金螳螂招标采购管理制度

PAGE金螳螂招标采购管理制度一、总则（一）目的为规范金螳螂公司招标采购活动，加强对招标采购过程的管理与监督，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，提高采购质量，降低采购成本，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于金螳螂公司及所属各部门、分支机构在经营活动中进行的各类招标采购活动，包括但不限于工程建设项目、装饰装修项目、物资设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：招标采购信息应公开透明，所有参与投标的供应商机会均等，评标过程公正，结果公平。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购方式和程序，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，明确采购需求，组织招标采购活动的实施。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库，并对供应商进行评估和管理。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.负责采购文件的编制、审核、发布及存档工作。（二）技术部门1.参与采购需求的技术规格制定，提供技术支持和专业意见。2.对投标供应商的技术方案进行评审，协助评标委员会进行技术评标。3.负责对采购物资设备进行验收，确保符合技术要求。（三）法务部门（或合规部门）1.审查招标采购文件及合同，确保其符合法律法规要求，防范法律风险。2.参与重大采购项目的谈判，提供法律咨询和法律保障。3.对采购活动中的违法违规行为进行调查处理。（四）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的建议和支持。2.负责采购资金的支付审核和管理，确保资金安全。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（五）评标委员会1.按照规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。2.负责评标过程的记录和报告，保证评标结果的公正性和客观性。（六）公司管理层1.审批招标采购计划、重大采购项目及采购合同。2.对招标采购活动进行监督和指导，协调解决采购过程中的重大问题。三、招标采购流程（一）采购计划制定1.各部门根据业务需求和预算安排，提前向采购部门提交采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、交货时间等要求。2.采购部门汇总各部门采购申请，结合公司年度经营计划和资金状况，制定年度采购计划，并报公司管理层审批。3.年度采购计划应明确采购项目的类别、采购方式、时间安排等内容，确保采购活动有序进行。（二）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、供应商推荐、行业网站等，建立供应商库。2.对供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，确保供应商具备提供合格产品或服务的能力。3.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等，根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（三）招标采购文件编制1.根据采购项目的特点和需求，采购部门编制招标采购文件，包括招标文件、询价文件、谈判文件等。2.招标采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容，确保供应商能够准确理解采购要求。3.技术部门参与招标采购文件中技术规格部分的编制，提供专业技术支持，确保技术要求合理可行。4.法务部门（或合规部门）对招标采购文件进行合法性审查，避免出现法律风险。（四）招标采购信息发布1.通过公司官网、行业媒体、专业采购平台等渠道发布招标采购信息，公开采购项目的基本情况、采购要求、投标截止时间等内容，吸引潜在供应商参与投标。2.对于特定的采购项目，也可直接向供应商库中的供应商发送招标采购文件，邀请其参与投标。（五）投标文件接收与初步审查1.在规定的投标截止时间前，采购部门接收供应商提交的投标文件，并进行登记和编号。2.对投标文件进行初步审查，检查投标文件的完整性、密封性、投标资格证明文件等，确保投标文件符合要求。3.对于不符合要求的投标文件，采购部门应及时通知供应商进行补充或修正，如供应商在规定时间内未按要求处理，该投标文件将被视为无效投标。（六）开标与评标1.在规定的开标时间和地点，采购部门组织开标会议，当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标价格、交货期等主要内容，并记录开标过程。2.评标委员会按照预先确定的评标标准和方法，对投标文件进行详细评审。评标标准应包括技术方案、商务条款、价格、售后服务等方面，确保评标结果客观公正。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中的有关问题进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。4.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人，并编写评标报告。评标报告应包括评标过程、评标结果、中标候选人名单及推荐理由等内容。（七）中标通知与合同签订1.根据评标报告，公司管理层确定中标人后，采购部门向中标人发出中标通知书，并同时通知未中标人。2.中标人应在规定时间内与采购部门签订采购合同，合同内容应与招标采购文件及投标文件一致，明确双方的权利和义务。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分送相关部门存档，并按照合同约定履行付款、交货、验收等手续。（八）采购验收1.采购物资设备到货后，采购部门应及时通知技术部门、使用部门等相关人员进行验收。2.验收人员按照采购合同及相关技术标准对采购物资设备的数量、质量、规格等进行检验，填写验收报告。3.对于验收合格的采购物资设备，验收人员应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的采购物资设备，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。四、招标采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。3.公开招标应按照法定程序进行，包括发布招标公告、资格预审、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大不值得的项目。3.邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力且资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定的程序进行招标活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。3.竞争性谈判应成立谈判小组，与供应商进行多轮谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件进行澄清、修改，并最终确定成交供应商。（四）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行分析比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.询价应向供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价，采购部门对报价进行比较和评估，确定成交供应商。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。3.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，经批准后与唯一供应商签订采购合同。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购文件的合规性、采购合同的履行情况等，发现问题及时提出整改意见。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。3.各部门应积极配合内部监督工作，如实提供相关资料和信息，协助审计部门开展审计工作。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，按照要求提供招标采购活动的相关资料和信息，确保采购活动合法合规。2.主动接受社会公众的监督，对于涉及公众利益的重大采购项目，应及时公开采购信息，接受社会监督。（三）违规处