双汇集团采购管理制度

PAGE双汇集团采购管理制度一、总则（一）目的为加强双汇集团采购管理，规范采购行为，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于双汇集团及所属各子公司、分公司的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商都有平等机会参与竞争。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务符合公司生产经营需要。二、采购组织与职责（一）采购部门设置集团设立采购中心，采购中心根据业务需要下设若干采购业务部门，并配备相应的采购人员。（二）采购中心职责1.制定和完善集团采购管理制度、流程和标准。2.负责集团各类物资和服务的集中采购工作，包括供应商开发、选择、评估和管理。3.组织采购招标、谈判等活动，签订采购合同。4.监控采购合同执行情况，协调处理采购过程中的问题和纠纷。5.定期分析采购数据，评估采购绩效，提出改进措施和建议。（三）采购人员职责1.严格遵守采购管理制度和工作流程，履行采购职责。2.负责收集市场信息，寻找潜在供应商，进行供应商初步筛选和调查。3.参与采购招标、谈判等活动，协助签订采购合同。4.跟进采购订单执行情况，及时协调解决供应过程中的问题。5.维护与供应商的良好合作关系，定期进行供应商评估。（四）其他部门职责1.需求部门负责提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性负责。2.财务部门负责审核采购预算、付款申请等，监督采购资金的使用情况。3.质量部门负责对采购物资和服务进行质量检验和验收，确保符合质量标准。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度生产经营计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等。2.采购预算草案经部门负责人审核后，报财务部门汇总平衡。3.财务部门结合公司整体财务状况和资金安排，对采购预算草案进行审核调整，形成年度采购预算方案，报公司管理层审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，按规定程序报经审批后执行。（三）预算监控与分析1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控，及时发现和纠正预算执行偏差。2.采购部门应每月向财务部门报送采购预算执行情况报告，分析预算执行差异原因，提出改进措施和建议。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门根据公司采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。2.对潜在供应商进行初步筛选，评估其生产能力、质量控制、价格水平、信誉等方面情况，确定入围供应商名单。3.采购人员对入围供应商进行实地考察，了解其实际运营状况，撰写考察报告，作为供应商选择的参考依据。（二）供应商选择1.采购项目实施前，采购部门应根据采购物资和服务的特点，从供应商信息库中选择若干家供应商参与投标或谈判。2.采用招标方式采购的，应按照相关法律法规和公司招标管理规定组织招标活动，确定中标供应商。3.采用谈判方式采购的，采购人员应与供应商进行多轮谈判，综合比较价格、质量、交货期等因素，确定成交供应商。（三）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对优秀供应商给予优先合作机会和奖励，对不合格供应商采取警告、限期整改、暂停合作、淘汰等措施，并及时更新供应商信息库（四）供应商关系维护1.采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商生产经营状况和市场变化情况，协调解决合作过程中的问题。2.定期组织供应商座谈会或交流活动，加强与供应商的合作与互动，共同探讨改进采购工作的措施和方法。3.对长期合作、表现优秀的供应商，可考虑建立战略合作伙伴关系，实现互利共赢。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、预计交货期等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，根据采购金额和审批权限，报相关领导审批。2.审批通过的采购申请进入采购流程下一步，未通过审批的采购申请退回需求部门，并说明原因。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，选择合适的采购方式进行采购。2.采用招标方式采购的，按照招标程序组织招标活动，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.采用谈判方式采购的，采购人员应与供应商进行谈判，达成一致意见后签订采购合同。4.采用询价方式采购的，采购人员向多家供应商发出询价函，比较各供应商报价，选择合适的供应商签订采购合同。（四）采购合同签订1.采购合同应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知质量部门做好验收准备工作。2.物资到货后，质量部门按照合同约定的质量标准进行验收，出具验收报告。3.验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货退款等措施。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，附上相关凭证，报财务部门审核。2.财务部门按照公司财务管理制度和资金安排，对付款申请进行审核，审核通过后办理付款手续。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，加强市场监测和分析预测，合理安排采购计划；对于供应商风险，加强供应商管理和评估，建立备用供应商；对于质量风险，加强质量检验和验收，签订质量保证协议；对于合同风险，规范合同签订和履行，加强合同审核和监督；对于付款风险，严格付款审批流程，防范资金风险。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。2.采购质量：以验收合格的物资数量和质量水平为评估指标，衡量采购物资是否符合要求。3.交货期：统计按时交货的订单比例，评估供应商交货的及时性。4.供应商管理：考核供应商开发、选择、评估、考核及关系维护等方面工作的成效。5.采购效率：通过采购周期、合同签订时间等指标，评估采购工作的效率高低。（二）评估方法1.定期收集采购相关数据，与设定的评估指标进行对比分析。2.采用定量分析与定性评价相结合的方式，对采购绩效进行全面评估。3.组织相关部门和人员对采购工作进行满意度调查，作为绩效评估的