规定方法进行核算，确保应付账款的准确性。例如，若供应商提供现金折扣，可按照现金折扣比例冲减应付账款，并计入财务报表。应付账款支付结果须计入财务报表，并更新应付账款余额。

第十二条财务部门须建立内部牵制制度，确保会计核算的合规性和准确性。复印店须设立出纳岗和会计岗，出纳岗负责现金收付和银行结算，会计岗负责会计核算和财务报表编制。出纳岗和会计岗须相互分离，避免一人身兼两职。所有经济业务须经过授权审批，确保业务的合规性。财务部门须定期进行内部审计，发现违规行为须及时纠正并追究相关责任。内部审计结果须向管理层及全体员工通报，提高员工的合规意识。

三、预算管理

第三条复印店须建立年度预算管理制度，每年初编制年度预算，包括收入预算、成本预算、费用预算等，并报管理层审批。预算编制须基于上年度实际经营情况及本年度经营目标，确保预算的合理性和可行性。例如，财务部门须收集上年度的销售额、成本费用等数据，并结合本年度的市场预测、业务计划等因素，进行预算编制。预算编制过程须充分征求各部门意见，确保预算的全面性和准确性。

第四条预算编制须遵循全面性、准确性、可比性、灵活性的原则。全面性要求预算涵盖复印店的所有经济业务，避免遗漏；准确性要求预算数据真实可靠，符合实际情况；可比性要求预算与上年度预算或同类复印店的预算进行比较，找出差异并分析原因；灵活性要求预算能够适应市场变化，必要时可进行适当调整。例如，若市场环境发生重大变化，可能导致复印需求下降，预算编制时须考虑这一因素，并相应调整收入预算。

第五条财务部门须制定预算编制流程，明确预算编制的步骤、时间节点和责任人。预算编制流程可包括：收集数据、初步预测、编制草案、征求意见、修订完善、审批下达等步骤。每个步骤须有明确的时间节点和责任人，确保预算编制的效率和质量。例如，财务部门须在每年十月份开始收集上年度的经营数据，并在十一月份完成初步预测，十二月份编制预算草案，次年一月份征求各部门意见，二月份修订完善，三月份报管理层审批。

第六条财务部门须对预算执行情况进行监控，每月编制预算执行情况报告，分析预算偏差原因并提出改进措施。预算执行情况报告须包括预算执行情况、预算偏差分析、改进措施等内容。预算执行情况须与上年度同期进行比较，找出差异并分析原因。例如，若某月份的复印服务收入低于预算，须分析原因是否由于市场竞争加剧、服务质量下降或营销策略不当等。针对预算偏差，须提出改进措施，并报管理层审批。

第七条预算调整须按照规定程序进行，重大预算调整须报管理层及股东会审批。预算调整须基于实际经营情况，避免随意调整。例如，若由于突发事件导致复印需求大幅下降，可申请调整收入预算；若由于原材料价格上涨导致成本上升，可申请调整成本预算。预算调整须经过财务部门审核，并报管理层及股东会审批。预算调整结果须及时通知相关部门，并纳入预算执行情况监控。

第八条财务部门须建立预算考核机制，将预算执行情况与相关部门及人员绩效挂钩，确保预算目标的实现。预算考核须基于预算执行情况报告，对各部门及人员的预算完成情况进行评估。预算考核结果须与绩效奖金、晋升等挂钩，激励员工完成预算目标。例如，若某部门的预算完成率较高，可给予绩效奖金；若某部门的预算完成率较低，可进行绩效改进。预算考核结果须形成预算考核报告，并报管理层审阅。

第九条财务部门须定期对预算管理制度进行评估，找出不足并改进。预算管理制度须根据复印店的发展情况和市场环境进行不断完善。例如，若复印店的业务范围扩大，预算管理制度须相应调整，以适应新的业务需求。财务部门须定期组织预算管理制度的评估，找出不足并改进，确保预算管理制度的有效性和适用性。

四、成本控制

第四条复印店须建立成本控制制度，对各项成本进行监控和管理，确保成本控制在预算范围内，提高经营效益。成本控制是复印店财务管理的重要组成部分，直接影响复印店的盈利能力。财务部门须制定成本控制标准，对各项成本进行定额管理，并定期进行成本分析，找出成本控制的薄弱环节，提出改进措施。

第五条财务部门须对材料采购成本进行严格控制，确保采购成本的合理性。复印店的主要材料包括复印纸、打印机墨盒、复印机toner等。财务部门须建立材料采购管理制度，对材料采购进行比价、招标等程序，选择性价比最高的供应商。例如，可定期组织供应商报价，选择价格最低的供应商进行采购；对于大宗采购，可进行招标，选择最优的供应商。材料采购成本须按照实际采购价格进行核算，并定期进行成本分析，找出成本控制的薄弱环节。例如，若发现复印纸的采购成本过高，须分析原因是否由于采购量不足导致无法享受批量折扣，或由于选择了价格较高的供应商等。针对成本控制的薄弱环节，须提出改进措施，并报管理层审批。

第六条财务部门须对材料使用进行严格控制，避免浪费和损耗。复印店须建立材料领用制度，对材料的领用进行登记和审批，确保材料使用的合理性。例如，各部门须根据实际需求领用材料，并填写材料领用单，经部门负责人签字后，到财务部门领用。财务部门须定期对材料使用情况进行检查，发现浪费和损耗现象须及时纠正。例如，若发现复印纸随意丢弃现象，须加强员工教育，提高员工的爱护意识。材料使用情况须定期进行统计，并报管理层审阅。

第七条财务部门须对员工薪酬进行严格控制，确保薪酬成本的合理性。复印店的主要员工包括销售人员、技术人员、客服人员等。财务部门须制定员工薪酬管理制度，对员工薪酬进行定额管理，并定期进行薪酬分析，找出薪酬控制的薄弱环节。例如，可定期进行薪酬调查，了解同行业同岗位的薪酬水平，确保薪酬的竞争力。员工薪酬须按照劳动合同及绩效考核结果发放，财务部门须对薪酬发放进行审核，确保薪酬发放的合规性。例如，若发现员工加班费计算错误，须及时纠正并补发加班费。薪酬成本须定期进行统计，并报管理层审阅。

第八条财务部门须对水电费、租金等运营成本进行严格控制，确保运营成本的合理性。复印店的水电费、租金等运营成本是不可避免的，但可通过管理降低成本。例如，可安装节能设备，降低水电费支出；可与其他商家合作，降低租金支出。运营成本须按照实际支出进行核算，并定期进行成本分析，找出成本控制的薄弱环节。例如，若发现水电费支出过高，须分析原因是否由于设备老化导致能源浪费，或由于员工节能意识不足等。针对成本控制的薄弱环节，须提出改进措施，并报管理层审批。

第九条财务部门须对营销费用进行严格控制，确保营销费用的有效性。复印店的营销费用主要包括广告费、促销费等。财务部门须制定营销费用管理制度，对营销费用进行定额管理，并定期进行营销费用分析，找出营销费用控制的薄弱环节。例如，可定期评估营销活动的效果，避免无效的营销投入。营销费用须按照实际支出进行核算，并定期进行成本分析，找出成本控制的薄弱环节。例如，若发现某项营销活动的投入产出比不高，须分析原因是否由于目标客户定位不准确，或由于营销方式不当等。针对成本控制的薄弱环节，须提出改进措施，并报管理层审批。

第十条财务部门须定期进行成本分析，找出成本控制的薄弱环节，并提出改进措施。成本分析是成本控制的重要手段，通过成本分析可找出成本控制的薄弱环节，并提出改进措施。例如，可定期编制成本分析报告，对各项成本进行对比分析，找出差异并分析原因。成本分析报告须包括成本构成、成本变化趋势、成本控制效果等内容，并报管理层审阅。针对成本控制的薄弱环节，须提出改进措施，并报管理层审批。例如，若发现复印纸的浪费现象严重，可加强员工教育，提高员工的爱护意识；可安装复印纸自动配送系统，避免复印纸的浪费。

第十一条财务部门须建立成本控制责任制度，将成本控制责任落实到相关部门及人员，确保成本控制目标的实现。成本控制责任制度须明确各部门及人员的成本控制责任，并定期进行考核。例如，可规定各部门须控制材料成本、人工成本等，并定期对成本控制情况进行考核，考核结果与绩效奖金、晋升等挂钩，激励员工完成成本控制目标。成本控制责任制度须形成文件，并报管理层审批。财务部门须定期对成本控制责任制度进行评估，找出不足并改进，确保成本控制责任制度的有效性和适用性。

五、费用报销

第五条复印店须建立费用报销制度，规范费用报销行为，确保费用报销的真实性、合规性及合理性。所有费用报销必须符合本制度规定，并附合法凭证，严禁虚假报销、重复报销等行为。财务部门须负责费用报销的审核工作，确保费用报销的合规性。费用报销制度须明确费用报销的范围、标准、流程、审批权限等内容，并形成文件，报管理层审批后执行。

第六条员工报销须填写费用报销单，注明报销事由、金额、日期、报销依据等信息，并经部门负责人及财务部门审核签字。费用报销单须一式两联，一联财务部门留存，一联报销人留存。员工须根据实际情况填写费用报销单，确保信息的真实性和准确性。例如，若员工因业务需要出差，须在费用报销单中注明出差事由、出差时间、出差地点、预计费用等信息，并附上出差证明等相关材料。部门负责人须对费用报销单进行审核，确保报销事由的合理性及报销金额的准确性，并签字确认。财务部门须对费用报销单进行审核，确保报销凭证的真实性、合规性及合理性，并签字确认。

第七条财务部门须对报销凭证进行审核，确保报销凭证的真实性、合规性及完整性。报销凭证须包括发票、收据、合同等，并须符合国家相关税务法规。例如，若员工报销餐饮费，须提供正规发票，并注明用餐时间、用餐地点、用餐人员等信息。若员工报销交通费，须提供正规发票或收据，并注明交通方式、起止地点、乘车日期等信息。财务部门须对报销凭证进行审核，发现不符合规定的报销须予以退回并说明原因。例如，若发现发票是假发票，须予以退回并告知报销人，要求重新报销。若发现发票内容与实际报销事由不符，须予以退回并告知报销人，要求提供真实凭证。

第八条费用报销须按照规定流程进行，重大费用报销须报管理层审批。费用报销流程须明确报销提交、审核、审批、支付等环节，并规定每个环节的责任人和时间节点。例如，员工须在费用发生后一定时间内提交费用报销单，部门负责人须在收到费用报销单后一定时间内进行审核，财务部门须在收到审核后的费用报销单后一定时间内进行审核，管理层须在收到审核后的费用报销单后一定时间内进行审批，出纳须在收到审批后的费用报销单后一定时间内进行支付。费用报销流程须形成文件，并报管理层审批后执行。重大费用报销须报管理层审批，例如，若报销金额超过一定金额，须报管理层审批。重大费用报销须经过财务部门审核，并报管理层审批。重大费用报销结果须及时通知报销人，并纳入费用报销台账。

第九条财务部门须定期对费用报销进行统计，并形成费用报销分析报告，报管理层审阅。费用报销统计须包括费用种类、费用金额、报销人、报销部门、报销时间等信息，并须按照费用种类、费用金额、报销人、报销部门、报销时间等进行分类统计。例如，可统计每月的餐饮费、交通费、住宿费等费用，并可统计每个部门的费用支出情况，以及每个报销人的费用支出情况。费用报销分析报告须包括费用报销情况、费用报销趋势、费用报销结构、费用报销分析等内容，并报管理层审阅。管理层须根据费用报销分析报告，找出费用控制的薄弱环节，并提出改进措施。例如，若发现某部门的费用支出过高，须分析原因是否由于部门管理不善，或由于员工费用控制意识不足等。针对费用控制的薄弱环节，须提出改进措施，并报管理层审批。

第十条财务部门须建立费用报销台账，对费用报销进行登记和管理，确保费用报销的可追溯性。费用报销台账须包括报销日期、报销人、报销部门、报销事由、报销金额、报销凭证等信息，并须按照报销日期、报销人、报销部门、报销事由、报销金额、报销凭证等进行分类登记。费用报销台账须定期进行核查，确保费用报销的准确性。例如，每月末，财务部门须对费用报销台账进行核查，发现错误须及时纠正。费用报销台账须妥善保管，并按规定进行归档。费用报销台账须作为财务档案进行管理，并按规定进行保存。

第十一条财务部门须定期对费用报销制度进行评估，找出不足并改进。费用报销制度须根据复印店的发展情况和实际需求进行不断完善。例如，若复印店的业务范围扩大，费用报销制度须相应调整，以适应新的业务需求。财务部门须定期组织费用报销制度的评估，找出不足并改进，确保费用报销制度的有效性和适用性。例如，若发现员工对费用报销制度不了解，须加强员工培训，提高员工对费用报销制度的认识。费用报销制度的评估结果须形成文件，并报管理层审批。

六、资产管理

第六条复印店须建立资产管理制度，对所有资产进行登记、核算和评估，确保资产的完整性和价值安全。复印店的主要资产包括固定资产、流动资产和无形资产。固定资产是指使用期限较长的资产，如复印机、打印机、扫描仪、电脑、办公家具等；流动资产是指可以在一年内变现的资产，如现金、银行存款、应收账款等；无形资产是指没有实物形态的资产，如专利权、商标权等。资产管理制度须明确资产的管理职责、资产的管理流程、资产的管理要求等内容，并形成文件，报管理层审批后执行。

第七条财务部门须建立固定资产台账，对所有固定资产进行逐一登记，注明固定资产的名称、型号、购置日期、购置成本、使用部门、折旧年限等信息。固定资产台账须定期进行更新，确保固定资产信息的准确性。例如，当复印店购置新的复印机时，须在固定资产台账中添加新的固定资产信息，并注明固定资产的名称、型号、购置日期、购置成本、使用部门、折旧年限等信息。固