测绘成果及资料档案管理制度

测绘成果及资料档案管理制度第一章总则第一条为加强我单位测绘成果及资料档案的规范化管理，确保测绘成果的真实、完整、安全和有效利用，充分发挥其在各项生产、建设和决策中的基础保障作用，依据国家相关法律法规及行业管理要求，结合我单位实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称测绘成果及资料档案（以下简称“测绘档案”），是指在测绘生产、科研、调查、规划、管理等活动中形成的，具有保存价值的各种载体形式的测绘数据、图件、文字材料、技术文档、原始记录、成果报告以及相关的电子文件等。第三条测绘档案管理工作是我单位整体工作的重要组成部分，遵循“统一领导、分级管理、完整准确、安全保密、依法利用、全程管理”的原则。各部门及全体测绘从业人员均有保护测绘档案的义务。第四条本制度适用于我单位内部所有测绘项目的成果及相关资料档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、保密、鉴定和销毁等管理工作。第二章管理机构与职责第五条单位负责人对测绘档案管理工作负总责，分管领导具体负责统筹协调。设立或明确专门的档案管理部门（或指定专人），负责测绘档案的集中统一管理。各业务部门应指定兼职档案员，负责本部门测绘资料的日常收集、初步整理和向档案管理部门移交。第六条档案管理部门主要职责：1.贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本单位测绘档案管理的各项规章制度和工作细则。2.负责对各部门测绘档案工作进行业务指导、监督和检查。3.接收、验收、整理、分类、编号、著录、保管、统计本单位形成的各类测绘档案。4.负责测绘档案的数字化加工、存储与备份工作，确保电子档案的长期可读和安全。5.编制必要的检索工具，提供档案利用服务，满足单位各项工作对测绘档案的需求。6.负责测绘档案的保密管理，定期组织保密检查和教育。7.按规定程序负责测绘档案的鉴定、销毁工作。8.组织档案管理人员的业务培训和学习交流。第七条各业务部门及项目组职责：1.严格按照本制度要求，及时、完整、准确地收集、整理本部门或项目在测绘生产、科研等活动中形成的全部测绘成果及资料。2.确保提交归档的测绘档案材料符合规定的质量标准，手续齐全。3.配合档案管理部门进行档案的验收和移交工作。4.对未归档的测绘资料负有妥善保管和保密的责任。第三章测绘成果及资料档案的形成与收集第八条测绘档案的形成应与测绘项目的立项、设计、生产、验收等各个环节同步进行。项目负责人是该项目档案收集、整理和移交的第一责任人。第九条收集范围包括但不限于：1.立项与审批文件：项目任务书、合同书、协议书、审批文件、可行性研究报告等。2.技术设计文件：技术设计书、专业设计书、技术总结、设计评审意见及修改记录。3.基础地理信息数据及成果：各种原始观测记录、计算手簿、平差成果、控制点成果、影像数据、矢量数据、栅格数据、数字高程模型等，及其元数据。4.图件成果：各种比例尺地形图、专题图、影像图、示意图、成果表、图例、图式等。5.观测与记录资料：外业观测手簿、测站记簿、内业计算资料、检验资料、质量检查记录及验收报告。6.仪器设备资料：测量仪器检定证书、校准报告、使用记录等。7.检查验收文件：各级检查记录、质量评定报告、验收报告、验收证书。8.技术文档与说明：软件使用说明书、技术报告、研究报告、论文、相关技术标准与规范。9.成果使用与服务文件：成果交接清单、使用许可协议、用户反馈意见等。10.其他有保存价值的相关资料。第十条收集的档案材料应真实反映测绘活动的客观情况，手续完备，字迹清楚，图样清晰，签字盖章齐全。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件内容一致（若有纸质）。第四章测绘成果及资料档案的整理与归档第十一条归档的测绘成果及资料应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》及相关测绘档案整理规范进行系统整理。第十二条整理要求：1.分类组卷：按照项目、专业、文件类型或时间顺序进行分类，组成案卷。案卷内文件材料应排列有序，保持文件之间的有机联系。2.编目编号：案卷应编制卷内目录，填写卷内备考表。档案管理部门负责对接收的案卷进行统一编号。3.装订：纸质文件材料应去除金属物，采用符合档案保管要求的装订材料和方法进行装订。4.著录标引：按照档案著录规则对档案进行著录，形成机读目录，并根据需要进行主题标引。第十三条归档时间：1.测绘项目完成后，项目负责人应在项目验收合格后的规定期限内（一般不超过三个月），将整理完毕的测绘档案向档案管理部门移交归档。2.周期较长的项目，可分阶段或分批次归档。3.对于重要的、具有长期保存价值的电子数据，应定期备份并归档。第十四条档案移交时，需填写《测绘档案移交清单》，经移交部门负责人、项目负责人和档案管理部门接收人共同签字确认，一式两份，双方各执一份。档案管理部门应对接收的档案进行质量检查，不符合要求的应退回移交部门限期整改。第五章测绘成果及资料档案的保管与维护第十五条档案管理部门应具备符合国家规范要求的档案库房和保管条件，配备必要的设施设备，确保档案的安全。1.库房应保持适宜的温度和湿度，并有防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等措施。2.对不同载体的档案应分别采取相应的保管措施。纸质档案应存放于专用档案柜；磁性载体（如磁带、磁盘）、光盘等电子档案应远离强磁场，并定期检查、复制，防止信息丢失。第十六条建立健全档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行相应手续。第十七条档案管理部门应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、变质的档案要及时进行修复或复制。第十八条电子档案的保管应符合国家关于电子文件归档与管理的相关规定，建立严格的备份制度和数据恢复机制，确保电子档案的长期可读性和安全性。涉密电子档案的管理应严格遵守国家保密法律法规。第六章测绘成果及资料档案的利用与保密第十九条测绘档案的利用应遵循“按需提供、严格审批、履行手续、注意保密”的原则，既要满足各项工作的合理需求，又要确保档案的安全与保密。第二十条单位内部因工作需要查阅、复制、摘录测绘档案，须由所在部门负责人批准，填写《测绘档案利用申请表》，经档案管理部门负责人同意后，方可办理。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。第二十一条外单位查阅本单位测绘档案，须持单位介绍信和有效身份证明，说明利用目的和范围，经单位分管领导批准后，由档案管理部门负责接待，并严格限定利用范围和方式。原则上不得带出档案管理部门指定的阅档区域。第二十二条利用档案时，必须爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、抄录涉密档案。未经许可，不得将档案带出阅档室。第二十三条复制档案须经档案管理部门负责人批准，复制件视同原件管理。涉密档案的复制、传递、使用，必须严格遵守国家保密规定。第二十四条利用者对所利用档案的内容负有保密责任，不得擅自扩散。利用结束后，应及时归还所借档案，档案管理人员应认真核对。第二十五条测绘档案属于国家秘密的，其密级的确定、变更和解密，必须按照国家有关保密法律法规的规定执行。涉密档案的管理、利用、销毁等环节，应严格遵守保密规定，确保不失泄密。第二十六条建立健全档案保密制度，定期组织保密检查和保密教育，提高全体人员的保密意识和法制观念。档案管理人员应严格遵守保密纪律，严守国家秘密。第七章测绘成果及资料档案的鉴定与销毁第二十七条对于已超过保管期限的测绘档案，由档案管理部门会同有关业务部门组成鉴定小组，按照国家有关档案鉴定销毁的规定和标准进行鉴定。第二十八条经鉴定，仍有继续保存价值的档案，应重新划定保管期限；确无保存价值的档案，应提出销毁意见，报单位分管领导批准后，方可销毁。第二十九条销毁档案必须严格按照规定的程序进行，填写《测绘档案销毁清册》，详细记录销毁档案的名称、编号、数量、鉴定意见、批准人、监销人等信息。第三十条销毁档案时，必须有两人以上负责监销，确保档案材料全部销毁，不得丢失、泄密。监销人应在《测绘档案销毁清册》上签字。《测绘档案销毁清册》应永久保存。第三十一条严禁个人私自销毁任何档案材料。对于涉密档案的销毁，应按照国家保密规定执行，确保秘密信息无法恢复。第八章责任追究第三十二条对在测绘档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。第三十三条对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.不按规定收集、整理、移交测绘档案，造成档案材料残缺不全或丢失的；2.档案管理混乱，导致档案损坏、变质、泄密的；3.擅自涂改、勾画、抽取、伪造、损毁、销毁档案材料的；4.在档案收集、保管、利用等环节中玩忽职守