单位内部控制采购制度

PAGE单位内部控制采购制度一、总则（一）目的为了加强单位采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，保障单位资产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.合规性原则：严格按照单位内部制定的采购流程和审批制度执行。3.公开性原则：采购信息应在规定范围内公开，接受监督。4.公正性原则：对待所有供应商一视同仁，确保公平竞争。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性和效益最大化。（四）职责分工1.采购部门负责采购活动的具体组织实施，包括编制采购计划、发布采购信息、组织采购评审、签订采购合同等。对采购项目进行市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。2.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的评审工作，提供技术支持和专业意见。配合采购部门进行采购合同验收工作。3.财务部门负责采购资金的预算安排和支付管理。对采购项目的成本进行核算和控制。参与采购合同的审核，监督采购资金的使用情况。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的公正性。对采购项目的绩效进行评价，提出改进建议。5.监督部门对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规。受理有关采购活动的投诉举报，及时进行调查处理。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据单位年度工作计划和业务发展需要，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，确保预算的准确性和合理性。3.采购预算编制完成后，经部门负责人审核签字后，报财务部门汇总审核。财务部门应结合单位年度财务预算，对采购预算进行综合平衡，提出调整意见，报单位领导审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的。2.应按照规定的程序办理预算调整手续，经单位领导审批后执行。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的资金使用情况进行分析和通报，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请预算调整：国家政策发生重大变化，导致采购项目的需求或预算发生重大调整。因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等，影响采购项目的正常实施，需要调整采购内容或预算。其他不可预见的原因，导致采购项目的需求或预算发生重大变化。2.预算调整申请应由需求部门提出，详细说明调整的原因、内容和金额，并附相关证明材料。经采购部门、财务部门审核后，报单位领导审批。3.预算调整批准后，采购部门应及时调整采购计划和采购合同，确保采购活动的顺利进行。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交给采购部门，采购部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、合规性、完整性等。如审核通过，采购部门将采购申请纳入采购计划；如审核不通过，采购部门应及时与需求部门沟通，说明原因，并要求需求部门进行修改或补充。（二）采购审批1.采购申请经采购部门初步审核通过后，应按照单位内部的审批制度进行审批。审批流程一般包括采购部门负责人审核、财务部门审核、审计部门审核、单位领导审批等环节。2.采购部门负责人应重点审核采购申请的必要性、采购方式的合理性、采购预算的准确性等内容；财务部门应审核采购资金的预算安排和支付方式是否合理；审计部门应审核采购程序的合规性和采购风险的可控性；单位领导应根据单位的整体利益和发展战略，对采购申请进行最终审批。3.采购申请经各级审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。公开招标应通过国家指定的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标；邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书；竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判；单一来源采购应符合规定的情形，并经单位内部审批；询价应向三家以上供应商发出询价通知书，对报价进行比较，确定成交供应商。2.采购文件编制采购部门应根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格条款、交货时间、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.供应商选择采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信誉评价等内容。在选择供应商时，采购部门应按照采购文件的要求，对供应商的资格条件、技术能力、财务状况、信誉情况等进行审查和评估，选择符合要求的供应商参与采购活动。对于重要采购项目，采购部门应组织实地考察供应商，了解供应商的生产经营情况、质量管理情况、售后服务情况等，确保选择的供应商能够满足采购项目的要求。4.采购评审采购部门应按照采购文件规定的评审方法和标准，组织采购评审活动。采购评审活动应包括开标、评标、谈判小组评审、询价小组评审等环节。开标应公开进行，由采购部门主持，邀请所有投标人参加。开标时，应宣读投标人的名称、投标价格、投标文件的主要内容等。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。谈判小组评审应按照谈判文件规定的评审标准和方法进行，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应与供应商进行谈判，对谈判文件进行评审和比较，确定成交供应商。询价小组评审应按照询价通知书规定的评审标准和方法进行，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价小组应要求供应商一次报出不得更改的价格，对报价进行比较，确定成交供应商。5.采购合同签订采购评审结束后，采购部门应根据评审结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格条款、交货时间（地点）、售后服务等内容，确保采购合同的条款完整、准确、合法。采购合同签订前，采购部门应将采购合同草本提交给财务部门、审计部门等相关部门进行审核，审核内容包括采购合同的合法性、合规性、完整性、风险防范等方面。经审核通过后，采购部门方可与供应商签订采购合同。采购合同签订后，采购部门应及时将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案，以便跟踪合同执行情况和进行后续管理。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购部门应及时组织需求部门、财务部门等相关部门进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同的要求。2.验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购项目进行逐一检查和测试，填写《采购验收报告》。《采购验收报告》应包括采购项目的名称、规格、数量、合同金额、验收日期、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。3.如采购项目验收合格，验收人员应在《采购验收报告》上签署验收合格意见；如采购项目验收不合格，验收人员应在《采购验收报告》上详细说明不合格原因，并提出整改意见和建议。采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至采购项目验收合格。4.采购验收合格后，财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购款项。支付采购款项时，财务部门应审核采购合同、采购发票、采购验收报告等相关凭证，确保支付款项的真实性、合法性和准确性。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析采购过程中可能存在的风险因素。风险因素主要包括采购计划风险、采购审批风险、采购方式选择风险、供应商选择风险、采购合同风险、采购验收风险、采购资金风险等。2.采购部门应建立风险识别机制，通过定期召开采购风险分析会议、开展采购风险专项调查等方式，及时发现采购活动中存在的值。（二）风险评估1.采购部门应对识别出的风险因素进行风险评估，评估风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵法、层次分析法等。2.根据风险评估结果，采购部门应将风险因素分为高风险、中风险和低风险三类。对于高风险因素，应采取重点监控和防范措施；对于中风险因素，应采取适当的控制措施；对于低风险因素，应进行日常关注和管理。（三）风险应对1.风险规避：对于风险发生可能性较高且影响程度较大的风险因素，如法律法规风险、政策风险等，应采取风险规避措施，避免采购活动涉及此类风险。2.风险降低：对于风险发生可能性较高但影响程度较小或者风险发生可能性较低但影响程度较大的风险因素，如采购方式选择风险、供应商选择风险等，应采取风险降低措施，通过优化采购流程、加强供应商管理等方式，降低风险发生的可能性或减轻风险影响程度。3.风险转移：对于风险发生可能性较低且影响程度较小的风险因素，如采购合同风险、采购验收风险等，应采取风险转移措施，通过购买保险、签订免责条款等方式，将风险转移给第三方。4.风险接受：对于风险发生可能性较低且影响程度较小的风险因素，如采购资金风险等，在经过风险评估后，认为风险可以接受的情况下，可采取风险接受措施，不采取额外的风险应对措施，但应密切关注风险变化情况。（四）风险监控1.采购部门应建立风险监控机制，定期对采购活动中的风险因素进行监控和评估，及时发现风险变化情况。风险监控可采用定期检查、不定期抽查、数据分析等方式进行。2.如发现风险因素发生变化，采购部门应及时调整风险应对措施，确保风险始终处于可控状态。同时，采购部门应定期向上级领导汇报采购风险监控情况，为领导决策提供参考依据。五、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、采购项目需求信息等。2.采购信息收集渠道可包括网络平台、行业协会、供应商推荐、市场调研、政府部门发布等。采购部门应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。（二）采购信息分析1.采购部门应运用数据分析工具和方法，对收集到的采购信息进行深入分析，挖掘信息背后的规律和趋势。采购信息分析内容可包括市场价格走势分析、供应商绩效分析、采购成本分析、采购需求预测等。2.通过采购信息分析，采购部门应及时发现采购活动中存在的问题和潜在风险，为采购决策提供科学依据。同时，采购部门应定期撰写采购信息分析报告，并向上级领导汇报。（三）采购信息共享1.采购部门应建立采购信息共享平台，实现采购信息在单位内部的实时共享。采购信息共享平台应包括采购计划、采购申请、采购合同、采购验收、采购资金等模块，各部门可通过平台查询和使用相关采购信息。2.采购部门应定期对采购信息共享平台进行维护和更新，确保平台数据的准确性和及时性。同时，采购部门应加强对采购信息共享平台的安全管理，防止信息泄露和滥用。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购资金的使用情况等。审计监督可采用定期审计、专项审计、离任审计等方式进行。2.监督部门应加强对采购活动的全程监督，受理有关采购活动的投诉举报，及时进行调查处理。监督部门可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