2025-2026学年第二学期春季学期学生学籍管理迎检材料归档细则

2025-2026学年第二学期春季学期学生学籍管理迎检材料归档细则为严格落实国家、省、市教育行政部门关于中小学生学籍管理的各项政策要求，规范2025-2026学年第二学期春季学期我校学生学籍管理迎检材料的收集、分类、审核、归档、保管及查阅工作，全面、真实、系统地呈现我校学籍管理工作的规范化开展情况，确保顺利通过各级教育行政部门学籍管理专项督导检查，强化学籍管理过程管控，提升学籍管理工作质量，保障学生学籍信息的准确性、完整性和安全性，结合我校春季学期学籍管理工作实际，特制定本细则。本细则为我校春季学期学生学籍管理迎检材料归档工作的唯一依据，全体相关工作人员须严格遵照执行。本细则适用于学校教务处、学籍管理中心、各年级组、各班主任、档案管理员及学籍管理相关工作人员，覆盖春季学期学生学籍管理全流程产生的各类迎检材料，涵盖学籍信息采集、注册备案、变动管理、档案完善、核查整改、制度建设等所有学籍管理迎检相关内容，贯穿春季学期学籍管理迎检材料筹备、整理、归档全过程。一、总则（一）制定目的规范学籍管理迎检材料归档流程，明确材料归档的标准、范围和责任，确保迎检材料全面覆盖、真实有效、分类清晰、装订规范、保管有序，全面展现我校学籍管理工作的规范化水平和工作成效，顺利通过各级学籍管理专项督导检查；同时建立健全学籍材料归档管理制度，实现学籍材料管理常态化、规范化，为后续学籍管理工作提供资料支撑和参考依据。（二）核心原则1.真实性原则：所有归档材料必须真实、客观，如实反映我校学籍管理工作的实际情况，严禁伪造、篡改、拼凑材料，确保材料的真实性和可核查性；2.完整性原则：全面收集学籍管理全流程产生的各类材料，确保无遗漏、无缺失，形成完整的学籍管理迎检材料体系，覆盖学籍管理各环节、各节点；3.规范性原则：严格按照本细则规定的分类标准、整理要求和装订规范开展归档工作，确保材料格式统一、填写规范、标识清晰、便于检索；4.安全性原则：加强归档材料的保管和保密工作，尤其是学生个人信息、学籍涉密资料，严防材料丢失、损坏、泄露，确保材料安全；5.针对性原则：围绕学籍管理迎检核心指标，重点归档核心材料、关键佐证材料和工作亮点材料，确保材料与迎检要求高度契合，凸显我校学籍管理工作特色。（三）适用范围本细则适用于2025-2026学年第二学期春季学期我校所有在校学生（含新生、在校生、转学生、休学学生、复学学生、毕业年级学生等）的学籍管理迎检材料，涵盖学籍信息采集、注册、变动、核查、档案管理、制度建设、师资培训等各类相关材料，涉及教务处、学籍管理中心、各年级组、各班主任及相关工作人员。二、组织架构及职责分工为确保学籍管理迎检材料归档工作有序、高效、高质量完成，成立我校春季学期学生学籍管理迎检材料归档工作小组，统筹协调材料归档各项工作，明确分工、压实责任，为顺利迎检提供坚实的组织保障。（一）工作小组组成组长：校长（全面统筹学籍管理迎检材料归档工作，审定本细则，审核最终归档的迎检材料，协调解决工作中的重大问题，对材料归档工作负总责，牵头对接迎检相关事宜）副组长：分管教学副校长、分管学籍管理副校长（协助组长开展工作，牵头统筹材料归档工作的进度督查和质量审核，督促各部门落实材料归档任务，协调解决工作难点）成员：教务处主任、学籍管理中心负责人、各年级组组长、各班主任、档案管理员、学籍审核专员（负责具体材料的收集、整理、审核、归档、保管等工作）（二）具体职责分工1.组长：全面统筹学籍管理迎检材料归档工作，召开工作部署会，明确工作目标、时间节点和工作要求；审定本细则和最终归档的迎检材料；监督各部门材料归档任务落实情况，协调解决工作难点，牵头对接各级迎检部门，统筹迎检展示工作。2.分管副校长：牵头负责材料归档工作的统筹协调和质量把关，督促教务处、学籍管理中心、各年级组完善相关材料，核查材料的真实性、完整性和规范性，确保材料归档符合迎检要求，定期向组长汇报工作进度。3.教务处主任：牵头组织材料归档工作，制定具体推进计划；统筹学籍管理迎检材料的整体收集、整理、审核和汇总工作，协调各年级组、各班主任做好材料提交，指导档案管理员完成最终归档和迎检展示准备，牵头开展材料自查工作。4.学籍管理中心负责人：负责学籍管理核心材料的收集、整理、审核，包括学籍信息系统数据、学籍注册备案材料、学籍变动材料、学籍核查材料等；指导各班主任规范整理学生个人学籍材料，负责学籍系统数据与纸质材料的核对，确保数据与材料一致，汇总核心学籍材料并提交至教务处。5.年级组组长：统筹本年级学籍管理迎检材料的收集、整理、初审工作，督促本年级各班主任完善学生个人学籍材料和班级学籍管理相关材料，审核材料的规范性和关联性，汇总本年级材料并提交至教务处，协调解决本年级材料归档过程中的问题。6.班主任：负责本班学生个人学籍材料的收集、整理、初审，包括学生学籍信息采集表、户口本复印件、身份证复印件、学籍变动申请表、相关证明材料、学生综合素质评价材料等；配合学籍管理中心、年级组完成材料汇总，确保本班学生学籍材料真实、完整、规范，及时上报材料归档过程中的问题。7.学籍审核专员：负责对所有归档的迎检材料进行逐份审核，重点核查材料的真实性、完整性、规范性和关联性，核查学籍系统数据与纸质材料的一致性，建立问题台账，明确整改措施、整改时限、责任人，及时督促整改完善，确保材料符合迎检要求，完成材料审核总结并上报工作小组。8.档案管理员：负责各类审核完善后的迎检材料的最终分类、装订、归档、保管，编制材料归档目录，建立检索机制；配合各部门做好材料自查整改，负责迎检材料的调阅、展示准备，落实材料保管责任，严防材料丢失、损坏、泄露。三、归档材料范围及分类标准结合春季学期学籍管理工作实际和各级迎检要求，将学籍管理迎检材料分为七大类别，明确每类材料的归档范围、整理要求和规范标准，逐项整理、逐项审核、逐项规范，确保各类材料符合迎检要求，形成完整的学籍管理迎检材料体系。（一）学籍管理制度类材料1.归档范围：（1）上级教育行政部门关于学籍管理的文件、通知、政策解读材料（含学籍注册、变动、核查、档案管理等相关政策）及我校贯彻落实相关资料（传达记录、落实方案、工作部署会议纪要等）；（2）我校学籍管理相关管理制度、实施细则、工作流程（含学籍信息采集、注册备案、变动管理、档案归档、保密管理、核查整改等相关制度）；（3）我校学籍管理工作领导小组、专项工作小组组成文件、成员名单及分工表；（4）学籍管理工作部署会、阶段性总结会、专题研讨会、工作推进会等相关会议纪要、签到表、会议课件、影像资料；（5）学籍管理工作考核办法、奖惩措施及考核记录、表彰文件等；（6）学籍管理相关宣传、培训材料（含对班主任、学籍管理员的培训记录、学习心得、宣传手册等）。2.整理标准：（1）上级文件、通知完整规范，贯彻落实资料详实，明确我校贯彻落实的具体措施、责任分工和时间节点，体现学籍管理工作的合规性；（2）管理制度、实施细则、工作流程规范合理，可操作性强，贴合我校学籍管理实际，涵盖学籍管理各环节，标注制定人、审核人、制定日期；（3）各工作小组组成文件齐全，成员分工明确；会议纪要、签到表完整，签字、日期齐全；影像资料清晰可辨，标注拍摄日期、地点、内容，能够体现会议召开实效和工作部署情况；（4）考核办法、奖惩措施规范，考核记录详实，表彰文件完整，能够体现学籍管理工作的过程管控和成效；（5）培训材料完整，培训记录、学习心得真实具体，能够体现培训成效和对学籍管理工作的指导作用；（6）按“上级文件—管理制度—组织组成—会议资料—考核表彰—培训宣传”顺序整理，分类存放，标注清晰，便于检索和调阅，每类材料按时间顺序排列。（二）学籍注册备案类材料1.归档范围：（1）春季学期新生学籍注册相关材料，包括新生录取通知书、学籍信息采集表、户口本复印件、身份证复印件（无身份证学生提供户籍证明）、新生注册汇总表、学籍注册审核表等；（2）在校生学籍备案材料，包括在校生学籍信息核对表、学籍信息确认单（学生及家长签字）、在校生名册、学籍备案汇总表等；（3）学籍信息系统注册备案截图、数据导出文件（加密存储）、注册备案审核记录等；（4）学籍注册备案工作自查报告、问题整改记录等。2.整理标准：（1）新生注册材料完整规范，信息填写准确，复印件清晰，标注复印件与原件一致，学生及家长签字齐全，汇总表数据准确，与学籍系统数据一致；（2）在校生学籍备案材料完整，信息核对表、确认单填写规范，签字齐全，在校生名册与学籍系统数据一致，无遗漏、无错误；（3）学籍系统截图、数据导出文件清晰完整，加密存储，标注导出日期、导出人，与纸质材料数据一致；（4）自查报告详实，问题查摆精准，整改记录完整，体现注册备案工作的规范性和整改成效；（5）按“新生注册—在校生备案—系统数据—自查整改”顺序整理，按年级、班级分类存放，标注清晰，每类材料按时间顺序排列。（三）学籍变动类材料1.归档范围：（1）转学材料：转学申请表、转学证明、接收证明、学生学籍档案、户口本复印件、转学原因证明材料（如家长工作调动证明、户籍迁移证明等）、转学审核记录、学籍系统转学操作截图等；（2）休学材料：休学申请表、休学证明（县级及以上医院诊断证明、病历等相关材料）、学生及家长申请书、休学审核记录、学籍系统休学操作截图等；（3）复学材料：复学申请表、复学证明、医院康复证明（休学学生复学需提供）、复学审核记录、学籍系统复学操作截图等；（4）退学材料：退学申请表、学生及家长申请书、退学原因证明材料、退学审核记录、学籍系统退学操作截图等；（5）其他学籍变动材料：留级、跳级申请表及相关证明材料、审核记录，学籍信息更正申请表及相关证明材料、审核记录等；（6）学籍变动汇总表、变动情况分析报告、变动工作自查记录等。2.整理标准：（1）各类学籍变动材料齐全完整，申请表填写规范，相关证明材料真实有效，审核记录完整，签字、盖章齐全，标注变动日期；（2）学籍系统操作截图清晰，与纸质变动材料一致，标注操作人、操作日期；（3）汇总表数据准确，分类清晰，变动情况分析报告详实，能够体现学籍变动工作的规范性和合理性；（4）按“转学—休学—复学—退学—其他变动—汇总分析”顺序整理，按年级、班级、变动类型分类存放，标注清晰，每类材料按时间顺序排列；（5）学生学籍档案随学籍变动同步转移、归档，确保档案完整性。（四）学籍信息核查类材料1.归档范围：（1）春季学期学籍信息核查方案、核查细则、核查时间表、核查人员分工表；（2）学籍信息核查记录（含班级核查记录、年级核查记录、学校核查记录）、核查统计表；（3）核查发现问题台账、整改措施、整改时限、整改责任人、整改结果、整改佐证材料；（4）学籍信息核查工作总结、反思报告；（5）上级教育行政部门学籍核查反馈意见、我校整改落实报告及佐证材料；（6）学籍信息核查相关影像资料、会议纪要等。2.整理标准：（1）核查方案、细则明确具体，可操作性强，核查分工清晰，时间节点明确；（2）核查记录详实完整，核查统计表数据准确，标注核查人、核查日期，能够体现核查工作的全面性和细致性；（3）问题台账清晰，整改措施具体可操作，整改结果可核查，佐证材料完整有效，形成“核查—发现问题—整改—复核”闭环；（4）工作总结、反思报告详实，客观反映核查工作成效和存在问题，改进措施具体；（5）上级核查反馈意见、整改落实报告完整，整改佐证材料真实有效，能够体现整改成效；（6）按“核查方案—核查记录—问题整改—总结反思—上级反馈”顺序整理，标注清晰，便于检索和核查。（五）学生个人学籍档案类材料1.归档范围：（1）学生基本信息材料：学籍信息采集表、户口本复印件、身份证复印件（无身份证学生提供户籍证明）、学生照片（规范规格）等；（2）学籍变动材料：学生转学、休学、复学、退学等相关材料（复印件，与学籍变动类材料一致）；（3）学业相关材料：学生各学期成绩单、综合素质评价材料、奖惩记录、评优评先材料等；（4）其他相关材料：学生特殊情况证明材料（如残疾证明、贫困证明等）、家长联系方式备案表、学生学籍信息确认单等。2.整理标准：（1）学生个人学籍档案按学生姓名、年级、班级分类整理，一人一档，档案袋标注学生姓名、年级、班级、学号；（2）档案内材料完整、规范，信息填写准确，复印件清晰，标注复印件与原件一致，签字、日期齐全；（3）材料按“基本信息—学籍变动—学业材料—其他材料”顺序整理，页码清晰，编制档案目录，便于检索；（4）档案袋整洁、无破损、无污渍，档案材料排列整齐，严禁涂改、勾画、损毁；（5）学生个人信息严格保密，档案存放规范，严防信息泄露。（六）学籍管理信息化类材料1.归档范围：（1）学籍信息管理系统账号权限分配表、管理员名单、操作日志；（2）学籍系统数据备份文件（加密存储）、数据更新记录、数据核对记录；（3）学籍信息化建设相关材料，包括系统维护记录、技术支持材料、信息化培训记录等；（4）学籍系统相关报表、数据统计分析报告等；（5）电子学籍档案（与纸质学籍档案一致）、电子学籍材料分类存储文件夹及目录。2.整理标准：（1）账号权限分配表、管理员名单完整，操作日志详实，标注操作人、操作时间、操作内容，能够追溯操作过程；（2）数据备份文件加密存储，备份记录完整，标注备份日期、备份人，定期更新备份，确保数据安全；（3）系统维护记录、技术支持材料、信息化培训记录完整，能够体现学籍信息化建设和管理成效；（4）报表、数据统计分析报告准确规范，数据与学籍系统一致，能够体现学籍管理工作的数据分析和优化方向；（5）电子学籍档案与纸质档案一致，电子材料分类存储，文件夹名称标注清晰，便于检索和查阅，严防电子数据丢失、泄露。（七）其他相关迎检材料1.归档范围：（1）学籍管理工作相关荣誉证书、表彰文件（如学籍管理先进集体/个人表彰、学籍工作专项获奖等）；（2）学籍管理相关媒体报道、宣传稿件、校园公众号推文等；（3）家长反馈意见、建议收集表及处理记录（与学籍管理相关）；（4）与其他学校、教育行政部门学籍管理交流合作相关资料（交流纪要、学习心得、观摩材料等）；（5）学籍管理工作相关的其他补充材料（如学籍管理工作日志、管理员工作心得、典型案例等）。2.整理标准：（1）荣誉证书、表彰文件完整，复印件清晰，标注来源和日期，能够体现学籍管理工作成效；（2）媒体报道、宣传稿件、公众号推文完整，标注发布时间、发布媒体/平台，内容积极正面，体现我校学籍管理特色；（3）家长反馈意见收集表及处理记录完整，反馈意见处理及时，整改措施具体，能够体现对家长意见的重视；（4）交流合作资料完整，能够体现交流合作成效和对我校学籍管理工作的指导作用；（5）补充材料贴合学籍管理迎检主题，真实有效，标注清晰，分类存放，能够丰富迎检材料体系，凸显学籍管理工作亮点。四、材料归档实施流程学籍管理迎检材料归档工作分五个阶段有序推进，明确各阶段工作任务、时间节点和责任人，确保材料归档工作有序、高效、高质量完成，为顺利迎检奠定坚实基础，具体流程如下：（一）动员部署阶段（____年____月____日—____年____月____日）1.工作小组召开学籍管理迎检材料归档动员部署会，传达上级学籍管理迎检及材料归档要求，解读本细则，明确材料归档工作目标、任务、标准和时间节点。2.各部门、各年级组、各班主任对照本细则，梳理自身负责的材料收集、整理、审核任务，结合实际工作，制定具体工作推进计划，明确责任人、工作步骤和完成时限。3.开展材料归档培训，组织相关人员学习归档规范、档案管理要求和学籍管理迎检指标，重点培训班主任、学籍管理员材料整理方法和规范，确保全体人员熟悉要求、规范操作。（二）材料收集与初步整理阶段（____年____月____日—____年____月____日）1.各部门、各年级组、各班主任、各责任人，全面收集学籍管理相关迎检材料，包括各类文件、记录、表格、复印件、影像、电子数据等，确保材料真实、完整、无遗漏。2.各责任人对收集到的材料进行初步整理，剔除无效、重复、破损的材料，按本细则规定的七大类别分类，标注材料形成时间、责任人、对应迎检指标，经所在部门负责人初审后，提交至学籍审核专员。3.教务处、学籍管理中心对各部门收集的材料进行汇总，核对材料数量和完整性，形成初步整理清单，提交至档案管理员进行初步登记。（三）材料审核与规范完善阶段（____年____月____日—____年____月____日）1.学籍审核专员对照本细则和迎检指标，对所有汇总材料进行逐份审核，重点核查材料的真实性、完整性、规范性和关联性，核查学籍系统数据与纸质材料的一致性，建立问题台账，明确整改措施、整改时限、责任人，及时督促整改完善。2.各部门、各责任人对照问题台账，对本部门、个人负责的材料进行整改完善，重点规范各类记录、表格、复印件等关键材料，补充缺失材料，修正错误信息，确保材料符合迎检和归档要求。3.档案管理员、学籍审核专员配合各部门开展审核工作，对汇总的各类材料进行统一规范，调整材料格式、完善标识标注，统一纸张规格、填写标准和整理要求，确保材料规范统一。4.工作小组定期对各部门材料审核、完善情况进行督查，重点检查问题整改成效和材料规范情况，对整改不到位、材料不规范的部门和个人进行督促提醒，确保材料质量；挖掘学籍管理工作亮点，整理特色材料汇编，提升迎检展示效果。（四）材料装订与归档阶段（____年____月____日—____年____月____日）1.档案管理员按照七大类别，对审核完善后的各类纸质材料进行统一装订，编制材料归档目录，标注材料页码、形成时间、责任人、对应迎检指标，确保目录与材料一一对应。2.采用统一封面，按类别装订成册（各年级、各班级材料按“年级—班级”分类装订，学生个人学籍档案一人一档），封面标注“2025-2026学年第二学期春季学期学生学籍管理迎检材料—XX类”，便于检索和调阅。3.对电子材料、影像材料、学籍系统数据进行分类存储、加密备份，建立电子材料文件夹，与纸质材料一一对应，标注清晰，确保电子材料安全完整、可查可用，防止丢失、损坏、泄露。4.对涉密资料（如学生个人信息、学籍系统核心数据、涉密文件等）进行单独装订、密封保管，标注“涉密资料”，建立专门台账，明确保管人，严格控制查阅权限，严禁擅自复制、传播。5.档案管理员将装订好的纸质材料、分类存储的电子材料统一归档，存入专用档案柜，建立完整的归档台账，明确归档材料的类别、数量、存放位置，确保材料可查可用、妥善保管。（五）自查复核与迎检准备阶段（____年____月____日—____年____月____日）1.各部门、各相关人员对照上级迎检标准和本细则要求，对归档后的材料进行全面自查复核，重点核查材料的完整性、真实性、规范性和关联性，核查学籍系统数据与纸质材料的一致性，确保无遗漏、无错误、无违规。2.工作小组组织开展材料自查复核工作，随机抽取各类归档材料进行核查，对照迎检指标逐项打分，模拟迎检流程，对发现的问题及时督促整改，确保材料质量；组织相关人员熟悉材料内容，做好迎检材料调阅、讲解、展示的准备工作。3.针对自查复核中发现的问题，进一步优化材料归档，补充完善相关佐证材料，调整材料装订和存放规范，确保材料更加规范、更加完善，全面满足迎检要求；做好材料的备份工作，防止材料丢失、损坏、泄露。4.完成材料最终审核，确定迎检材料清单，做好迎检展示准备（如材料陈列、目录索引、讲解人员培训、迎检路线规划等），制定迎检应急预案，确保顺利通过学籍管理专项督导检查。五、材料管理规范（一）纸质材料管理规范1.纸张规格：统一使用A4纸张，纸张整洁、无破损、无污渍，书写或打印清晰，无模糊、重影现象，避免使用彩色纸张（特殊材料除外）；2.填写规范：字迹清晰、工整，不得潦草、涂改，填写内容完整、准确，签字、日期、盖章齐全；各类台账、记录、表格等材料逻辑清晰、内容详实，重点标注与学籍管理相关的关键信息和对应迎检指标；3.分类规范：按本细则规定的七大类别分类，每类材料按时间顺序或迎检指标顺序整理，各年级、各班级材料按“年级—班级”分类，学生个人学籍档案按学生姓名分类，标注清晰，避免混淆；4.装订规范：采用胶装或活页装订，装订整齐、牢固，无松动、脱落现象，封面统一，标注材料类别、名称，编制归档目录，页码清晰，便于检索；涉密资料单独装订、密封，标注明确；学生个人学籍档案采用档案袋装订，一人一档；5.标识规范：每册材料封面标注“2025-2026学年第二学期春季学期学生学籍管理迎检材料—XX类”，内部每页标注页码，关键材料标注责任人、对应迎检指标；年级、班级材料标注年级、班级名称，学生个人档案标注学生姓名、年级、班级、学号。（二）电子材料管理规范1.存储规范：统一存储在专用电脑或加密移动存储设备中，建立分类文件夹，按七大类别分类存储，各年级、各班级材料单独建立子文件夹（标注年级、班级名称），学生个人电子学籍档案按学生姓名建立子文件夹，文件夹名称标注清晰；涉密电子材料单独加密存储，设置访问密码；2.命名规范：文件名称统一格式为“日期+材料名称+责任人+对应迎检指标”，年级、班级材料文件名称标注“年级+班级+材料名称”，学生个人档案文件名称标注“学生姓名+材料名称”，便于检索和查阅；影像资料标注拍摄日期、拍摄地点、拍摄内容；3.格式规范：文档类材料采用Word或PDF格式，照片采用JPG格式，视频采用MP4格式，数据备份文件采用加密格式，确保格式兼容、清晰可辨，无破损、无法打开等问题；4.备份规范：电子材料做好双重加密备份，防止丢失、损坏、泄露，备份文件与原文件保持一致，定期检查备份有效性，及时更新备份内容，确保电子材料可追溯。（三）涉密及其他材料管理规范1.涉密资料：学生个人信息、学籍系统核心数据、涉密文件等涉密资料单独存放、密封保管，建立专门台账，明确保管人，严格控制查阅权限，严禁擅自复制、传播，迎检结束后按相关规定妥善处置；2.影像资料：照片、视频清晰，内容真实，标注拍摄日期、拍摄地点、拍摄内容、拍摄人员，按类别整理归档，与相关纸质材料对应，能够佐证学籍管理工作开展情况；3.其他资料：荣誉证书、表彰文件、合作协议等复印件清晰，标注来源和日期；各类记录、反馈意见等资料规范，内容真实，签字、日期齐全，能够与其他资料相互印证，形成完整的证据链；学生个人学籍档案严格保密，严禁泄露学生个人信息。六、材料保管与使用规范（一）材料保管1.整理归档后的材料统一存入专用档案柜，档案柜放置在干燥、通风、避光、防盗、防火、防潮的专用档案室内，落实专人保管，明确保管责任人，严禁无关人员接触归档材料；2.建立材料保管台账，详细记录材料类别、数量、存放位置、保管人、归档日期、查阅记录等信息，定期对归档材料进行检查，发现破损、霉变、丢失等情况及时处理，确保材料完好；3.涉密资料单独存放、加密保管，建立专门的涉密资料保管台账，严格控制查阅权限，防止资料泄露，保管人定期核查涉密资料的完整性；4.材料保管期限：学籍管理迎检材料至少保管至学生毕业离校后5年，核心资料（如学生个人学籍档案、学籍注册备案材料、学籍变动材料等）长期保管，按学校档案管理规定和教育行政部门要求执行。（二）材料使用1.建立材料查阅、借阅制度，查阅、借阅学籍管理迎检材料需履行登记手续，注明查阅、借阅人、查阅借阅时间、查阅借阅用途，经保管人及相关负责人签字批准后方可查阅、借阅；涉密资料查阅、借阅需经分管教学副校长批准；2.查阅、借阅人员需爱护归档材料，不得涂改、勾画、损毁、丢失材料，不得擅自复制、传播涉密资料和学生个人信息，查阅、借阅结束后及时归还，保管人核对无误后做好登记；3.学籍管理迎检期间，材料由档案管理员统一管理，按迎检要求及时调阅、展示，安排专人负责材料的看护和讲解，确保迎检工作顺利开展；4.归档材料可用于我校后续学籍管理工作参考、学籍核查、学生转学、复学、毕业审核等工作，为学籍管理工作优化提升提供支撑；严禁用于与学籍管理无关的其他用途，严禁泄露涉密资料和学生个人信息。七、保障措施1.组织保障：工作小组统筹协调，明确各部门、各人员责任，形成“校长负总责、副校长分管、教务处牵头、学籍管理中心落实、全员参与”的工作格局，定期召开工作推进会，及时解决材料归档过程中的难点问题，确保工作有序推进。2.时间保障：明确各阶段材料归档工作时间节点，要求各部门、各相关人员合理安排工作时间，优先完成材料收集、整理、审核、归档任务，杜绝拖延、敷衍，确保材料归档工作如期完成，为迎检预留充足时间。3.物资保障：配备充足的材料归档所需物资（如A4纸张、档案袋、文件夹、装订工具、档案柜、加密存储设备、密封袋、打印机等），合理安排经费支出，为材料收集、整理、审核、装订、归档、保管工作提供必要的物资和经费支持。4.技术保障：档案管理员、学籍审核专员、学籍管理中心负责人为各部门、各年级组、各责任人提供技术指导，解答材料归档过程中的疑问，协助完善核心材料、学生个人学籍档案，确保材料的专业性和规范性；指导各部门规范整理电子材料、学籍系统数据，确保格式统一、存储安全。5.监督保障：工作小组定期对各部门材料归档情况进行监督检查，建立检查台账，对工作认真、进度较快、成效突出的部门和个人予以表扬，对