内部供应商加价采购制度

PAGE内部供应商加价采购制度一、总则（一）目的为规范公司内部供应商加价采购行为，确保采购活动的公平、公正、公开，维护公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间涉及的采购活动，以及与内部供应商相关的加价采购情形。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有内部供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程和结果的公正性。3.透明性原则：采购流程、加价规则等信息应向相关部门和人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高公司整体效益。二、采购需求与审批（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，明确所需采购的物资、服务等详细信息，填写《内部采购需求申请表》，包括名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。2.对于涉及特殊要求或定制化的采购需求，应在申请表中详细说明。（二）需求审批1.《内部采购需求申请表》提交至部门负责人审核，部门负责人应根据本部门实际工作情况及预算安排，对采购需求的合理性、必要性进行评估，签署审核意见。2.若采购金额超过部门一定额度（具体额度根据公司规定设定），需提交至公司分管领导审批。分管领导应综合考虑公司整体战略、资源配置等因素，做出审批决定。3.对于重大采购项目，可能还需经过公司高层会议讨论决策。三、内部供应商选择（一）供应商资格审查1.采购部门负责对内部供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、经营范围、生产或服务能力、信誉状况、财务状况等。2.建立内部供应商档案，记录供应商的基本信息、审查结果、合作历史等，以便随时查阅和评估。（二）多家供应商筛选1.根据采购需求，采购部门应通过多种渠道寻找多家符合条件的内部供应商。可以参考以往合作记录、内部推荐、市场调研等方式。2.向筛选出的供应商发送《内部采购询价函》，明确采购需求、要求报价的截止时间等关键信息。（三）供应商选定1.采购部门对各供应商的报价进行整理和比较，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。2.若出现价格相近、各方面条件相当的情况，可组织相关部门进行集体讨论，根据实际需求和公司利益做出决策。3.选定供应商后，采购部门应与供应商签订《内部采购合同》，明确双方的权利和义务。四、加价采购情形界定（一）市场价格波动1.当市场原材料价格大幅上涨、行业整体价格水平变动等原因导致内部供应商采购成本增加时，可考虑加价采购。2.采购部门应密切关注市场动态，收集相关价格信息，定期分析市场价格波动情况，并形成报告提交至公司管理层。（二）产品或服务升级1.若内部供应商提供的产品进行了技术升级、功能改进，或服务质量显著提升，导致其成本上升，可在合理范围内加价。2.供应商应提前向采购部门提交产品或服务升级的详细说明及成本增加的核算依据，经采购部门审核并报公司批准后，方可实施加价采购。（三）特殊紧急情况1.因突发紧急事件，如自然灾害、设备故障等，导致内部供应商无法按照原合同价格提供货物或服务，且采购需求紧急不可延误时，可进行加价采购。2.采购部门应在事件发生后及时与供应商沟通，了解情况并评估加价的合理性，同时向上级领导汇报，经特批后执行。五、加价审批流程（一）加价申请1.当出现加价采购情形时，内部供应商应填写《内部供应商加价采购申请表》，详细说明加价原因、加价幅度、成本增加明细等。2.申请表需经供应商负责人签字盖章，并提交至采购部门。（二）采购部门初审1.采购部门收到申请表后，对加价原因、依据进行核实，检查相关证明材料的真实性和完整性。2.根据市场行情、公司采购政策等，对加价幅度的合理性进行初步评估，提出初审意见。（三）财务部门审核1.财务部门对供应商提供的成本增加明细进行财务核算，审查加价金额的准确性。2.结合公司财务状况和预算安排，评估加价采购对公司成本的影响，出具审核意见。（四）公司审批1.根据采购部门和财务部门的意见，由公司管理层进行最终审批。审批时应综合考虑公司利益、采购项目的重要性、市场情况等因素。2.对于重大加价采购项目，可能需经过公司高层会议讨论决定。（五）审批结果通知1.审批通过后，采购部门应及时将审批结果通知内部供应商，并要求供应商按照新的价格签订补充协议或调整原采购合同。2.若审批未通过，采购部门应向供应商说明原因，协商解决方案，如调整加价幅度或寻找其他替代方案等。六、加价幅度确定（一）成本核算1.内部供应商应提供详细的成本核算资料，包括原材料采购价格变化、人工成本增加、设备折旧等各项成本变动明细。2.采购部门和财务部门共同对成本核算资料进行审核，确保成本增加的真实性和合理性。（二）市场参考1.参考同行业类似产品或服务的价格变动情况，了解市场平均加价水平。2.收集相关市场调研报告、行业资讯等，为加价幅度的确定提供市场依据。（三）协商定价1.采购部门与内部供应商就加价幅度进行协商，在成本核算和市场参考的基础上，寻求双方都能接受的合理价格调整方案。2.协商过程中，应充分沟通双方的立场和需求，以公司利益为出发点，达成共识。（四）综合评估1.综合考虑成本增加情况、市场参考价格、公司承受能力等因素，最终确定加价幅度。2.加价幅度应既能保证供应商的合理利润，又不会对公司采购成本造成过大压力，确保公司整体利益最大化。七、采购合同变更（一）合同变更申请1.采购部门根据加价审批结果，向内部供应商发出《采购合同变更通知》，明确合同变更的内容，包括价格调整、交货期变动等。2.供应商收到通知后，应在规定时间内回复确认，并提交《采购合同变更申请表》，说明对合同变更的意见和建议。（二）变更审核1.采购部门对供应商提交的申请表进行审核，检查其对合同变更的理解和配合程度。2.财务部门对合同变更涉及的价格调整、费用结算等进行审核，确保变更后的财务处理符合公司规定。（三）合同变更签订1.经审核通过后，采购部门与内部供应商重新签订《采购合同补充协议》或修改原采购合同条款，明确变更后的各项权利义务。2.合同变更签订后，双方应按照新的合同约定执行采购活动。八、采购执行与监督（一）采购执行1.采购部门按照审批后的采购需求和合同约定，组织实施采购活动。与内部供应商保持密切沟通，确保货物按时、按质、按量供应，服务达到预期标准。2.内部供应商应严格履行合同义务，按照约定的价格、交货期等提供产品或服务。如遇特殊情况需要变更，应提前通知采购部门并获得批准。（二）监督检查1.公司设立专门的采购监督小组，定期对采购活动进行检查，包括采购流程的合规性、合同执行情况、加价采购的合理性等。2.采购监督小组有权要求采购部门和内部供应商提供相关资料和信息，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（三）投诉处理1.任何部门或个人如对内部供应商加价采购行为存在疑问或异议，可向采购监督小组投诉。投诉应提供详细的投诉事项、证据等。2.采购监督小组收到投诉后，应及时进行调查核实，根据调查结果做出处理决定，并将处理结果反馈给投诉人。九、验收与付款（一）验收标准1.采购部门应根据采购合同和相关标准，制定详细的验收标准和流程。验收内容包括产品的规格、质量、数量、外观等，以及服务的完成情况、质量水平等。2.验收人员应严格按照验收标准进行验收，确保采购的物资和服务符合要求。（二）验收程序1.货物到货前，采购部门应通知相关验收人员准备验收工作。货物到货时，验收人员应及时进行现场验收。2.验收过程中，如发现问题应及时记录，并要求供应商限期整改或补货。整改或补货完成后，再次进行验收，直至符合要求为止。3.对于服务类采购，应在服务完成后及时进行验收评估，根据服务成果和合同约定进行打分评价。（三）付款流程1.验收合格后，供应商应提交《付款申请单》，附上采购合同、验收报告等相关证明文件。2.采购部门对付款申请进行审核，确认无误后提交至财务部门。3.财务部门按照公司财务制度和合同约定，对付款申请进行审批，安排资金支付。十、附则（一）解释权