公司内部询价制度

PAGE公司内部询价制度一、总则（一）目的为规范公司内部询价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因生产、经营、管理等需要进行的物资采购、服务采购等询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保询价活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：询价信息、过程及结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据生产、经营、管理等实际需要，填写《询价申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。2.《询价申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到《询价申请表》后，指定专人负责询价工作。2.询价人员收集与采购项目相关的信息，包括市场价格、供应商情况等，建立询价信息库。3.根据采购项目的特点和要求，确定询价方式，如公开询价、邀请询价等。（三）询价实施1.公开询价采购部门通过公司内部网站、公告栏等渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。公告内容应包括采购项目的基本信息、询价要求、供应商资格条件、报价截止时间等。供应商在规定时间内提交报价文件，报价文件应包含报价明细、产品规格型号、质量标准、售后服务承诺等内容。2.邀请询价采购部门根据询价信息库，选择若干家信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商，向其发出《询价邀请函》。《询价邀请函》应明确采购项目的具体要求、报价方式、报价截止时间等。被邀请供应商在规定时间内回复报价文件。（四）报价评审1.采购部门组织相关人员对供应商的报价文件进行评审。评审人员应包括采购部门人员、技术部门人员、质量部门人员等。2.评审内容主要包括报价合理性、产品质量、售后服务、交货期等方面。3.评审人员根据评审标准对各供应商的报价进行打分或排序，确定推荐的供应商名单。（五）采购决策1.采购部门将推荐的供应商名单及评审情况提交至采购决策机构，如采购领导小组或总经理办公会。2.采购决策机构根据评审结果，结合公司实际情况，做出采购决策。3.采购决策确定后，采购部门向中选供应商发出《采购订单》，明确采购的物资或服务的具体内容、价格条款、交货时间、交货地点等。（六）合同签订1.采购部门与中选供应商按照《采购订单》的要求签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。3.采购合同经双方签字盖章后生效。（七）采购执行与验收1.供应商按照采购合同的约定组织生产或提供服务，并按时交货。2.采购部门负责组织相关人员对采购物资或服务进行验收。验收内容包括数量、规格型号、质量标准等方面。3.验收合格后，采购部门办理入库手续或确认服务完成，并按照合同约定支付货款。三、询价相关职责（一）采购部门职责1.负责公司内部询价制度的贯彻执行，组织实施询价活动。2.收集、整理询价信息，建立询价信息库。3.编制询价文件，发布询价公告或邀请函，组织报价评审。4.与供应商进行沟通协调，签订采购合同，跟踪采购执行情况。5.定期对询价活动进行总结分析，提出改进建议。（二）需求部门职责1.提出真实、准确、合理的采购需求，填写《询价申请表》。2.配合采购部门进行询价活动，提供必要的技术支持和质量要求。3.参与报价评审和采购决策，对采购结果进行确认。4.负责采购物资或服务的验收工作。（三）技术部门职责1.对采购物资或服务的技术规格、质量标准等提供专业意见。2.协助采购部门进行技术交流和技术谈判。3.参与采购物资或服务的验收工作，对技术性能进行检验。（四）质量部门职责1.制定采购物资的质量验收标准。2.参与报价评审，对供应商的质量保证能力进行评估。3.负责采购物资或服务的质量验收工作，出具质量验收报告。（五）财务部门职责1.参与采购决策，对采购成本进行分析和控制。2.审核采购合同的付款条款，按照合同约定办理付款手续。3.对采购活动的费用进行核算和监督。四、询价信息管理（一）信息收集1.采购部门定期收集市场价格信息、供应商信息等，包括但不限于各类物资的价格行情、供应商的产品质量、信誉、生产能力、售后服务等情况。2.通过市场调研、行业展会、供应商推荐、网络搜索等方式获取询价信息。3.建立与主要供应商的定期沟通机制，及时了解其产品价格、政策变化等情况。（二）信息整理与分析1.采购部门对收集到的询价信息进行整理，分类归档，建立询价信息库。2.定期对询价信息进行分析，掌握市场价格动态和供应商情况变化，为询价活动提供参考依据。3.根据分析结果，对询价信息库进行更新和维护，确保信息的准确性和时效性。（三）信息共享1.采购部门将询价信息库中的相关信息及时共享给需求部门、技术部门、质量部门等相关人员，以便其在询价活动中参考。2.建立信息共享平台或内部网站，方便各部门查询和获取询价信息。3.定期召开询价信息沟通会议，通报询价信息的收集、整理和分析情况，促进各部门之间的信息交流。五、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门负责对询价活动进行监督检查，确保询价过程合法合规、公平公正。2.设立举报信箱和举报电话接受员工对询价活动中违规行为的举报。3.采购部门定期向公司管理层汇报询价活动情况，接受管理层的监督指导。（二）考核办法1.制定询价活动考核指标，包括询价效率、采购成本控制、采购质量、供应商满意度等方面。2.对采购部门及相关人员的询价工作进行考核评价，考核