行政办公文书档案管理制度

行政办公文书档案管理制度一、总则行政办公文书档案是单位在各项行政管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是单位信息资源的重要组成部分，也是单位历史沿革、业务开展和决策制定的重要依据。为规范我单位行政办公文书档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保文书档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及相关规定，结合我单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于单位各部门及全体员工在日常行政办公活动中形成的各类文书档案的管理。文书档案管理工作遵循统一领导、分级负责，规范整理、安全保密，便于利用、服务工作的基本原则。二、管理机构与职责单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。办公室（或综合管理部，下同）为单位文书档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督全单位的文书档案管理工作。办公室应明确专人负责文书档案的具体管理工作，配备必要的档案管理人员。档案管理人员应具备良好的政治素质和专业素养，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。各部门应指定专人（通常为部门内勤或相关岗位人员）负责本部门文书材料的收集、初步整理和定期向档案管理部门移交工作。各部门负责人对本部门文书材料的真实性、完整性和及时性负有领导责任。档案管理部门及人员的主要职责包括：1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策；2.制定和完善单位文书档案管理的各项规章制度，并组织实施；3.负责对各部门文书档案工作进行业务指导和培训；4.负责单位各类行政办公文书档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作；5.维护档案的完整与安全，做好档案的保密工作；6.积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供服务。三、文书档案的形成与收集各部门在行政办公活动中形成的各类文书材料，是文书档案的源头。全体员工应增强档案意识，在工作中注意规范形成和积累各类有价值的文书材料。文书材料的收集范围主要包括：1.上级机关下发的与本单位相关的各类政策性、指导性、指令性文件，以及需要本单位办理和备案的文件材料；2.本单位发布的各类正式文件（含决议、决定、命令、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等）；3.本单位召开的各类会议（包括党组会、办公会、专题会、工作会等）的会议通知、议程、纪要、记录、领导讲话稿、典型发言、会议材料等；4.本单位开展各项工作的计划、总结、报告、调研材料、统计报表、考核材料等；5.本单位与外单位签订的各类合同、协议、意向书等具有法律效用的文件材料；6.本单位干部任免、人事调配、奖惩、工资福利、职称评定等方面的文件材料（此类档案如有人事部门专门管理，可按人事档案管理规定执行）；7.本单位财务预决算、审计、资产管理等方面的重要文件材料（此类档案如由财务部门专门管理，可按会计档案管理规定执行）；8.本单位在对外交往活动中形成的重要文件材料，如请示、报告、函件、会谈纪要等；9.其他对本单位具有查考利用价值的文书材料。文书材料的收集应及时、完整、准确。一般情况下，办理完毕的文书材料，应在次月初由各部门档案员收集齐全，进行初步整理后，定期向单位档案管理部门移交。对于一些临时性、专项性工作形成的文书材料，应在工作结束后一个月内整理移交。四、文书档案的整理与归档文书档案的整理归档是档案管理的基础环节，应按照规范化、标准化的要求进行。归档的文书材料必须是办理完毕、手续齐全、具有保存价值的正式文本。复印件一般不予归档，如确无原件，须注明原件缺失原因并经部门负责人签字确认。整理工作应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体要求如下：1.分类：按照年度、组织机构（或问题）、保管期限进行分类。分类方案应保持相对稳定。2.编号：在分类的基础上，对每份文件材料进行编号，以固定其在档案体系中的位置。3.排列：同一案卷内的文件材料，应按照其形成时间的先后顺序或逻辑关系进行排列。4.编目：为整理好的案卷编制卷内文件目录和案卷目录，填写案卷封面、卷内备考表等。目录应清晰、规范，便于检索。归档时间：各部门应在每年第一季度前，将上一年度形成的、已办理完毕的文书材料整理完毕，向档案管理部门移交归档。档案管理部门应对接收的档案进行检查验收，符合要求的予以接收，并办理交接手续。五、文书档案的保管与保护档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案装具和设施，确保档案安全。档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”要求。档案装具（如档案柜、档案盒）应符合国家标准，做到统一、规范。不同保管期限和类别的档案应分区存放，并有明显标识。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复和复制。严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行相应手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。加强档案的保密管理。严格遵守国家保密法律法规，建立健全档案保密制度，确保涉密档案的安全。六、文书档案的利用档案利用是档案工作的根本目的。档案管理部门应在确保档案安全的前提下，积极为单位各项工作提供档案利用服务。单位内部人员因工作需要查阅档案，须出示有效工作证件，经档案管理人员同意后，在指定地点查阅。查阅涉密档案，须经单位分管档案工作的领导批准。外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明查阅目的和范围，经单位办公室负责人或分管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出档案的，须经单位分管档案工作的领导批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。利用档案时，不得违反国家有关规定。对利用档案中获得的信息，不得擅自公开或用于与工作无关的活动。档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，定期统计分析档案利用效果。七、鉴定与销毁对于已到保管期限的档案，档案管理部门应会同相关业务部门组成鉴定小组，对其进行价值鉴定。鉴定工作应严格按照国家有关档案保管期限的规定进行，准确判定档案的存毁。对仍有继续保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。销毁档案必须严格按照规定的程序进行。由鉴定小组提出销毁意见，报单位分管领导批准后，编制销毁清册，由两人以上负责监销。监销人在档案销毁前应认真核对，销毁后在销毁清册上签字，并注明销毁日期和方式。销毁清