2026年基层单位综合管理档案规范

2026年基层单位综合管理档案规范1总则1.1本规范适用于乡镇（街道）、村（社区）及所属站所、学校、卫生院、企业服务站等基层单位在党务、政务、财务、事务、服务“五位一体”活动中形成的全部纸质、电子、声像、实物档案。1.2基层单位应坚持“谁形成、谁整理、谁负责”的原则，实行“统一领导、分级管理、集中保管、信息共享”的运行机制，确保档案完整、真实、可用、安全。1.32026年起全面执行“双套制+单轨制”：永久、长期保存的档案实行纸质与电子双套同时归档；短期保存的档案可仅电子归档，纸质做过程留痕后销毁。1.4档案工作纳入单位年度目标考核，分值不低于绩效考核总分的5%；发生丢失、损毁、泄密事件的，实行“一票否决”并追究第一责任人责任。2组织与职责2.1单位主要负责人为档案工作第一责任人，每季度听取一次档案工作汇报，解决人、财、物需求。2.2设立综合档案室，配备专职档案员不少于1人；管理档案3万卷以上或年度增量5000件以上的，增配1名兼职档案员。2.3档案员须取得省级档案行政管理部门颁发的《基层档案岗位培训合格证书》，每年继续教育学时不少于60学时，其中实操不少于30学时。2.4建立“档案联络员”制度，各内设机构、村（社区）至少指定1名在编人员担任联络员，负责本部门文件材料收集、预整理、移交，每年组织一次集中培训。2.5建立“档案专家库”，由县级档案馆、高校、行业主管部门推荐专家组成，每三年调整一次，负责业务咨询、达标验收、事故鉴定。3归档范围与保管期限表序号归档内容形成部门保管期限备注1党委会、班子会、村（居）民代表会议记录、纪要党政办永久含签到表、表决票、音视频2年度财政预算、决算报表及批复财政所永久含绩效评价报告3政府投资项目建议书、可研、初设、竣工图、审计报告项目办永久电子图纸须为PDF/A格式4乡村振兴项目受益花名册、资产移交清单振兴办永久需加盖村委会公章5土地承包经营权确权登记原始档案农经站永久含农户签字确认的公示图6低保、特困、临时救助审批表及动态调整记录民政办长期（30年）与县级系统数据一致7退役军人服务站优抚对象年度确认表退役军人站长期（30年）含身份证、退伍证复印件8公共卫生服务重点人群随访表卫生院长期（10年）高血压、糖尿病、老年人9学校学生学籍卡、成绩单、毕业名册中心校永久学籍卡须为A4正面打印10安全生产检查记录、隐患整改闭环材料应急办长期（10年）整改前后对比照片必备11日常考勤、值班表、公车使用登记党政办短期（3年）电子日志可替代纸质12微信、QQ工作群重要决策截图各群管理员长期（5年）须含原数据XML13疫情防控流调溯源原始记录卫健办永久密接、次密接名单14村级财务收支原始凭证、日记账村股份经济合作社长期（15年）实行“村账镇管”15新时代文明实践站活动图文、视频宣传办长期（10年）视频分辨率≥1080P4整理规则4.1分类：采用“年度—问题—保管期限”三级分类法，先分年度，再分问题，最后分期限。4.2排列：同一问题内按时间先后排列；会议类按会次，项目类按实施阶段，财务类按会计科目。4.3编号：档号结构为“全宗号—年度—分类号—期限号—件号”五段式，中间用“-”连接，如“Z109-2026-03-Y-001”。4.4编目：以件为单位编制《归档文件目录》，项目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、载体、备注；电子目录须同步生成XML、XLSX、CSV三种格式。4.5装订：永久、长期档案采用“三孔一线”棉线装订，棉线直径0.5mm，结头在背面；短期档案可用不锈钢订书钉，钉脚长度12mm。4.6盖章：首页右上角加盖“归档章”，规格45×15mm，含单位名称、年度、保管期限、档号、页数；电子文件首页须嵌入不可见数字水印。4.7装盒：使用无酸纸档案盒，厚度5cm，盒脊标签含全宗号、年度、机构、起止件号；盒内放置“备考表”，注明缺损、修改、移出情况。4.8档号章与盒脊标签统一使用激光打印，禁止手写；标签字体为方正小标宋，字号12pt。5电子文件元数据方案元素名称中文名称是否必填值类型最大长度控制词表dc.identifier档号是字符型50dc.title题名是字符型200dc.creator责任者是字符型100dc.date文件日期是日期型10YYYY-MM-DDdc.format格式是字符型20PDF/A、JPEG、MP4、WAVdc.size文件大小是整型单位：字节dc.checksum校验码是字符型64SHA-256dc.rights密级是字符型10公开、内部、秘密dc.relation关联档号否字符型200多值用“;”分隔dc.description摘要否字符型5006数字化技术要求6.1扫描：纸质档案采用24位彩色、300dpi、TIFF格式；大幅面图纸使用0.5%精度工程扫描仪，输出PDF/A-2b。6.2图像处理：去噪、纠偏、裁边，不得改变原件内容；OCR识别率≥95%，支持全文检索。6.3音视频：采样率48kHz，码率≥128kbps，视频采用H.264编码，封装MP4，时长超过30分钟的须分段并生成10秒预览版。6.4存储：在线存储采用RAID6+SSD缓存，离线备份使用一次性写入蓝光光盘，50GB容量，寿命≥30年；每五年进行一次可读性检测。6.5命名：电子文件以档号+“_”+顺序号命名，如“Z109-2026-03-Y-001_01.pdf”，多页文件顺序号从01起编。6.6移交：电子档案与纸质档案同步移交，填写《电子档案移交接收登记表》，双方签字并加盖电子印章；电子印章符合GM/T0031-2014标准。7库房管理7.1面积：档案库房净面积≥每万卷20㎡，最低不少于15㎡。7.2荷载：楼面荷载≥12kN/㎡，密集架轨道须与楼板主筋连接。7.3温湿度：温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，日波动幅度温度≤±2℃、湿度≤±5%；安装自动记录传感器，数据保存≥3年。7.4防火：采用七氟丙烷气体灭火系统，灭火浓度8%，喷射时间≤10s；烟感、温感间隔≤5m。7.5防盗：红外双鉴探测器+1080P摄像头，录像保存90天；出入口安装双重门禁，刷卡+指纹。7.6防水：库房地面高于室外≥0.5m，设置50mm高防水门槛；配置自动抽水装置。7.7照明：紫外线强度≤75μW/lm，照度150—200lx，使用无频闪LED灯管；窗户安装遮光帘。7.8密集架：双面六层，每层净高330mm，立柱厚度≥1.5mm，表面电泳涂装；摇柄加装离合器，防止惯性滑动。7.9保洁：每周一次无尘擦拭，使用超细纤维布；禁止带入饮料、食品。8利用与开放8.1建立“基层数字档案室”系统，支持多关键字组合检索，响应时间≤2秒；全文检索支持模糊、同音、简繁体自动关联。8.2内部人员利用须实名登录，系统自动记录检索、浏览、下载日志，日志保存≥10年。8.3社会公众可通过“扫码阅档”功能在线申请，提供身份证、介绍信扫描件，审批时限≤2个工作日；涉密档案须脱敏处理或出具不予开放告知书。8.4复制档案须使用专用打印设备，打印件自动添加“档案复制件”水印及二维码，扫码可验证真伪；每页收费0.5元，收入纳入财政非税。8.5建立“民生档案跨馆出证”机制，婚姻、宅基地、学籍等高频利用档案，群众可在全县任一镇街档案室打印加盖电子签章的证明，实现“全县通办”。8.6每年5月举办“档案开放日”，邀请人大代表、村民代表进库房体验，现场演示修裱、除尘、数字化流程。9统计与年报9.1建立“档案资源总台账”，实时更新库存总量、年度增量、数字化进度、利用人次、复制页数。9.2每年1月15日前通过“基层档案直报系统”向县级档案馆报送上一年度统计年报，数据须与台账、系统后台一致，误差率≤0.1%。9.3统计指标包括：馆藏档案总量（卷、件）、电子档案总量（GB）、数字化率（%）、库房面积（㎡）、专职人员数（人）、年度利用人次、编研成果数（册）。9.4县级档案馆每年发布“基层档案发展指数”，对各单位进行排名，排名后10%的列入重点帮扶对象，连续两年后10%的，对单位主要负责人约谈。10安全与保密10.1建立“档案安全风险评估”制度，每年9月开展一次，评估内容包括载体、环境、系统、制度、人员五维度，得分<80分的限期整改。10.2涉密档案实行“双人双锁”，保险柜钥匙分别由档案员和保密员保管；查阅须填写《涉密档案利用审批表》，经单位保密领导小组组长签字。10.3电子档案实行“三员”分立：系统管理员、安全保密管理员、审计管理员，权限相互制约；系统登录采用国密SM2数字证书。10.4建立异地容灾备份机制，电子档案每日增量备份至县级“档案云”，每月全量备份至200公里外灾备中心，RPO≤15分钟，RTO≤2小时。10.5发生档案安全事故须在2小时内口头、24小时内书面报告县级档案局；隐瞒不报或谎报的，依法给予处分；构成犯罪的，移送司法机关。10.6每年组织一次档案安全应急演练，模拟火灾、水灾、病毒攻击、系统瘫痪场景，演练脚本报县级备案。11鉴定与销毁11.1成立“档案鉴定小组”，由单位分管领导、档案员、纪检委员、联络员组成，负责对到期档案进行鉴定。11.2鉴定流程：列出待鉴定清单→逐卷逐件审查→形成鉴定报告→公示7天→报县级档案局审批→实施销毁或延长保管期。11.3销毁方式：纸质档案使用双人监销制浆方式，全程录像；电子档案采用国家保密局认证的销毁软件，以随机数据覆写7次并生成销毁报告。11.4销毁清册永久保存，包括档号、题名、销毁理由、销毁人、监销人、销毁时间、销毁方式、录像文件名。11.5对具有文物价值但保管期限已满的档案，可移交同级综合档案馆或博物馆收藏，办理交接手续并在原目录备注“移交文物”。12编研与文化建设12.1每年至少完成一本《档案编研成果》，选题聚焦红色故事、乡村振兴、基层治理、名人事迹，字数不少于5万字，图文并茂，公开出版或内部发行。12.2建立“口述历史”采集机制，对老党员、老战士、老模范进行4K影像访谈，时长≥60分钟，同步整理文字稿，归档保存。12.3开设“档案里的党史”微课堂，利用馆藏档案开发10分钟短视频，在抖音、快手、学习强国平台发布，年度点击量不少于10万次。12.4与中小学共建“青少年档案教育实践基地”，组织学生走进档案室，开展“触摸历史”活动，每年接待不少于500人次。12.5建设“档案文化长廊”，利用走廊、楼梯空间展示复制件、老照片、老物件，每季度更新一次；展板须使用防紫外线亚克力。13考核与奖惩13.1县级档案局制定《基层档案工作考核细则》，实行百分制，90分以上为优秀，80—89分为良好，60—79分为合格，60分以下为不合格。13.2考核指标权重：组织管理15分、资源建设20分、信息化建设20分、开发利用15分、安全保密15分、创新亮点15分。13.3对年度考核优秀的单位，给予5万元工作经费奖励，并在全县通报表扬；对不合格单位，约谈主要负责人，限期整改，整改不到位的，建议组织部门调整岗位。13.4建立“档案员职称评聘绿色通道”，获得省级档案技能竞赛一等奖的，可直接申报中级职称；获得全国二等奖以上的，可破格申报高级职称。13.5设立“基层档案工匠”荣誉称号，每三年评选一次，全县不超过10人，颁发证书、奖牌，一次性奖励1万元，并优先推荐为“五一劳动奖章”候选人。14附表样式14.1归档文件目录（样式）件号责任者文号题名日期页数载体备注Z109-2026-03-Y-001党政办党政发〔2026〕5号关于启动2026年一事一议财政奖补项目的通知2026-03-155纸质+电子含附件施工图14.2档案移交接收登记表（样式）项目内容移交单位XX镇人民政府接收单位XX镇综合档案室档案年度2026档案门类文书、项目、照片起止件号001—350载体数量纸质350件、电子3.5GB移交人张三（签字）接收人李四（签字）移交日期2027-01-1014.3档案利用登记表（样式）利用日期利用人身份证号单位利用目的档号复制页数利用效果2026-07-20王五3701XXXXXXXXXXXXXX律师事务所诉讼证据Z109-2026-03-Y-0015已立案15常用模板15.1档案员岗位职责（张贴版）1.贯彻执行档案法律法规，制定本单位档案工作计划。2.指导各部门做好文件材料的形成、积累、预整理。3.负责档案收集、整理、编目、统计、保管、利用、鉴定、销毁。4.组织实施档案数字化、信息化、编研开发。5.做好档案安全、保密、库