重点局政府采购内控制度

PAGE重点局政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强重点局政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于重点局使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，确保所有参与采购的供应商机会均等。3.公开性原则：采购信息应依法公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。二、组织与职责（一）政府采购领导小组1.组成：由重点局主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。2.职责研究制定政府采购政策、制度和发展规划。审议重大采购项目的采购方式、采购预算和采购计划。协调解决政府采购活动中的重大问题。（二）政府采购管理部门1.部门设置：设立专门的政府采购管理科室或指定相关科室负责政府采购工作。2.职责贯彻执行政府采购法律法规和政策制度。编制政府采购预算和采购计划。组织实施政府采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、开标评标等。签订政府采购合同，并对合同执行情况进行监督。负责政府采购项目的验收工作。建立政府采购档案，妥善保管采购文件和相关资料。（三）采购需求部门1.职责根据工作需要提出采购需求，包括采购货物的规格、数量、技术要求，工程的建设内容、标准，服务的范围、质量要求等。参与采购文件的编制和审核，提供必要的技术支持和业务指导。配合政府采购管理部门做好采购项目的实施和验收工作。（四）财务部门1.职责审核政府采购预算和采购资金支付申请。按照合同约定和财政支付规定及时支付采购资金。对政府采购资金使用情况进行监督和绩效评价。（五）内部监督部门1.职责对政府采购活动进行全过程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合法。受理对政府采购活动的投诉和举报，依法进行调查处理。三、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，在规定时间内编制政府采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经本部门负责人审核后报政府采购管理部门。3.政府采购管理部门对采购预算草案进行汇总、审核，结合财政部门下达的预算控制指标，编制年度政府采购预算，报政府采购领导小组审议后，按规定程序报财政部门审批。（二）采购计划制定1.根据财政部门批准的政府采购预算，政府采购管理部门制定政府采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等。2.采购计划应提前向采购需求部门和相关部门征求意见，确保采购计划的合理性和可行性。3.采购计划一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整的，应按规定程序报经批准。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.公开招标程序编制招标文件：政府采购管理部门根据采购需求编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标评标：按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会进行评标，确定中标供应商。中标公告：发布中标公告，公示中标供应商名单。签订合同：中标供应商与采购人签订政府采购合同。2.邀请招标程序确定邀请供应商名单：根据采购项目特点和要求，从符合相应资格条件的供应商中选择不少于三家的供应商作为邀请对象。发出邀请书：向邀请供应商发出投标邀请书，告知采购项目的基本情况、投标截止时间、开标时间和地点等。后续程序：参照公开招标程序进行开标评标、中标公告和签订合同等环节。3.竞争性谈判程序成立谈判小组：由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成谈判小组，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。4.单一来源采购程序申请单一来源采购：采购需求部门向政府采购管理部门提交单一来源采购申请，说明采购项目的理由、拟采购的货物或者服务的名称、数量、预算金额等内容。审核批准：政府采购管理部门对单一来源采购申请进行审核，报政府采购领导小组批准。公示：在指定媒体上公示单一来源采购项目相关信息，公示期不得少于五个工作日。签订合同：公示无异议后，与单一来源供应商签订政府采购合同。5.询价程序成立询价小组：由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成询价小组，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.政府采购合同不得对采购文件确定的事项和中标、成交供应商的投标文件作实质性修改。（二）合同履行1.采购合同生效后，双方应当按照合同约定履行义务，采购需求部门应配合政府采购管理部门做好合同执行的监督和协调工作。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、中止或终止等情况，应按照法律法规和合同约定办理相关手续。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员按照合同约定的验收标准进行验收。2.验收合格的，由验收人员签署验收报告；验收不合格的，采购人应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，按照合同约定追究供应商的违约责任。3.政府采购管理部门应参与采购项目的验收工作，对验收情况进行监督检查。六、采购资金管理（一）资金支付1.财务部门应根据采购合同和验收报告，按照财政支付规定及时办理采购资金支付手续。2.采购资金支付方式应符合财政部门的要求，一般采用财政直接支付或财政授权支付。3.对于采购资金的支付，应严格审核相关凭证，确保支付的准确性和合规性。（二）资金核算与监督1.财务部门应按照财务会计制度的规定，对政府采购资金进行单独核算，准确反映采购资金的收支情况。2.内部监督部门应对政府采购资金的使用情况进行定期或不定期检查，防止资金挪用、浪费等违规行为的发生。3.政府采购管理部门应配合财务部门和内部监督部门做好采购资金的核算与监督工作，提供相关采购信息和资料。七、采购档案管理（一）档案内容政府采购档案应包括采购项目的采购预算、采购计划、采购文件（包括招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、开标评标记录、中标通知书、政府采购合同、验收报告、采购资金支付凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.在采购项目完成后，政府采购管理部门应及时整理采购档案，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。一般采购项目档案保管期限为十五年，重要采购项目档案保管期限为永久。3.档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案的完整性和安全性。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅或借阅政府采购档案的，应填写档案查阅或借阅申请表，经批准后方可查阅或借阅。2.查阅或借阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。查阅或借阅人员对档案内容负有保密义务。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.内部监督部门应定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购结果的合法性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。2.政府采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购工作各环节的自我监督和管理。3.财政部门和其他相关部门有权对重点局政府采购活动进行监督检查，重点局应积极配合，如实提供有关资料和情况。（二）责