内部控制建合同管理制度

PAGE内部控制建合同管理制度一、总则（一）目的本合同管理制度旨在加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，确保公司各项经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.风险防范原则：注重对合同风险的识别、评估和控制，确保合同的合法性、有效性和可操作性。3.公平公正原则：合同条款应体现公平、公正的原则，保障双方的合法权益。4.全程管理原则：对合同从签订前的准备、签订过程、履行直至终止的全过程进行管理和监督。（四）职责分工1.合同管理部门：负责合同管理制度的制定、修订和解释，对合同签订、履行等情况进行监督检查，协调处理合同纠纷。2.业务部门：负责合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，对合同的真实性、合法性、完整性负责，并及时向合同管理部门报送合同相关信息。3.财务部门：负责审核合同中的财务条款，监督合同款项的收付，协助合同管理部门进行合同风险评估。4.法务部门：负责对合同进行法律审查，提供法律咨询和法律支持，处理合同纠纷的法律事务。二、合同签订前管理（一）合同立项1.业务部门根据经营活动需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、预计金额、履行期限等内容。2.合同立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。对于重大合同或涉及金额较大的合同，需经总经理办公会或董事会审议通过。（二）合同调查1.合同立项批准后，业务部门应对合同对方的主体资格、信用状况、经营能力等进行调查。调查内容包括但不限于对方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、涉诉情况等。2.业务部门可通过实地考察、查阅资料、咨询第三方机构等方式进行合同调查，并形成《合同调查评估报告》。报告应客观、真实地反映合同对方的情况，为合同签订提供参考依据。（三）合同谈判1.业务部门根据合同调查情况，组织与合同对方进行谈判。谈判人员应熟悉合同相关业务，具备良好的沟通能力和谈判技巧。2.谈判过程中，应明确双方的权利义务、合同价款、质量标准、履行期限、违约责任等主要条款，确保合同条款公平合理、明确具体。3.谈判达成一致意见后，形成《合同谈判纪要》，记录谈判的主要内容和结果，并由双方谈判人员签字确认。（四）合同文本起草1.合同文本原则上由业务部门负责起草。起草合同文本应参照国家法律法规、行业标准及公司示范文本，确保合同内容合法、准确、完整。2.合同文本应包括首部、正文、尾部三部分。首部应明确合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息；正文应详细约定双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任等条款；尾部应包括合同的生效条件、争议解决方式、合同份数、附件等内容。3.对于格式合同或制式合同，业务部门应认真审查合同条款，对不利于公司的条款及时提出修改意见。（五）合同审核1.合同文本起草完成后，应按照公司规定的审核流程进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等。2.业务部门首先进行自我审核，审核通过后提交给财务部门、法务部门等相关部门进行审核。财务部门重点审核合同中的财务条款，如价款支付方式、结算周期、发票开具等；法务部门重点审核合同的法律条款，如合同效力、违约责任、争议解决方式等。3.各审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议，业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。4.对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，必要时可组织相关部门进行会审，共同研究合同条款，确保合同风险可控。（六）合同审批1.合同审核通过后，按照公司的审批权限进行审批。一般合同由分管领导审批；重大合同或涉及金额较大的合同，需经总经理办公会或董事会审议通过。2.合同审批人应认真审查合同内容，对合同的真实性、合法性、完整性负责。审批通过后，在合同审批表上签署意见并签字确认。三、合同签订管理（一）合同签署1.合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方签订合同。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照合同审批表上的内容进行签署。2.合同签署过程中，应确保合同双方当事人在合同上签字（或盖章），签字（或盖章）应清晰、完整，符合法律规定。对于法定代表人不能亲自签署合同的，应出具法定代表人授权委托书，明确授权范围和期限，并由被授权人签字（或盖章）。3.合同一式多份，应根据合同履行需要和公司管理要求确定合同份数。合同签署完毕后，业务部门应及时将合同副本分送合同管理部门、财务部门、法务部门等相关部门存档。（二）合同编号与归档1.合同管理部门负责对合同进行编号登记。合同编号应具有唯一性，便于合同的识别和管理。编号规则应明确、统一，并在公司内部进行公示。2.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关资料（如合同审批表、谈判纪要、调查评估报告等）移交合同管理部门进行归档。合同管理部门应建立合同档案管理制度，对合同档案进行分类、整理、保管，确保合同档案的安全和完整。3.合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类存放，并建立电子档案和纸质档案索引，便于查询和检索。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应及时组织合同交底会议，向合同履行相关人员详细介绍合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求、注意事项等，确保合同履行人员熟悉合同条款，明确工作责任。2.合同交底会议应形成会议纪要，记录会议的主要内容和参加人员，并由参会人员签字确认。会议纪要应作为合同履行过程中的重要参考文件。（二）合同执行跟踪与监控1.合同履行过程中，业务部门应指定专人负责合同执行跟踪与监控，及时掌握合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.合同执行跟踪与监控人员应定期向业务部门负责人汇报合同履行情况，对于重大问题或可能影响合同履行的事项，应及时向分管领导报告。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，发现问题及时督促业务部门整改，并将合同履行情况纳入公司绩效考核体系。（三）合同款项收付管理1.财务部门应按照合同约定的价款支付方式和结算周期，及时办理合同款项的收付手续。付款前，应审核合同履行情况、发票开具情况等，确保付款依据充分、手续齐全。2.业务部门应及时向合同对方开具发票，并按照合同约定的时间和方式交付给对方。对于合同款项的收付，应严格遵守公司财务管理制度，确保资金安全。3.财务部门应建立合同款项收付台账，详细记录合同款项的收付时间、金额、对方单位等信息，定期与业务部门核对，确保账账相符、账实相符。（四）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同对方协商，达成一致意见后签订《合同变更协议》。2.合同变更协议应参照合同签订流程进行审核、审批，并按照合同编号规则进行编号登记。变更协议签订后，应及时将变更情况通知合同履行相关人员，并对合同履行计划进行调整。3.合同变更涉及合同价款、履行期限、质量标准等主要条款变更的，应重新进行合同调查、谈判、审核、审批等程序。（五）合同解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与合同对方协商解除合同，并签订《合同解除协议》。2.合同解除协议应明确解除合同的原因、时间、双方的权利义务、善后事宜等内容。解除协议签订后，应及时通知合同履行相关人员，并对合同履行情况进行清理和结算。3.合同解除涉及合同款项结算、违约责任承担等问题时，应按照合同约定和相关法律法规进行处理。对于因解除合同给公司造成损失的，应及时采取措施追究对方责任，维护公司合法权益。五、合同纠纷管理（一）纠纷预警1.在合同履行过程中，业务部门应密切关注合同履行情况，及时发现可能引发合同纠纷的潜在风险因素，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门应定期对合同纠纷情况进行分析和评估，建立合同纠纷预警机制，提前采取措施防范纠纷的发生。对于可能引发重大纠纷的合同，应及时组织相关部门进行研究，制定应对方案。（二）纠纷处理1.当合同纠纷发生时，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，与合同对方进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，业务部门应及时向合同管理部门报告，并根据合同约定的争议解决方式，启动纠纷处理程序。对于涉及金额较大、法律关系复杂的合同纠纷，应及时聘请律师事务所等专业法律机构进行处理。3.在合同纠纷处理过程中，合同管理部门应协调相关部门提供支持和配合，确保纠纷处理工作顺利进行。同时，应及时向公司领导汇报纠纷处理进展情况，根据领导意见调整处理策略。（三）纠纷记录与总结1.合同管理部门应建立合同纠纷管理台账，详细记录合同纠纷的发生时间、原因、处理过程、处理结果等信息。2.合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时总结经验教训，形成《合同纠纷处理报告》，分析纠纷产生的原因，提出改进措施和建议，避免类似纠纷再次发生。合同管理部门应将合同纠纷处理报告纳入合同档案管理，作为公司合同管理工作的重要参考资料。六、合同监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对合同签订、履行、变更、解除等情况进行监督检查，确保合同管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括合同审批流程的执行情况、合同文本的规范性、合同履行情况、合同款项收付情况、合同纠纷处理情况等。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。3.业务部门应积极配合合同管理部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。对于不配合监督检查或整改不力的部门和个人，公司将按照相关规定进行严肃处理。（二）绩效考核1.公司将合同管理工作纳入绩效考核体系，对业务部门和相关人员的合同管理工作进行考核评价。2