审计局三合一档案管理制度

PAGE审计局三合一档案管理制度一、总则（一）制定目的为加强审计局档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合审计局工作实际，制定本“三合一”档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于审计局各部门在履行职责过程中形成的各类文件材料，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则。审计局档案工作实行集中统一领导，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则。确保档案内容真实、准确反映审计工作实际情况。3.完整性原则。全面收集审计工作各环节形成的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全。5.便于利用原则。优化档案整理和存储方式，提高档案检索和利用效率。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管全局各类档案，确保档案的齐全完整和安全。3.对档案进行分类、编号、编目、上架等整理工作，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行鉴定，对已到保管期限的档案提出存毁意见，经批准后进行处理。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.积极开展档案利用工作，为审计工作和其他有关部门提供档案查阅服务。7.组织档案工作人员参加业务培训，提高档案管理水平。8.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作，确保文件材料的及时归档。2.在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求进行分类整理，定期移交综合档案室。3.配合综合档案室做好档案的鉴定、统计、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.积极参加档案业务培训，不断提高业务素质和工作能力。4.负责档案信息化设备的日常维护和管理，确保档案信息系统的正常运行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与审计工作相关的文件、指示、规定等。2.本局制定的各类审计工作计划、方案、报告、决定、通知等文件材料。3.审计项目实施过程中形成的审计通知书、审计工作底稿、审计证据、审计报告征求意见稿、审计决定书等文件材料。4.本局召开的重要会议文件、记录、纪要等。5.本局工作人员参加各类培训、学习、考察等活动形成的文件材料。6.本局与其他单位签订的合同、协议等文件材料。7.本局获得的荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。8.反映本局工作的照片、录音、录像等声像档案。（二）收集要求1.各部门应在文件材料形成后及时收集，确保文件材料的完整性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.纸质档案整理分类：按照审计项目、行政管理、党群工作等类别进行一级分类，在一级分类基础上再根据文件材料的性质、内容等进行二级分类。编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编目：编制档案目录，包括档号、文号、题名、日期、保管期限等项目。装订：将每份档案按照一定顺序进行装订，确保整齐牢固。2.电子档案整理分类：与纸质档案分类相对应，建立电子档案分类体系。命名：按照规范的命名规则对电子文件进行命名，便于识别和查找。存储：将电子文件存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。元数据管理：建立电子档案元数据，记录文件的基本信息、背景信息等，便于检索和利用。3.声像档案整理分类：按照照片、录音、录像等类别进行分类。编号：对声像档案进行编号，并注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息。编目：编制声像档案目录，包括编号、题名、拍摄（录制）时间、保管期限等项目。存储：将声像档案存储在专门的存储介质上，并进行分类存放。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.档案库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，标识清晰。（三）档案保管期限1.审计档案的保管期限分为永久、长期（10年）和短期（3年）。2.永久保管的档案主要包括：上级机关颁发的属于本局主管业务并要贯彻执行的重要文件；本局制定的法规性文件；审计工作中形成的重要审计报告、审计决定等。3.长期保管的档案主要包括：审计项目中形成的一般性审计文件材料；本局重要会议文件、重要合同协议等。4.短期保管的档案主要包括：审计项目中形成的临时性文件材料；本局一般性行政事务文件等。（四）档案定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，发现的问题和处理情况应详细记载。（五）档案安全管理1.严格遵守档案安全保密制度，非档案工作人员未经允许不得进入档案库房。2.加强对档案信息化设备的安全管理，设置防火墙、安装杀毒软件等，防止档案信息泄露和被篡改。3.定期对档案库房进行安全检查，确保消防、防盗等设备正常运行。4.对档案的借阅、利用等情况进行登记，严格控制档案的流向。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，结合审计工作实际，对档案进行鉴定。2.鉴定档案的价值，主要从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析。3.对已到保管期限但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。2.对拟销毁的档案编制销毁清册，注明档案的题名、文号、日期、保管期限等信息。3.将销毁清册报经审计局领导审批。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，由档案管理人员和监销人员共同在指定地点进行销毁。2.销毁过程应进行记录，监销人员应对销毁情况进行监督，并在销毁清册上签字。3.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。六、档案的利用与统计（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关因办案需要查阅档案。（二）利用手续1.本局工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.上级机关、其他有关部门查阅档案，需出具单位介绍信，经审计局办公室负责人签字同意后，到综合档案室查阅。3.司法机关查阅档案，需按照法定程序办理相关手续，经审计局领导批准后，到综合档案室查阅。（三）利用方式1.档案查阅应在综合档案室指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.如需复印档案，应经综合档案室负责人批准，并按照规定进行登记。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损等。（四）档案统计1.综合档案室应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、