政府内部采购内控制度

PAGE政府内部采购内控制度一、总则（一）目的为了规范政府内部采购行为，加强采购活动的内部控制，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位内部各部门及所属单位使用财政性资金进行的采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，合理确定采购规模和方式。3.公开透明原则：采购活动应当公开、公平、公正，接受社会监督，确保采购信息的真实、准确、完整。4.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，保证采购项目的质量和价格合理性。5.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假资料或采取不正当手段谋取私利。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构成立政府采购领导小组，作为本单位采购活动的决策机构。其主要职责包括：1.研究制定采购政策、制度和工作流程。2.审议采购预算和采购计划。3.审批重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。4.协调解决采购活动中的重大问题。（二）采购执行机构设立政府采购办公室，作为本单位采购活动的执行机构。其主要职责包括：1.组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。2.负责采购项目的档案管理，包括采购文件、投标文件、评标报告、采购合同等资料的收集、整理、归档和保管。3.对采购项目的执行情况进行跟踪和监督，确保采购合同的履行。4.配合财政、审计等部门对采购活动进行检查和审计。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求、质量标准等，并对采购需求的合理性和准确性负责。同时，参与采购文件的编制和评审工作，配合采购执行机构做好采购项目的实施和验收工作。（四）财务部门财务部门负责审核采购预算和采购资金的支付，对采购资金的使用情况进行监督和管理。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。根据采购合同和验收报告，及时办理采购资金的支付手续。（五）监督部门设立内部监督机构，对采购活动进行全过程监督。其主要职责包括：1.监督采购政策、制度和工作流程的执行情况。2.检查采购项目的合法性、合规性和公正性。3.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。4.定期对采购活动进行内部审计，提出改进建议和意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.各采购需求部门应当根据本部门的工作需要和事业发展规划，在每年年底前编制下一年度的采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购预算应当按照财政部门的要求，细化到具体项目和品目，并与部门预算同步编制、同步审核、同步批复。3.采购预算编制应当充分考虑项目的实际需求和市场价格变化因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算执行1.采购预算一经批复，必须严格执行。采购执行机构应当按照批复的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更采购项目和采购金额。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报经财政部门和政府采购领导小组批准。（三）预算监督1.财务部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行统计和分析，确保采购资金专款专用。2.内部监督机构应当对采购预算的编制和执行情况进行监督，发现问题及时督促整改。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购执行机构应当根据采购预算和工作实际需要，在每年年初编制年度采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应当按照采购项目的轻重缓急和资金安排情况，合理安排采购顺序，确保采购活动有序进行。3.采购计划编制应当充分征求采购需求部门的意见，确保采购计划与采购需求相匹配。（二）计划审批1.年度采购计划应当报政府采购领导小组审批。政府采购领导小组应当对采购计划的合理性、合规性进行审核，确保采购计划符合本单位的工作需要和采购政策要求。2.经审批后的采购计划应当严格执行，不得擅自变更。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，因特殊情况需要调整采购计划的，应当按照规定的程序报经政府采购领导小组批准。2.采购计划调整应当说明调整的原因、调整的内容和对采购项目的影响等情况。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。2.采用公开招标方式采购的，应当按照规定在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.公开招标应当遵循公平、公正、公开、竞争的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与投标。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，应当成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等方面进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，应当在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并说明理由。公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，方可与供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，应当成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）采购方式审批1.采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前报经政府采购领导小组批准。2.采购方式审批应当提供充分的理由和依据，说明采用该采购方式的必要性和合理性。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行机构应当根据采购项目的特点和采购方式，编制详细、规范的采购文件。采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制应当充分征求采购需求部门和相关专家的意见，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件应当明确采购项目的技术要求、质量标准、验收方法等内容，避免因文件表述不清导致采购纠纷。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应当报政府采购领导小组审核。政府采购领导小组应当对采购文件的合法性、合规性、公正性进行审核，确保采购文件符合采购政策要求和本单位的工作需要。2.审核后的采购文件应当加盖单位公章，并按照规定的程序发布。（三）采购文件澄清与修改1.在采购文件发出后，采购人或者采购代理机构可以对采购文件进行澄清或者修改。澄清或者修改的内容可能影响投标文件编制的，采购人或者采购代理机构应当在投标截止时间至少十五日前，以书面形式通知所有获取采购文件的潜在供应商；不足十五日的，采购人或者采购代理机构应当顺延提交投标文件的截止时间。2.澄清或者修改的内容应当作为采购文件的组成部分，与采购文件具有同等法律效力。七、采购活动实施（一）采购信息发布1.采购执行机构应当按照规定在指定的媒体上发布采购信息，包括采购公告、中标公告、成交公告等。采购信息应当真实、准确、完整，不得隐瞒或者虚假披露采购信息。2.采购信息发布应当及时、准确，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（二）供应商资格审查1.采购执行机构应当对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保供应商具备相应的资格条件。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.资格审查应当按照采购文件规定的标准和程序进行，不得歧视任何潜在供应商。（三）开标评标1.采购执行机构应当按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标评标应当公开、公平、公正，接受社会监督。2.开标时，应当由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由采购人委托的公证机构进行检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.评标时，应当按照采购文件规定的评标标准和方法进行评审。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人或者确定中标人。（四）定标成交1.采购执行机构应当根据评标委员会的评审结果，确定中标供应商或者成交供应商，并向其发出中标通知书或者成交通知书。2.中标通知书或者成交通知书对采购人和中标供应商或者成交供应商具有同等法律效力。中标通知书或者成交通知书发出后，采购人改变中标结果或者中标供应商放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。（五）采购合同签订1.采购人与中标供应商或者成交供应商应当在中标通知书或者成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、金额、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同应当符合法律法规和采购文件的要求，不得擅自变更或者终止合同。八、采购项目验收（一）验收组织1.采购项目完成后，采购需求部门应当组织成立验收小组，负责对采购项目进行验收。验收小组由采购需求部门、财务部门、内部监督机构等相关人员组成，成员人数应当为三人以上单数。2.验收小组应当明确分工，各司其职，确保验收工作的顺利进行。（二）验收标准1.验收小组应当按照采购合同约定的技术要求、质量标准、验收方法等内容进行验收。验收标准应当明确、具体，具有可操作性。2.对于验收标准不明确的采购项目，验收小组应当参照国家相关标准、行业标准或者同类产品的标准进行验收。（三）验收程序1.验收小组应当在采购项目交付使用后及时组织验收。验收前，采购执行机构应当向验收小组提供采购合同、采购文件、投标文件、中标通知书等相关资料。2.验收小组应当对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行实地检查和测试，并形成验收报告。验收报告应当包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收方法、验收结果等内容。3.验收合格的，验收小组应当在验收报告上签字确认；验收不合格的，验收小组应当提出整改意见，要求供应商限期整改。整改后仍不合格的，采购执行机构应当按照合同约定追究供应商的违约责任。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购执行机构应当在采购活动结束后，及时收集整理采购项目的相关资料，包括采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.采购档案收集应当做到及时、完整、准确，确保档案资料的真实性和可靠性。（二）档案整理1.采购执行机构应当对收集到的采购档案资料进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、装订、编目等工作。2.采购档案整理应当做到规范、有序，便于查阅和保管。（三）档案保管1.采购执行机构应当设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保采购档案的安全保管。2.采购档案保管应当按照档案管理的期限要求进行分类存放，定期对档案进行检查和维护，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。（四）档案查阅1.本单位内部人员因工作需要查阅采购档案的，应当填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案保管场所查阅。2.查阅采购档案应当遵守档案管理的规定，不得擅自涂改、复制、转借档案资料。查阅结束后，应当及时归还档案资料，并在档案查阅登记表上签字确认。3.外单位人员因工作需要查阅采购档案的，应当持单位介绍信，经本单位领导批准后，方可查阅。查阅时，应当由档案保管人员在场陪同，并按照档案管理的规定进行查阅。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.内部监督机构应当定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购政策、制度和工作流程的执行情况、采购项目的合法性和合规性、采购文件的编制和评审情况、采购合同的签订和履行情况等。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。监督检查应当形成检查