学校会计档监督制度

PAGE学校会计档监督制度一、总则（一）目的为了加强学校会计档案管理，规范会计档案监督工作，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门及所属单位的会计档案监督管理工作。（三）基本原则1.依法监督原则：会计档案监督工作应当严格按照国家法律法规和行业标准进行，确保监督行为的合法性和规范性。2.全面监督原则：对学校会计档案的形成、整理、保管、利用、销毁等全过程进行全面监督，不留监督死角。3.及时准确原则：监督工作应当及时、准确地发现和纠正会计档案管理中的问题，保证会计档案信息的真实性和可靠性。4.保密原则：在会计档案监督过程中，应当严格遵守保密规定，保护学校的商业秘密和会计信息安全。二、会计档案的范围和分类（一）会计档案的范围1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务会计报告：包括月度、季度、年度财务会计报告，以及会计报表、附注、财务情况说明书等。4.其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。（二）会计档案的分类1.按年度分类：将每年形成的会计档案分为一类，便于按年度进行管理和查阅。2.按保管期限分类：根据会计档案的重要程度和保存价值，将会计档案分为永久保管和定期保管两类。定期保管的期限分为10年和30年。三、会计档案的形成与整理（一）会计档案的形成1.学校各部门及所属单位应当按照国家统一的会计制度和学校财务管理制度的规定，及时、准确地记录和反映经济业务事项，形成真实、完整的会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计档案。2.会计人员应当对原始凭证进行审核，确保原始凭证的真实性、合法性、完整性和准确性。对审核无误的原始凭证，应当及时编制记账凭证，并按照规定的方法和程序进行记账、结账和编制财务会计报告。（二）会计档案的整理1.会计凭证的整理：会计人员应当按照记账凭证的编号顺序，将记账凭证连同所附的原始凭证一起进行整理，折叠整齐，去掉金属物，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数等内容，由装订人员在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿的整理：会计人员应当在年度终了后，将各种账簿打印成册，整理立卷。活页账簿应当抽出空白页，并在使用栏填写使用页码，然后按顺序编号，装订成册。在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、年度、月份等内容，并由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。3.财务会计报告的整理：财务会计报告应当按照月度、季度、年度分别整理立卷。月度、季度财务会计报告应当包括会计报表、附注及财务情况说明书等；年度财务会计报告应当包括会计报表、附注、财务情况说明书、审计报告等。在财务会计报告封面上注明单位名称、年度、月份、报告种类等内容，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。四、会计档案的保管（一）保管期限1.永久保管的会计档案：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。2.定期保管的会计档案：会计凭证保管期限为30年；会计账簿保管期限为30年；月度、季度财务会计报告保管期限为10年。（二）保管要求1.学校应当设置专门的会计档案保管机构或者指定专人负责会计档案的保管工作。保管人员应当具备会计专业知识和技能，熟悉会计档案管理业务，遵守会计档案保管制度。2.会计档案应当存放在安全、干燥、通风的场所，远离易燃、易爆、易腐蚀等物品，确保会计档案的安全和完整。3.会计档案应当按照分类和编号顺序存放，便于查找和利用。同时，应当建立会计档案目录，注明会计档案的名称、编号、保管期限、存放地点等内容，以便于管理和查阅。4.学校应当定期对会计档案进行检查和核对，确保会计档案的账实相符、账账相符。发现会计档案有损坏、变质等情况时，应当及时采取措施进行修复或复制。五、会计档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：会计档案的利用应当符合国家法律法规和学校内部管理制度的规定，不得损害国家利益和学校利益。2.服务教学科研原则：会计档案的利用应当以服务学校教学科研工作为宗旨，为学校的决策和管理提供有力的支持。3.严格审批原则：会计档案的利用应当经过严格的审批程序，确保利用行为的合法性和规范性。（二）利用审批程序1.校内各部门及所属单位因工作需要查阅会计档案时，应当填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等内容，并经本部门负责人签字同意后，报学校财务部门审批。2.学校财务部门应当对《会计档案查阅申请表》进行审核，审核同意后，由财务部门指定专人陪同查阅，并按照规定的时间和范围提供会计档案。3.校外单位因工作需要查阅学校会计档案时，应当持单位介绍信，经学校财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅时，应当由学校财务部门指定专人陪同，并按照规定的时间和范围提供会计档案。（三）利用方式1.查阅：查阅会计档案时，查阅人员应当按照规定的程序和要求进行查阅，不得在会计档案上涂画、标记、拆封和抽换。查阅结束后，应当及时将会计档案归还保管人员，并办理归还手续。2.复制：因工作需要确需复制会计档案时，查阅人员应当填写《会计档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制份数等内容，并经学校财务部门负责人批准后，由财务部门指定专人负责复制。复制的会计档案应当加盖学校财务部门印章，并按照规定的保管期限进行保管。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照规定程序进行销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.学校财务部门应当定期对保管期满的会计档案进行清理，编制《会计档案销毁清册》，注明会计档案的名称、编号、保管期限、销毁时间等内容，并由财务部门负责人和会计机构负责人（会计主管人员）签字确认。2.《会计档案销毁清册》应当报学校主管领导审批。经批准后，由学校财务部门、审计部门等相关部门共同派人监销。3.监销人员应当按照《会计档案销毁清册》所列内容，对会计档案进行清点核对，确保销毁的会计档案与《会计档案销毁清册》一致。销毁完毕后，监销人员应当在《会计档案销毁清册》上签名或盖章，并将监销情况报告学校主管领导。七、会计档案监督检查（一）监督检查主体1.学校财务部门负责对学校各部门及所属单位的会计档案管理工作进行日常监督检查。2.学校审计部门负责对学校会计档案管理工作进行定期审计监督检查。3.学校档案管理部门负责对学校会计档案的归档、保管等工作进行指导和监督检查。（二）监督检查内容1.会计档案的形成、整理、保管、利用、销毁等环节是否符合国家法律法规和学校内部管理制度的规定。2.会计档案的分类、编号、目录等是否规范，是否便于查找和利用。3.会计档案的保管场所是否安全、干燥、通风，是否符合保管要求。4.会计档案的利用审批程序是否严格，利用行为是否合法、规范。5.会计档案销毁程序是否符合规定，销毁的会计档案是否与《会计档案销毁清册》一致。（三）监督检查方式1.定期检查：学校财务部门、审计部门、档案管理部门等相关部门应当定期对学校会计档案管理工作进行检查，检查周期为每年一次。2.不定期抽查：学校相关部门可以根据工作需要，不定期对学校各部门及所属单位的会计档案管理工作进行抽查。3.专项检查：针对会计档案管理工作中存在的突出问题或重要事项，学校可以组织专项检查，进行深入调查和分析。（四）监督检查结果处理1.对于监督检查中发现的问题，学校相关部门应当及时下达整改通知书，责令被检查单位限期整改。2.被检查单位应当按照整改通知书的要求，制定整改措施，明确整改责任，认真组织整