煤矿协调会管理考核制度

PAGE煤矿协调会管理考核制度一、总则（一）目的为了加强煤矿协调会的管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，促进煤矿各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规以及煤矿行业标准，结合本公司实际情况，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各级部门组织召开的煤矿协调会，包括但不限于生产协调会、安全协调会、技术协调会等各类涉及煤矿生产、安全、技术等方面的协调会议。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及煤矿行业的相关标准和规范，确保制度的制定和执行合法合规。2.有效性原则：通过明确会议流程、规范参会人员职责、建立考核机制等，提高会议效率，确保会议决策能够有效落实，推动煤矿工作有序进行。3.公平公正原则：对所有参与煤矿协调会的部门和人员一视同仁，按照统一的标准进行考核评价，确保考核结果客观公正。4.持续改进原则：根据制度执行过程中的反馈信息，不断总结经验教训，及时对制度进行修订和完善，以适应公司发展和煤矿工作实际需要。二、会议组织与准备（一）会议计划1.会议发起：各部门根据工作需要，提前[X]个工作日填写《煤矿协调会会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容，提交至会议管理部门。2.计划审核：会议管理部门对各部门提交的会议申请表进行审核，重点审核会议必要性、议程合理性、参会人员范围等。对于不符合要求的申请，及时与申请部门沟通并提出修改意见。3.计划发布：经审核通过的会议计划，由会议管理部门统一发布至公司内部办公系统，并提前通知参会人员做好准备。（二）会议通知1.通知内容：会议通知应包含会议基本信息（如主题、时间、地点、参会人员等）、会议议程、相关资料要求（如汇报材料、数据报表等）以及其他需要提前准备的事项。2.通知方式：采用公司内部办公系统、邮件、短信等多种方式相结合的方式发送会议通知，确保参会人员能够及时收到通知。对于重要会议，可在办公系统发布通知后，再通过电话或当面沟通等方式进行确认。3.通知时间：一般性会议提前[X]个工作日发送通知，重要会议提前[X]个工作日发送通知，紧急会议应在最短时间内通知到参会人员。（三）会议资料准备1.资料要求：根据会议主题和议程，明确参会人员需要准备的资料内容和格式要求。资料应真实、准确、完整，能够反映工作实际情况，并具有针对性和可操作性。2.资料提交：参会人员应按照通知要求，提前将准备好的会议资料提交至会议管理部门或指定邮箱。会议管理部门在会议召开前对资料进行整理和汇总，确保会议资料齐全、规范。3.资料审核：对于重要会议的资料，会议管理部门可组织相关人员进行审核，重点审核资料内容的准确性、完整性以及与会议主题的关联性。对于审核不通过的资料，及时反馈给提交人员并要求其进行修改。（四）会议场地安排1.场地选择：根据会议规模和性质，选择合适的会议场地。会议场地应具备良好的通风、照明、音响等设施条件，能够满足会议召开的需要。2.场地布置：根据会议主题和氛围，对会议场地进行合理布置。摆放会议桌椅、投影仪、音响设备等，确保会议设备正常运行。同时，设置资料发放区、茶水供应区等，为参会人员提供便利。3.场地检查：在会议召开前，会议管理部门对会议场地进行检查，确保场地布置符合要求，会议设备正常运行。对于发现的问题，及时安排人员进行整改，确保会议顺利进行。三、会议流程与规范（一）会议签到1.签到方式：会议开始前，参会人员应在会议签到表上签到。签到表应包括姓名、部门、职务等信息。对于采用电子签到方式的会议，应确保签到信息准确无误。2.签到记录：会议管理部门安排专人负责签到记录，对迟到、早退、缺席等情况进行详细记录。签到记录作为会议考核的重要依据之一。（二）会议主持1.主持人职责：会议主持人应熟悉会议主题和议程，掌握会议时间进度，引导会议顺利进行。主持人应充分发挥主导作用，鼓励参会人员积极发言，确保会议讨论围绕主题展开，避免出现跑题、偏题等情况。同时，主持人应及时对会议讨论的内容进行总结和归纳，形成会议决议。2.主持人要求：主持人应具备较强的组织协调能力、沟通表达能力和应变能力。在会议过程中，主持人应保持良好的形象和态度，语言表达清晰、简洁、准确，避免使用模糊、歧义性的语言。（三）会议发言1.发言顺序：按照会议议程安排，依次进行发言。一般情况下，先由汇报部门或人员进行工作汇报，然后参会人员进行讨论发言。对于有特定发言要求的会议，应按照要求进行发言。2.发言要求：发言人员应提前做好准备，发言内容应紧扣会议主题，突出重点，条理清晰，数据准确。发言时应注意语言表达，语速适中，声音洪亮，确保参会人员能够清楚听到发言内容。同时，发言人员应尊重他人发言，不得打断他人讲话。（四）会议讨论1.讨论原则：会议讨论应遵循民主、平等、开放的原则，鼓励参会人员充分发表意见和建议。讨论过程中，应注重事实依据，避免情绪化发言和无端指责。对于不同意见和观点，应进行理性分析和探讨，寻求最佳解决方案。2.讨论组织：主持人应合理引导会议讨论，控制讨论节奏和方向。对于讨论中出现的争议问题，主持人应及时进行协调和沟通，确保讨论能够顺利进行。同时，主持人可根据讨论情况，适时组织参会人员进行表决或投票，形成会议决议。（五）会议决议1.决议形成：会议讨论结束后，主持人应及时对会议讨论的内容进行总结和归纳，形成会议决议。会议决议应明确、具体、可操作，包括工作任务、责任部门、完成时间等关键信息。2.决议发布：会议决议经主持人审核确认后，由会议管理部门及时发布至公司内部办公系统，并以正式文件的形式印发给相关部门和人员。会议决议应作为后续工作开展的重要依据，各部门和人员应严格按照决议要求执行。（六）会议记录1.记录人员职责：会议管理部门安排专人负责会议记录。记录人员应认真记录会议内容，包括会议主题、议程、发言要点、讨论情况、会议决议等。记录内容应准确、完整、客观，能够真实反映会议全过程。2.记录要求：会议记录应采用规范的格式和语言，使用统一的会议记录模板。记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，确保记录内容清晰、条理清楚。会议记录经审核后，作为重要档案资料进行保存。四、参会人员职责与要求（一）参会人员基本职责1.按时参会：参会人员应按照会议通知要求，按时到达会议地点参加会议。不得无故迟到、早退或缺席会议。如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议主持人请假并说明原因。2.准备充分：参会人员应提前做好会议资料准备工作，熟悉会议主题和议程，对涉及的工作内容进行认真思考和分析，以便在会议上能够准确、全面地发表意见和建议。3.积极发言：参会人员应积极参与会议讨论，围绕会议主题充分发表自己的意见和建议。发言应具有针对性和建设性，能够为解决问题提供有益的思路和方法。4.遵守纪律：参会人员应遵守会议纪律，保持良好的会议秩序。会议期间，应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。不得在会场内吸烟、大声喧哗、交头接耳等。（二）部门负责人职责1.组织协调：部门负责人应负责组织本部门人员按时参加会议，并督促本部门人员做好会议资料准备工作以及会议精神的传达和落实。2.代表发言：部门负责人应代表本部门在会议上发言，全面汇报本部门工作进展情况、存在的问题以及下一步工作计划等。发言内容应准确、客观、全面，能够反映本部门工作实际情况。3.决策执行：部门负责人应认真落实会议决议，将会议确定的工作任务分解到具体人员，明确工作责任和时间节点，确保工作任务能够按时、高质量完成。同时，部门负责人应及时向公司领导汇报本部门执行会议决议情况。（三）汇报人员职责1.汇报准备：汇报人员应根据会议要求，提前准备好详细的工作汇报材料。汇报材料应内容完整、数据准确、分析透彻，能够清晰地反映工作进展情况、取得的成绩、存在的问题以及下一步工作计划等。2.汇报内容：汇报人员应按照汇报材料进行汇报，汇报过程中应突出重点，简洁明了，避免冗长和繁琐的表述。同时，汇报人员应准备好相关数据和资料的支撑，以便在汇报过程中能够随时回答参会人员的提问。3.接受质询：汇报人员应认真接受参会人员的质询和提问，对提出的问题进行耐心解答。对于一时无法回答的问题，应记录下来，并在会后及时进行调查研究，将结果反馈给提问人员。五、会议考核与评价（一）考核指标1.会议组织：包括会议计划制定的合理性、会议通知的及时性和准确性、会议资料准备的完整性和规范性、会议场地安排的合理性等方面。2.会议流程：包括会议签到的及时性和准确性、会议主持的有效性、会议发言的质量和秩序、会议讨论的深度和效果、会议决议的明确性和可操作性等方面。3.参会人员表现：包括参会人员的按时参会率、准备情况、发言质量、遵守纪律情况等方面。（二）考核方式1.现场检查：会议管理部门定期对会议组织和召开情况进行现场检查，重点检查会议资料准备、场地布置、会议设备运行等情况。对于发现的问题，及时要求相关部门进行整改。2.参会人员评价：会议结束后，由主持人组织参会人员对会议组织、流程以及其他参会人员表现进行评价。评价方式可采用问卷调查、现场打分等形式，评价结果作为会议考核的重要参考依据。3.会议记录分析：通过对会议记录的分析，评估会议讨论的深度和效果、会议决议的执行情况等。对于会议记录中反映出的问题，及时进行总结和反馈，并提出改进措施。（三）考核结果应用1.绩效挂钩：将会议考核结果与参会人员的绩效考核挂钩，对于在会议组织、流程执行、参会表现等方面表现优秀的部门和人员，在绩效考核中给予适当加分；对于表现较差的部门和人员，在绩效考核中给予相应扣分。2.通报批评：对于会议考核中发现的严重问题，如会议组织混乱、参会人员