合同管理保密制度

合同管理保密制度一、合同管理保密制度

第一条总则

合同管理保密制度旨在规范合同管理过程中的信息保密工作，确保合同相关信息的机密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改或滥用，维护企业合法权益。本制度适用于企业所有涉及合同管理的部门、人员及第三方合作伙伴。企业所有员工应严格遵守本制度，确保合同信息安全得到有效保护。

第二条保密信息的范围

保密信息是指企业在合同管理过程中涉及的所有敏感信息，包括但不限于：

（一）合同草案、合同文本及其附件；

（二）合同谈判过程中的敏感信息，如价格、条件、期限等；

（三）合同履行过程中涉及的商业秘密，如客户信息、交易数据、技术资料等；

（四）合同变更、解除或终止的相关信息；

（五）与合同管理相关的内部规章制度、操作流程、会议记录等；

（六）其他经企业明确标识为保密的信息。

第三条保密责任

（一）企业各部门及员工应对所接触的保密信息承担保密责任，不得以任何形式泄露、篡改或滥用保密信息；

（二）企业应定期对员工进行保密意识培训，提高员工的保密意识和能力；

（三）员工离职或调岗时，应按规定办理保密信息交接手续，并签署保密协议；

（四）企业应与第三方合作伙伴签订保密协议，明确双方在合同管理过程中的保密责任。

第四条保密措施

（一）企业应建立合同信息管理系统，对合同信息进行分类、分级管理，并采取必要的技术手段确保信息安全；

（二）企业应限制对保密信息的访问权限，仅授权给有必要知悉的员工，并定期审查访问权限；

（三）企业应加强对保密信息载体的管理，如纸质文件、电子文件、存储设备等，采取物理隔离、加密存储等措施；

（四）企业应建立保密信息泄露应急预案，一旦发生信息泄露事件，应立即启动应急预案，采取补救措施，并调查事故原因，追究相关责任。

第五条监督检查

（一）企业应设立保密工作监督部门，负责监督检查合同管理保密制度的执行情况；

（二）企业应定期开展保密风险评估，识别潜在的信息安全风险，并采取相应的防范措施；

（三）企业应建立保密举报机制，鼓励员工举报违反保密制度的行为，并对举报人进行保护；

（四）企业应定期对违反保密制度的行为进行查处，并根据情节轻重给予相应的处理措施，如警告、罚款、解除劳动合同等。

第六条附则

（一）本制度由企业保密工作监督部门负责解释；

（二）本制度自发布之日起施行；

（三）本制度根据实际情况进行修订和完善。

二、合同签订阶段的保密管理

第一条签订前的保密准备

在合同正式签订前，企业内部相关部门需对合同草案进行严格的保密审查。审查内容应包括合同中涉及的商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感信息，确保这些信息在签订过程中得到有效保护。企业应指定专人负责保密工作，对参与合同谈判的人员进行保密培训，明确保密责任和操作规范。同时，企业应与第三方合作伙伴签订保密协议，明确双方在合同签订过程中的保密义务，确保合作伙伴严格遵守保密要求。

第二条谈判过程中的保密措施

在合同谈判过程中，企业应采取多种措施保护保密信息。首先，应限制参与谈判人员的范围，仅授权给有必要知悉的员工，并签署保密协议。其次，应选择安全的环境进行谈判，避免在公共场合或易被窃听的地方讨论敏感信息。此外，企业应使用加密通讯工具进行信息传递，防止信息在传输过程中被截获。在谈判过程中，应做好会议记录，并妥善保管记录内容，防止信息泄露。

第三条合同文本的保密管理

合同文本是企业的重要保密信息，企业在签订合同前应采取措施保护合同文本的机密性。首先，应将合同文本存储在安全的地方，如加密的电子文件或锁定的文件柜中。其次，应限制对合同文本的访问权限，仅授权给有必要知悉的员工，并定期审查访问权限。在合同文本传递过程中，应使用安全的传输方式，如加密邮件或专人递送，防止合同文本在传输过程中被截获或泄露。

第四条签订过程中的保密措施

在合同签订过程中，企业应采取多种措施保护保密信息。首先，应选择安全的环境进行签订，避免在公共场合或易被窃听的地方进行。其次，应限制参与签订人员范围，仅授权给有必要知悉的员工，并签署保密协议。在签订过程中，应做好会议记录，并妥善保管记录内容，防止信息泄露。此外，企业应使用加密通讯工具进行信息传递，防止信息在传输过程中被截获。

第五条签订后的保密管理

合同签订后，企业应继续做好保密管理工作。首先，应将合同文本存储在安全的地方，如加密的电子文件或锁定的文件柜中。其次，应限制对合同文本的访问权限，仅授权给有必要知悉的员工，并定期审查访问权限。此外，企业应建立合同履行过程中的保密管理制度，确保合同履行过程中涉及的信息得到有效保护。

第二条合同履行阶段的保密管理

第一条履行前的保密准备

在合同履行前，企业内部相关部门需对合同内容进行保密审查，明确合同履行过程中涉及的秘密信息，并制定相应的保密措施。企业应指定专人负责保密工作，对参与合同履行的人员进行保密培训，明确保密责任和操作规范。同时，企业应与合同对方签订保密协议，明确双方在合同履行过程中的保密义务，确保双方严格遵守保密要求。

第二条履行过程中的保密措施

在合同履行过程中，企业应采取多种措施保护保密信息。首先，应限制参与履行人员的范围，仅授权给有必要知悉的员工，并签署保密协议。其次，应选择安全的方式进行信息传递，如加密邮件或专人递送，防止信息在传输过程中被截获。此外，企业应做好会议记录，并妥善保管记录内容，防止信息泄露。

第三条履行中的信息传递保密

在合同履行过程中，企业应确保信息传递的保密性。首先，应使用加密通讯工具进行信息传递，防止信息在传输过程中被截获。其次，应限制对敏感信息的访问权限，仅授权给有必要知悉的员工。此外，企业应建立信息传递记录制度，对信息传递过程进行监控，防止信息泄露。

第四条履行中的文件管理保密

在合同履行过程中，企业应加强对文件的管理，确保文件的安全。首先，应将文件存储在安全的地方，如加密的电子文件或锁定的文件柜中。其次，应限制对文件的访问权限，仅授权给有必要知悉的员工。此外，企业应建立文件借用、归还制度，对文件的使用进行监控，防止文件丢失或泄露。

第五条履行中的会议保密

在合同履行过程中，企业应加强对会议的保密管理。首先，应选择安全的环境进行会议，避免在公共场合或易被窃听的地方进行。其次，应限制参会人员范围，仅授权给有必要知悉的员工。此外，应做好会议记录，并妥善保管记录内容，防止信息泄露。

第三条合同变更阶段的保密管理

第一条变更前的保密准备

在合同变更前，企业内部相关部门需对变更内容进行保密审查，明确变更过程中涉及的秘密信息，并制定相应的保密措施。企业应指定专人负责保密工作，对参与合同变更的人员进行保密培训，明确保密责任和操作规范。同时，企业应与合同对方签订保密协议，明确双方在合同变更过程中的保密义务，确保双方严格遵守保密要求。

第二条变更过程中的保密措施

在合同变更过程中，企业应采取多种措施保护保密信息。首先，应限制参与变更人员的范围，仅授权给有必要知悉的员工，并签署保密协议。其次，应选择安全的方式进行信息传递，如加密邮件或专人递送，防止信息在传输过程中被截获。此外，企业应做好会议记录，并妥善保管记录内容，防止信息泄露。

第三条变更后的保密管理

合同变更后，企业应继续做好保密管理工作。首先，应将变更后的合同文本存储在安全的地方，如加密的电子文件或锁定的文件柜中。其次，应限制对变更后合同文本的访问权限，仅授权给有必要知悉的员工，并定期审查访问权限。此外，企业应建立合同履行过程中的保密管理制度，确保合同履行过程中涉及的信息得到有效保护。

第四条变更中的信息传递保密

在合同变更过程中，企业应确保信息传递的保密性。首先，应使用加密通讯工具进行信息传递，防止信息在传输过程中被截获。其次，应限制对敏感信息的访问权限，仅授权给有必要知悉的员工。此外，企业应建立信息传递记录制度，对信息传递过程进行监控，防止信息泄露。

第五条变更中的文件管理保密

在合同变更过程中，企业应加强对文件的管理，确保文件的安全。首先，应将文件存储在安全的地方，如加密的电子文件或锁定的文件柜中。其次，应限制对文件的访问权限，仅授权给有必要知悉的员工。此外，企业应建立文件借用、归还制度，对文件的使用进行监控，防止文件丢失或泄露。

第四条合同终止阶段的保密管理

第一条终止前的保密准备

在合同终止前，企业内部相关部门需对终止内容进行保密审查，明确终止过程中涉及的秘密信息，并制定相应的保密措施。企业应指定专人负责保密工作，对参与合同终止的人员进行保密培训，明确保密责任和操作规范。同时，企业应与合同对方签订保密协议，明确双方在合同终止过程中的保密义务，确保双方严格遵守保密要求。

第二条终止过程中的保密措施

在合同终止过程中，企业应采取多种措施保护保密信息。首先，应限制参与终止人员的范围，仅授权给有必要知悉的员工，并签署保密协议。其次，应选择安全的方式进行信息传递，如加密邮件或专人递送，防止信息在传输过程中被截获。此外，企业应做好会议记录，并妥善保管记录内容，防止信息泄露。

第三条终止后的保密管理

合同终止后，企业应继续做好保密管理工作。首先，应将终止后的合同文本存储在安全的地方，如加密的电子文件或锁定的文件柜中。其次，应限制对终止后合同文本的访问权限，仅授权给有必要知悉的员工，并定期审查访问权限。此外，企业应建立合同履行过程中的保密管理制度，确保合同履行过程中涉及的信息得到有效保护。

第四条终止中的信息传递保密

在合同终止过程中，企业应确保信息传递的保密性。首先，应使用加密通讯工具进行信息传递，防止信息在传输过程中被截获。其次，应限制对敏感信息的访问权限，仅授权给有必要知悉的员工。此外，企业应建立信息传递记录制度，对信息传递过程进行监控，防止信息泄露。

第五条终止中的文件管理保密

在合同终止过程中，企业应加强对文件的管理，确保文件的安全。首先，应将文件存储在安全的地方，如加密的电子文件或锁定的文件柜中。其次，应限制对文件的访问权限，仅授权给有必要知悉的员工。此外，企业应建立文件借用、归还制度，对文件的使用进行监控，防止文件丢失或泄露。

三、合同管理保密制度的监督与执行

第一条内部监督机制

企业应设立专门的保密工作监督部门，负责对合同管理保密制度的执行情况进行日常监督和检查。该部门应定期对各部门的合同管理活动进行抽查，核实保密措施的落实情况，并对发现的问题进行记录和报告。同时，应建立内部举报制度，鼓励员工举报违反保密制度的行为，并对举报人进行保护。对于举报属实的，企业应给予举报人适当的奖励。

第二条外部审计与评估

企业应定期聘请外部专业的审计机构，对合同管理保密制度进行独立的审计和评估。审计机构应对企业合同管理过程中的保密措施进行全面审查，包括信息系统安全、文件管理、人员培训等方面，并提出改进建议。企业应根据审计机构的建议，及时完善保密制度，提升保密管理水平。

第三条违规处理措施

企业应制定明确的违规处理措施，对违反合同管理保密制度的行为进行严肃处理。首先，应调查违规行为的性质和情节，确定责任人员。其次，应根据违规行为的严重程度，给予相应的处理措施，如警告、罚款、降职等。对于情节严重的，企业应依法解除劳动合同，并追究其法律责任。此外，企业应将违规行为记录在案，作为员工绩效考核的参考依据。

第四条培训与教育

企业应定期对员工进行保密培训和教育，提高员工的保密意识和能力。培训内容应包括合同管理保密制度的相关规定、保密措施的操作方法、信息泄露的案例分析等。培训形式应多样化，如课堂讲授、案例分析、模拟演练等，以确保培训效果。此外，企业应要求员工签署保密协议，明确其在合同管理过程中的保密义务。

第五条应急响应机制

企业应建立合同管理保密信息的应急响应机制，一旦发生信息泄露事件，应立即启动应急预案。首先，应采取措施控制信息泄露范围，防止泄露信息进一步扩散。其次，应调查信息泄露的原因，并采取相应的补救措施，如修复信息系统漏洞、更换密码等。此外，应将事件调查结果和处理情况报告给上级主管部门，并依法向相关部门报告。

第六条制度更新与完善

企业应根据实际情况，定期对合同管理保密制度进行更新和完善。首先，应收集各部门的反馈意见，了解制度执行过程中存在的问题。其次，应分析行业发展趋势和信息安全管理的新要求，及时调整保密制度的内容。此外，应组织专家对制度进行评审，确保制度的科学性和可操作性。制度更新后，应及时发布并组织员工学习，确保制度得到有效执行。

四、合同管理保密制度的信息技术保障

第一条信息系统的安全防护

企业应建立完善的合同管理信息系统，确保合同信息在存储、传输和使用的安全性。信息系统应具备用户身份认证、访问控制、数据加密、日志审计等功能，防止未经授权的访问和信息泄露。企业应定期对信息系统进行安全评估，识别潜在的安全风险，并采取相应的防范措施。同时，应加强对信息系统的运维管理，确保系统稳定运行，防止因系统故障导致信息泄露。

第二条数据备份与恢复

企业应建立数据备份与恢复机制，确保合同信息在发生意外情况时能够得到有效恢复。首先，应定期对合同信息进行备份，并将备份数据存储在安全的地方，如加密的硬盘或远程服务器。其次，应定期进行数据恢复演练，确保备份数据的有效性，并验证恢复流程的可行性。此外，应制定数据恢复应急预案，一旦发生数据丢失事件，应立即启动应急预案，尽快恢复数据。

第三条外部存储设备的管理

企业应加强对外部存储设备的管理，如U盘、移动硬盘等，防止这些设备被用于存储或传输敏感信息。首先，应限制对外部存储设备的使用，仅授权给有必要知悉的员工，并签署保密协议。其次，应对外部存储设备进行加密，防止数据在设备丢失或被盗时被窃取。此外，应建立外部存储设备的借用、归还制度，对设备的使用进行监控，防止设备丢失或滥用。

第四条网络安全防护

企业应加强网络安全防护，防止网络攻击和信息泄露。首先，应部署防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止恶意攻击。其次，应定期进行网络安全评估，识别潜在的安全风险，并采取相应的防范措施。此外，应加强对员工的网络安全培训，提高员工的网络安全意识，防止因员工操作不当导致网络安全事件。

第五条通讯安全保障

企业应确保通讯安全，防止敏感信息在通讯过程中被窃取。首先，应使用加密通讯工具，如加密邮件、加密聊天软件等，防止通讯内容被截获。其次，应限制通讯范围，仅授权给有必要知悉的员工，并签署保密协议。此外，应定期对通讯设备进行安全检查，确保设备安全可靠，防止设备被用于传输敏感信息。

第六条物理安全防护

企业应加强物理安全防护，防止敏感信息因物理接触而被泄露。首先，应将存储敏感信息的物理场所，如文件柜、服务器机房等，设置门禁系统，限制人员进出。其次，应定期对物理场所进行安全检查，确保安全措施得到有效落实。此外，应加强对员工的物理安全培训，提高员工的物理安全意识，防止因员工操作不当导致敏感信息泄露。

第七条安全意识培训

企业应定期对员工进行安全意识培训，提高员工的保密意识和安全操作能力。培训内容应包括合同管理保密制度的相关规定、安全操作规范、安全事件案例分析等。培训形式应多样化，如课堂讲授、案例分析、模拟演练等，以确保培训效果。此外，应要求员工签署保密协议，明确其在合同管理过程中的保密义务和安全责任。

第八条应急响应与处置

企业应建立信息安全应急响应机制，一旦发生信息安全事件，应立即启动应急预案。首先，应采取措施控制事件影响范围，防止事件进一步扩大。其次，应调查事件原因，并采取相应的补救措施，如修复系统漏洞、更换密码等。此外，应将事件调查结果和处理情况报告给上级主管部门，并依法向相关部门报告。同时，应总结事件教训，完善信息安全管理制度，防止类似事件再次发生。

五、合同管理保密制度的法律合规与责任追究

第一条法律法规遵循

企业合同管理保密制度的建立与执行，必须严格遵守国家相关的法律法规要求。这包括但不限于《中华人民共和国反不正当竞争法》、《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国数据安全法》以及《中华人民共和国个人信息保护法》等。企业在制定保密制度时，应深入理解这些法律法规的具体规定，确保制度内容合法合规。同时，企业应关注法律法规的最新动态，及时调整保密制度，以适应法律环境的变化。在合同管理过程中，企业应确保所有涉及保密信息的处理活动都符合法律规定，避免因违法行为导致法律风险。

第二条行业规范遵循

除了国家法律法规，企业还应遵循所在行业的保密规范和标准。不同行业对保密信息的管理有着不同的要求，企业应根据自身所属行业的特点，制定相应的保密管理措施。例如，金融行业对客户信息的保护有着严格的要求，企业应建立完善的客户信息保护制度，防止客户信息泄露。医药行业对药品研发信息的保护也有着严格的要求，企业应建立严格的研发信息保密制度，防止核心知识产权泄露。企业应积极了解并遵循所在行业的保密规范，提升保密管理水平，增强市场竞争力。

第三条国际规则遵循

对于涉及国际贸易和国际合作的合同，企业还应遵循相关的国际规则和标准。这包括但不限于《联合国国际货物销售合同公约》、《世界贸易组织知识产权协定》等。企业在进行国际合同管理时，应了解并尊重合同对方所在国家的法律法规和文化习惯，避免因文化差异导致保密问题。同时，企业应与合同对方签订保密协议，明确双方在保密方面的权利和义务，确保保密信息得到有效保护。在国际合同管理过程中，企业应注重与国际合作伙伴的沟通与合作，共同维护保密信息的安全。

第四条内部责任追究

企业应建立明确的内部责任追究机制，对违反合同管理保密制度的行为进行严肃处理。首先，应明确各部门及员工的保密责任，将保密责任落实到具体岗位和个人。其次，应建立违规行为举报制度，鼓励员工举报违反保密制度的行为，并对举报人进行保护。对于举报属实的，企业应给予举报人适当的奖励。此外，企业应定期对员工进行保密培训，提高员工的保密意识和能力。对于违反保密制度的行为，企业应根据违规行为的严重程度，给予相应的处理措施，如警告、罚款、降职等。对于情节严重的，企业应依法解除劳动合同，并追究其法律责任。

第五条外部合作方的管理

企业在与外部合作方进行合作时，应加强对合作方的保密管理。首先，应与合作方签订保密协议，明确双方在保密方面的权利和义务，确保合作方严格遵守保密要求。其次，应加强对合作方的监督和管理，定期对合作方的保密措施进行审查，确保合作方履行保密义务。此外，企业应与合作方建立良好的沟通机制，及时了解合作方的保密情况，共同维护保密信息的安全。在外部合作过程中，企业应注重与合作方的信任与合作，共同构建安全的合作环境。

第六条法律咨询与支持

企业应建立法律咨询与支持机制，为员工提供法律咨询和支持。首先，应设立专门的法律咨询部门，负责为员工提供法律咨询和服务。其次，应定期组织法律培训，提高员工的法律意识和法律知识水平。此外，企业应与专业的律师事务所建立合作关系，为员工提供专业的法律支持。在合同管理过程中，员工如遇到法律问题，应及时向法律咨询部门寻求帮助，确保自身权益得到有效保护。通过法律咨询与支持机制，企业可以帮助员工更好地理解和遵守法律法规，降低法律风险。

六、合同管理保密制度的持续改进与评估

第一条定期评估机制

企业应建立合同管理保密制度的定期评估机制，以确保制度的有效性和适应性。首先，应设定评估周期，如每年或每半年进行一次全面评估。其次，应成立评估小组，由相关部门的负责人和员工代表组成，负责组织实施评估工作。评估小组应收集各方面的反馈意见，包括员工、合作伙伴和客户等，了解制度执行情况和存在的问题。此外，应结合实际情况，对制度的有效性进行评估