审计局采购审批制度

PAGE审计局采购审批制度一、总则（一）目的为规范审计局采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购活动合法、合规、公正、透明，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局机关及所属各单位使用财政性资金、自有资金进行的各类货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有参与采购活动的供应商平等竞争。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受监督。4.效益性原则：在满足审计工作需要的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购审批流程（一）采购计划申报1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要，提前编制采购计划，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并填写《采购计划申请表》。2.部门负责人审核：部门负责人对采购计划的必要性、合理性进行审核，签署意见后报分管领导审批。3.分管领导审批：分管领导根据工作实际情况，对采购计划进行审批，确定采购项目能否实施。（二）采购方式确定1.集中采购目录内项目：对于纳入政府集中采购目录的项目，必须按照规定委托集中采购机构进行采购。2.分散采购限额标准以上项目：采购金额达到分散采购限额标准以上的项目，根据项目特点和实际情况，可分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式。公开招标：适用于采购货物、工程或服务具有通用性、标准化程度高，且有众多潜在供应商可供选择的项目。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采购方式审批：采购部门根据采购项目的具体情况，提出采购方式建议，填写《采购方式审批表》，报分管领导审核、主要领导批准。（三）采购文件编制1.招标文件编制：对于采用招标方式采购的项目，采购部门应按照相关法律法规和行业标准，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.谈判文件编制：对于采用竞争性谈判方式采购的项目，采购部门应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、合同条款及格式、技术规格、谈判响应文件格式等内容。3.询价文件编制：对于采用询价方式采购的项目，采购部门应编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、报价要求、合同条款及格式、技术规格等内容。4.采购文件审核：采购文件编制完成后，采购部门应将采购文件送法规部门进行合法性审核，送财务部门进行预算审核，送相关业务部门进行技术审核。审核通过后，采购部门方可发布采购文件。（四）供应商选择1.发布采购信息：采购部门根据采购项目的特点和采购方式，通过指定的媒体或平台发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。2.供应商报名：潜在供应商应在规定的时间内，按照采购文件的要求，向采购部门提交报名资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等。3.资格审查：采购部门对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单，并向其发出采购文件。4.投标（响应）文件提交：供应商应在规定的时间内，按照采购文件的要求，编制并提交投标（响应）文件。投标（响应）文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容。5.开标（谈判、询价）：采购部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标（谈判、询价）活动。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，但不得开启投标文件。然后由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。谈判时，谈判小组与供应商逐一进行谈判，要求供应商对谈判文件提出的实质性要求和条件作出响应。询价时，询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。6.评标（谈判、询价）：评标（谈判、询价）小组按照采购文件规定的评标（谈判、询价）办法，对投标（响应）文件进行评审，推荐中标（成交）候选人或确定中标（成交）供应商。7.中标（成交）结果公示：采购部门将中标（成交）结果在指定的媒体或平台上进行公示，公示期不得少于[X]个工作日。公示期间，如有供应商对中标（成交）结果提出质疑，采购部门应及时进行调查处理。8.签订合同：中标（成交）供应商确定后，采购部门应在规定的时间内与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点及验收标准等内容。（五）采购验收1.验收准备：采购项目到货前，采购部门应通知使用部门、财务部门等相关人员组成验收小组，并明确验收标准和验收程序。2.到货验收：采购项目到货后，验收小组应按照采购合同和验收标准，对采购项目的数量、规格型号、质量等进行验收。验收合格后，验收小组成员应在《采购验收单》上签字确认。3.付款审批：采购项目验收合格后，采购部门应根据采购合同和验收情况，填写《付款审批表》，报财务部门审核、分管领导审批。财务部门根据审批意见，按照规定的程序办理付款手续。三、采购监督管理（一）内部监督1.成立监督小组：审计局成立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。监督小组由纪检监察、财务、审计等部门人员组成。2.监督内容：监督小组应重点对采购计划申报、采购方式确定、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订、采购验收等环节进行监督，检查采购活动是否符合法律法规和本制度的规定，是否存在违规操作、谋取私利等行为。3.监督方式：监督小组可通过查阅采购文件、合同、票据等资料，参加开标、谈判、询价等活动，实地查看采购项目等方式进行监督。对发现的问题，应及时提出整改意见，并督促采购部门进行整改。（二）外部监督1.接受财政部门监督：审计局采购活动应接受财政部门的监督检查，按照财政部门的要求提供相关资料，配合财政部门的工作。2.接受社会监督：审计局应将采购信息及时向社会公开，接受社会公众的监督。对于社会公众提出的质疑和投诉，应认真调查处理，并及时反馈处理结果。四、采购档案管理（一）档案收集采购部门应负责采购档案的收集工作，在采购活动结束后，及时将采购过程中形成的各类文件、资料进行整理、归档。采购档案应包括采购计划申请表、采购方式审批表、采购文件、投标（响应）文件、评标（谈判、询价）报告、中标（成交）通知书、采购合同、采购验收单、付款审批表等。（二）档案整理采购部门应按照档案管理的要求，对收集到的采购档案进行分类整理，编制档案目录，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，存放于专门的档案柜中，并指定专人负责管理。档案管理人员应定期对档案进行检查、核对，防止档