审计业务联系制度

PAGE审计业务联系制度一、总则（一）目的为了加强公司内部审计工作与各部门之间的沟通与协作，规范审计业务联系流程，提高审计工作效率和质量，保障公司各项业务活动合法合规、高效运行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、子公司以及与公司有业务往来的外部单位与公司审计部门之间的业务联系活动。（三）基本原则1.依法依规原则：审计业务联系活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部的各项规章制度。2.沟通协作原则：强调审计部门与各相关部门之间的信息共享、协同配合，共同推动审计工作顺利开展。3.高效准确原则：确保审计业务联系过程中的信息传递及时、准确，以提高审计工作效率，避免因沟通不畅导致的工作延误或失误。4.保密原则：对于在审计业务联系过程中涉及的公司商业秘密、敏感信息等，必须严格保密，防止信息泄露。二、审计业务联系职责分工（一）审计部门职责1.主导审计业务联系工作：负责制定审计业务联系计划，明确联系的对象、内容、时间安排等；组织实施审计业务联系活动，协调解决联系过程中出现的问题。2.信息收集与分析：通过与各部门的联系，收集与审计事项相关的业务资料、财务数据、内部控制情况等信息，并进行分析研究，为审计工作提供依据。3.审计意见反馈与沟通：及时向被审计部门反馈审计过程中发现的问题及审计意见，与被审计部门就审计结果进行沟通交流，确保双方对审计结论达成共识。4.跟踪整改落实情况：对被审计部门针对审计意见提出的整改措施及落实情况进行跟踪检查，确保审计发现的问题得到有效整改。（二）被审计部门职责1.配合审计工作：按照审计部门的要求，及时提供与审计事项相关的文件、资料、数据等信息，协助审计人员开展工作；安排专人负责与审计部门的联系沟通，协调本部门内部相关人员配合审计工作。2.解释说明情况：对审计人员提出的疑问和问题，如实进行解释说明，提供必要的背景信息和业务资料，确保审计人员全面了解相关情况。3.落实整改措施：针对审计意见，认真制定整改措施，并组织实施整改工作；定期向审计部门报告整改情况，直至问题得到彻底解决。（三）其他部门职责1.提供协助与支持：在审计部门开展业务联系活动时，其他相关部门应根据需要提供必要的协助与支持，如提供专业技术咨询、协助查阅资料等。2.信息共享与沟通：各部门之间应加强信息共享与沟通，及时将与公司整体运营、财务状况、内部控制等相关的信息传递给审计部门，以便审计部门更好地开展工作。三、审计业务联系流程（一）审计计划阶段的联系1.审计项目立项：审计部门根据公司战略目标、经营管理需要以及风险评估结果，确定年度审计项目计划，并向公司管理层汇报审批。在立项过程中，审计部门可与相关部门进行初步沟通，了解业务情况和潜在风险点，为制定审计计划提供参考。2.制定审计方案：审计部门针对具体审计项目制定详细的审计方案，明确审计目标、范围、方法、步骤以及人员安排等。在制定审计方案过程中，审计人员应与被审计部门相关人员进行沟通，了解业务流程、内部控制制度等情况，确保审计方案具有针对性和可操作性。3.发送审计通知书：审计部门在实施审计前，向被审计部门发送审计通知书，告知审计的目的、范围、时间安排以及需要提供的资料等事项。被审计部门收到审计通知书后，应按照要求做好准备工作，并及时与审计部门沟通确认相关事宜。（二）审计实施阶段的联系1.首次沟通会议：审计人员进驻被审计部门后，召开首次沟通会议，介绍审计项目的基本情况、目的和要求，与被审计部门相关人员建立沟通机制。被审计部门应在会上介绍本部门的业务概况、内部控制情况以及近期工作重点等内容，为审计工作提供背景信息。2.资料收集与审查：审计人员按照审计方案的要求，向被审计部门收集相关文件、资料、数据等信息，并进行审查分析。在资料收集过程中，审计人员应与被审计部门相关人员保持密切沟通，及时解决资料提供过程中出现的问题。对于审查过程中发现的疑问和问题，审计人员应及时与被审计部门相关人员进行沟通核实，确保信息的真实性和准确性。3.现场观察与访谈：审计人员通过现场观察、访谈等方式，深入了解被审计部门的业务流程、内部控制执行情况以及实际工作中存在的问题。在现场观察和访谈过程中，审计人员应与被审计部门工作人员进行充分交流，获取第一手资料，并对发现的问题进行记录和分析。（三）审计报告阶段的联系1.审计结果沟通：审计工作结束后，审计部门形成审计报告初稿，并与被审计部门进行沟通。审计人员应向被审计部门详细介绍审计发现的问题、审计意见以及相关依据，听取被审计部门的意见和建议。被审计部门对审计报告初稿如有异议，应及时与审计部门沟通，提供相关证据和解释说明，审计部门应认真核实并对审计报告进行相应调整。2.出具正式审计报告：审计部门根据与被审计部门沟通的结果，对审计报告进行修改完善，形成正式审计报告，并提交给公司管理层和被审计部门。正式审计报告应明确审计目标、范围、审计发现的问题、审计意见以及被审计部门的反馈意见等内容。3.审计报告送达：审计部门将正式审计报告送达被审计部门，并要求被审计部门签收确认。被审计部门收到审计报告后，应按照要求认真阅读报告内容，落实审计意见，并在规定时间内将反馈意见书面回复审计部门。（四）审计整改阶段的联系1.整改计划制定：被审计部门针对审计意见，制定详细的整改计划，明确整改措施、责任人员以及整改时间节点等内容。整改计划应在规定时间内报送审计部门审核备案。2.整改跟踪检查：审计部门对被审计部门的整改计划执行情况进行跟踪检查，定期与被审计部门沟通整改进展情况。在跟踪检查过程中，审计人员可通过查阅资料、实地走访、听取汇报等方式，了解整改工作的实际推进情况，及时发现并解决整改过程中出现的问题。3.整改结果验收：被审计部门完成整改工作后，向审计部门提交整改报告，申请整改结果验收。审计部门组织相关人员对整改情况进行验收，如整改结果符合要求，审计部门出具整改验收意见；如整改不到位，审计部门应要求被审计部门继续整改，直至达到整改要求。四、审计业务联系的方式与渠道（一）定期会议1.审计工作协调会：审计部门定期组织召开审计工作协调会，与各部门负责人及相关人员就审计工作的开展情况、存在的问题以及需要协调解决的事项进行沟通交流。会议由审计部门负责人主持，各部门汇报近期业务工作进展、内部控制情况以及与审计工作相关的事项，审计部门通报审计计划执行情况、审计发现的问题以及对各部门的工作要求等。2.审计项目沟通会：针对具体审计项目，审计部门在实施过程中可根据需要组织召开审计项目沟通会，与被审计部门相关人员就审计工作中的重点、难点问题进行深入沟通。会议由审计项目负责人主持，审计人员介绍审计工作进展情况、发现的问题以及下一步工作计划，被审计部门人员介绍业务情况、对审计发现问题的看法以及提出相关建议，双方共同探讨解决方案，推动审计项目顺利进行。（二）文件往来1.审计通知书：审计部门在实施审计前，向被审计部门发送审计通知书，明确审计的目的、范围、时间安排以及需要提供的资料等事项。审计通知书应采用正式文件格式，加盖审计部门公章，并通过公司内部公文系统或专人送达的方式发送给被审计部门。2.审计报告：审计部门在完成审计工作后，向公司管理层和被审计部门出具审计报告。审计报告应包括审计目标、范围、审计发现的问题、审计意见以及被审计部门的反馈意见等内容。审计报告应采用正式文件格式，加盖审计部门公章，并通过公司内部公文系统或专人送达的方式发送给相关部门。3.整改报告：被审计部门针对审计意见制定整改计划并组织实施整改工作，整改完成后向审计部门提交整改报告。整改报告应包括整改措施、整改过程、整改结果以及对审计意见的落实情况等内容。整改报告应采用正式文件格式，加盖被审计部门公章，并通过公司内部公文系统或专人送达的方式发送给审计部门。（三）信息系统平台1.内部审计管理系统：公司建立内部审计管理系统，审计部门与各部门可通过该系统进行信息共享、工作协同以及业务联系。审计部门可在系统中发布审计通知、审计报告等文件，各部门可在系统中上传与审计事项相关的资料、数据等信息，并及时回复审计部门的工作要求。通过内部审计管理系统，实现审计业务联系的信息化、规范化和高效化。2.公司办公自动化系统：利用公司现有的办公自动化系统，审计部门与各部门之间可通过邮件、即时通讯工具等方式进行日常沟通交流。审计人员可通过邮件向被审计部门发送审计相关文件和资料，被审计部门可通过邮件回复审计问题和提供相关信息；双方还可通过即时通讯工具进行实时沟通，及时解决审计工作中出现的问题。（四）实地走访与面谈1.实地走访：审计人员根据审计工作需要，可对被审计部门或相关业务现场进行实地走访。实地走访过程中，审计人员与被审计部门工作人员进行面对面交流，深入了解业务流程、内部控制执行情况以及实际工作中存在的问题。实地走访有助于获取真实、准确的信息，发现潜在的风险点，为审计工作提供有力支持。2.面谈：审计人员在审计实施过程中，可与被审计部门相关人员进行面谈，包括部门负责人、业务骨干、财务人员等。面谈内容主要围绕审计事项展开，了解业务情况、内部控制情况以及对审计发现问题的看法等。通过面谈，审计人员能够更全面地掌握相关信息，与被审计部门人员建立良好的沟通关系，推动审计工作顺利进行。五、审计业务联系中的信息管理（一）信息收集与整理1.明确信息收集范围：审计部门在开展业务联系活动时，应明确信息收集的范围，包括但不限于与审计事项相关的文件、资料、数据、业务记录、内部控制制度等。信息收集范围应根据审计项目的目标和要求进行确定，确保收集到的信息能够满足审计工作的需要。2.规范信息收集方式：审计人员可通过多种方式收集信息，如要求被审计部门提供书面资料、电子数据，进行现场观察、访谈调查，查阅公司内部档案、业务系统等。在信息收集过程中，审计人员应规范收集方式，确保信息来源的可靠性和合法性。同时，审计人员应做好信息收集记录，注明信息来源、收集时间、收集人等信息，以便对信息进行追溯和管理。3.及时整理信息：审计人员在收集到信息后，应及时进行整理，对信息进行分类、编号、归档，建立审计工作资料档案。整理后的信息应便于查阅和使用，为审计分析、报告撰写等工作提供支持。（二）信息存储与保管1.选择合适的存储介质：审计工作资料档案可采用纸质和电子两种存储介质。对于重要的纸质文件，应进行分类装订成册，并妥善保管；对于电子数据，应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。2.建立信息保管制度：公司应建立健全信息保管制度，明确信息保管的责任部门和责任人，规定信息保管的期限、存储方式、查阅权限等内容。审计部门应按照信息保管制度的要求，对审计工作资料档案进行妥善保管，确保信息的安全和完整。3.信息安全管理：加强信息安全管理，采取必要的安全防护措施，防止审计工作资料档案被篡改、泄露或丢失。对涉及公司商业秘密、敏感信息的审计资料，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅权限，确保信息安全。（三）信息共享与使用1.明确信息共享范围：审计部门应根据审计工作需要，明确信息共享的范围，将与审计事项相关的信息在公司内部进行合理共享。信息共享范围应限于公司内部与审计工作相关的部门和人员，确保信息在授权范围内使用，防止信息泄露。2.规范信息共享流程：建立信息共享流程，明确信息共享的申请、审批、传递等环节。审计部门如需将审计工作资料档案中的信息共享给其他部门，应填写信息共享申请表，注明共享信息的内容、用途、共享对象等信息，经审计部门负责人审批后，按照规定的方式将信息传递给共享对象。共享对象在使用共享信息时，应遵守相关规定，不得擅自扩大信息使用范围或泄露信息给无关人员。3.信息使用监督：加强对信息共享与使用情况的监督检查，确保信息在规定的范围内使用，不被滥用或泄露。审计部门应定期对信息共享与使用情况进行统计分析，发现问题及时采取措施进行处理。同时，公司内部审计部门可对信息共享与使用情况进行审计监督，保障信息管理的合规性和有效性。六、审计业务联系中的保密管理（一）保密责任1.审计部门保密责任：审计部门及其工作人员在业务联系过程中，应严格遵守保密规定，对涉及公司商业秘密、敏感信息等予以保密。审计人员不得向无关人员泄露审计工作中获取的信息，不得利用审计信息谋取私利。2.被审计部门保密责任：被审计部门及其工作人员在配合审计工作过程中，应妥善保管审计部门提供的文件、资料等信息，不得擅自复制、传播或泄露给无关人员。对于审计过程中知悉的公司商业秘密、敏感信息等，应承担保密义务。（二）保密措施1.签订保密协议：公司与审计部门工作人员、被审计部门工作人员签订保密协议，明确保密责任、保密范围、保密期限以及违约责任等内容。保密协议应作为双方履行保密义务的依据，确保保密工作的有效执行。2.加强人员培训：公司定期组织审计部门工作人员、被审计部门工作人员参加保密培训，提高保密意识和保密技能。培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、保密工作流程以及保密技术防范措施等，使工作人员充分认识保密工作的重要性，掌握保密工作的基本要求和方法。3.规范信息管理：在审计业务联系过程中，对涉及保密信息的文件、资料、数据等进行严格管理。采用加密存储、专人保管、限制查阅权限等措施，确保保密信息的安全。同时，对废弃的保密信息载体，应按照规定进行销毁处理，防止信息泄露。（三）保密监督与检查1.建立保密监督机制：公司建立保密监督机制，定期对审计业务联系中的保密工作进行检查和评估。审计部门应定期自查保密工作执行情况，发现问题及时整改；公司内部审计部门可对审计业务联系中的保密工作进行专项审计监督，确保保密制度的