印章内部管理制度

PAGE印章内部管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及行业标准。2.分级管理原则：根据印章的重要性和使用范围，实行分级管理，明确各级管理职责。3.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.审批规范原则：严格印章使用审批流程，未经批准不得擅自使用印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制须由行政部门统一办理。行政部门应根据工作需要，填写《印章刻制申请表》，经公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。2.申请刻制印章时，应明确印章的名称、规格、材质、用途等详细信息。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交专人保管，并做好交接记录。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、规格、材质、用途等信息，经公司领导审批后，发布印章启用通知。2.印章启用通知应包括印章启用日期、使用范围、审批流程等内容，并发送至公司各部门及下属单位备案。3.新印章启用后，原印章同时废止，行政部门应及时将废止印章封存，并按规定进行销毁。三、印章的保管（一）保管人员1.公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，须经公司领导批准，并办理书面委托手续。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.对于重要印章，如公章、合同专用章等，应实行双人保管制度，即由两名保管人员分别保管印章的不同部分，使用时需两人同时在场。（三）保管要求1.保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应措施。2.印章保管人员应妥善保管印章使用记录，包括使用日期、使用部门、使用事项、批准人等信息，以备查阅。3.印章保管人员离职或调动时，应及时办理印章交接手续，交接双方应在监交人的监督下，对印章的数量、完好情况、使用记录等进行详细核对，并填写《印章交接清单》，双方签字确认。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署。2.合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等法律文件。3.财务专用章：用于公司财务收支、结算等相关业务。4.法人章：用于公司法定代表人授权的特定事项。5.部门章：用于部门内部的文件、通知、报表等的签署。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人应填写《印章使用申请表》，注明使用日期、使用部门、使用事项、印章名称、份数等信息，并附上相关文件或资料。2.审批：《印章使用申请表》应按照公司规定的审批流程进行审批，一般事项由部门负责人审批，重要事项由公司领导审批。3.用印：经审批同意后，保管人员应在《印章使用申请表》上登记用印信息，并按照规定的使用范围和要求进行用印。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。4.登记：用印完成后，保管人员应及时在印章使用登记簿上记录用印日期、使用部门、使用事项、批准人、用印人等信息。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.未经公司领导批准，不得擅自将印章携带外出使用。如因工作需要确需携带外出，须经公司领导批准，并办理书面借用手续，同时指定专人负责印章的使用和保管，确保印章安全。3.印章使用必须严格按照规定的使用范围和审批流程进行，不得超越权限使用印章。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，经公司领导审批后，发布印章停用通知。2.印章停用通知应包括印章停用日期、名称、原因等内容，并发送至公司各部门及下属单位备案。（二）销毁1.停用的印章应及时进行销毁，销毁工作由行政部门负责组织实施。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、规格、材质、停用日期等信息，经公司领导审批后，在两名以上监销人的监督下进行销毁。3.印章销毁后，监销人应在《印章销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。六、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管方式是否安全可靠等。2.印章的使用情况，包括使用流程是否规范、使用范围是否符合规定、审批手续是否齐全等。3.印章使用记录的保存情况，包括使用日期、使用部门、使用事项、批准人、用印人等信息是否完整、准确。（三）检查方式1.定期检查：行政部门应定期对印章管理情况进行检查，一般每月不少于一次。2.不定期抽查：行政部门可根据工作需要，不定期对印章管理情况进行抽查。3.专项检查：对于重要印章或在特殊情况下，行政部门可组织专项检查，确保印章管理安全。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知书，要求责任部门或个人限期整改。2.责任部门或个人应按照整改通知书的要求，认真落实整改措施，并将整改情况及时反馈给行政部门。3.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。七、