铁塔公司采购管理制度

PAGE铁塔公司采购管理制度一、总则（一）目的为规范中国铁塔股份有限公司（以下简称“公司”）采购管理工作，加强采购内部控制，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。本制度旨在确保公司采购活动合法合规、公平公正、科学高效，保障公司生产经营活动的顺利进行，实现公司价值最大化。其适用范围涵盖公司总部及所属各级分公司、子公司的各类采购活动，包括但不限于通信铁塔、机房及配套设施、电力设备及线路、办公设备及用品、服务类采购等。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各级分公司、子公司的各类采购活动，包括但不限于通信铁塔、机房及配套设施、电力设备及线路、办公设备及用品、服务类采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的机会。3.科学高效原则：运用科学的采购方法和流程，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。5.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，共同维护市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，作为采购活动的最高决策机构。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，负责审议和决策重大采购项目、采购政策及采购管理制度等事项。采购决策委员会的主要职责包括：1.审议和批准年度采购计划和预算；2.审批重大采购项目的采购方案和采购合同；3.研究和决策采购工作中的重大问题和事项；4.监督采购管理制度的执行情况。（二）采购管理部门公司设立采购管理部门，作为采购活动的归口管理部门。采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、采购流程和采购标准，组织实施采购活动，协调与其他部门的工作关系，监督采购合同的执行情况等。采购管理部门的主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、采购流程和采购标准；2.组织编制年度采购计划和预算；3.组织实施采购活动，包括采购需求调研、供应商选择、采购谈判、采购合同签订等；4.建立和维护供应商管理体系，对供应商进行评估、考核和管理；5.协调与其他部门的工作关系，及时解决采购过程中出现的问题；6.监督采购合同的执行情况，对采购项目进行验收和结算；7.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（三）需求部门需求部门是采购项目的提出者和使用者，负责提出采购需求，参与采购需求调研、供应商选择、采购谈判等工作，配合采购管理部门进行采购合同的签订、执行和验收等工作。需求部门的主要职责包括：1.根据公司生产经营需要，提出采购需求；2.参与采购需求调研，提供相关技术要求和业务需求；3.协助采购管理部门进行供应商选择和采购谈判；4.配合采购管理部门签订采购合同，并负责合同的执行和验收；5.及时反馈采购项目的使用情况和问题，提出改进建议。（四）财务部门财务部门负责审核采购预算、采购合同付款条款，监督采购资金的支付和使用情况，参与采购项目的成本核算和效益分析等工作。财务部门的主要职责包括：1.审核年度采购计划和预算，确保采购资金的合理安排；2.参与采购合同的审核，提出付款条款等财务方面的意见和建议；3.根据采购合同和验收报告，办理采购资金的支付手续；4.监督采购资金的使用情况，定期进行财务审计和检查；5.参与采购项目的成本核算和效益分析，为采购决策提供财务支持。（五）审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购管理制度的执行情况，审查采购项目的合规性、真实性和效益性等。审计部门的主要职责包括：1.制定采购审计计划和方案，对采购活动进行定期审计和专项审计；2.检查采购管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见；3.审查采购项目的合规性、真实性和效益性，对违规行为进行调查和处理；审核采购合同的合法性和完整性，防范合同风险；5.定期向公司管理层汇报采购审计情况，为公司决策提供参考依据。三、采购流程（一）采购需求提出需求部门根据公司生产经营需要，填写《采购需求申请表》（以下简称“申请表”），详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间、交货地点等内容，并经部门负责人审核签字后提交给采购管理部门。申请表应明确采购项目的必要性和紧迫性，确保采购需求真实、准确、完整。对于重大采购项目，需求部门应组织相关人员进行可行性研究和论证，形成可行性研究报告，作为采购决策的依据。（二）采购需求调研采购管理部门收到申请表后，对采购需求进行初步审核。对于符合采购条件的项目，采购管理部门组织相关人员进行采购需求调研，了解市场供应情况、产品价格、质量标准、供应商信誉等信息，为供应商选择和采购谈判提供参考依据。采购需求调研可采取多种方式进行，如市场调查询价、供应商咨询、行业协会交流、网络搜索等。在调研过程中，采购人员要广泛收集信息，进行综合分析和比较，确保采购需求的合理性和可行性。（三）供应商选择采购管理部门根据采购需求调研结果，制定供应商选择标准和评价指标体系。供应商选择标准应包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务、生产能力、技术水平等方面。评价指标体系应明确各项指标的权重和评分标准，以便对供应商进行客观、公正的评价。采购管理部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判采、询价采购、单一来源采购等方式，从符合条件购方式，从符合条件的供应商名单中选择供应商。在选择供应商过程中，采购人员要严格按照供应商选择标准和评价指标体系进行评审，确保选择的供应商具备良好的信誉和实力，能够提供优质的产品和服务。对于重大采购项目，采购管理部门应组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、质量管理体系况、质量管理体系、售后服务能力等，确保选择的供应商符合公司要求。（四）采购谈判采购管理部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购项目的价格、质量、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款进行协商和沟通，达成一致意见后签订采购合同。采购谈判应遵循公平公正、诚实守信的原则，采购人员要充分了解市场行情和供应商的成本结构，争取有利的采购条件。在谈判过程中采购人员要充分了解市场行情和供应商的成本结构，争取有利的采购条件。在谈判过程中，采购人员要注意收集和整理谈判资料，作为签订采购合同的依据。对于重大采购项目，采购谈判应组织相关部门和专业人员参加，确保谈判结果符合公司利益和要求。（五）采购合同签订采购谈判达成一致意见后，采购管理部门根据谈判结果起草采购合同，并提交给需求部门、财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核通过后签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号量、技术要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、质量标准、售后服务等条款。采购合同应符合法律法规和行业标准要求，确保合同的合法性和有效性合法有效。采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分送需求部门、财务部门、审计部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（六）采购合同执行采购合同签订后，需求部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时向采购管理部门反馈合同执行过程中出现的问题。采购管理部门负责协调供应商按照合同要求按时、按质、按量交货，并监督采购资金的支付情况。供应商交货前，需求部门应组织相关人员进行验收准备工作，制定验收方案和验收标准。供应商交货时，需求部门应按照验收方案和验收标准进行验收，确保采购项目符合合同要求。验收合格后，需求部门填写《采购项目验收报告》（以下简称“验收报告”），并经部门负责人审核签字后提交给采购管理部门。采购管理部门根据验收报告办理采购资金的支付手续。对于验收不合格的采购项目，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或重新交货，直至验收合格为止。如因供应商原因导致采购项目无法验收合格或延误交货，采购管理部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。（七）采购项目结算采购项目验收合格后，采购管理部门根据采购合同和验收报告，填写《采购项目结算申请表》（以下简称“结算申请表”），并提交给财务部门进行审核。财务部门审核通过后办理采购项目的结算手续。结算申请表应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、合同金额、实际支付金额等内容，并附上采购合同、验收报告等相关资料。财务部门应严格按照采购合同和财务制度的规定进行审核，确保结算金额准确无误。采购项目结算完成后，采购管理部门应及时将结算情况反馈给需求部门和其他相关部门，并对采购项目进行总结和分析，为今后的采购工作提供经验教训。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、合同纠纷等，并评估风险发生的可能性和影响程度。采购管理部门可采用风险矩阵、风险清单等工具对风险进行识别和评估，并根据风险评估结果制定相应的风险应对措施。(二)风险应对措施对识别出的采购风险，采购管理部门应采取以下风险应对措施：1.供应商风险管理：建立健全供应商管理体系，加强对供应商的评估、考核和管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商；与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任；定期对供应商进行回访和评估，及时发现和解决供应商存在的问题。2.质量风险管理：在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件；加强对采购项目的验收管理，严格按照验收标准进行验收，确保采购项目质量符合要求；对于质量不合格的采购项目，及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或重新交货，直至验收合格为止如因供应商原因导致采购项目质量问题给公司造成损失的，应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。3.价格风险管理：加强市场价格监测和分析，及时掌握市场价格动态；在采购谈判中争取有利价格条件，与供应商签订价格调整条款；对于价格波动较大的采购项目，可采用套期保值、签订长期合同等方式进行价格风险管理。4.合同风险管理：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同，确保合同条款合法合规、明确清晰；对采购合同进行审核和备案，及时发现和纠正合同中存在的问题；加强对采购合同执行情况的监督和检查，及时处理合同纠纷，确保合同的顺利履行合同纠纷，确保合同的顺利履行。5.内部管理风险：加强采购内部控制，建立健全采购管理制度和流程，明确各部门的职责和权限，规范采购行为；加强对采购人员的培训和教育，提高采购人员的业务素质和风险意识；加强对采购活动的审计和监督，及时发现和纠正采购过程中存在的问题，防范内部管理风险。（三）风险监控与预警采购管理部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。当风险指标超过设定的预警值时，采购管理部门应及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。采购管理部门应定期对采购风险管理工作进行总结和分析，评估风险应对措施的有效性，不断完善采购风险管理体系，提高采购风险管理水平。五、采购监督与检查（一）内部监督公司审计部门负责对采购活动进行内部审计监督定期审计和专项审计，检查采购管理制度的执行情况，审查采购项目的合规性、真实性和效益性等。审计部门应制定采购审计计划和方案，明确审计的范围、内容、方法和时间安排。在审计过程中，审计人员要严格按照审计程序和方法进行审计，收集充分的审计证据，确保审计结果客观、公正。审计部门应定期向公司管理层汇报采购审计情况，对审计发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）外部监督公司采购活动应接受政府有关部门、社会公众等外部监督。采购管理部门应积极配合政府有关部门的监督检查工作，及时提供相关资料和信息，确保采购活动合法合规。公司应建立健全信息公开制度，将采购项目的招标公告、中标结果、合同签订情况等信息在公司内部网站或其他媒体上公开，接受社会公众的监督。（三）检查与考核采购管理部门应定期对采购工作进行检查和考核评估采购人员的工作业绩和采购项目的实施效果。检查和考核内容包括采购计划执行情况、采