机票集中采购制度

PAGE机票集中采购制度一、总则（一）目的为规范公司机票采购行为，降低机票采购成本，提高采购效率，保障公司员工出差等出行需求，特制定本机票集中采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因公务出差、商务活动等需要乘坐飞机出行时的机票采购。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及民航行业相关标准和规定，确保机票采购活动合法合规。2.成本效益原则：在保证出行需求和服务质量的前提下，通过集中采购、优化采购流程等方式，降低机票采购成本，提高公司资金使用效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和审计。4.服务优质原则：选择具有良好服务口碑的机票供应商，保障员工出行的舒适与便利。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构公司成立机票采购决策小组，由公司分管领导担任组长，财务部门负责人、行政部门负责人等为成员。主要职责包括：1.审议机票集中采购制度及相关政策。2.审批年度机票采购预算。3.对重大采购事项进行决策，如供应商选择、采购合同签订等。（二）采购执行部门行政部门作为机票采购执行部门，负责具体的采购工作。其职责如下：1.制定机票采购计划，根据员工出行需求，合理安排机票预订。2.选择并管理机票供应商，建立供应商评估机制，定期对供应商进行考核。3.负责机票采购的具体操作，包括询价、比价、预订、出票等工作。4.及时收集员工对机票采购服务的反馈意见，协调解决相关问题。（三）财务部门职责1.审核机票采购预算，确保预算合理、合规。2.负责机票采购费用的核算、报销及资金支付等财务管理工作。3.对机票采购成本进行分析和监控，提供财务数据支持和建议。三、采购流程（一）需求申请员工因公务需要乘坐飞机出行时，应提前填写《机票采购申请表》，详细注明出行日期、出发地、目的地、航班要求等信息，并提交至所在部门负责人审批。部门负责人根据工作实际情况进行审核，确认出行必要性后签字批准。（二）预订安排行政部门收到经审批的《机票采购申请表》后，按照以下流程进行预订：1.根据员工出行需求，查询各机票供应商的航班信息、票价及相关服务条款。2.按照成本效益原则，选择至少三家供应商进行询价。询价内容包括航班时刻、票价、退改签政策、服务质量等方面。3.对各供应商的报价进行比较分析，综合考虑价格、服务等因素，选择最优方案。如遇特殊情况需要选择非最优方案，应向采购决策小组说明理由并获得批准。4.确定供应商后，及时为员工预订机票，并将预订信息反馈给员工。（三）出票与报销1.供应商出票后，行政部门应及时获取电子客票行程单，并与员工核对信息。行程单信息应准确无误，包括姓名、航班信息、票价等。2.员工按照公司报销制度，凭电子客票行程单等相关凭证到财务部门办理报销手续。财务部门对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。（四）特殊情况处理1.如遇航班延误、取消等特殊情况，行政部门应及时协助员工与航空公司或供应商沟通协调，按照相关规定办理改签、退票等手续，并将处理结果及时反馈给员工。2.因紧急公务需要临时调整出行计划的，员工应及时向所在部门负责人和行政部门说明情况，行政部门根据实际情况进行妥善安排。四、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有合法经营资质，具备民航运输销售代理资格，且信誉良好，无不良记录。2.能够提供丰富的航班资源，包括国内外主要航线，且票价具有竞争力。3.具备完善的售后服务体系，能够及时、有效地处理退改签、航班延误等问题，保障员工权益。4.具有良好的信息化系统，能够方便快捷地提供航班信息查询、预订、出票等服务。（二）供应商评估与考核1.行政部门定期对机票供应商进行评估与考核，评估周期为每季度一次。评估内容包括服务质量、票价水平、航班保障能力、客户投诉处理情况等方面。2.根据评估结果，对供应商进行排名。对于排名靠后的供应商，行政部门应与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可考虑终止合作。3.建立供应商淘汰机制，对于出现严重违规行为、服务质量严重下降、多次被员工投诉且拒不整改等情况的供应商，及时终止合作，并重新选择合格的供应商。（三）供应商合作协议与选定的机票供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。合作协议应包括以下主要内容：1.服务内容与标准，如航班信息提供、票价优惠政策、退改签规定等。2.结算方式与周期，确保资金支付安全、及时。3.违约责任与赔偿条款，明确双方在合作过程中如出现违约行为应承担的责任。4.保密条款，保护公司及供应商的商业秘密。五、预算管理（一）预算编制1.行政部门根据公司年度业务计划和员工出行需求预测，编制年度机票采购预算。预算编制应充分考虑不同季节、航线的票价波动情况，合理安排资金。2.年度机票采购预算应详细列出各季度的预算金额，并提交至财务部门审核。财务部门根据公司整体财务状况和资金安排，对预算进行审核调整，报采购决策小组审批后执行。（二）预算执行与监控1.行政部门严格按照批准的预算执行机票采购工作，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整流程进行申请和审批。2.财务部门对机票采购预算执行情况进行监控，定期与行政部门核对采购金额和预算执行进度。如发现预算执行偏差较大，应及时分析原因，并采取相应措施进行调整。六、信息管理（一）建立机票采购信息系统公司建立专门的机票采购信息系统，用于记录员工机票采购申请、预订、出票、报销等相关信息。信息系统应具备以下功能：1.员工机票采购申请在线提交与审批功能，方便快捷地完成申请流程。2.航班信息查询功能，实时获取各供应商的航班动态。3.采购订单管理功能，记录采购订单详情，便于跟踪和管理。4.报销信息管理功能，与财务报销系统对接，实现报销信息的自动导入和审核。（二）信息安全与保密1.加强机票采购信息系统的安全管理，设置合理的用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.对涉及公司员工出行信息、供应商信息等敏感数据进行严格保密，严禁未经授权的人员获取和使用。七、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对机票采购活动进行监督检查，重点检查采购流程的合规性、供应商选择的公正性、预算执行情况等。2.行政部门应主动接受内部审计监督，积极配合审计工作，及时提供相关资料和信息。对于审计发现的问题，应认真整改，并将整改情况及时反馈给审计部门。（二）员工监督鼓励公司员工对机票采购过程中的违规行为进行监督举报。对于员工的举报，公司应及时进行调查核实，如情况属实，将按照公司规定严