昌平分局采购制度

PAGE昌平分局采购制度一、总则（一）目的为了规范昌平分局采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保障分局各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合分局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于昌平分局机关及所属各单位（以下统称“分局”）使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、政府采购政策以及分局内部的相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督，保障各参与方的知情权和监督权。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，通过竞争实现优质采购、节约资金。4.公正诚信原则采购活动应公正对待所有供应商，诚实守信，履行采购合同约定，维护分局和供应商的合法权益。二、采购组织与职责（一）采购管理部门分局设立专门的采购管理部门，负责统筹协调分局采购工作。其主要职责包括：1.制定和完善分局采购制度、流程及相关标准。2.编制年度采购预算，审核采购计划。3.组织实施采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、开标评标等。4.建立和管理供应商库，评估供应商绩效。5.协调处理采购过程中的质疑、投诉等问题。6.对采购项目进行监督检查，确保采购活动合规进行。（二）需求部门各需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务标准等，并对采购需求的合理性和准确性负责。具体职责如下：1.根据工作需要，及时准确地编制采购申请，详细说明采购项目的必要性、采购内容及技术要求等。2.协助采购管理部门进行采购文件编制，提供专业技术支持和意见。3.参与采购项目的验收工作，对采购项目的质量和性能进行评估。4.配合采购管理部门处理采购过程中的相关事宜，如与供应商沟通协调等。（三）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作。其职责如下：1.审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.按照合同约定和财务制度，及时办理采购资金支付手续。3.对采购项目进行财务核算，监督采购资金的使用情况。4.配合采购管理部门进行采购项目的绩效评价，提供财务数据支持。（四）监督部门分局设立监督部门，对采购活动进行全程监督。其职责包括：1.制定采购监督检查计划，定期对采购项目进行监督检查。2.受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理并提出整改意见。3.监督采购管理部门、需求部门和财务部门在采购活动中的职责履行情况，确保各部门依法依规开展工作。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，在每年规定时间内编制本部门的采购预算，并报送采购管理部门。2.采购管理部门对各部门报送的采购预算进行汇总审核，结合分局财力状况和工作重点，编制分局年度采购预算草案，报分局领导审批后执行。3.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，确保预算编制准确、完整。（二）采购计划制定1.根据批准的采购预算，各需求部门应在采购项目实施前，提前制定采购计划，并报送采购管理部门。2.采购计划应包括采购项目的详细需求说明、采购方式选择建议、时间安排、采购流程等内容。3.采购管理部门对采购计划进行审核，重点审核采购需求合理性、采购方式合规性、时间安排可行性等，审核通过后组织实施采购活动。（三）预算与计划调整1.在采购项目执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算或计划，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及对项目实施的影响，并报送采购管理部门。2.采购管理部门会同财务部门等相关部门对调整申请进行审核，报分局领导审批后进行调整。3.调整后的采购预算和计划应及时通知相关部门，并做好记录和备案工作。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和北京市相关规定执行。3.采购管理部门应按照法定程序组织公开招标活动，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。4.招标文件应明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保招标活动公平、公正、公开进行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购管理部门应按照规定的程序确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。4.邀请招标的评标程序和标准应与公开招标一致，确保评标结果公正合理。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购管理部门应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评审标准等，并组织供应商进行谈判。4.谈判过程中，采购管理部门应与供应商进行充分沟通，记录谈判情况，确保谈判结果公平合理。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购管理部门应组织专家对单一来源采购项目进行论证，并形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。4.单一来源采购项目应报分局领导审批后实施，并在采购文件中说明采用单一来源采购方式的原因和依据。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采购管理部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。4.采购管理部门对供应商的报价进行比较和评审，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由、技术要求、交货时间等内容，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性、准确性进行审核，签署意见后报采购管理部门。3.采购管理部门对采购申请进行形式审查，重点审查采购申请是否符合采购预算和计划安排、采购方式选择是否合规等。审查通过后报分管领导审批。4.分管领导根据采购项目的性质和金额大小，进行审批决策。重大采购项目需报分局主要领导审批。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件编制过程中，采购管理部门应会同需求部门等相关人员进行充分沟通，确保采购文件准确反映采购需求，技术规格和商务条款合理可行，评标标准科学公正。3.采购文件编制完成后，应进行内部审核，确保采购文件内容完整、格式规范、表述清晰，避免出现歧义或漏洞。（三）采购信息发布1.对于公开招标、邀请招标等采购项目，采购管理部门应按照规定在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告，公开采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等。2.采购公告发布后，采购管理部门应及时关注媒体反馈信息，确保采购信息准确无误地传达给潜在供应商。同时，应做好采购信息的存档工作，以备后续查询和监督。（四）供应商资格审查1.采购管理部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面。2.对于采用资格后审方式的采购项目，采购管理部门应在评标环节对供应商的资格进行审查，确保中标供应商具备相应的资格条件。3.资格审查过程中，采购管理部门可以要求供应商提供相关证明材料，并对材料的真实性进行核实。对于不符合资格条件的供应商，应及时告知其不得参与采购活动。（五）开标、评标与定标1.采购管理部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标活动。开标过程应公开进行，由采购人或者采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。开标时，应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.评标由依法组建的评标委员会负责。评标委员会成员由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。3.采购管理部门根据评标委员会推荐的中标候选人，按照分局内部规定的定标程序确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的供应商。（六）采购合同签订1.采购管理部门应组织中标供应商与需求部门签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容符合采购文件和投标文件的要求。2.采购合同签订前，采购管理部门应会同财务部门等相关人员对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性和合规性、权利义务的对等性、价格条款的合理性等。审核通过后，由双方授权代表签字盖章生效。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送财务部门备案，并按照合同约定跟踪合同执行情况，确保合同顺利履行。（七）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和采购文件的要求进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的标准、内容、效果等。2.验收过程中，需求部门应邀请专业技术人员、质量管理人员等参与，必要时可以委托具有资质的第三方检测机构进行检测。验收人员应认真填写验收报告，详细记录验收情况，对验收结果负责。3.对于验收合格的采购项目，需求部门应出具验收合格证明文件。对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。如供应商拒不履行合同义务，需求部门应按照合同约定追究其违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利义务和违约责任。合同文本应符合国家法律法规和分局内部规定的格式要求。2.采购合同签订前，采购管理部门应会同需求部门、财务部门等相关人员对合同条款进行审核，并报分管领导审批。审核内容包括合同主体资格、合同条款完整性和准确性、合同价格合理性、合同风险防范措施等。3.采购合同签订过程中，双方应严格按照合同审批意见进行协商谈判，确保合同条款达成一致。合同签订后，双方应及时加盖公章或合同专用章，并由授权代表签字确认。（二）合同履行1.采购合同生效后，双方应按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时向供应商提供必要的协助和支持，确保采购项目顺利实施。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。2.采购管理部门应建立合同履行跟踪机制，定期检查合同履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施予以纠正，并按照合同约定追究其违约责任。3.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行，双方应及时协商解决，并签订补充协议或变更合同条款。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，确保变更后的合同合法有效。2.如因一方违约或其他法定原因需要解除采购合同，双方应按照合同约定或法律法规的规定办理解除手续。解除合同后，双方应按照合同约定进行结算和清理，妥善处理善后事宜。3.合同变更或解除后，采购管理部门应及时将相关情况通知财务部门等相关人员，并做好合同档案的更新和管理工作。（四）合同档案管理1.采购管理部门应负责采购合同档案的收集、整理、归档和保管工作。合同档案应包括采购合同文本、合同审批文件、合同履行记录、验收报告、变更协议、解除协议等相关资料。2.合同档案应按照项目类别和时间顺序进行分类整理，建立电子和纸质档案，确保档案资料完整、准确、可查。3.采购合同档案的保管期限应按照国家法律法规和分局内部规定执行，期满后按照规定进行销毁或存