两委会议记录制度

两委会议记录制度一、

为了规范两委会议的记录工作，确保会议记录的准确性、完整性、规范性和保密性，提高会议效率和决策质量，特制定本制度。本制度适用于公司党委和公司管理委员会（以下简称“两委”）各类会议的记录管理。

1.1记录原则

（1）准确性原则。会议记录必须真实、准确地反映会议内容，包括会议时间、地点、参加人员、会议议题、发言内容、表决结果等，不得出现歪曲、遗漏或虚构的情况。

（2）完整性原则。会议记录应完整记录会议的全部过程，包括会议的召集、通知、签到、开场、讨论、表决、闭幕等环节，确保会议内容的连贯性和完整性。

（3）规范性原则。会议记录应按照统一的格式和标准进行记录，使用规范的术语和表达方式，确保记录的规范性和易读性。

（4）保密性原则。会议记录涉及公司内部重要信息和决策内容，应严格保密，未经批准不得外泄，确保公司利益不受损害。

1.2记录职责

（1）会议记录员。两委会议记录员由公司指定专人担任，负责会议记录的具体工作。记录员应具备较高的政治素质、业务能力和保密意识，能够熟练掌握会议记录的技巧和方法。

（2）记录员职责。记录员应在会议开始前做好准备工作，包括熟悉会议议程、准备记录工具、检查记录设备等。会议期间，记录员应认真记录会议内容，确保记录的准确性和完整性。会议结束后，记录员应及时整理会议记录，进行审核和签字，并按规定归档保存。

1.3记录要求

（1）记录内容。会议记录应包括以下内容：

-会议名称、时间、地点；

-参加人员名单及签到情况；

-会议主持人、记录人；

-会议议程；

-各项议题的讨论情况，包括发言人的主要观点、意见和建议；

-会议的表决情况，包括表决项目、表决方式、表决结果；

-会议的决定事项和后续工作安排；

-其他需要记录的内容。

（2）记录方式。会议记录可采用文字记录、录音、录像等多种方式，但应以文字记录为主，其他方式为辅。文字记录应清晰、工整，便于阅读和整理。

（3）记录格式。会议记录应按照统一的格式进行记录，包括标题、时间、地点、参加人员、主持人、记录人、议程、讨论内容、表决结果、决定事项等，确保记录的规范性和易读性。

1.4记录审核与签发

（1）记录审核。会议记录完成后，记录员应进行自我审核，确保记录的准确性和完整性。如发现遗漏或错误，应及时补充和修正。

（2）记录签发。会议记录审核无误后，应提交会议主持人审核签发。主持人应在会议记录上签字确认，表示对记录内容的认可。

1.5记录归档与保管

（1）记录归档。会议记录签发后，应及时归档保存，归档时应按照会议时间顺序进行排列，并标注清晰的项目名称和编号。

（2）记录保管。会议记录应指定专人保管，保管人员应具备较高的保密意识，确保会议记录的安全性和保密性。会议记录的保管期限应根据公司规定执行，期满后按规定进行处理。

1.6记录使用与查阅

（1）记录使用。会议记录是公司决策和管理的重要依据，应严格按照公司规定使用，不得擅自修改或删减。

（2）记录查阅。公司内部人员因工作需要查阅会议记录时，应向记录保管人员提出申请，经批准后方可查阅。查阅人员应妥善保管会议记录，不得复制或外传。

1.7违规处理

（1）记录员未按本制度要求进行会议记录，导致记录内容不准确、不完整或泄露会议秘密，应给予相应的处理，包括通报批评、经济处罚等。

（2）公司内部人员擅自修改、删减或外传会议记录，应给予严肃处理，情节严重的可追究法律责任。

二、

2.1会议记录的准备

（1）会议通知。在召开两委会议前，应提前制定会议通知，明确会议的时间、地点、议题、参加人员等基本信息，并按时送达相关人员手中。会议通知应简洁明了，确保所有参会人员都能及时了解会议安排。

（2）记录准备。会议记录员在接到会议通知后，应根据会议议程和议题，提前准备记录所需的工具和材料，包括记录本、笔、录音设备等。记录员应熟悉会议内容，做好记录前的准备工作，确保能够准确、完整地记录会议过程。

（3）场地布置。会议记录员应提前检查会议场地的布置情况，确保会议环境安静、整洁，有利于记录工作的开展。如需使用录音设备，应提前测试设备是否正常运行，确保录音效果清晰、完整。

2.2会议记录的实施

（1）会议开始。会议开始时，记录员应首先记录会议的正式开始时间，并简要记录会议的召集情况，包括主持人宣布会议开始、介绍参会人员等环节。记录员应认真记录主持人的开场白，确保会议的开场情况得到完整记录。

（2）议题讨论。会议记录的重点是各项议题的讨论情况。记录员应认真记录每位发言人的主要观点、意见和建议，确保发言内容的准确性和完整性。对于重要的发言，记录员应特别注明，以便后续查阅和分析。

（3）表决过程。会议记录员应详细记录表决过程，包括表决项目、表决方式、表决结果等。对于采用无记名投票方式进行的表决，记录员应记录每位参会人员的投票情况，确保表决结果的公正性和透明性。

（4）会议决定。会议记录员应记录会议的最终决定事项，包括决策内容、责任人、完成时间等。对于需要后续跟进的工作，记录员应详细记录工作安排，确保会议决定能够得到有效执行。

（5）会议结束。会议结束时，记录员应记录会议的结束时间，并简要记录会议的总结情况，包括主持人的总结发言、会议的总体评价等。记录员应确保会议的结束情况得到完整记录，保持会议记录的连贯性。

2.3记录的整理与审核

（1）记录整理。会议结束后，记录员应立即整理会议记录，将录音、录像等资料转化为文字记录，并进行初步的审核，确保记录的准确性和完整性。对于遗漏或错误的地方，应及时补充和修正。

（2）记录审核。会议记录整理完成后，应提交会议主持人审核签发。主持人应对记录内容进行仔细审查，确保记录的真实性和完整性。如发现遗漏或错误，应及时指出，并要求记录员进行修改。

（3）记录签发。会议记录审核无误后，主持人应在会议记录上签字确认，表示对记录内容的认可。记录员应将签发的会议记录进行编号，并加盖公司公章，确保会议记录的正式性和权威性。

2.4记录的归档与保管

（1）记录归档。会议记录签发后，应及时归档保存，归档时应按照会议时间顺序进行排列，并标注清晰的项目名称和编号。归档过程中，应确保记录的完整性和安全性，防止记录损坏或丢失。

（2）记录保管。会议记录应指定专人保管，保管人员应具备较高的保密意识，确保会议记录的安全性和保密性。保管人员应定期检查记录的保存情况，确保记录的完好无损。

（3）保管期限。会议记录的保管期限应根据公司规定执行，期满后按规定进行处理。对于重要的会议记录，应进行长期保存，确保公司决策和管理的连续性。

2.5记录的使用与查阅

（1）记录使用。会议记录是公司决策和管理的重要依据，应严格按照公司规定使用，不得擅自修改或删减。公司内部人员在工作中需要参考会议记录时，应向记录保管人员提出申请，经批准后方可使用。

（2）记录查阅。公司内部人员因工作需要查阅会议记录时，应向记录保管人员提出申请，经批准后方可查阅。查阅人员应妥善保管会议记录，不得复制或外传，确保会议记录的保密性。

（3）记录复制。会议记录的复制应严格遵循公司规定，未经批准不得擅自复制。复制会议记录时，应确保复制的准确性和完整性，不得修改或删减记录内容。

2.6违规处理

（1）记录员责任。记录员未按本制度要求进行会议记录，导致记录内容不准确、不完整或泄露会议秘密，应给予相应的处理，包括通报批评、经济处罚等。情节严重的，可追究记录员的法律责任。

（2）查阅人员责任。公司内部人员擅自修改、删减或外传会议记录，应给予严肃处理，包括通报批评、经济处罚等。情节严重的，可追究查阅人员的法律责任。

（3）保管人员责任。记录保管人员未按本制度要求保管会议记录，导致记录损坏或丢失，应给予相应的处理，包括通报批评、经济处罚等。情节严重的，可追究保管人员的法律责任。

三、

3.1记录的保密管理

（1）保密责任。会议记录涉及公司的重要决策、内部信息及未公开的战略内容，具有高度的敏感性。因此，所有参与记录工作的人员，包括记录员、审核人员、保管人员以及经授权查阅的人员，均需明确并承担保密责任。保密责任是履行记录职责的基础，任何违反保密规定的行为都可能导致严重的后果。

（2）保密措施。为保障会议记录的保密性，应采取一系列具体措施。首先，会议通知阶段即应强调保密要求，明确告知参会人员记录内容的敏感性和保密级别。其次，会议记录过程中，应尽量避免无关人员在会场，减少信息泄露的风险。再次，会议记录完成后，未经授权不得以任何形式复制、传播或公开会议记录内容。最后，对于涉及特别重要内容的会议，可考虑增加额外的保密层级，例如指定专人负责特殊保密记录，并采取更为严格的保管和查阅措施。

（3）违规处理。对于违反保密规定的行为，应依据公司相关规定进行处理。轻者予以警告、批评教育，并要求其承担相应的赔偿责任；重者则可能面临降职、解雇等纪律处分，情节严重者还需承担相应的法律责任。通过严格的违规处理机制，形成有效的震慑，确保保密制度的落实。

3.2记录的电子化管理

（1）电子化趋势。随着信息技术的不断发展，电子化已成为现代企业管理的重要趋势。会议记录的电子化管理，不仅可以提高记录的效率和准确性，还能方便信息的存储、检索和共享。因此，公司应积极推进会议记录的电子化工作，建立完善的电子记录系统。

（2）系统建设。电子记录系统的建设应注重实用性、安全性和可扩展性。系统应具备用户友好的操作界面，方便记录员快速上手；同时，应具备强大的数据加密和备份功能，确保记录内容的安全；此外，系统还应具备良好的可扩展性，能够随着公司业务的发展进行相应的升级和扩展。

（3）操作规范。电子记录系统的使用应制定相应的操作规范，明确记录员、审核人员、保管人员等不同角色的操作权限和流程。记录员在使用系统进行记录时，应遵循操作规范，确保记录的准确性和完整性；审核人员在使用系统进行审核时，应仔细核对记录内容，确保记录的真实性；保管人员在使用系统进行保管时，应定期检查系统运行情况，确保系统的安全性和稳定性。

3.3记录的持续改进

（1）定期评估。会议记录的质量和效率直接影响公司的决策和管理水平。因此，公司应定期对会议记录工作进行评估，分析记录工作中存在的问题和不足，并提出改进措施。评估应由公司相关部门共同参与，确保评估结果的客观性和公正性。

（2）反馈机制。建立有效的反馈机制是持续改进会议记录工作的重要途径。公司应鼓励参会人员对会议记录提出意见和建议，并及时收集和处理这些反馈。记录员应认真听取参会人员的意见，不断改进记录技巧和方法；公司管理层应重视参会人员的反馈，及时调整和完善会议记录制度。

（3）培训提升。为提高会议记录的质量和效率，公司应定期对记录员进行培训，提升其记录技能和保密意识。培训内容应包括会议记录的基本技巧、电子记录系统的使用方法、保密知识等。通过培训，记录员能够更好地履行职责，为公司决策和管理提供更加优质的记录服务。

四、

4.1特殊情况下的记录处理

（1）缺席记录。在会议过程中，如某位重要参会人员因故缺席，记录员应在记录中注明该人员的缺席情况，并简要记录其可能参与讨论的议题及主要观点。若该人员在会后了解相关情况，可提供补充信息，记录员应据此对会议记录进行补充和修正。

（2）紧急情况。会议进行中如遇紧急情况，如重要突发事件或紧急通知，记录员应首先确保会议秩序，同时简要记录紧急情况的内容及处理方式。对于紧急情况引发的相关讨论和决策，应详细记录，确保会议记录的完整性。

（3）议题调整。会议进行中如需临时增加或取消议题，记录员应准确记录议题的调整情况，包括调整的原因、过程及结果。同时，应记录新的议题讨论情况，确保会议记录与实际议程保持一致。

4.2记录的纠错与补遗

（1）错误更正。会议记录完成后，如发现记录中的错误，如错别字、漏记、记错等，记录员应及时进行更正。更正应在原记录上用不同颜色的笔进行标注，并注明更正内容，确保更正过程的透明和可追溯。

（2）信息补遗。会议结束后，如参会人员或相关部门提出会议记录遗漏重要信息，记录员应核实情况，并在确认无误后对会议记录进行补充。补充内容应与原记录风格保持一致，确保会议记录的完整性和准确性。

（3）争议处理。如对会议记录内容存在争议，应由会议主持人或相关领导进行调解。记录员应根据调解结果对会议记录进行相应的修改或补充，确保会议记录的权威性和公正性。

4.3记录的借阅与归还

（1）借阅申请。公司内部人员因工作需要借阅会议记录时，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅时间及归还时间。申请表应经部门负责人签字同意，并提交记录保管人员审批。

（2）借阅管理。记录保管人员应在审批通过后，将会议记录交付借阅人员，并提醒借阅人员妥善保管记录，不得涂改、损毁或外传。借阅人员应按时归还会议记录，如有损坏或遗失，应承担相应的赔偿责任。

（3）归还检查。借阅人员归还会议记录时，记录保管人员应进行检查，确认记录的完整性和清洁度。如有损坏或遗失，应要求借阅人员赔偿，并记录在案。同时，记录保管人员应将借阅情况登记在册，以便后续跟踪和管理。

4.4记录的销毁与处理

（1）销毁条件。会议记录的保管期限根据公司规定执行，期满后应及时进行销毁。对于涉及特别重要内容的会议记录，可适当延长保管期限，或采取更为严格的保管措施。

（2）销毁程序。会议记录销毁前，应进行登记和审批，由记录保管人员负责具体实施。销毁过程中，应确保记录内容被彻底销毁，不得保留任何可读信息。销毁后，应将销毁情况记录在案，并妥善处理销毁残留物。

（3）特殊情况处理。对于因特殊情况无法按期销毁的会议记录，如涉及法律诉讼或审计调查等，应暂缓销毁，并采取相应的保管措施。特殊情况处理结束后，应按原计划进行销毁，并记录在案。通过规范销毁程序，确保会议记录的安全和保密。

五、

5.1内部监督与检查

（1）监督机制。为确保两委会议记录制度的有效执行，公司应建立内部监督机制。该机制可由公司纪检监察部门或指定的高层管理人员负责，定期或不定期地对会议记录工作进行抽查和评估。监督的重点包括记录的完整性、准确性、及时性以及保密措施的落实情况。通过内部监督，及时发现并纠正记录工作中存在的问题，保障制度的正常运行。

（2）检查流程。内部监督部门在开展检查工作时，应遵循规范的检查流程。首先，制定检查计划，明确检查的对象、时间、内容和方法。其次，进行现场检查，查阅会议记录文件，核对相关资料，并与记录员、参会人员进行访谈，了解实际情况。最后，形成检查报告，详细记录检查发现的问题，并提出改进建议。检查报告应提交公司管理层审阅，并作为改进会议记录工作的重要依据。

（3）结果运用。内部监督检查的结果应得到有效运用。对于检查发现的问题，应责令相关部门或人员进行整改，并限期完成。整改完成后，应进行复查，确保问题得到根本解决。同时，将检查结果作为绩效考核的参考，对表现优秀的记录员给予表彰，对存在问题的记录员进行批评教育或处理。通过结果运用，强化监督效果，提升会议记录工作的整体水平。

5.2外部审计与评估

（（1）审计准备。公司应定期邀请外部审计机构对会议记录工作进行审计。审计前，应做好充分的准备工作，包括整理相关资料、提供必要的信息支持、配合审计机构的现场工作等。通过审计准备，确保审计工作的顺利进行，并从外部视角获得对会议记录工作的客观评价。

（（2）审计内容。外部审计机构在开展审计工作时，应重点关注会议记录制度的健全性、执行的有效性以及记录管理的规范性。审计内容应包括会议通知的规范性、记录工具的适用性、记录方法的科学性、记录内容的完整性、记录审核的严谨性、记录归档的规范性以及保密措施的落实情况等。通过全面审计，发现会议记录工作中存在的深层次问题，并提出改进建议。

（（3）审计报告。外部审计机构在完成审计工作后，应形成审计报告，详细记录审计过程、发现的问题、提出的建议等。审计报告应客观、公正、准确，并具有可操作性。公司管理层应认真阅读审计报告，分析问题产生的原因，制定整改措施，并组织相关部门或人员进行落实。审计报告的运用，有助于提升会议记录工作的规范化水平，促进公司决策和管理的科学化。

5.3制度的修订与完善

（1）定期评估。公司应定期对两委会议记录制度进行评估，分析制度的适用性、有效性和完整性。评估可由公司管理层或指定的工作小组负责，结合内部监督检查和外部审计评估的结果，全面分析制度的优点和不足。通过定期评估，及时发现制度中存在的问题，为制度的修订和完善提供依据。

（2）修订程序。在评估的基础上，公司应制定制度的修订程序。首先，收集相关部门和人员的意见和建议，了解他们对制度的看法和建议。其次，组织专家对制度进行修订，确保修订后的制度科学、合理、可行。最后，将修订后的制度提交公司管理层审议，经批准后正式发布实施。修订程序应确保制度的修订过程公开、透明、民主，并得到广泛认可。

（3）持续改进。制度的修订和完善是一个持续的过程。公司应建立持续改进机制，定期对制度进行审查和修订，确保制度始终适应公司发展的需要。同时，应加强对制度执行情况的监督，确保制度得到有效落实。通过持续改进，不断提升会议记录工作的质量和效率，为公司决策和管理提供更加优质的服务。

六、

6.1责任追究机制

（1）明确责任主体。会议记录制度的执行涉及多个部门和人员，包括会议组织者、主持人、记录员、审核人员、保管人员以及查阅人员等。各责任主体应明确自身在会议记录工作中的职责和义务，确保制度的有效落实。会议组织者负责制定会议议程，确保议题的合理性和必要性；主持人负责引导会议进程，确保讨论的效率和效果；记录员负责准确记录会议内容；审核人员负责审核记录的真实性和完整性；保管人员负责安全保管会议记录；查阅人员负责按规定查阅会议记录。

（2）制定追责标准。为规范责任追究，公司应制定明确的追责标准。追责标准应包括违反制度的具体行为、行为的严重程度、相应的处理措施等。例如，记录员未按制度要求进行记录，导致记录内容不准确或遗漏，应给予警告或罚款；记录员泄露会议秘密，应给予降职或解雇；查阅人员擅自复制或传播会议记录，应给予相应的纪律处分。通过制定追责标准，确保责任追究的公平性和公正性。

（3）实施追责程序。在实施责任追究时，应遵循规范的程序。首先，调查核实问题，收集相关证据，确保问题的真实性和准确性。其次，根据追责标准，确定相应的处理措施。最后，将处理结果通知相关人员，并记录在案。追责程序应公开透明，接受公司内部人员的监督，确保追责的公正性和权威性