医院合同业务内部控制制度

PAGE医院合同业务内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强医院合同业务管理，规范合同签订、履行、变更、终止等流程，防范合同风险，维护医院合法权益，确保医院经济活动合法合规、资产安全、财务信息真实完整，提高医院运营效率和效果。（二）适用范围本制度适用于医院与外部单位或个人签订的各类经济合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、借款合同、担保合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、终止等应符合国家法律法规、政策及医院内部规章制度的要求。2.全面性原则：涵盖合同业务的全过程，包括合同的立项、起草、审核、签订、履行、监督、变更、终止等环节，确保合同业务各环节均有章可循。3.相互制约原则：合同业务的决策、执行、监督等环节应相互分离、相互制约，避免权力过度集中，防止舞弊和错误。4.权责对等原则：明确合同业务各部门和人员的职责权限，做到权力与责任相对等，激励与约束相结合。5.效益原则：在确保合同合法合规的前提下，提高合同签订和履行的效率，降低合同成本，实现医院经济效益和社会效益的最大化。二、合同业务流程（一）合同立项1.需求提出：医院各部门根据业务需要，提出签订合同的需求，并填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、违约责任等主要条款。2.立项审批：《合同立项申请表》经部门负责人审核后，提交至医院合同管理部门。合同管理部门对申请内容进行初审，重点审查合同的必要性、可行性、合规性等。对于重大合同或涉及金额较大的合同，需提交医院领导班子会议进行审议批准。（二）合同起草1.起草责任：根据合同立项审批意见，由合同承办部门负责起草合同文本。合同文本应符合法律法规和医院内部规章制度的要求，明确双方的权利和义务，条款清晰、表述准确、逻辑严谨。2.文本审核：合同承办部门起草完成合同文本后，应提交至合同管理部门进行审核。合同管理部门对合同文本的合法性、合规性、完整性等进行审核，并提出修改意见。对于专业性较强的合同，可组织相关专业人员进行会审，确保合同条款符合专业要求。（三）合同审核1.审核内容：合同审核主要包括以下内容：合法性审核：审查合同是否符合国家法律法规、政策及医院内部规章制度的要求，是否存在违法违规条款。合规性审核：检查合同是否符合医院的业务流程和管理规定，是否经过必要的审批程序。完整性审核：核对合同条款是否齐全，内容是否完整，双方的权利和义务是否明确，违约责任是否具体。风险评估：对合同履行过程中可能出现的风险进行评估，提出风险防范措施和建议。2.审核流程：合同管理部门收到合同承办部门提交的合同文本及相关资料后，应在规定时间内完成审核工作。审核通过的合同，由合同管理部门出具审核意见；审核不通过的合同，应及时反馈给合同承办部门，并说明理由，要求其进行修改完善。（四）合同签订1.签订授权：医院法定代表人或经法定代表人授权的人员作为合同签订人，代表医院签订合同。签订人应在授权范围内行使职权，不得超越授权签订合同。2.签订程序：合同签订人在签订合同前，应再次核对合同文本及相关资料，确保合同内容与审核意见一致。合同签订人应在合同文本上签字（或盖章），并加盖医院公章或合同专用章。对于多页的合同文本，应加盖骑缝章。（五）合同履行1.履行责任：合同签订后，合同承办部门负责组织合同的履行。合同承办部门应按照合同约定及时履行义务，确保合同的顺利履行。在合同履行过程中，如发现问题或风险，应及时向合同管理部门报告，并采取有效措施进行处理。2.跟踪监督：合同管理部门负责对合同履行情况进行跟踪监督，定期检查合同履行进度，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于重大合同或涉及金额较大的合同，合同管理部门应建立专门的台账，详细记录合同的履行情况。（六）合同变更1.变更申请：在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。2.变更审批：《合同变更申请表》经部门负责人审核后，提交至医院合同管理部门。合同管理部门对变更申请进行初审，重点审查变更的必要性、合理性、合规性等。对于重大合同变更或涉及金额较大的合同变更，需提交医院领导班子会议进行审议批准。3.变更签订：合同变更申请经批准后，合同承办部门应与对方协商一致，签订合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（七）合同终止1.终止条件：合同在以下情况下可以终止：合同履行完毕：双方按照合同约定全面履行了各自的义务，合同目的已经实现。合同解除：双方协商一致解除合同，或根据法律法规、合同约定的解除条件解除合同。合同无效：合同因违反法律法规、政策及医院内部规章制度的要求，或存在欺诈、胁迫、重大误解等情形而被认定无效。其他原因：因不可抗力、政策调整等原因导致合同无法继续履行，经双方协商一致终止合同。2.终止程序：合同终止时，合同承办部门应填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、时间及相关情况。合同管理部门对终止申请进行审核，确认合同终止的合法性、合规性。合同终止后，合同承办部门应及时清理合同文件和资料，办理相关手续。三、合同风险管理（一）风险识别合同管理部门应定期对合同业务进行风险识别，重点关注以下风险：1.法律风险：合同条款不符合法律法规的要求，可能导致合同无效或被撤销，给医院带来法律责任和经济损失。2.信用风险：对方当事人信用状况不佳，可能无法履行合同义务，导致医院遭受经济损失。3.市场风险：合同履行过程中，因市场价格波动、市场需求变化等原因，可能导致医院成本增加或收益减少。4.操作风险：合同签订、履行、变更、终止等环节操作不当，可能导致合同纠纷或经济损失。（二）风险评估合同管理部门应根据风险识别的结果，对合同业务风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估可采用定性与定量相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等。（三）风险应对针对不同等级和影响程度的风险，合同管理部门应制定相应的风险应对措施，主要包括：1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的合同业务，应采取风险规避措施，如拒绝签订合同或终止正在履行的合同。2.风险降低：对于中等风险的合同业务，应采取风险降低措施，如加强合同审核、完善合同条款、加强合同履行监督等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、要求对方提供担保等方式进行风险转移，将风险转由第三方承担。4.风险接受：对于低风险的合同业务，在权衡风险与收益的基础上，可采取风险接受措施，即不采取额外的风险应对措施，但应密切关注风险的变化情况。四、合同档案管理（一）档案收集合同承办部门应在合同签订、履行、变更、终止等环节结束后，及时将相关合同文件和资料收集整理，移交至医院合同管理部门。合同文件和资料主要包括：合同文本、合同立项申请表、合同变更申请表、合同终止申请表、合同审核意见、合同履行记录、往来信函、补充协议等。（二）档案整理合同管理部门收到合同承办部门移交的合同文件和资料后，应按照档案管理的要求进行整理。整理内容包括：分类编号、装订成册、编制目录等。合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类，建立电子和纸质档案，确保档案的完整性和系统性。（三）档案保管合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保档案的安全。合同档案应存放在专门的档案柜中，按照档案保管期限进行分类存放。对于电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立档案查阅登记制度，严格控制档案的查阅和借阅。（四）档案销毁合同档案保管期满后，合同管理部门应按照档案销毁的相关规定，对档案进行鉴定和销毁。档案销毁前，应编制档案销毁清单，经医院领导批准后，由专人负责监督销毁。档案销毁清单应永久保存。五、合同监督与考核（一）监督检查医院内部审计部门应定期对合同业务进行监督检查，重点检查合同的签订、履行、变更、终止等环节是否符合本制度的要求，合同风险防范措施是否有效执行等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价医院应建立合同业务