消防档案管理制度

消防档案管理制度一、总则第一条为规范消防档案的建立、管理、保存和利用工作，完整、准确、系统地记录单位消防安全管理过程与状态，提升消防安全管理的科学化、规范化、精细化水平，保障档案的原始性、真实性、安全性和可追溯性，依据《中华人民共和国消防法》、《中华人民共和国档案法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等法律法规及国家、行业相关标准，结合本单位实际，制定本制度。第二条本制度所称消防档案，是指在消防安全管理活动中直接形成的，对国家、社会及本单位具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。第三条本制度适用于本单位各部门、下属机构及全体员工的消防档案管理工作。本单位所有涉及消防安全管理活动的部门及个人均有义务按照本制度要求，及时、准确、完整地形成、收集、整理、归档和提供利用消防档案。第四条消防档案管理遵循以下基本原则：统一领导、分级管理原则：消防安全责任人负总责，消防安全管理人具体组织实施，档案管理部门或指定部门集中统一保管，各部门协同配合。完整准确、系统规范原则：确保档案材料齐全、内容真实、分类科学、整理规范。安全保密、便于利用原则：采取必要措施保障档案实体和信息安全，保守国家秘密和单位商业秘密，同时便于查阅和利用。动态更新、及时归档原则：档案应随消防安全管理活动的进展而持续更新，定期或按阶段进行归档。第五条消防档案管理是单位消防安全管理的重要组成部分，是单位消防安全责任制落实情况的重要体现，是消防安全评估、事故调查、责任追溯和日常监管的重要依据。二、管理体制与职责分工第六条本单位成立消防档案管理工作领导小组，由单位消防安全责任人任组长，消防安全管理人任副组长，成员包括档案管理部门负责人、消防安全归口管理部门负责人、信息技术部门负责人及其他相关部门负责人。领导小组负责消防档案管理工作的统筹规划、组织协调、监督检查和重大事项决策。第七条消防安全责任人职责：对本单位消防档案管理工作负全面领导责任。批准消防档案管理工作的重大决策、制度建设和资源配置方案。督促检查消防安全管理人及各部门履行消防档案管理职责。第八条消防安全管理人职责：具体组织实施本制度，确保各项要求落实到位。审核消防档案管理年度工作计划和总结。协调解决消防档案管理工作中出现的重大问题。组织对各部门消防档案管理工作进行监督、检查和考核。第九条档案管理部门或指定管理部门职责：作为消防档案的集中统一保管机构，负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等日常管理工作。制定并完善消防档案分类方案、归档范围、保管期限表等业务规范。指导、监督和检查各部门消防档案材料的形成、积累、整理和预立卷工作。负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全。推进消防档案信息化建设，负责电子档案管理系统的运行维护。组织开展档案业务培训。第十条消防安全归口管理部门职责：负责本单位消防安全管理活动中形成的核心档案材料的收集、整理和移交归档工作。确保本部门形成的消防档案材料内容真实、准确、完整，格式规范。负责消防档案的日常更新和维护，确保其时效性。配合档案管理部门做好档案的查阅、利用和鉴定工作。第十一条其他业务部门职责：负责本部门职责范围内产生的消防相关文件材料的收集、整理和移交工作，如设备维护记录、安全检查记录、培训记录等。指定专人担任部门消防档案管理员，负责本部门消防档案工作的具体落实。遵守档案归档时限要求，确保移交档案的质量。第十二条信息技术部门职责：负责消防档案管理信息系统、数据库及相关硬件设备的规划、建设、运行和维护。保障电子档案数据的安全存储、备份和网络传输安全。提供必要的技术支持，确保档案信息化工作的顺利开展。三、消防档案的范围与分类第十三条消防档案的归档范围主要包括但不限于以下内容：消防安全基础管理类：单位基本概况；消防安全组织机构及人员名单；消防安全责任制、管理制度、操作规程等文件；与消防部门往来公文；消防工作会议记录、纪要；年度消防工作计划、总结、报告。建筑消防设施类：建设工程消防设计审查、消防验收、备案及抽查文件；建筑总平面图、消防设施平面布置图、系统图等图纸；消防设施、器材配置清单及分布图；消防产品、装修材料的质量证明文件。消防设施维护保养检测类：消防设施、器材的定期检查、维修、保养、检测记录；自动消防系统年度检测报告；消防设施维护保养合同及技术文件；故障处理及零部件更换记录。消防安全检查与巡查类：防火巡查记录；月度、季度、年度防火检查记录；专项消防安全检查记录；火灾隐患整改通知书及复查验收记录；政府消防部门监督检查法律文书及整改报告。消防安全培训与演练类：年度消防培训计划；培训通知、签到表、教材、考核记录、影像资料；灭火和应急疏散预案；演练计划、记录、评估总结及影像资料。火灾事故与应急处置类：火灾事故报告、调查处理报告及结案文件；值班应急处理记录；消防控制室值班记录；动用明火审批及现场监护记录。消防重点部位管理类：重点部位确定文件；特殊消防安全措施及管理记录；危险化学品管理档案。员工消防安全信息类：新员工岗前消防安全培训记录；特种岗位人员消防培训合格证明；志愿消防队人员名单及培训记录。其他具有保存价值的消防相关材料。第十四条消防档案采用“年度—问题”或“年度—机构”相结合的方法进行分类。设置一级类目为“消防安全管理”，下设若干二级类目，对应第十三条所述范围。具体分类方案由档案管理部门制定，经领导小组批准后执行。第十五条消防档案保管期限分为永久、定期30年、定期10年三类。永久保管：反映本单位消防安全管理重大事项、具有长远查考利用价值的档案，如重要的制度文件、建筑消防验收文件、重大火灾事故档案、重要的图纸等。定期30年保管：在较长时间内对本单位消防安全工作具有查考利用价值的档案，如一般的设施检测报告、年度工作计划总结、重要的检查整改记录等。定期10年保管：在较短时间内具有查考利用价值的档案，如日常巡查记录、一般性培训记录、部分设备维护记录等。具体保管期限表由档案管理部门制定，经领导小组批准后执行。四、消防档案的形成、积累与整理第十六条各部门在消防安全管理活动中，应确保形成的文件材料内容真实、数据准确、签署完备、格式规范、字迹工整、载体耐久。禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹材料书写重要档案。第十七条实行消防档案材料平时积累制度。各部门消防档案管理员负责本部门档案材料的日常收集、积累和保管，按照预立卷要求进行分类整理，放入专用文件夹（盒）中，并编制临时目录。第十八条消防档案整理应符合国家档案行业标准DA/T22《归档文件整理规则》等要求，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，正文与附件为一件，文件正本与定稿为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。按分类方案和保管期限对归档文件进行排序。去除金属装订物，对破损文件进行修裱。采用符合档案保护要求的装订材料重新装订。逐件编制归档文件目录，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。填写档案盒（夹）封面、盒脊及备考表项目。第十九条电子档案的形成与积累应同步于业务活动，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件应采用符合国家标准的格式，重要电子文件应同时生成纸质版本或进行微缩拷贝。五、消防档案的归档与移交第二十条消防档案实行定期归档与随时归档相结合的制度。管理类文件、年度性总结计划等，在次年第一季度末前完成归档。建设工程消防档案，在项目竣工验收后三个月内完成归档。设施检测报告、维修记录等，可按季度或半年度定期归档。重大活动、重要事件、事故处理中形成的档案，应在活动或事件结束后一个月内归档。电子档案的逻辑归档应定期进行，物理归档按相应纸质档案的归档时间执行。第二十一条归档移交程序：移交部门对拟移交档案进行最终整理，确保材料齐全、整理规范，并编制移交清册一式两份。档案管理部门依据归档范围和整理规范进行审核。审核不合格的，退回移交部门限期整改。审核合格后，双方办理交接手续，在移交清册上签字盖章，各存一份备查。第二十二条档案管理部门接收档案后，应及时进行系统化整理、编号、入库上架，并更新档案管理台账。六、消防档案的保管与库房管理第二十三条档案管理部门应设置专用档案库房保管消防档案。库房建设应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”条件。第二十四条档案库房管理要求：库房内应安装自动灭火系统和火灾自动报警系统，优先采用气体灭火系统。配备温湿度监测与调控设备，使温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。档案装具应采用阻燃、耐腐蚀的无磁性材料。库房内严禁存放与档案无关的物品，严禁明火。实行库房专人管理，非档案管理人员未经许可不得进入。定期检查库房安全状况和档案保管状态，并做好记录。第二十五条电子档案保管要求：建立可靠的电子档案备份与恢复机制。重要电子档案实行异质、异地备份。存储电子档案的载体应按其寿命周期定期进行迁移和转换。对电子档案管理系统进行安全等级保护，防范病毒、黑客攻击和非授权访问。七、消防档案的利用与保密第二十六条消防档案的利用应以满足本单位消防安全管理工作需要为首要目的，同时为上级检查、事故调查、学术研究等提供依据。第二十七条查阅利用档案须履行登记审批手续。本单位人员因工作需要查阅本部门归档档案，需填写《档案查阅登记表》，经本部门负责人同意。查阅非本部门或涉及重要内容的档案，需填写《档案利用审批单》，经档案管理部门负责人或消防安全管理人批准。外单位人员查阅档案，须持单位正式介绍信及本人有效身份证件，经单位分管领导批准。第二十八条档案利用方式包括查阅、借阅、复制、摘录等。档案原则上在档案阅览室查阅，不得随意带出。确需借出使用的，须经档案管理部门负责人批准，办理借阅手续，明确归还期限，一般不超过15天。复制档案须经档案管理人员同意，并在指定设备上操作。加盖档案证明章的复制件，与原件具有同等效力。摘录档案内容须确保准确无误，并经档案管理人员核对。第二十九条利用者应爱护档案，不得涂改、勾画、批注、折叠、污损、撕毁、抽换档案，不得擅自复制、传播档案内容。违反者将追究其责任。第三十条消防档案中涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的内容，应按照相关保密规定进行管理，严格控制知悉范围。利用涉密档案，须按保密权限审批。八、消防档案的鉴定与销毁第三十一条成立由档案管理部门、消防安全归口管理部门及相关业务部门人员组成的档案鉴定工作小组，负责消防档案的鉴定工作。第三十二条定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作包括：直接判定档案的存毁。对保管期限划定不准确的档案进行调整。鉴别和整理需要另行保管的珍贵档案。第三十三条经鉴定确无保存价值需销毁的档案，应编制档案销毁清册，列明档案的名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管时间、销毁原因等，附上鉴定报告。第三十四条档案销毁清册须报经单位消防安全责任人审核批准。待销毁档案应单独保管，严禁随意堆放或作为废品处理。第三十五条销毁档案时，应由档案管理部门和消防安全管理部门共同派员监销。销毁方式应符合保密要求，确保档案信息无法恢复。监销人应在销毁清册上签字，注明销毁方式和日期。销毁清册永久保存。九、消防档案信息化管理第三十六条积极推进消防档案管理信息化建设，实现档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化。第三十七条建立或完善消防档案管理信息系统，系统应具备以下基本功能：档案目录数据库管理。电子档案的接收、存储、检索、利用与权限控制。与办公自动化系统、消防安全管理系统等业务系统的数据接口。档案数字化加工与管理。统计分析与报表生成。第三十八条开展传统载体档案数字化工作。对利用率高、价值重要的纸质档案、照片档案、录音录像档案等进行数字化扫描或转换，建立数字副本。数字化过程应确保档案实体安全，数字化成果应进行质量检验。第三十九条电子档案与数字化副本应纳入统一的档案管理信息系统进行管理，确保其与目录数据的有效关联，并提供安全、便捷的检索利用服务。十、监督、考核与奖惩第四十条消防档案管理工作领导小组定期组织对各部门消防档案管理工作进行检查与考核，每年不少于一次。检查内容包括：档案材料形成与积累的完整性、准确性。档案整理与归档的及时性、规范性。档案安全保管情况。档案利用登记与效果。制度执行与人员履职情况。第四十一条检查考核结果纳入单位年度消防安全工作考评和部门绩效管理，与评优评先、绩效考核挂钩。第四十二条对在消防档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，给予通报表扬和物质奖励。第四十三条凡有下列行为之一的，视情节轻重，对直接责任人和部门负责人给予批评教育、通报批评、经济处罚，直至行政处分；造成档案损毁、丢失、泄密或单位重大损失的，依法追究法律责任：未按规定形成、积累档案材料，造成档案缺失的。未按时归档或拒绝归档的。涂改、伪造、撕毁档案的。因保管不善造成档案损坏、丢失的。擅自提供、抄录、复制、公布、销毁档案的。泄露档案秘密的。其他违反本制度的行为。十一、附则第四十四条本制度由本单位档案管理部门会同消防安全归口管理部门负责解释。第四十五条