出境旅游组团社签证专办员卡使用管理规定

出境旅游组团社签证专办员卡使用管理规定一、总则（一）目的与依据为规范出境旅游组团社签证专办员卡（以下简称“专办员卡”）的使用和管理，维护出境旅游市场秩序，保障公民出境旅游的合法权益，根据《中华人民共和国出境入境管理法》《旅行社条例》等相关法律法规，制定本规定。（二）适用范围本规定适用于经国家旅游行政管理部门批准，取得出境旅游业务经营许可的旅行社（以下简称“组团社”）及其签证专办员（以下简称“专办员”）。专办员卡是组团社向外国驻华使领馆申请办理出境旅游团体签证的专用凭证，仅限指定的专办员本人使用。（三）基本原则专办员卡的使用和管理应当遵循“专人专用、严格审批、规范操作、责任到人”的原则，确保签证申请流程的合法性、准确性和安全性。二、专办员卡的申领与核发（一）专办员的资格条件组团社应当指定政治素质高、业务能力强、熟悉签证办理流程的人员担任专办员。专办员需具备以下条件：具有中华人民共和国国籍，且在组团社全职工作；无犯罪记录，未因违反出境旅游管理相关法律法规受到行政处罚；熟悉出境旅游业务流程，掌握外国驻华使领馆签证政策和要求；经过组团社组织的签证业务培训并考核合格。（二）申领材料组团社申领专办员卡时，应当向省级旅游行政管理部门提交以下材料：专办员卡申领表（一式两份）；专办员的身份证明文件（身份证复印件）；专办员的劳动合同复印件；专办员的业务培训合格证明；组团社的出境旅游业务经营许可证复印件；省级旅游行政管理部门要求提交的其他材料。（三）核发程序省级旅游行政管理部门应当自收到申请材料之日起15个工作日内完成审核。审核通过的，核发专办员卡；审核不通过的，应当书面通知组团社并说明理由。专办员卡有效期为3年，有效期届满前30日，组团社应当向省级旅游行政管理部门申请换发。三、专办员卡的使用规范（一）专人专用专办员卡仅限专办员本人使用，不得转借、转让、出租、出借或者冒用。专办员应当妥善保管专办员卡，不得遗失、损坏。如发生遗失或损坏，专办员应当立即向组团社报告，并由组团社向省级旅游行政管理部门申请补发或换发。（二）签证申请流程专办员使用专办员卡办理出境旅游团体签证时，应当严格按照以下流程操作：资料审核：专办员应当对出境旅游团队成员的护照、签证申请表、照片等申请材料进行认真审核，确保材料的真实性、完整性和准确性。对不符合要求的材料，应当及时要求团队成员补充或更正。系统录入：专办员应当将团队成员的信息准确录入国家旅游行政管理部门指定的出境旅游团队管理系统，并上传相关申请材料的电子版本。提交申请：专办员应当按照外国驻华使领馆的要求，将纸质申请材料和专办员卡一并提交给使领馆。提交申请时，应当认真核对申请材料的数量和内容，确保与系统录入信息一致。领取签证：专办员应当在使领馆规定的时间内领取签证，并对签证内容进行认真核对，确保签证信息与团队成员的信息一致。如发现签证信息有误，应当及时与使领馆沟通更正。（三）信息保密专办员应当严格遵守保密规定，对团队成员的个人信息、签证申请信息等予以保密，不得泄露给任何无关人员。未经组团社批准，不得将签证申请材料和相关信息用于其他用途。四、专办员卡的监督管理（一）组团社的内部管理组团社应当建立健全专办员卡的内部管理制度，加强对专办员的日常管理和监督：定期组织专办员参加签证业务培训，及时更新签证政策知识；建立专办员工作档案，记录专办员的培训情况、签证办理情况和奖惩情况；定期对专办员的工作进行检查和考核，对工作表现优秀的专办员给予表彰和奖励，对违反规定的专办员给予批评教育或纪律处分。（二）旅游行政管理部门的监督检查省级旅游行政管理部门应当加强对专办员卡使用情况的监督检查，定期或不定期对组团社的专办员卡使用情况进行抽查。监督检查的内容包括：专办员卡的使用是否符合专人专用的规定；签证申请流程是否规范，申请材料是否真实、完整；专办员是否遵守信息保密规定；组团社的内部管理制度是否健全并有效执行。（三）违规处理对违反本规定的组团社和专办员，旅游行政管理部门应当根据情节轻重，依法给予以下处理：对未按规定使用专办员卡的组团社，给予警告，责令限期改正；逾期不改正的，处1万元以上3万元以下罚款；对转借、转让、出租、出借或者冒用专办员卡的专办员，给予警告，责令限期改正；情节严重的，吊销其专办员卡，并建议组团社给予纪律处分；对因专办员操作失误导致签证申请被拒签、团队行程延误等后果的，组团社应当承担相应的法律责任，并对专办员给予相应的处罚；对涉嫌违法犯罪的，依法移送司法机关处理。五、专办员卡的变更与注销（一）变更专办员的姓名、身份证号码等信息发生变更，或者专办员工作单位发生变更（仅限于在组团社内部调整）时，组团社应当及时向省级旅游行政管理部门申请办理专办员卡的变更手续。办理变更手续时，应当提交变更申请表、相关证明材料和原专办员卡。（二）注销有下列情形之一的，组团社应当向省级旅游行政管理部门申请注销专办员卡：专办员离职或者不再担任专办员职务；专办员卡有效期届满未申请换发；专办员因违反本规定被吊销专办员卡；组团社出境旅游业务经营许可证被吊销或者注销；其他需要注销专办员卡的情形。省级旅游行政管理部门应当自收到注销申请之日起5个工作日内完成审核，并办理注销手续。注销后的专办员卡应当予以收回并销毁。六、应急处理（一）专办员卡遗失或被盗专办员发现专办员卡遗失或被盗后，应当立即向组团社报告，并在24小时内书面报告省级旅游行政管理部门。组团社应当及时发布挂失公告，并向省级旅游行政管理部门申请补发专办员卡。在补发期间，组团社应当指定临时专办员，并向省级旅游行政管理部门备案，临时专办员凭省级旅游行政管理部门出具的临时证明办理签证申请业务。（二）签证申请异常情况处理专办员在办理签证申请过程中，如遇到外国驻华使领馆要求补充材料、延迟出签、拒签等异常情况，应当及时向组团社报告，并按照组团社的要求进行处理。组团社应当及时将异常情况报告省级旅游行政管理部门，并采取有效措施保障团队行程的顺利进行，避免给游客造成损失。（三）重大突发事件处理当发生重大突发事件（如自然灾害、疫情、外交冲突等）影响出境旅游团队行程时，组团社应当立即启动应急预案，专办员应当配合组团社做好签证信息的核实、变更、注销等工作，并及时向省级旅游行政管理部门报告相关情况。七、法律责任（一）组团社的法律责任组团社违反本规定，有下列情形之一的，由旅游行政管理部门责令改正，并处1万元以上5万元以下罚款；情节严重的，吊销其出境旅游业务经营许可证：未指定专办员或者指定的专办员不符合资格条件；未按规定申领、换发或者注销专办员卡；允许非专办员使用专办员卡办理签证申请业务；未建立健全专办员卡内部管理制度，导致专办员卡使用混乱；因专办员卡使用不当造成游客合法权益受到损害。（二）专办员的法律责任专办员违反本规定，有下列情形之一的，由旅游行政管理部门给予警告，并处5000元以上2万元以下罚款；情节严重的，吊销其专办员卡；构成犯罪的，依法追究刑事责任：转借、转让、出租、出借或者冒用专办员卡；未按规定流程办理签证申请业务，造成签证申请延误、拒签或者信息错误；泄露团队成员个人信息或者签证申请信息；利用专办员卡谋取不正当利益。（三）旅游行政管理部门工作人员的法律责任旅游行政管理部门工作人员在专办员卡的核发、监督管理过程中，滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的，依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究