宿迁政府采购内部控制制度

PAGE宿迁政府采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强宿迁市政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宿迁市各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，提高采购效率，降低采购成本，实现采购效益最大化。3.公开透明原则：采购信息应当全面、及时、准确地公开，采购过程应当接受社会监督，确保采购活动的公开透明。4.公平公正原则：对所有参与政府采购活动的供应商一视同仁，不得歧视和偏袒，保证采购活动的公平公正。5.风险防控原则：建立健全风险识别、评估和防控机制，对政府采购活动中的各类风险进行有效防范和控制。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购人应当按照财政部门的要求，结合本单位事业发展规划和年度工作计划，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容，并按照规定的采购品目分类及编码标准进行编制。3.采购人应当对采购预算的合理性和准确性负责，确保预算能够满足单位实际工作需要，并与财政部门下达的预算控制数相衔接。（二）采购计划制定1.采购人应当根据批准的采购预算，结合项目实施进度，制定详细的采购计划。采购计划应当包括采购项目的名称、采购内容、采购方式、采购时间安排、采购组织形式等内容。2.采购人应当按照规定的时间和程序，将采购计划报财政部门备案。财政部门对采购计划进行审核，对不符合规定的采购计划提出修改意见。3.采购人应当严格按照备案的采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊情况需要变更采购计划的，应当按照规定的程序报财政部门批准。三、采购活动管理（一）采购方式选择1.采购人应当根据采购项目的性质、特点和需求，按照法律法规规定的采购方式进行采购。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等。2.采购人采用公开招标方式采购的，应当按照规定在指定的媒体上发布招标公告，并按照法定程序组织开标、评标和定标。3.采购人采用邀请招标方式采购的，应当从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。4.采购人采用竞争性谈判方式采购的，应当成立谈判小组，与符合资格条件不少于三家的供应商分别进行谈判，并根据谈判结果确定成交供应商。5.采购人采用竞争性磋商方式采购的，应当成立磋商小组，与符合资格条件不少于三家的供应商分别进行磋商，并根据磋商结果确定成交供应商。6.采购人采用询价方式采购的，应当成立询价小组，从符合相应资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。7.采购人采用单一来源采购方式采购的，应当在省级以上财政部门指定媒体上公示，并说明理由，公示期不得少于五个工作日。公示无异议的，方可采用单一来源采购方式。（二）采购文件编制1.采购人应当根据采购项目的特点和需求，编制规范、完整、准确的采购文件。采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同文本、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购文件应当明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、验收标准等内容，确保采购项目能够满足采购人的实际需要。3.采购人应当对采购文件的合法性、合规性和合理性负责，不得在采购文件中设置不合理的条件限制或者排斥潜在供应商。（三）采购程序执行1.采购人应当按照采购文件规定的程序组织实施采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正。2.采购人应当按照规定的时间和地点组织开标、评标和定标活动，并邀请纪检监察部门、财政部门等相关部门进行现场监督。3.采购人应当按照规定的程序与成交供应商签订采购合同，并在合同签订后及时将合同副本报财政部门备案。4.采购人应当按照采购合同约定的时间、地点和方式组织验收工作，并出具验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量、服务等内容。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购人应当在中标、成交供应商确定之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、交货时间、交货地点、质量标准、验收标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购人应当对政府采购合同的合法性、合规性和合理性负责，不得在合同中设置不合理的条款损害供应商的合法权益。（二）合同履行1.采购人应当按照政府采购合同约定，及时向供应商支付采购资金。采购资金的支付应当按照财政部门的规定执行。2.供应商应当按照政府采购合同约定的时间、地点和方式履行交货、提供服务等义务，并对所提供的货物、工程和服务的质量负责。3.采购人应当对供应商履行合同情况进行监督检查，发现供应商存在违约行为的，应当及时要求供应商采取措施予以纠正，并按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）合同变更与终止1.在政府采购合同履行过程中，采购人需要变更合同内容的，应当与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为政府采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.因不可抗力或者其他特殊原因需要终止政府采购合同的，采购人应当与供应商协商一致，并签订书面终止协议。终止协议应当明确双方的权利和义务，以及终止合同的原因和时间。3.采购人应当将政府采购合同的变更和终止情况及时报财政部门备案。五、采购验收管理（一）验收组织1.采购人应当按照采购合同约定的验收标准和方法，组织对采购项目进行验收。验收工作应当由采购人负责组织实施，也可以委托具有相应资质的社会中介机构进行验收。2.采购人委托社会中介机构进行验收的，应当与验收机构签订委托验收协议，明确验收机构的权利和义务，以及验收费用的承担方式等内容。（二）验收程序1.采购人应当在采购项目完成后，及时组织验收工作。验收工作应当按照采购合同约定的时间、地点和方式进行。2.验收人员应当按照采购合同约定的验收标准和方法，对采购项目的名称、规格型号、数量、质量、服务等内容进行逐一核对，并出具验收报告。3.验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量、服务等内容，以及验收结论。验收结论应当明确采购项目是否符合采购合同约定的要求。（三）验收结果处理1.采购人应当根据验收报告的结论，对验收合格的采购项目办理结算手续，并按照采购合同约定支付采购资金。2.采购人应当对验收不合格的采购项目，及时要求供应商采取措施予以整改或者重新提供货物或者服务。供应商应当在规定的时间内完成整改或者重新提供货物或者服务，并接受采购人的再次验收。3.采购人应当将采购项目的验收情况及时报财政部门备案。财政部门对采购人的验收工作进行监督检查，发现采购人存在验收工作不规范等问题的，应当及时要求采购人进行整改。六、采购监督管理（一）内部监督1.采购人应当建立健全内部监督管理制度，加强对政府采购活动的内部监督。内部监督管理制度应当包括采购决策机制、采购执行机制、采购监督机制等内容。2.采购人应当成立内部监督小组，对政府采购活动进行全过程监督。内部监督小组应当由采购人的纪检监察部门、财务部门、采购部门等相关人员组成。3.采购人应当定期对政府采购活动进行内部审计，及时发现和纠正采购活动中存在的问题。内部审计报告应当报采购人的领导班子和财政部门备案。（二）财政监督1.财政部门应当加强对政府采购活动的监督管理，建立健全政府采购监督管理制度，加强对采购人、采购代理机构、供应商等政府采购活动当事人的监督检查。2.财政部门应当对采购人的采购预算编制、采购计划制定、采购方式选择、采购文件编制、采购程序执行、采购合同签订、采购资金支付、采购验收等环节进行监督检查，发现问题的，应当及时要求采购人进行整改。3.财政部门应当对采购代理机构的代理行为进行监督检查，发现采购代理机构存在违规行为的，应当依法予以处理，并将处理结果向社会公告。4.财政部门应当对供应商的参与政府采购活动情况进行监督检查，发现供应商存在违规行为的，应当依法予以处理，并将处理结果向社会公告。（三）社会监督1.政府采购活动应当接受社会监督。任何单位和个人有权对政府采购活动中的违法违规行为进行举报和投诉。2.财政部门应当建立健全政府采购举报和投诉处理机制，及时受理和处理举报和投诉事项。对举报和投诉事项经查实的，应当依法予以处理，并将处理结果向社会公告。3.采购人应当在采购活动中公开采购信息，接受社会公众的监督。采购信息应当包括采购项目的名称、采购内容、采购方式、采购预算、采购文件、采购结果等内容。七、采购档案管理（一）档案范围1.政府采购活动中形成的各类文件、资料、记录等，包括采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、采购验收报告、采购资金支付凭证等，均属于采购档案的范围。（二）档案整理1.采购人应当按照档案管理的要求，对采购档案进行分类整理、立卷归档。采购档案应当按照采购项目的类别进行分类，每个采购项目的档案应当单独成册，并按照时间顺序进行排列。2.采购档案应当包括纸质档案和电子档案。纸质档案应当由专人负责保管，电子档案应当进行备份，并存储在安全可靠的介质上。（三）档案保管1.采购人应当建立健全采购档案保管制度，明确档案保管的责任人和保管期限。采购档案的保管期限应当按照国家有关规定执行，一般不得少于十五年。2.采购人应当为采购档案提供安全、可靠的保管场所，配备必要的保管设备，确保采购档案的安全和完整。3.采购人应当定期对采购档案进行检查和清理，发现档案损坏、丢失等情况的，应当及时采取措施进行修复和补充。（四）档案查阅1.采购人应当