资助信息管理制度

第一章总则第一条目的与依据为规范本单位资助活动中的信息管理工作，确保资助信息的真实性、准确性、完整性、保密性和安全性，提高资助工作的透明度和管理效率，保障资助方、受助方及相关各方的合法权益，依据国家相关法律法规及本单位章程，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位所有涉及资助项目的信息管理活动，包括但不限于资助项目的申报、评审、立项、实施、监督、评估、结题以及资金拨付、使用等各环节产生的信息。本单位内所有参与资助管理工作的部门及相关人员，均须遵守本制度。第三条基本原则资助信息管理应遵循以下基本原则：（一）真实性原则：确保所有资助信息真实可靠，来源有据。（二）保密性原则：严格保护受助方隐私、商业秘密及其他敏感信息，未经授权不得泄露。（三）合规性原则：信息的采集、存储、使用、传输和公开等行为应符合国家法律法规及本单位内部规定。（四）效率性原则：信息管理应便捷高效，满足资助工作开展和决策支持的需要。（五）安全可控原则：建立健全信息安全保障体系，防止信息丢失、损坏、篡改或被非法获取。第二章管理机构与职责第四条归口管理部门本单位[可在此处填写具体部门，如：行政部/项目管理部/财务部]是资助信息管理的归口部门，负责统筹、协调和监督本制度的执行。其主要职责包括：（一）组织制定和修订资助信息管理相关制度及操作细则；（二）负责资助信息管理系统（如适用）的规划、建设、维护和技术支持；（三）指导和督促各相关部门开展资助信息的收集、整理、归档和安全管理工作；（四）组织开展资助信息管理的培训和宣传工作；（五）对资助信息的使用、共享和公开进行审核与管理；（六）协调处理资助信息管理中出现的问题和纠纷。第五条相关业务部门职责各相关业务部门（如具体负责资助项目申报、评审、执行的部门）是其职责范围内资助信息管理的直接责任单位，主要职责包括：（一）负责本部门业务范围内资助信息的及时、准确、完整采集、录入、审核与更新；（二）严格按照规定保管和使用所掌握的资助信息，确保信息安全；（三）配合归口管理部门开展资助信息的汇总、统计和分析工作；（四）在规定范围内提供或使用资助信息，并对其行为负责。第六条工作人员职责所有接触和处理资助信息的工作人员，均负有以下职责：（一）严格遵守本制度及相关规定，规范操作；（二）对本人在工作中获取的资助信息负有保密义务，不得擅自泄露给无关第三方；（三）确保经手信息的真实性、准确性，发现错误或疑问及时核实更正；（四）妥善保管承载资助信息的载体，防止信息丢失或被非法访问；（五）发现信息安全隐患或违规行为，应立即报告。第三章资助信息的采集与登记第七条信息采集范围资助信息采集应围绕资助项目全生命周期进行，主要包括：（一）受助方信息：如基本概况、资质证明、申请材料、联系方式等；（二）项目信息：如项目名称、立项依据、实施计划、预算、预期成果等；（三）评审信息：如评审专家信息、评审意见、评审结果等；（四）资金信息：如资助金额、拨付记录、资金使用报告、审计报告等；（五）过程管理信息：如项目进展报告、中期检查结果、变更申请及批复等；（六）成果与档案信息：如项目总结报告、验收结论、成果证明、相关图片视频资料等；（七）其他与资助活动相关的必要信息。第八条信息采集要求（一）合法性：采集信息应符合法律法规规定，不得非法获取个人隐私或商业秘密。（二）必要性：仅采集与资助工作直接相关的必要信息，避免过度采集。（三）真实性与准确性：信息采集过程中应进行初步核实，确保信息真实可靠，数据准确无误。（四）规范性：信息采集应使用统一的表格、模板或系统字段，确保格式规范、内容完整。第九条信息登记与录入（一）采集到的信息应及时登记，纸质材料需整理成册，电子信息应录入指定的信息管理系统或存储介质。（二）登记和录入时，应明确信息来源、采集时间、采集人等要素。（三）关键信息录入后应进行复核，确保与原始材料一致。第四章资助信息的存储与保管第十条存储介质（一）资助信息可采用纸质和电子两种存储方式。电子存储应优先使用单位统一的信息管理系统或安全的服务器。（二）禁止使用未经授权的个人电脑、移动硬盘、U盘、云存储等存储工作相关的资助信息。第十一条存储管理（一）纸质档案应存放于安全、干燥、通风的场所，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，并建立借阅登记制度。（二）电子信息应进行分类存储和备份，定期检查存储介质的可靠性。重要数据应进行加密处理和多重备份。（三）明确各类资助信息的保管期限，保管期限应根据信息的重要性及相关规定确定。第十二条信息备份与恢复（一）电子资助信息应定期进行备份，备份介质应与原始数据分开存放，并妥善保管。（二）制定数据恢复预案，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。第五章资助信息的使用与共享第十三条信息使用原则使用资助信息应遵循“按需使用、职责权限匹配”的原则，仅限于工作目的。（一）工作人员因工作需要查阅、复制、使用资助信息，应在其职责权限范围内进行，并遵守相关保密规定。（二）内部流转资助信息时，应通过安全可靠的方式进行，确保信息在传输过程中的安全。第十五条信息共享（一）因工作协同需要在单位内部部门间共享资助信息的，应由相关部门负责人批准，并明确共享范围和使用责任。（二）确需向外部单位（如政府监管部门、合作机构）提供资助信息的，须经归口管理部门审核，并报请单位相关领导批准后，方可提供，并要求对方出具保密承诺（如必要）。第十六条信息公开（一）对于需要公开的资助信息（如资助政策、项目指南、资助结果公示等），应按照规定的程序和渠道进行，确保公开信息的准确性和权威性。（二）公开信息前，应对拟公开内容进行审核，对涉及敏感信息的部分进行必要处理，保护受助方隐私和合法权益。第十七条信息查询与借阅（一）内部人员查询或借阅纸质档案，需履行登记手续，限期归还。借阅期间应妥善保管，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（二）电子信息的查询权限由系统管理员根据职责统一配置。第六章信息安全与保密第十八条保密级别根据信息的敏感程度和重要性，可对资助信息划分保密级别（如公开、内部、秘密、机密等），对不同级别的信息采取相应的保密措施。第十九条访问控制（一）电子信息管理系统应设置严格的用户权限管理，不同用户根据其职责分配不同的操作权限。（二）用户密码应定期更换，保持复杂度，并妥善保管，不得转借他人。（三）严禁未经授权破解或越权访问信息系统。第二十条保密措施（一）严禁将涉密资助信息带出工作场所，确因工作需要携带的，须经批准并采取严格保密措施。（二）处理涉密信息的计算机不得连接互联网，严禁使用非涉密计算机、网络存储、传输涉密信息。（三）废弃的纸质涉密材料应按规定销毁，存储过涉密信息的介质在报废前应进行数据清除或物理销毁。（四）召开涉及敏感资助信息的会议，应控制参会人员范围，做好会议记录的保密管理。第二十一条信息脱敏在信息共享或公开时，对于不宜完全披露的敏感信息（如个人身份证号、详细住址、银行账号等），应进行脱敏处理（如部分隐藏、编码转换等）。第二十二条安全事件处置发生资助信息泄露、丢失、篡改等安全事件时，相关人员应立即采取补救措施，并向本部门负责人及归口管理部门报告。归口管理部门应组织调查，并按规定向单位领导及相关主管部门报告，必要时启动应急预案。第七章信息的归档与销毁第二十三条信息归档资助项目完成或终止后，相关业务部门应将所有资助信息（包括纸质和电子材料）整理