吉林省监狱采购管理制度

PAGE吉林省监狱采购管理制度一、总则（一）目的为加强吉林省监狱采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保障监狱各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合吉林省监狱实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于吉林省监狱系统内各类物资、服务及工程采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有参与采购的供应商平等竞争。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购信息应及时、准确地向社会公开，接受监督。4.效益性原则：在满足监狱工作需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购管理部门吉林省监狱管理局设立专门的采购管理部门，负责统筹协调全省监狱系统的采购工作。其主要职责包括：1.制定和完善监狱采购管理制度、流程和标准。2.编制年度采购计划，审核各监狱的采购申请。3.建立和管理采购供应商库，组织供应商资格审查和评估。4.负责采购项目的招标、谈判、询价等采购方式的组织实施。5.监督采购合同的签订、履行和验收，协调处理采购过程中的争议和纠纷。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（二）监狱采购工作小组各监狱成立采购工作小组，负责本单位采购项目的具体实施。采购工作小组由监狱相关部门人员组成，包括需求部门代表、财务部门代表、审计部门代表等。其主要职责包括：1.根据本单位工作需求，提出采购申请。2.协助采购管理部门开展供应商资格审查和评估工作。3.参与采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，提供专业意见和建议。4.负责采购合同的起草、审核和签订工作。5.组织采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。6.配合采购管理部门做好采购工作的其他相关事宜。（三）需求部门监狱各需求部门负责提出具体的采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购项目的实施进度和质量负责。（四）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作，确保采购资金的合理使用和安全。（五）审计部门审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性，采购资金的使用效益等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各监狱应根据本单位年度工作计划和实际需求，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照财政部门的要求进行分类、汇总和上报。3.采购管理部门负责对各监狱上报的采购预算进行审核和汇总，编制全省监狱系统年度采购预算草案，报吉林省监狱管理局审批后，提交财政部门。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。调整后的采购预算应及时报财政部门备案。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向采购管理部门通报预算执行情况。2.审计部门负责对采购预算的编制、执行和调整情况进行审计监督，确保采购预算的严格执行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到省级财政部门规定的公开招标数额标准的。工程采购项目单项合同估算价达到省级财政部门规定的公开招标数额标准的。3.采用公开招标方式采购的，采购人应按照相关法律法规和政府采购程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应按照规定的程序，确定邀请供应商名单，发出投标邀请书，组织开标、评标和定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应成立谈判小组，制定谈判文件，确定谈判程序，组织谈判活动，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应按照规定的程序，进行公示，并报财政部门批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应成立询价小组，确定被询价的供应商名单，发出询价通知书，组织询价活动，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1各监狱需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交本单位采购工作小组审核。2.采购申请表应经需求部门负责人签字确认，并加盖单位公章。（二）采购审批1.采购工作小组对采购申请进行审核，重点审查采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。审核通过后，报本单位主管领导审批。2.主管领导根据采购工作小组的审核意见，对采购申请进行审批。审批通过的采购申请，提交采购管理部门。（三）采购实施1.采购管理部门根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式，并组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购管理部门应按照相关法律法规和政府采购程序，委托具有相应资质的招标代理机构进行招标活动。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购管理部门应成立相应的采购小组，按照规定的程序组织采购活动。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应组织采购人与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、审计部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员对采购物资或服务进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对，确保采购物资符合要求。3.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购人应及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、退货等措施，直至验收合格。（六）资金支付1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请。2.审核通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理采购资金支付手续。3.采购资金支付应严格按照财政部门的规定执行，确保资金安全、合规使用。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购管理部门应组织采购人对合同条款进行审核，确保合同条款合法、合规、合理。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（二）合同履行1.采购人应按照采购合同约定，及时向供应商支付货款，提供必要的协助和配合，确保采购项目顺利实施。2.供应商应按照采购合同约定，按时、按质、按量提供采购物资或服务，确保采购项目符合要求。3.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应及时协商解决。协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，双方应按照协议约定，办理相关手续，承担相应责任。（四）合同档案管理1.采购管理部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同进行分类、编号、归档。2.采购合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、谈判记录、询价单、验收报告等相关资料。3.采购合同档案应妥善保管，以备查阅和审计。七、采购监督与考核（一）监督机制1.建立健全采购监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查。2.采购管理部门应定期对采购项目进行自查自纠，及时发现和纠正采购过程中的问题。3审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购程序的合法性、合规性，采购资金的使用效益等。4.财政部门应加强对采购资金的监管，确保采购资金专款专用，安全合规使用。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购人或采购管理部门提出质疑。采购人或采购管理部门应在规定的时间内作出答复。2.供应商对采购人或采购管理部门的答复不满意的，可以向财政部门投诉。财政部门应按照规定的程序进行调查处理，并及时将处理结果通知投诉人和采购人。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价