2025公司档案管理办法及实施细则

2025公司档案管理办法及实施细则第一章总则第一条目的与依据为规范公司档案管理工作，提高档案利用效率，保障公司信息资源的完整、安全与有效传承，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法及实施细则。本办法旨在确保公司档案管理的科学化、制度化和规范化，充分发挥档案在公司经营管理、决策支持及历史追溯中的重要作用。第二条定义本办法所称档案，是指公司在各项经营管理、业务开展、行政管理及其他活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条适用范围本办法适用于公司各部门、各分支机构以及所有员工在执行公司职务过程中形成的各类档案的管理活动。公司控股或参股企业可参照执行，或根据实际情况另行制定管理办法并报公司备案。第四条管理原则公司档案管理遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理：档案工作实行公司统一领导，各部门分级负责的管理体制。（二）完整准确、规范有序：确保档案的形成、收集、整理、保管、利用等各环节工作符合规范，保证档案的真实性、完整性和系统性。（三）安全保密、便于利用：建立健全档案安全保密制度，采取有效措施防止档案损毁、丢失和泄密，同时简化利用手续，为公司各项工作提供便捷服务。（四）依法管理、持续改进：遵守国家档案管理相关法律法规，结合公司发展实际，不断优化档案管理流程和方法。第二章管理机构与职责第五条档案管理部门公司综合管理部门（或指定专门部门，下同）是公司档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督公司各项档案管理工作。第六条档案管理部门职责档案管理部门主要履行以下职责：（一）贯彻执行国家及上级主管部门有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理规章制度及实施细则。（二）负责公司各类档案的集中统一管理，对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等环节进行全过程监督与指导。（三）组织开展档案业务培训，提升公司全员档案管理意识和业务水平。（四）负责档案管理系统的建设、维护与推广应用，推动档案信息化建设。（五）指导和督促各部门做好日常文件材料的形成、积累、整理和预归档工作。（六）负责公司档案的安全保密工作，防止档案失泄密事件发生。（七）组织开展档案利用工作，为公司经营决策、业务开展、权益维护等提供档案服务。第七条各部门职责公司各部门是档案形成的责任主体，应指定专人（兼职档案员）负责本部门档案的收集、整理、预归档和向档案管理部门移交工作，并配合档案管理部门开展相关档案业务工作。各部门负责人对本部门档案工作负总责。第三章档案的形成与收集第八条档案形成要求公司员工在各项工作中形成的文件材料，必须符合国家及公司有关公文处理和档案管理的规定，确保文件材料的真实性、准确性、完整性和规范性。文件材料的格式、书写、印制、装订等应符合归档要求。第九条档案收集范围档案收集范围包括但不限于：（一）公司设立、变更、注销等工商登记材料及相关审批文件。（二）公司股东会、董事会、监事会会议记录、决议及相关文件。（三）公司发展战略、规划、年度计划、总结、报告等。（四）公司各项管理制度、规定、办法、细则等。（五）公司对外签订的各类合同、协议、备忘录等。（六）公司财务、审计、税务等相关文件材料。（七）公司人事任免、奖惩、薪酬、培训等人力资源管理文件材料。（八）公司项目立项、可行性研究、设计、施工、验收等项目管理文件材料。（九）公司产品研发、生产、销售、售后服务等业务文件材料。（十）公司对外宣传、公关、媒体报道等文件材料。（十一）公司获得的荣誉证书、资质证明、知识产权证书等。（十二）其他对公司具有保存价值的文件材料。第十条收集时间与方式（一）日常工作中形成的文件材料，由各部门兼职档案员随时收集、整理。（二）专项工作（如项目、活动等）结束后，相关部门应在规定期限内完成该专项文件材料的收集、整理工作。（三）电子文件应与纸质文件同步收集、整理，并确保其真实性、完整性和有效性。第四章档案的整理与归档第十一条档案整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十二条档案分类与编号公司档案采用统一的分类方案和编号规则进行分类、编号。具体分类方案和编号规则由档案管理部门另行制定并颁布实施。第十三条归档要求（一）各部门应在每年规定时间前，将上一年度形成的、已整理完毕的档案向档案管理部门移交归档。（二）归档的文件材料应齐全完整、分类清楚、排列有序、装订整齐，并填写《档案移交清单》，办理交接手续。（三）电子档案的归档应符合国家及公司关于电子档案管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质档案建立关联。第十四条归档验收档案管理部门对各部门移交的档案进行验收，对不符合要求的，应退回移交部门限期整改。第五章档案的保管与保护第十五条档案库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十六条档案装具档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具进行存放，确保档案安全。第十七条档案保管要求（一）档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。（二）严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。（三）档案库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。（四）对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复和复制。第十八条档案保密管理（一）严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，建立健全档案保密制度，明确保密责任。（二）涉密档案的管理应严格按照涉密文件管理规定执行，单独存放，专人负责。（三）查阅、复制、传递涉密档案必须履行严格的审批手续，并采取相应的保密措施。第六章档案的利用与保密第十九条档案利用目的档案利用应遵循“为公司发展服务”的原则，满足公司经营管理、决策参考、学术研究、权益维护等正当需求。第二十条利用权限与审批（一）公司内部员工因工作需要查阅非涉密档案，须经本部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。查阅涉密档案，须经公司分管领导或总经理批准。（二）外部单位或个人查阅公司档案，须持单位介绍信或有效身份证件，说明查阅目的和范围，经公司档案管理部门负责人及相关业务部门负责人批准后方可查阅。涉及公司核心机密的档案，须经公司总经理批准。第二十一条利用要求（一）查阅档案时，应在指定地点进行。档案原件一般不得带出档案库房，确因特殊情况需要借出的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，并限期归还。涉密档案一律不得借出。（二）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、摘录档案信息。（三）查阅档案所获取的信息，不得擅自扩大知悉范围，不得用于与查阅目的无关的活动。第二十二条档案复制与摘录经批准复制、摘录的档案材料，由档案管理部门加盖档案证明章。复制件视同原件管理。第二十三条利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用人、利用目的、利用时间、档案名称、份数、归还情况等。第七章档案的鉴定与销毁第二十四条档案鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、相关业务部门及公司分管领导组成，负责对档案的保存价值进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。第二十五条保管期限划分公司档案保管期限分为永久、定期（长期、短期）两种。具体保管期限标准由档案管理部门根据国家有关规定并结合公司实际情况制定。第二十六条到期档案处理对于保管期限已满的档案，档案管理部门应提请档案鉴定工作小组进行鉴定。经鉴定仍有保存价值的，应重新划定保管期限；确无保存价值的，应按规定程序予以销毁。第二十七条档案销毁程序档案销毁应严格按照以下程序进行：（一）档案管理部门对已到期且经鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，报档案鉴定工作小组审核。（二）《档案销毁清册》经公司分管领导和总经理批准后，方可实施销毁。（三）档案销毁应有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。监销人员应对销毁全过程进行监督，确保档案彻底销毁。（四）《档案销毁清册》应永久保存。第八章档案的信息化管理第二十八条信息化建设目标积极推进档案信息化建设，建立健全档案管理系统，实现档案信息的数字化、网络化管理，提高档案管理效率和利用水平。第二十九条电子档案管理（一）电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，应符合国家《电子档案管理基本术语》《电子文件归档与电子档案管理规范》等标准规范。（二）档案管理系统应具备电子档案的接收、存储、管理、检索、利用、备份、恢复等功能，并确保系统安全稳定运行。（三）电子档案应进行异地备份和离线备份，防止数据丢失和损坏。（四）确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，对电子档案的形成、修改、流转等过程进行全程跟踪和记录。第三十条数字档案资源建设逐步对公司历史纸质档案进行数字化扫描、著录、存储，建立数字档案资源库，实现档案资源的共享与利用。第九章责任与奖惩第三十一条奖励对在档案管理工作中做出突出贡献的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。第三十二条处罚对违反本办法规定，造成档案损毁、丢失、泄密或其他不良后果的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。具体行为包括但不限于：（一）不按规定收集、整理、移交档案的；（二）擅自涂改、勾画、抽取、撤换、