医院内部政府采购制度

PAGE医院内部政府采购制度一、总则（一）目的为了加强医院内部政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保障医院各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门使用财政性资金、自有资金以及其他资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受医院内部和社会监督。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购活动公平公正。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。5.效益原则：提高采购资金使用效益，实现物有所值。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院设立政府采购领导小组，由医院领导班子成员及相关职能部门负责人组成。主要职责包括：1.审议医院政府采购政策、制度和年度采购计划。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算和中标供应商等事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构医院设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。采购部门职责如下：1.负责编制和执行医院年度政府采购计划。2.组织实施具体采购项目，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购评审、合同签订等工作。3.建立和管理供应商库，维护采购档案。4.配合相关部门对采购项目进行验收和绩效评价。（三）需求部门职责1.根据医院业务需要，提出采购需求，包括采购项目的名称、规格、数量、技术参数及售后服务要求等。2.参与采购文件的编制和评审工作，提供技术支持和业务指导。3.负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。（四）监督部门职责医院内部审计、纪检监察等部门负责对政府采购活动进行监督检查，主要职责包括：1.监督采购政策、制度的执行情况。2.审查采购项目的合法性、合规性和公正性。3.受理对采购活动的投诉举报，查处违法违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据医院年度工作计划和业务发展需要，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、数量、规格、预算金额等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总审核，结合医院资金状况和采购政策，编制医院年度政府采购预算草案，报政府采购领导小组审议。3.政府采购预算草案经医院领导班子批准后，报财政部门备案。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报经批准。2.采购部门应加强对采购预算执行情况的跟踪和监控，定期向政府采购领导小组报告预算执行情况。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整预算：因政策调整、市场变化等原因，导致采购项目的数量、规格、技术参数等发生变化，需要增加或减少采购预算的。因不可抗力等原因，导致采购项目无法按原计划实施，需要调整采购预算的。2.预算调整申请由采购部门提出，经需求部门、财务部门审核后，报政府采购领导小组审批。审批通过后，按照规定程序报财政部门备案。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。2.公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购部门编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。对投标供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书；后续程序参照公开招标方式执行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，供应商应按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价。谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人名单，采购人从成交候选人中确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购项目应按照以下程序进行：采购部门组织专家对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。采购部门将论证意见报政府采购领导小组审批，经批准后，采购部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价采购项目应按照以下程序进行：采购部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据业务需要，填写《医院政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术参数、预算金额、采购时间要求等内容，并提交相关证明材料。2.《医院政府采购申请表》经需求部门负责人签字、盖章后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.审核通过的采购申请，报政府采购领导小组审批。政府采购领导小组根据医院实际情况和采购政策，对采购申请进行审议，作出批准或不予批准的决定。3.经批准的采购申请，采购部门按照规定的采购方式组织实施采购活动。（三）采购文件编制1.采购部门根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、技术部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购文件的科学性、合理性和公正性。（四）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，采购部门应在指定媒体上发布采购公告，公告内容包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的项目，采购部门应向符合资格条件的供应商发出采购邀请书，邀请书内容包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格要求、谈判时间及地点、询价时间及地点等。（五）供应商资格审查1.采购部门对参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于特定行业或采购项目有特殊资格要求的，采购部门应按照规定进行审查，确保供应商具备相应的资格条件。（六）采购评审1.采购部门按照采购文件规定的评标标准和方法，组织评审活动。评审活动应遵循公平、公正、公开的原则。2.评审过程中，评审委员会成员应严格按照评审标准进行评审，不得偏袒任何一方。评审委员会成员如有回避情形或其他特殊情况，应及时更换。3.评审委员会应根据评审结果，出具评审报告，推荐中标候选人或成交供应商。（七）合同签订1.采购部门根据评审报告，确定中标供应商或成交供应商后，向其发出中标通知书或成交通知书。2.中标供应商或成交供应商应在规定时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，确保双方权利义务明确。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（八）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收。验收人员应包括需求部门代表、技术人员、质量管理人员等，必要时可邀请外部专家参与验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行全面验收，填写《医院政府采购验收报告》。3.验收合格的采购项目，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的采购项目，验收人员应出具书面意见，要求供应商限期整改或采取其他补救措施。（九）资金支付1.采购项目验收合格后，财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的支付方式和程序办理资金支付手续。2.资金支付过程中，财务部门应严格审核采购发票、验收报告等相关票据，确保支付金额准确无误。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案包括采购项目从申请到验收全过程中形成的各类文件资料，主要包括：1.采购申请表、采购预算批复文件。2.采购文件，如采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、投标文件、响应文件等。3.供应商资格审查文件，如供应商营业执照、资质证书、业绩证明等。4.评审文件，如评审报告、评审记录等。5.采购合同及相关补充协议。6.验收报告及相关证明材料。7.其他与采购项目有关的文件资料。（二）档案整理与保管1.采购部门负责采购档案的整理和保管工作，应按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订，确保档案资料完整、规范。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。一般采购项目档案保管期限为十五年，重要采购项目档案保管期限为永久。3.采购档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，防止档案资料损坏、丢失。（三）档案查阅与借阅1.医院内部各部门因工作需要查阅采购档案的，应填写《医院政府采购档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.外单位因特殊原因需要查阅采购档案的，应持单位介绍信，经医院主管领导批准后，由采购部门安排专人陪同查阅。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制档案内容。3.因工作需要借阅采购档案的，应填写《医院政府采购档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅期限等内容，经采购部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过七天，确需延长借阅期限的，应重新办理审批手续。借阅人应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。七、监督与检查（一）内部监督1.医院内部审计、纪检监察等部门应定期对政府采购活动进行监督检查，重点检查采购政策、制度的执行情况，采购项目的合法性、合规性、公正性，采购程序的执行情况，采购档案的管理情况等。2.监督检查过